Profiel Manager Team Secretaresses & MT-lid Inspirerende, stevige peoplemanager met politiekbestuurlijke antenne die groei en samenwerking stimuleert 23 mei 2019 Opdrachtgever Gemeente Tilburg Voor meer informatie over de functie Birgitte de Keijzer, senior adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 De gemeente Tilburg 3 2 De afdeling Faciliteiten en functie van Manager Team Secretaresses 5 3 Welke kandidaat zoekt de gemeente Tilburg? 7 4 Wat biedt de gemeente Tilburg? 9 5 De selectieprocedure 10 Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 2 van 10
1 De gemeente Tilburg Aantrekkelijke stad De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Tilburg is met 215.000 inwoners de zevende stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn. Professionele netwerkorganisatie Gemeente Tilburg werkt met 1900 professionals en een jaarbegroting van 859 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Per opgave bepaalt de gemeente haar rol, met oog voor de belangen die daaromheen spelen. Met een duidelijk doel: samen met burgers en bedrijven zorgen dat mensen prettig in Tilburg kunnen wonen, werken en verblijven. De gemeentelijke organisatie bestaat uit een directie, 19 afdelingen en een griffie. De afdelingen zijn verspreid over 5 locaties binnen de stad (stadskantoren en stadswinkels). De afdelingen werken samen in een netwerkorganisatie. De lijnen zijn kort, de sfeer is toegankelijk en informeel. Gewoon, mouwen opstropen en aan de slag om slimme oplossingen te bedenken, want gemeente Tilburg loopt graag voorop. De organisatie hecht belang aan een proactieve, efficiënte en moderne dienstverlening, waarbij daadkracht, vernieuwing en verbinding centraal staan; dat is typisch Tilburgs. Binnen de gemeentegrenzen, maar ook vaak daarbuiten samen met de andere gemeenten in Hart van Brabant en met Brabantstad. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 3 van 10
De opgave en de impact De gemeente Tilburg zal zich in de komende jaren doorontwikkelen naar een 'wendbare organisatie', die kan mee bewegen met maatschappelijke vragen en veranderende wetgeving. Een organisatie waar de bedrijfsmatige-, beleidsvormende-, ondersteunende en dienstverlenende afdelingen vanuit samenhang reageren op behoeften. Het nadenken over impact in de stad en het organiseren van nabijheid in de stad, dorpen en wijken vragen nieuwe competenties en gedrag van de medewerkers en managers in de gemeentelijke organisatie. Ook de systemen zullen moeten worden aangepast om schaalgericht werken te ondersteunen. Het datagericht werken draagt bij aan sturing in de opgaven. De organisatie zet in op: De menskant Het gesprek tussen management en medewerkers over de gewenste ontwikkeling en daarbij behorende kennis, kunde en competenties krijgt in 2019 extra aandacht via de vernieuwing van de gesprekkencyclus. Door middel van de ontwikkeling van een Leerhuis met methodieken portfolio wordt de verandering in de organisatie en de doorontwikkeling van medewerkers ondersteund. De systeemkant Door het opstellen van een beperkt aantal bedrijfsvoeringskaders ondersteunt de organisatie de sturingsprincipes (op opgaven, opdrachten en ketens) en de daarbij gevraagde wendbaarheid in de bedrijfsvoering; op zowel personeel als bijvoorbeeld architectuurprincipes. Meer ruimte en minder spelregels zijn hierbij het uitgangspunt. Collegialiteit/collectiviteit voor het geheel en maatwerk voor het onderdeel zijn leidend. Dit betekent dat niet vanuit afdelingsbelang en afdelingsbudgetten wordt gedacht, maar vanuit collectiviteit. Hiervoor is helderheid in de budgetten nodig; de begrotingssystematiek wordt aangepast waardoor deze ondersteunend wordt om ook als zodanig te sturen. Daarnaast zal Control doorontwikkeld worden om de awareness op finance en legal te vergroten in de organisatie. Control verschuift van puur financial naar business control. Met het professionaliseren van de inkoop wil de organisatie een optimum bereiken in de beheersing van het inkoopproces en de inkoopkosten. In dit traject worden ook aspecten als circulair en klimaatneutraal inkopen meegenomen. De informatiekant Door het informatiegestuurd werken en managementinformatie op beleidsuitvoering, bedrijfsvoering en middelen stuurt de gemeente Tilburg op de realisatie van de gewenste impact in de stad. Momenteel wordt ingezet op de ontsluiting van veiligheids-, sociale en fysieke informatie. Het nieuwe werken Het nieuwe werken helpt de gemeente om een wendbare organisatie te zijn. Die