Profiel. Hoofd Education Service Centre. 5 oktober Opdrachtgever Koninklijk Conservatorium Den Haag

Transcriptie

1 Profiel Hoofd Education Service Centre 5 oktober 2017 Opdrachtgever Koninklijk Conservatorium Den Haag Voor meer informatie over de functie Erik Frieling, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 Het Koninklijk Conservatorium Den Haag 3 2 De functie Hoofd Education Service Centre 5 3 De gewenste capaciteiten 6 4 De arbeidsvoorwaarden 7 5 De selectieprocedure 8 Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8

3 1 Het Koninklijk Conservatorium Den Haag Achtergrond Het Koninklijk Conservatorium (hierna KC) vormt samen met de Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten de Hogeschool der Kunsten Den Haag. Het KC kent met haar oprichting in 1826 een zeer rijke historie. Vanaf de dag van de oprichting is de verbinding tussen vernieuwing en traditie een kernwaarde van het instituut. Vernieuwen vindt plaats door beredeneerde relaties te leggen tussen de klassieke opvatting en het nieuwe idee. Het KC werkt dagelijks met al hun medewerkers en studenten aan het juiste klimaat waarin zowel traditie als vernieuwing de ruimte krijgen. Het KC biedt HBO-bachelor- en masteronderwijs, alsmede vooropleidingen. Er is een intensieve samenwerking met de Universiteit Leiden: studenten kunnen over en weer keuzevakken volgen, er is een PhD-programma en binnenkort start een double degree traject. Het KC is een organisatie met een internationaal karakter. Van de circa 1000 studenten is 65% afkomstig uit het buitenland. Daarnaast worden jaarlijks vele gastdocenten uit binnen- en buitenland uitgenodigd voor gastcolleges en masterclasses. Dat zorgt voor een internationale vibe en een rijke diversiteit aan artistieke ideeën en invloeden. Organisatie Het KC wordt aangestuurd door de faculteitsdirecteur, tevens lid College van Bestuur van de Hogeschool der Kunsten Den Haag. De faculteitsdirecteur, de adjunct-directeur Onderwijs, de adjunct-directeur Onderwijsondersteuning en Bedrijfsvoering vormen tezamen het Managementteam. Organigram Koninklijk Conservatorium Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8

4 Education Service Centre Het Education Service Centre (hierna ESC) is onderdeel van de afdeling Onderwijsondersteuning en Bedrijfsvoering. Het ESC bestaat uit de teams Studentenadministratie, Planning en International Office. De Studentenadministratie ondersteunt de onderwijslogistieke processen van aanmelding en toelating, studievoortgang, tot en met diplomering. Bij de Planning worden de studenten- en docentenroosters gemaakt maar ook de planning voor het maatwerkonderwijs en de projecten die in het Conservatorium plaatsvinden. Het International Office regelt de aanvraag van verblijfsvergunningen (VVR/MVV) voor de buitenlandse studenten en coördineert de uitwisselingsprogramma s en andere projecten in het kader van de internationale samenwerking. Het specifieke onderwijs van het KC vraagt om professionele (maatwerk)ondersteuning op hoog niveau. De medewerkers van het ESC sturen en bewaken de onderwijslogistieke processen en leveren daarnaast op een servicegerichte wijze informatie en ondersteuning aan studenten, docenten, hoofden van afdelingen en ander personeel. Ontwikkelingen ESC In het afgelopen jaar zijn de drie teams van het ESC onder leiding van een interimmanager samengevoegd tot één afdeling. Vanaf 1 september jongstleden zit de afdeling ook fysiek op een nieuwe plek in de organisatie. In deze nieuwe opzet vormt het ESC het kloppend hart van de organisatie. Het hoofd ESC vormt een belangrijke brugfunctie tussen onderwijs en ondersteuning ofwel tussen front en back office van het KC. Door het verbinden van de front en back office ontstaat er waardevol inzicht in verschillende informatiestromen. Met dit inzicht kunnen processen binnen de organisatie stap voor stap verder geoptimaliseerd worden. De verdere ontwikkeling van het ESC sluit naadloos aan op de eerder genoemde kernwaarde van vernieuwing en traditie van het KC als geheel. Met oog voor het bestaande en met gebruik van het nieuwe (zoals digitaliseringsmogelijkheden) zal het ESC gestaag de organisatie van binnenuit verder moderniseren. Door het aanbrengen van structuur creëert het ESC nog meer ruimte voor de creativiteit waar het KC voor staat. Cultuur Het KC als geheel is een platte, kennisintensieve, vernieuwende en gepassioneerde organisatie. De internationale sfeer zorgt voor een rijke diversiteit aan artistieke ideeën en invloeden. De subcultuur binnen het ESC laat zich door de recente samenvoeging nog niet goed duiden. De teams binnen het ESC hebben nog deels hun eigen werkwijze en cultuur. Door intensievere samenwerking tussen de teams zal langzaam aan ook een eigen cultuur binnen het ESC worden gevormd. Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8

