Profiel. Afdelingshoofd P&O

Transcriptie

1 Profiel Afdelingshoofd P&O Besluitvaardige en inspirerende manager die energie krijgt van het verder doorontwikkelen en verbinden van de professionals binnen de afdeling P&O. 25 januari 2019 Opdrachtgever GR De Bevelanden Voor meer informatie over de functie Birgitte de Keijzer, adviseur Leeuwendaal Bianca van Winkel, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden 4 3 De afdeling en functie van afdelingshoofd P&O 5 4 De gewenste capaciteiten en competenties 8 5 De arbeidsvoorwaarden 10 6 De selectieprocedure 11 Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

3 1 Inleiding Dit is een informatief document, bedoeld om inzicht te geven in de belangrijkste opgaves, verantwoordelijkheden en competenties, van belang voor de functie van afdelingshoofd P&O bij Gemeenschappelijke Regeling (GR) de Bevelanden. In dit document gaan we in op de organisatie van GR de Bevelanden, de visie op en organisatie van de afdeling P&O, de cultuur, de uitdagingen, de functie van afdelingshoofd P&O, de gewenste capaciteiten/competenties, persoonlijkheidskenmerken, de benodigde kennis en ervaring en de arbeidsvoorwaarden. We sluiten af met een beschrijving van de selectieprocedure. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

4 2 Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden Op 1 januari 2015 is de Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden (verder genoemd: GR de Bevelanden) officieel van start gegaan. GR de Bevelanden bevordert een duurzame, robuuste samenwerking door het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de vijf gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland en Reimerswaal. De behartiging van deze belangen heeft betrekking op de volgende domeinen: a Samenwerking op het gebied van ICT. b c d Samenwerking op het gebied van informatievoorziening. Samenwerking op het gebied van P&O en personeels- en salarisadministratie. Samenwerking op het gebied van werk, inkomen en zorg. Aan de totstandkoming van GR de Bevelanden is een intensief traject voorafgegaan waarbij met de bundeling van ambtelijke expertise op strategisch, tactisch en operationeel niveau de volgende 3 hoofddoelen als uitgangspunt dienden: Optimaliseren van kwaliteit Reduceren van kosten Verminderen van organisatorische kwetsbaarheid Het algemeen bestuur van GR de Bevelanden bestaat uit tien leden: elke deelnemende gemeente heeft de burgemeester en een wethouder afgevaardigd. Het dagelijks bestuur bestaat uit de vijf burgemeesters. Per domein heeft het algemeen bestuur een overleg van portefeuillehouders ingesteld. Dit overleg is een vaste commissie van advies dat het dagelijks bestuur over het betreffende domein adviseert. Inmiddels is het samenwerkingsverband in vier jaar tijd uitgegroeid naar een professionele en ambitieuze organisatie, waarin bijna 160 mensen werkzaam zijn. De organisatie wordt aangestuurd door de directeur en kent drie afdelingen: afdeling Personeel & Organisatie, afdeling Werk, Inkomen en Zorg en afdeling ICT / informatievoorziening. De directeur en de drie afdelingshoofden vormen samen het MT van GR de Bevelanden. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

5 3 De afdeling en functie van afdelingshoofd P&O De afdeling P&O Op 1 januari 2015 is de afdeling P&O van GR de Bevelanden officieel van start gegaan en tot stand gekomen door een samenvoeging van de vijf Bevelandse P&O afdelingen. De afdeling P&O verricht haar werkzaamheden vanuit de gemeentehuizen in Kapelle, Heinkenszand, Wissenkerke en Kruiningen en het stadskantoor in Goes. De afdeling voert alle uitvoerende en adviserende P&O werkzaamheden uit voor de Bevelandse gemeenten en GR de Bevelanden zelf (samen goed voor 950 medewerkers). De afdeling P&O is een dynamische afdeling met 21 enthousiaste professionals, die rechtstreeks door het afdelingshoofd worden aangestuurd. De afdeling is opgebouwd uit een drietal teams. Team personeels- en salarisadministratie (vier medewerkers) en Functioneel beheer (AFAS) (twee medewerkers). Expertteam (vier medewerkers). Het expertteam omvat een arbeidsjurist, een loopbaan- en mobiliteitscentrum en een projectleider. Dedicated teams (tien medewerkers). Alle 6 deelnemers van GR de Bevelanden hebben een eigen dedicated adviseursteam. Elk dedicated team kent één P&O adviseur met coördinatorsrol en één, twee of drie P&O adviseurs. Daarnaast zijn er nog twee backofficemedewerkers die voor de gehele afdeling P&O werkzaam zijn. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