nieuwe manier van werken (meer in de wijken, meer samen met de stad, vaker buiten de stadskantoren) wordt mogelijk gemaakt door ICT voorzieningen. De gemeente Tilburg faciliteert een digitale werkomgeving waarmee de medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, waarbij op elke plek in de stad, bij de partners, thuis of op kantoor gewerkt kan worden. Daarnaast zijn alle kantoorpanden open en uitnodigend. In de publieke zone worden inwoners, partners en ondernemers ontvangen en werken zij samen. De digitale en fysieke werkomgeving stimuleren dat de medewerkers vaker in en met de stad werken aan onze opgaven. De gemeente Tilburg ondersteunt het gedrag dat daarbij hoort middels een begeleidingstraject. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 4 van 10
2 De afdeling Faciliteiten en functie van Manager Team Secretaresses Afdeling Faciliteiten De afdeling Faciliteiten zorgt voor goede werkruimtes, een passende inrichting, een veilige werkomgeving, telefoon en digitale werkplek. Het gemeentelijke wagenpark, de dienstfietsen en post/repro zijn ook de verantwoordelijkheid van de medewerkers van Faciliteiten. Wie secretariële ondersteuning nodig heeft, krijgt deze van de afdeling Faciliteiten. En (interne) verhuizingen verlopen zo geruisloos mogelijk met de inzet van de medewerkers van deze afdeling. Kortom, voor een aangename en functionele werkomgeving zijn de collega's van Faciliteiten nodig. Het afdelingshoofd Faciliteiten stuurt de 4 teams aan: Team Servicepunt. Team Voorzieningen. Team Secretaresses. Team Diensten. Elk team wordt aangestuurd door een Teammanager die als eerste aanspreekpunt fungeert voor de medewerkers van het team. Het Team Secretaresses bestaat uit 60 medewerkers en beschikt over twee Teammanagers. Momenteel wordt een van de twee Teammanagersfuncties bekleed door een stevige interimmanager. De gemeente Tilburg is op zoek naar een goede opvolger die in vast dienstverband deze rol met verve wil vervullen. Rollen Manager Team Secretaresses & MT-lid Op hoofdlijnen heb je als Manager Team Secretaresses de volgende rollen: MT-lid Met vier collega Teammanagers maak je als Manager Team Secretaresses deel uit van het managementteam (MT). Als MT-lid ben je medeverantwoordelijk voor de vorming van de (organisatiebrede en afdelingsbrede) visie, de strategische beleidsvorming en de organisatieontwikkeling. Onderdeel hiervan is het maken van productafspraken in kwantiteit en kwaliteit. Je staat voor je team en maakt de resultaten zichtbaar voor de organisatie en het bestuur. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 5 van 10
Het MT is het ultieme voorbeeld van plaats- en tijdonhankelijk werken. Met de vrijheid die het afdelingshoofd geeft, vul je als Teammanager de werkzaamheden naar eigen inzicht in en neemt de benodigde beslissingen. Een goede onderlinge samenwerking van de Teammanagers is heel belangrijk. Coachend leidinggevende Samen met je collega Teammanager sturen jullie in totaal zo n 60 secretaresses aan, verdeeld over 2 teams van 30 secretaresses. Je beschikt over een eigen senior medewerker die een linking pin vormt tussen jou en de secretaresses. Met de andere Teammanager en de senior medewerkers heb je wekelijks overleg. De secretaresses werken decentraal verspreid over de vijf locaties van de gemeente Tilburg. Dit geeft de ruimte om binnen de standaarddienstverlening ook maatwerk aan te bieden. Een mooie stap voorwaarts, die vraagt om een andere werkwijze, meer flexibiliteit en wendbaarheid van de secretaresses. Denk bijvoorbeeld aan verdere digitalisering of het werken met andere middelen. Een proces met de nodige impact, dat vraagt om een goede stroomlijning. Je bevordert de samenwerking binnen het team en begeleidt alle secretaresses in de doorontwikkeling én in hun persoonlijke ontwikkeling. Dit doe je met succes, zelfs met de extra moeilijkheidsfactor dat de secretaresses op verschillende locaties hun vak uitoefenen. De secretaresses vallen hiërarchisch onder de Manager Team Secretaresses en functioneel onder de opdrachtgever, dat wil zeggen collegeleden, directeuren, afdelingshoofden of teammanagers.. Je zorgt voor een optimale prioriteitstelling en bezetting van alle plekken en dat de juiste persoon op de juiste plek zit. Je coacht, faciliteert en motiveert het team en stuurt daarbij op de kernwaarden. Je zorgt ervoor dat je aanspreekbaar bent, je onderneemt actie en je bent het goede voorbeeld voor de medewerkers. Je bent betrokken en hebt aandacht voor ontwikkelingen, zowel