blauw Ives De Saeger P41 Partners in Process Innovation Lean management en HR: een paradox? 20 juni 2014 1
Beste lezer, indien U wenst gebruik te maken van de slides in presentaties of artikels, gelieve de bron te vermelden. De slides blijven eigendom van p41. Hartelijke dank 20 juni 2014 2
Inhoud blauw 1. Overzicht inzichten, evolutie en grenzen van Lean. 2. Praktische voorbeelden van een 5S-Lean. 3. Volwassen organisatie 20 juni 2014 3
Start situatie blauw Wie ben ik, Wie ben jij? 20 juni 2014 4
blauw LEAN en HR, paradox? Lean: verwarring & grenzen ervan 20 juni 2014 5
1.1 Typische denkfout: coderen Coderen: dingen benoemen Door iets te benoemen denken we te begrijpen en soms zelfs moeten doen Lean zit vol met coderingen 20 juni 2014 6
1.1. Coderingsproblemen Een woord alléén zegt niets Woord met anti-woord is vollediger (wat is dan anti-lean 6 sigma?): dialectiek Je gaat omhoog maar niet meer omlaag Benoemen is ook nodig! Zonder te benoemen kan je het ook niet verbeteren! Benoemen als oplossingsrichting of principes Claude Lévi-Strauss Linneaus (biologische Indeling) 20 juni 2014 7
1.2. Kenmerken Lean Thinking 1. Bepaal de correcte waarde voor de klant 2. Identificeer de waardestroom en elimineer de verliezen (muda) 3. Hou het product in beweging 4. Produceer op het ritme van de vraag van de klant 5. Betrek er steeds iedereen bij en zorg dat de verspillingen nooit meer terug komen (Managing by perfection) Waarde Waarden stroom Flow Pull Perfectie Hou steeds rekening met deze principes bij aanvang, vermijd geïsoleerde technieken! 20 juni 2014 8
1.2.1a. Added Value of Non Added Value? Elk werk omvat 3 types van activiteiten : Toegevoegde waarde : Activiteiten die waarde creëeren Toegevoegde kost : Activiteiten die geen waarde creëren maar niet te vermijden zijn Puur verlies : Activiteiten die geen waarde creëren en die te vermijden dus te elimineren zijn 20 juni 2014 9
1.2.1.b. Muda idealiteit= idealiteit= Muda? een onvolledig woord levert onvolledig denkkader voordeel 4 manieren functie om idealer te worden nadeel functie voordeel functie nadeel functie MURI Wat overbelasting idealiteit= voordeel functie nadeel functie MURA MUDA variatie verlies idealiteit= voordeel functie nadeel functie 20 juni 2014 10
1.2.2a. Waarde stroom en flow: Actuele geel Z Wekelijkse fax 6 Week forecast Planning MRP Dagelijkse afroep 90/60/30 dag forecast Y 18400 st/maand 12000 Links 6400 Rechts Verpakt per 20 2 ploegen Di & Do Wekelijkse schema s Dagelijkse verzending 1 x Dag Ponsen Lassen 1 Lassen 2 Assy 1 Assy 2 Verzenden I Band 5 dagen 1 C/T = 1 sec C/O = 1 Hr Uptime = 85 % Tijd = 27600 sec EPE = 2 week I 4600 L 2400 R 1 C/T = 39 sec C/O = 10 min Uptime = 100 % Tijd = 27600 sec 2 ploegen I 1100 L 600 R 5 dag 7,6 dag 1,8 dag 2,7 dag 2 dag 4,5 dag 1 sec 39 sec 46 sec 62 sec 11 40 sec 20 juni 2014 1 C/T = 46 sec C/O = 10 min Uptime = 80 % Tijd = 27600 sec 2 ploegen I 1600 L 850 R 1 C/T = 62 sec C/O = 0 min Uptime = 100 % Tijd = 27600 sec 2 ploegen I 1200 L 640 R 1 C/T = 40 sec C/O = 0 min Uptime = 100 % Tijd = 27600 sec 2 ploegen I 2700 L 1440 R 1 Voorraad 23,6 d Procstijd 188 sec
1.2.2b. Coderingsproblemen: ABC, IT afdeling geel Hoog Medium Laag Veel terugbellers Kennen product & proces te weinig 3 groepen op basis van output Hoog medium laag Iedereen werkt volgens hoge groep Medium zijn beste!!! Hoeveel vragen krijgen we binnen van klanten? Wie werkt meeste af? Even enkele klanten gesprekken beluisteren 20 juni 2014 12