6 Visie afdeling P&O In het Businessplan P&O wordt de visie van de afdeling P&O als volgt omschreven: P&O geeft samen met de directies inhoud aan modern werkgeverschap binnen de Bevelandse gemeenten en GR de Bevelanden. P&O levert een bijdrage aan het ontwikkelen van een professionele werkomgeving met goede carrière perspectieven en het ontwikkelen van talenten. Hierdoor wordt de inzetbaarheid vergroot (employability). In dit kader zijn vertrouwen en veiligheid randvoorwaarden. Met als resultaat het volgende: P&O is partner in business die op proactieve wijze werkt voor de gemeenten en GR de Bevelanden. Aan de hand van de drie K s wordt de afdeling ingericht (kwaliteitsoptimalisatie, kostenreductie, verminderen van organisatorische kwetsbaarheid). Vast aanspreekpunten met vaste overlegmomenten. De aanwezigheid op locatie wordt in overleg met de gemeente bepaald. Meer digitaliseren en sturen op zelfwerkzaamheid door het ontsluiten van informatie d.m.v. e-hrm zodat medewerkers en managers 24 uur/dag in staat gesteld worden antwoorden op vragen te vinden. Plan van aanpak Om bovengenoemde visie te operationaliseren is mede aan de hand van een recente doorlichting een plan van aanpak voor de afdeling tot stand gekomen. Dit plan van aanpak is een handvat voor de doorontwikkeling van de afdeling P&O die in de periode 2019 t/m 2020 samen met de deelnemers concreet vorm gegeven moet worden. In 2018 kwam er meer duidelijkheid over de koers van de afdeling P&O: de doelen en de beoogde strategie en werd tevens een start gemaakt met de vertaling van deze koers. De processen, producten en diensten moeten in 2019 verder ingericht en geactualiseerd worden en de samenwerking verder worden verbeterd. In 2020 worden het plan en de uitvoering ervan gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Het uiteindelijke doel is dat er vanaf 2021 een afdeling P&O, in de rol van business partner staat die zowel op werkrelatie alsook op inhoudelijke dienstverlening alle deelnemers naar volle tevredenheid ondersteunt. De cultuur De cultuur van de afdeling P&O kenmerkt zich door een grote ambitie, gedrevenheid en verbondenheid met het werk. De medewerkers zijn enthousiast over hun werzaamheden, zijn er trots op en maken graag het verschil voor de medewerkers van de vijf deelnemende gemeenten en GR de Bevelanden zelf. De organisatie is nog jong, de meeste medewerkers zijn afkomstig van de deelnemende gemeenten en hebben hun eigen cultuur meegebracht. Doel van de functie Als afdelingshoofd informeer, adviseer en ondersteun je de directeur en/of portefeuillehouders aangaande aangelegenheden die binnen het terrein van de afdeling P&O vallen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het efficiënt, effectief en klantgericht realiseren van producten en diensten van de uitvoerende teams. Je levert actief een bijdrage aan (het uitdragen van) de visie en de gewenste cultuur van de organisatie en afdeling, zoals met elkaar overeengekomen in het plan van aanpak van de afdeling P&O. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