van individuele medewerkers als van het team als geheel. Je speelt een belangrijke rol richting management, directie en bestuur, je staat voor je team en zet je team en de toegevoegde waarde van je team goed op de kaart. Gedoe en troubleshooten vind je leuk, je houdt ervan om gevoelige zaken in goede banen te leiden en op te lossen. De Manager Team Secretaresses is eindverantwoordelijk voor de producten, diensten en werkzaamheden van medewerkers en is van hieruit aanspreekbaar op de kwaliteit van de producten, processen en middelen. Netwerker/verbinder Je speelt een belangrijke rol binnen de gemeente Tilburg. Jouw ideeën en visie over afdelingsbeleid zijn welkom. Je zit in een sleutelpositie en je beweegt je als verbinder tussen de secretaresses van jouw team en de opdrachtgevers en afdelingshoofd Faciliteiten. Met een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen maak je makkelijk contact met alle partijen. Je schakelt vlug tussen meerdere partijen en belangen. Je hebt de juiste balans tussen je mannetje staan en meebewegen; je bent een stevige gesprekspartner met overtuigingskracht die beschikt over een flinke dosis organisatiesensitiviteit. Je bent een rolmodel die invulling en sturing geeft aan de kernwaarden van de organisatie: daadkracht, vernieuwen en verbinden. Je hebt te maken met alle 19 afdelingen binnen de gemeente Tilburg, waardoor je in je functie met een grote afwisseling en diversiteit aan thema s en mensen in aanraking komt, wat de functie heel boeiend maakt. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 6 van 10
3 Welke kandidaat zoekt de gemeente Tilburg? Wij zoeken voor de gemeente Tilburg een enthousiaste, ervaren en stevige teammanager die wil werken in een dynamische organisatie, waarin: Daadkracht, verbinding en vernieuwing de toon voeren. Iedereen de mouwen opstroopt om met slimme oplossingen aan de slag te gaan. De sfeer toegankelijk is en de lijnen kort. De mensen iets voor elkaar over hebben. Het plezierig werken is. Als Manager Team Secretaresses & MT-lid bij de gemeente Tilburg ben je hiërarchisch verantwoordelijk voor jouw team. Je werkt met andere Teammanagers aan de ontwikkeling van de afdeling en je hebt de ambitie om jouw team en afdeling op de kaart te zetten binnen de hele organisatie. In de (soms) hectische omgeving waar er altijd veel van je gevraagd wordt, sta jij met beide benen stevig op de grond. Je bent een echte troubleshooter. Hectiek en weerstand zet je om in positieve energie. Je pakt door en draagt je standpunten met volle overtuiging uit. Daarbij heb je een goed gevoel voor verhoudingen en timing. Kortom deze functie vraagt om sterk situationeel leiderschap en stijlflexibiliteit. Met jouw ervaring in doorontwikkeling, teamvorming en talentontwikkeling ben je een waardevolle aanvulling op het MT. Je hebt daarnaast affiniteit met facilitaire dienstverlening in het algemeen en kunt daar op MT-niveau over meepraten en adviseren. Je stuurt op, coördineert en bewaakt de kerntaken van het team. Je bent in staat om efficiënt en effectief te overleggen/vergaderen en hebt hier ideeën over. Vanzelfsprekend zorg je voor een slimme, moderne en efficiënte bedrijfsvoering. Je hebt veel ervaring met het ontwikkelen en in positie zetten van mensen, het bouwen van sterke teams en het doorontwikkelen van processen. Je hebt hier ideeën over die je pro-actief deelt en waarin je mensen mee weet te nemen. Samen met je team stel je doelen vast, bevorder je eigenaarschap en stuur je op vernieuwing en resultaat. Je bent een kei in het creëren van draagvlak, daar hoef je geen moeite voor te doen, dat zit in je. Je bent een peoplemanager die duidelijk is en op natuurlijke wijze leidinggeeft, makkelijk contact maakt en inspireert. Als Teammanager stimuleer en faciliteer je de mobiliteit, initiatieven en ontwikkelingen die aansluiten bij de vernieuwingsslag. Je weet als geen ander hoe je een growth mindset in een team kunt creëren en mensen vertrouwen kunt geven en laten groeien. Je bent een voorbeeld in het geven en ontvangen van feedback en leert dit ook aan anderen. Je staat voor een gemotiveerd, bevlogen en professioneel team en je vindt het fantastisch om medewerkers te coachen om te zorgen dat ze de interne klanten optimaal bedienen. Je geeft aandacht, bent toegankelijk, vertrouwt op en herkent en benut de talenten van jouw medewerkers en ondersteunt en stimuleert hun ontwikkeling. Je geeft ruimte en faciliteert het team en de medewerkers, je moedigt 'eigenaarschap' aan en je bent als geen ander in staat om samenwerking te creëren. Door de unieke combinatie van al jouw harde en zachte compententies ben jij de aangewezen persooon om de ingezette vernieuwingsslag verder vorm te geven en op een natuurlijke wijze te realiseren. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 7 van 10