1.2.2c. Waarde stroom en flow: Toekomst geel 1 x dag Z Dagelijkse fax Band 6 Week forecast Planning Dagelijkse afroep Dagelijkse afroep 20 20 20 90/60/30 dag forecast Y 18400 st/maand 12000 Links 6400 Rechts Verpakt per 20 2 ploegen Staalband Band Ponsen 1 Set up Ponsen L 60 60 60 R Omstellen Lassen Las en assemblagecel Stand Op s Lassen 20 OXOX L R 20 1 x Dag Verzenden 1 C/T = 60 sec C/O = 0 min Stand Op s Assemblage Uptime = 100 % 1,5 dag 1,5 dag Tijd = 27600 sec 2 dagen 20 juni 2014 13 1 sec 162 sec 2 ploegen 14.08.03 Operatortijd = 162 sec Voorraad 5 dagen Procstijd 162 sec
1.2.5.Kenmerken Lean Thinking: Perfectie & Iedereen is betrokken We get brilliant results from average people managing brilliant processes (Toyota) Veelal gebruikte praktijken in bedrijven Maak gebruik van aangepaste visualisaties op de werkvloer Geautoriseerde team werking en zelfstandige teams Verder werken aan lean betekent groeien naar perfectie = continu verbeteren (konijn & schildpad) 20 juni 2014 14
1.3.1. Wat zeggen andere goeroes? Jim Collins Good to Great 2001 Het is niet omdat je sleutelwoorden van succes ziet bij enkele bedrijven dat het die factoren zijn die bij jou werken 15 20 juni 2014 15
1.3.2. Coderingsproblemen: TPS tempel volledigheid 20 juni 2014 16
1.3.3. Wat zeggen Lean experts? Standardised workinstructions Cocreatie met klant met eigen meesterschap identiteit 20 juni 2014 17
Tacit versus Expliciet blauw Hoe omgaan met verschil tussen afschermen van kennis versus geïndustrialiseerd zijn? 20 juni 2014 18
1.3.4. Wat zegt Ohno over receptenboeken? Door de methode te beschrijven verhinder je het nadenken, zodat de mensen die het toepassen deze methode niet meer in vraag stellen. Taiichi Ohno 20 juni 2014 19
1.3.5. Tools The Toyota Way, 14 management principles Jefferey Liker P41 20 juni 2014 20
1.3.6. Verdere bemerkingen: lean in evolutie Lean is ALTIJD reageren op een fout, teveel voorraad,.. Lean is voor IEDEREEN ook marketing, sales.. Lean is voor ELK NIVEAU niet alleen operatoren Lean is niet proberen één parameter bv productiviteit onder controle te houden maar alle parameters Lean is niet een tool of een combinatie van tools Lean is skinneriaans 20 juni 2014 21
1.3.6. Enkele bemerkingen: lean in evolutie Lean is systeem denken : ideaal en integraal Lean is continu leren Lean is niet focus op waste Lean is focus op de klant Voice Of the Customer Lean is afstemmen op de klant, en sneller reageren dan klanten veranderen 20 juni 2014 22
1.4. Lean. Nieuwe Kenmerken Lean Thinking 1. 1. Bepaal de correcte waarde voor de klant, stakeholders milieu, failure demand en muda 2. 2. Identificeer de waardestroom end-to-end en systeem denken 3. 3. Hou het product in beweging zonder storing, Muri (overburden and capacity overload), Mura (unevenness, variation, amplification.) 4. 4. Betrek er steeds iedereen bij en zorg dat de verspillingen nooit meer terug komen (Managing by perfection) James P. Womack Founder and Senior Advisor, Lean Enterprise Institute Waarde Systeem Flow People Perfectie 20 juni 2014 23
blauw Hoeveel manieren zijn er om een verandering teweeg te brengen? 20 juni 2014 24