7 De functie van afdelingshoofd P&O Met de directeur en twee collega afdelingshoofden (waarvan ook het afdelingshoofd WIZ recent wordt geworven), maak je als afdelingshoofd P&O deel uit van het managementteam. Als MT- lid ben je medeverantwoordelijk voor de vorming van de gemeenschappelijke visie, de strategische beleidsvorming en de organisatieontwikkeling van GR de Bevelanden. Als MT-lid sta je aan de lat voor het goed adviseren van de directeur en de verschillende portefeuillehouders met betrekking tot P&O aangelegenheden en je stemt goed met hen af. Je bent medeverantwoordelijk voor de vorming van de visie van GR de Bevelanden en je draagt bij aan de strategische beleidsvorming. Je vertaalt MT-besluiten op heldere en aansprekende wijze door naar de afdeling. Als leidinggevende geef je leiding aan de gehele afdeling P&O en ben je verantwoordelijk voor de efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen binnen de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkeltraject van de afdeling en je zorgt voor de (door)ontwikkeling, uitvoering en harmonisatie van werkprocessen en producten van de afdeling P&O, daar waar gewenst en mogelijk met behoud van de eigen couleur locale van de deelnemers. Je geeft opdracht tot het opstarten en uitvoeren van projecten en je leidt soms zelf complexe projecten. Tevens treed je op als accountmanager voor de deelnemers van GR de Bevelanden en vertegenwoordig je de organisatie in diverse in- en externe overlegvormen. De uitdagingen: Je staat voor de opgave om: De afdeling P&O door te ontwikkelen in lijn met het opgestelde plan van aanpak, waarin in samenspraak met de deelnemers en de medewerkers van de afdeling een meerjarenvisie voor de afdeling P&O is opgesteld. Hierbij is er ook ruimte je eigen kennis en inzichten in te brengen. Het P&O beleid en werkprocessen van de deelnemers van GR de Bevelanden te harmoniseren en ervoor te zorgen dat de basisvoorzieningen staan als een huis. Te zorgen voor meer onderlinge verbinding en een intensievere samenwerking tussen de teams. Aan jou de belangrijke taak om van deze zelfstandige professionals een nieuw geheel te smeden, waarin ruimte is voor ieders expertise en tegelijkertijd mensen elkaar(s) processen zo goed kennen, dat zij gemakkelijk (kunnen) bijspringen. De afdeling P&O als betrouwbare en kundige business partner te positioneren. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

8 4 De gewenste capaciteiten en competenties Persoonlijkheidsprofiel Wij zijn op zoek naar een creatieve, resultaatgerichte leidinggevende met een daadkrachtige persoonlijkheid, die actief bijdraagt aan de doorontwikkeling en teamontwikkeling van de afdeling P&O. Je inspireert en prikkelt mensen en weet heel goed jouw toekomstvisie op hen over te brengen en hen daarin mee te nemen. Je hebt een innemende en overtuigende persoonlijkheid en bent oprecht. Het creëren van draagvlak is iets wat je van nature doet. Met aandacht, goede argumenten en enthousiasme zet je aan tot betrokkenheid en actie en stimuleer je je mensen tot verdere samenwerking en afstemming. Je vindt het fantastisch om de talenten van je medewerkers verder te ontwikkelen en hun potentie te zien en te benutten. Je geeft ruimte, schenkt vertrouwen en faciliteert hen. Je bent in staat een veilig werkklimaat te creëren, stimuleert eigenaarschap en legt daarbij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Daarbij kun je goed luisteren, durf je te spiegelen en kritische vragen te stellen en stimuleer je anderen datzelfde te doen. Je hanteert een growth mindset waarin fouten maken mag en als leerervaring dient voor verdere ontwikkeling. Je bent stevig en niet gemakkelijk van je stuk te krijgen, zonder daarbij star te zijn, ziet de grote lijnen en bent richtinggevend. Je hebt overzicht en brengt structuur aan. Je stelt goed prioriteiten en knopen doorhakken gaat je prima af. Je bent actiegericht en weet visie en plannen effectief te implementeren. Je bent een betrouwbare back-up voor je afdeling en hebt jezelf als doel gesteld de afdeling P&O op de kaart te zetten als serieuze business partner. Je hebt hiernaast ook een externe focus. Je kunt laten zien dat je omgevingsgericht bent en in staat je kennis over maatschappelijke, politieke en economische ontwikkelingen te vertalen naar en aan te wenden voor de opgaven en de ontwikkeling van de afdeling P&O. Je weet gemakkelijk mensen en partners aan je te binden om op deze wijze bestaande netwerken te onderhouden en verder uit te bouwen. Je beschikt over een goede politieke antenne en je houdt rekening met de belangen van alle deelnemers. Je komt tot creatieve oplossingen en kunt goed onderhandelen. Je bent authentiek en een solide gesprekspartner. Functie-eisen en competenties Het afdelingshoofd P&O: Heeft een HBO werk- en denkniveau. Is een ervaren leidinggevende (minimaal 3 jaar ervaring met leidinggeven aan professionals). Heeft bewezen succesvol teams onwikkeld, en mensen met verschillende expertises op diverse locaties beter laten samenwerken. Is een energieke en betrokken peoplemanager die medewerkers coacht en faciliteert in hun persoonlijke- en teamontwikkeling. Hoeft geen P&O specialist te zijn, maar heeft wel voldoende ervaring op het vakgebied P&O om als volwaardig sparringpartner voor de professionals te kunnen fungeren. Is resultaatgericht, besluitvaardig en houdt het tempo erin. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