Hiernaast: Heb je een minimaal HBO werk- en denkniveau. Heb je 3 tot 5 jaar ervaring met leidinggeven aan een team/afdeling. Ervaring met secretariaten of ervaring met/kennis van facilitaire dienstverlening is een pré, stevige ervaring met leidinggeven een must. Is het een pré wanneer je ervaring hebt binnen een overheidsorganisatie, maar dit is niet noodzakelijk. Combineer je een zakelijke inslag met politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Ben je communicatief en transparant. Ben je een betrokken peoplemanager die medewerkers coacht en faciliteert in hun persoonlijke ontwikkeling en groei. Herken je jezelf in de uitgangspunten van de organisatie: daadkracht, vernieuwing en verbinding. Schrik je niet van adhoc situaties die om een oplossing vragen en je gaat moeilijke situaties niet uit de weg. Is contacten maken en onderhouden je tweede natuur, ben je goed benaderbaar en kun je makkelijk schakelen tussen de verschillende stakeholders. Denk je in mogelijkheden en ben je nieuwsgierig, innovatief en transparant. Sta je stevig in je schoenen, toon je lef, durf je buiten de gebaande paden te treden en kun je anderen stimuleren dat ook te doen. Herken je jezelf in bovengenoemde punten en ben jij uit het juiste hout gesneden om mee te helpen de ambities van de gemeente Tilburg te realiseren? Dan ben jij wellicht de kandidaat die wij zoeken! Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 8 van 10
4 Wat biedt de gemeente Tilburg? De gemeente Tilburg biedt een leuke, uitdagende en dynamische full time functie (36 uur) in een informele en professionele werkomgeving. Samen met je collega Teammanager werk je aan de ontwikkeling van de teams. Je krijgt daarbij verantwoordelijkheid, vrijheid en ruimte om je te (blijven) ontwikkelen. Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 12, aanloopschaal 11, en bedraagt minimaal 3.348,-- maximaal 5.520,-- bruto per maand bij een dienstverband van 36 uur. 32 uur per week is bespreekbaar. Het aanvangssalaris wordt vastgesteld aan de hand van opleiding en ervaring. Op deze functie is de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor gemeenten van toepassing. Onder andere: Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is 36 uur. Een tijdelijke ambtelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vaste ambtelijke aanstelling. Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt (opgebouwd o.a. uit 8% vakantietoeslag en 6% eindejaarsuitkering). Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt. Je kunt bijvoorbeeld reserveren voor uitbetaling op een zelf te bepalen moment, extra vakantie-uren kopen of een opleiding volgen. 144 wettelijk verlof en 7,2 uur bovenwettelijk bij fulltime dienstverband. Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas). Het stadskantoor is uitstekend met het openbaar vervoer bereikbaar. Aansluiting bij het ABP-pensioenfonds. Momenteel wordt nog hard gewerkt aan de renovatie van de stadskantoren. In deze functie ben je werkzaam in alle kantoren van de Gemeente Tilburg. En last, but nog least: de gemeente Tilburg biedt jou een maatschappelijk relevante functie. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 9 van 10
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. Gesprekken door de adviseurs van Leeuwendaal met kandidaten vinden plaats op 13, 14, 18 en 19 juni 2019. Geschikte kandidaten worden vervolgens persoonlijk en met toelichting gepresenteerd aan de opdrachtgever. Op basis hiervan wordt bepaald welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. 2 Selectie door de gemeente Tilburg. Op maandag 24 en dinsdag 25 juni 2019 hebben de kandidaten gesprekken met de selectiecommissie en de adviescommissie. Een assessment vindt aansluitend plaats. Daarna worden referenties ingewonnen, een pre-employment/integriteitsonderzoek gedaan en vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats. Bij interesse ontvangen wij graag jouw CV met motivatiebrief uiterlijk op 11 juni 2019. Je kunt je interesse kenbaar maken via www.leeuwendaal.nl. We verwachten de procedure uiterlijk vóór 1 juli 2019 af te ronden. Profiel / Manager Team Secretaresses & MT-lid / gemeente Tilburg 23 mei 2019 10 van 10