1.6. 3 redenen om succesvol te zijn of te falen Advanced methods Keuze klant /detectie Belangrijk voor Succes Regels toepassen Afwijken om te machten techniek puur Product/techniek Management Kans op succes People Management Communicatie Gedrag Inbedden id organisatie Verslag Belangrijk voor technieken Succes Project Management Rollen Inhoud en begin Belangrijk voor Succes mensen uit de praktijk betrekken Discipline structuur vastleggen voor het doorgeven van nuttige info hoe meer in gebruik, hoe effectiever 20 juni 2014 25
blauw 5S 20 juni 2014 26
2. Wat is 5S: Basis 5S blauw Kernwoord Iedereen, onmiddellijk 3 punten Kan zien, kan nemen, kan terugbrengen 5WH Waar, Wat, Hoeveel 3 sleutels Vaste Positie, Vaste Items, Vaste Hoeveelheid 3 punten Plaats aangeven, onderdeel aangeven, hoeveelheid aangeven 20 juni 2014 27
2.1. Het stappenplan van 5S: Voorstelling van de methodologie Orde creëren Netheid creëren Orde en Netheid behouden SEIRI Verwijder overbodige SEITON Ordenen SEISO Opruimen Inspecteren SEIKETSU Onderhouden SHITSUKE Heb discipline Verbeter Opvolgen 20 juni 2014 28
blauw Wanneer kunnen we spreken van een matuur bedrijf? 20 juni 2014 29
blauw Volwassen bedrijf 20 juni 2014 30
3. Denkfouten: de rem op uw organisatie It ain't what you don't know that gets you into trouble. It's what you know for sure that just ain't so. Mark Twain 20 juni 2014 31
3. Fish rots from head " Don t fix your proces but your head " Konosuke Matsushita " Pascale, R 1990 Managing on the Edge: How Successful Companies Use Conflict for Competitive Advantage New York: Simon and Schuster p.51 20 juni 2014 32
3. Wat zeggen ze en vergeten ze? Taguchi verliesfunctie Verwachtingen klant 1 Ondergrens Bovengrens Laag Verlies Hoog Te weinig Kwaliteit Bijna leveren meer Fout terug- Kerende Antwoord klanten Verwach)e norm Normale variatie Welke optreedt bij helpen van klanten Te veel Kwaliteit Teveel leveren Meer uren Werken Goed aan Antwoord Een taak Dan nodig Waar zit de comfort zone? 20 juni 2014 33
3. Om met de deur in huis te vallen? Management Thinking / Thinking errors System Performance (Customer Service, Revenue, Efficiency & Morale) W. Edwards Deming who had already quantified the magnitude of the issue at hand h his insight that 95% of variation in performance is down to the system and only 5% is attributable to differences between individual workers. 20 juni 2014 34
3. Systeem inzien 20 juni 2014 35
3. Manage change: plumbers and architects " Getting sufficient knowledge means studying a system or process to understand more about what it is achieving and why. 20 juni 2014 36
3. Kennis is tegengif voor risico " Zonder kennis en inzicht kunnen programma s zoals Lean of 6 sigma, innovatieve arbeidsorganisatie drastisch falen en het bedrijf in risico brengen. " " Meeste programma s promoten concepten en géén kennis. " " Het is risicovol om ideëen na te streven omdat ze plausibel klinken. " " Slogans zoals Centraliseer, Simplificeer en Standardiseer worden beter Begrijp, Verbeter Verspreid het aan iedereen. 20 juni 2014 37
Begrijpen komt voor het verbeteren 20 juni 2014 38