5 2 De functie Hoofd Education Service Centre Het KC zoekt voor de verdere ontwikkeling van het ESC een Hoofd Education Service Centre. Als hoofd van het ESC geeft u leiding aan ruim 9 fte verdeeld over de teams Studentenadministratie, Planning en International Office. Als belangrijke taak heeft u het verder uitbouwen van een stabiele en flexibele ESC-organisatie en het bevorderen van een goede samenwerking binnen de afdeling alsook met andere afdelingen, medewerkers en studenten van het KC. Dit vraagt om een heldere profilering van het ESC en om een goede afstemming zowel binnen het team als met interne klanten. Om de dienstverlening verder uit te bouwen en te ontwikkelen is een optimale informatievoorziening van groot belang. Een dergelijk informatievoorziening heeft invloed op de werkprocessen binnen de gehele organisatie. Als hoofd ESC bent u de initiator van het structureren en optimaliseren van werkprocessen en zorgt u voor een goede samenwerking tussen het ESC en de rest van de organisatie. Als Hoofd ESC bent u verder onder meer verantwoordelijk voor: Een goed functionerend aanmeldings- en inschrijvingsproces. Een goed functionerende studentenadministratie en een correcte registratie van studieresultaten, studievoortgang en diploma s. Deze registratie is essentieel voor de bekostiging van de instelling. Een efficiënte planning van de roosters, examens en projecten. Een optimaal gebruik van de softwaresystemen (Studielink, Osiris, Magister en Asimut). Het genereren en analyseren van relevante managementinformatie. Daarnaast participeert u in overleggen over onderwijsontwikkeling en -beleid en vertaalt u deze naar efficiënte processen en procedures binnen het ESC. Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8

6 3 De gewenste capaciteiten De kandidaat die wij zoeken beschikt over de volgende kennis, ervaring en persoonskenmerken: Kennis en ervaring Heeft academisch werk- en denkniveau. Heeft ruime en solide leidinggevende ervaring. Is ervaren in het vormgeven, structureren en optimaliseren van onderwijslogistieke processen. Is ervaren in het ontwikkelen en verbeteren van werkprocessen. Is ervaren in het managen van veranderingen binnen organisaties. Heeft bij voorkeur werkervaring in en affiniteit met het (hoger) onderwijs. Heeft affiniteit met kunstonderwijs en de inherente complexiteit van een conservatorium. Heeft affiniteit met wet- en regelgeving en kennis van de wet op het hoger onderwijs. Heeft affiniteit met ICT en digitalisering van werkprocessen. Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels). Persoonskenmerken Heeft een visie op de positie en het functioneren van een (onderwijs)ondersteunende afdeling. Is een geduldige bouwer. Is gericht op de ontwikkeling van het team en de individuele medewerkers. Staat voor het team en weet mensen te motiveren en hun potentieel te benutten. Geeft feedback en waardering, en informeert het team over relevante ontwikkelingen. Is een netwerker en stimuleert de zichtbaarheid van de afdeling bij de relevante stakeholders. Voelt snel aan hoe de hazen lopen (organisatiesensitief) en hoe daarin het beste resultaat wordt bereikt (resultaatgericht). Staat sterk in zijn/haar schoenen. Is gezaghebbend en beschikt over overtuigingskracht. Is analytisch, pragmatisch en geduldig. Is een verbindend en meewerkend leider. Is besluitvaardig en heeft een krachtige persoonlijkheid. Heeft gedegen kennis van zaken en denkt procesmatig. Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8

7 4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een boeiende, uitdagende en dynamische full time functie (40 uur) in een informele en professionele werkomgeving. U kunt als Hoofd ESC écht bijdragen aan de ambities en doorontwikkeling van de organisatie. Het KC biedt een zeer levendige werkomgeving en een grote diversiteit aan contacten. Het salaris op basis van 40 uur bedraagt maximaal bruto per maand (schaal 12 cao-hbo). Daarboven ontvangt u volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%. Het KC heeft uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden. Daarnaast biedt het KC een ruime vakantieregeling en gunstige mogelijkheden voor deelname aan een ziektekostenverzekering en/of een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Het gaat om een contract voor 1 jaar met bij goed functioneren uitzicht op een vast dienstverband. De standplaats is Den Haag. Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8

8 5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op locatie Den Haag. Deze gesprekken vinden plaats op donderdag 26 en vrijdag 27 oktober. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Koninklijk Conservatorium Den Haag Op dinsdag 7 en woensdag 8 november voeren kandidaten gesprekken met de benoemingsen adviescommissie. Na de tweede ronde vindt (eventueel) het assessmentonderzoek plaats bij bureau Leeuwendaal. Voor dit onderzoek moet een hele dag worden uitgetrokken. Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en wordt de kandidaat in dienst genomen. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 1 december Hoofd Education Service Centre/profiel/5 oktober van 8