9 Is communicatief en voelt zich als een vis in het water bij het werken met meerdere stakeholders met diverse belangen; houdt van complexiteit. Combineert een zakelijke inslag met mensgerichte kwaliteiten. Wordt er enthousiast van om mensen en processen met elkaar te verbinden en op een lijn te brengen. Heeft van buiten naar binnen denken als tweede natuur, denkt in mogelijkheden en is nieuwsgierig, creatief en oplossingsgericht, geniet van het benutten van kansen. Herken je jezelf in bovengenoemde punten en ben jij uit het juiste hout gesneden om mee te helpen de ambities en opgaven van de afdeling P&O van GR de Bevelanden te realiseren? Dan ben jij wellicht de kandidaat die wij zoeken! Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

10 5 De arbeidsvoorwaarden GR de Bevelanden is een jonge, laagdrempelige organisatie waar betrokken en enthousiaste inhoudsgedreven medewerkers samen werken om vijf verschillende Zeeuwse gemeenten zo goed mogelijk te bedienen. Werken voor GR de Bevelanden is ook prettig vanwege het gunstige bestuurlijke klimaat met betrokken bestuurders. GR de Bevelanden wordt gezien als een voorbeeld organisatie voor andere overheidsorganisaties. GR de Bevelanden biedt een zeer boeiende, uitdagende en dynamisch full time functie (36 uur). Het afdelingshoofd staat aan het roer om de afdeling P&O actief door te ontwikkelen in lijn van het ambitieuze plan van aanpak waarbij alle deelnemers betrokken zijn geweest. Je krijgt daarbij verantwoordelijkheid, vrijheid en ruimte om je te (blijven) ontwikkelen. De functie is ingeschaald in schaal 12 met een uitloop naar schaal 13 (maximaal 5.984,-- bruto per maand bij full time aanstelling) en biedt goede, flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden. Het aanvangssalaris wordt vastgesteld aan de hand van opleiding en ervaring. Op deze functie is de CAR/UWO van toepassing. Daarnaast krijg je de beschikking over een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto maandsalaris. Dit budget wordt per maand opgebouwd en kun je naar eigen keuze inzetten, bijvoorbeeld voor het kopen van extra verlof, aanvulling op salaris, opleiding, fiets etc. In eerste instantie krijg je een aanstelling voor één jaar. Bij gebleken geschiktheid volgt een aanstelling voor onbepaalde tijd. Een assessment maakt onderdeel uit van de procedure. Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11

11 6 De selectieprocedure De selectie kent drie fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op locatie Den Haag. Deze gesprekken staan gepland voor week 7 en 8. Geschikte kandidaten worden op papier met een mondelinge toelichting en een korte videopresentatie van henzelf, gepresenteerd aan de opdrachtgever eind week 8 (longlist). De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek (shortlist). 2 Selectie door GR de Bevelanden. Op woensdag 6 maart 2019 voeren geselecteerde kandidaten gesprekken met de selectie- en adviescommissie vanuit GR de Bevelanden op één van de locaties van GR de Bevelanden. Na de eerste gespreksronde volgt bij potentiele geschiktheid mogelijk nog een tweede gesprek op maandag 11 maart Assessment. Na de gespreksronde(s) vindt een assessment plaats op 14 maart Tevens wordt er een pré-employment/integriteitsonderzoek uitgevoerd door een onafhankelijke externe organisatie en worden door bureau Leeuwendaal referenties ingewonnen. 4 Arbeidsvoorwaardengesprek. Ter afronding van de procedure vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats op een nader te bepalen datum in week 12/13. Gestreefd wordt naar afronding van de procedure vóór 1 april Wij ontvangen je CV met motivatiebrief graag uiterlijk op 10 februari Je kunt je interesse kenbaar maken via Profiel/Afdelingshoofd P&O/GR de Bevelanden/25 januari van 11