3.Taal als innovatieplatform Probleemgerichte taal (sluit de geest rond problemen, negatieve energie) Oplossingsgerichte taal (opent de geest voor kansen en mogelijkheden, positieve energie) ik kan niet... ik heb nog niet geleerd... ik moet... ik wil, ik beslis, ik kies voor... ik mag niet... ik wil niet..., ik maak mezelf wijs dat... ik houd mij voor dat ik moet vechten, strijden, mij verzetten tegen... afgewezen afschuwelijk agressief beledigd chaotisch, onbeslist depressief, ingestort gefrustreerd geslagen, verpletterd gestresseerd vijand, tegenstander vooroordeel waarheid woedend zwart gat crisis ik kan mij inzetten voor... van richting veranderd, niet goed overgekomen zeer uitdagend, merkwaardig zeer enthousiast, veel energie niet helemaal goed begrepen ontvankelijk, op zoek naar nieuwe inzichten zoekend, nadenkend, bezig te ontdekken gestimuleerd tot andere visie, creatief, op zoek naar nieuwe waarden onder de indruk van een onverwacht gebeuren goed bezig, met veel energie collega/medemens met ander standpunt voorlopig oordeel waarschijnlijkheid, voorlopig idee passioneel, met veel energie open ruimte, ander perspectief markante gebeurtenis, intrigerend gegeven, uitdaging 20 juni 2014 39
3. Japanse kunstenaar S. Fukuda 20 juni 2014 40
3. Het volwassen bedrijf blauw Volwassenheid is nu denken, is grenzen onderkennen, detecteren in plaats van evalueren, een safe-to-fail mentaliteit. Volwassenheid is het complexe systeem beschouwen zoals het is zonder zich te fixeren op het optimaliseren van enkel de delen, is omgaan met de variatie in termen van veel is niet goed (dan is er geen focus) en te weinig is ook niet goed (dan evolueren we niet goed), is zicht hebben op de plausibele mogelijkheden eerder dan op enkel de waarschijnlijke mogelijkheden. Zonder constraints en beperkingen kan er geen evolutie zijn. Volwassenen begrijpen dat niet alles kan en gaan hiermee om. Zonder crisis geen ontwikkeling. "Fouten zien in anderen is zinloos. Je kan alleen jezelf veranderen. Via meditatie kun je bijvoorbeeld je denken veranderen. Je moet het juiste doel nastreven via inzet van de juiste middelen. Het leven is bedoeld als leerschool. Een leven zonder opmerkzaamheid is gevaarlijk. Je bent tevreden met de huidige situatie als ze je gelegenheid geeft om te groeien. Iedere dag worden wij opnieuw geboren. 20 juni 2014 41
3. Het volwassen bedrijf blauw In plaats van te fulmineren op alles wat niet goed gaat, durf ik - geïnspireerd hierdoor- ook weleens dagdromen over het "volslagen gelukkige bedrijf" waarin medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen en maatschappelijke meerwaarde wordt gegeneerd! Ons gevoel van eigenwaarde wordt immers gevoed en ontwikkeld doordat belangrijke mensen in ons leven ons zien en ons accepteren zoals we zijn, waardoor we beseffen dat we waardevol zijn voor anderen. Een bedrijf dat zijn medewerkers beloont en straft zoals pubers of kinderen, is de naam volwassen bedrijf niet waardig. Elke volwassene kan zijn verantwoordelijkheid zelf dragen, dat is de plicht van elke volwassene. Medewerkers die zich blijven ontwikkelen zijn voor mij medewerkers die ruimte krijgen om te "leren" volgens de definitie uit de boeken van Coenraad van Houten, nl.: "Iets opnemen van de buitenwereld in onze eigen binnenwereld. Eerst sorteren (wat willen we houden en wat willen we niet houden), vervolgens assimileren en individualiseren op een creatieve manier (niet louter kopiëren). Vervolgens het eigen maken door te oefenen en het tenslotte in de wereld (het bedrijf) brengen." Dit wil uiteraard ook zeggen ruimte (vertrouwen) krijgen om fouten te mogen maken en om te kunnen groeien. 20 juni 2014 42