Handleiding PDF.

Handleiding PDF http://support.foleta.nl

Inhoudsopgave 1. Handleiding oefenomgeving PO 1.1. Basisvaardigheden 1.1.1. Starten met de demo PO 1.1.2. Navigeren 1.1.3. Het dashboard van de school 1.1.4. Zoeken, filteren en sorteren 1.1.5. Gebruik van Support 1.2. Lessen 1.2.1. Lessen 1.2.2. Groepen 1.2.3. Periodeweken 1.2.4. Lessentabel invoeren 1.2.5. Studiedagen en vrije dagen in de lessentabel 1.2.6. Lesuren en onderwijstijd per groep 1.3. Taken 1.3.1. Takenlijst 1.3.2. Algemene schooltaken en professionele ontwikkeling 1.4. Medewerkers en aanstellingen 1.4.1. Medewerkers 1.4.2. S2.1.1. De aanstelling van een medewerker 1.5. Toedeling van lessen en taken 1.5.1. Toedeling van lessen 1.5.2. Toedeling van taken 1.6. Rapportages 1.6.1. De individuele jaartaak S3.1.5 en S4.1.1 1.6.2. Enkele belangrijke rapporten 1.7. Tenslotte 1.7.1. Rollen en rechten 1.7.2. Contact en nadere informatie 1.8. Veel gestelde vragen (FAQ) 1.8.1. Hoe voeg ik halverwege het schooljaar een nieuwe groep toe? 1.8.1.1. Oplossing 1.8.2. Alle lessen verplaatsen naar een andere leerkracht 4 4 4 5 8 9 11 13 13 14 15 17 21 24 25 25 26 28 28 30 32 32 36 37 37 39 42 42 43 43 43 43 45

1 1.1. 1.1.1. Handleiding oefenomgeving PO Basisvaardigheden Starten met de demo PO In deze paragraaf leert u hoe u kunt inloggen in uw oefenomgeving. leert u hoe u met de handleiding en het programma kunt werken. Demo gebruiken Op het dashboard van uw computer staat het programma in een tab en de handleiding in een andere tab. Zo kunt u steeds van handleiding naar programma en weer terug. U heeft na de aanvraag een tweede e-mail ontvangen waarmee u opnieuw kunt inloggen in het programma. U kunt altijd stoppen en met de link die u ontvangen heeft weer verder gaan. Alle opdrachten worden gemaakt in school De Tamboerijn, schooljaar 2016-2017, tenzij expliciet anders vermeld. Wilt u geen gebruik maken van de handleiding, ga dan naar school de Dirigent 2016-2017. Daar zijn al wat gegevens ingevoerd. U kunt de handleiding downloaden en printen. (zie onderaan deze pagina) Na aanvraag wordt de demo-omgeving 30 dagen voor u beschikbaar gesteld. Na het aflopen van deze periode: is inloggen niet langer mogelijk. worden uw gegevens verwijderd. Een volgende demo aanmaken met hetzelfde e-mailadres is niet mogelijk. Start > Klik op de tab Foletaweb. Er is een demo voor u aangemaakt. Als eerste ziet u onderstaand scherm. 4 Foleta Handleiding support.foleta.nl

In deze oefening werkt u in de scholengroep Oefen-po. Bij die scholengroep horen verschillende scholen. > Selecteer de school De Tamboerijn. Het dashboard van De Tamboerijn verschijnt. 1.1.2. Navigeren In deze paragraaf leert u hoe u kunt navigeren naar de verschillende scholen van de scholengroep. leert u hoe u kunt terugkeren van de school naar de scholengroep. leert u hoe u kunt navigeren naar andere schooljaren. leert u hoe u kunt navigeren in een scherm. Navigeren Navigeren naar een school U kunt naar een andere school van de scholengroep Oefen-po. > Klik linksboven op het pijltje rechts van De Tamboerijn en ga naar De Dirigent. 5 Foleta Handleiding support.foleta.nl

U komt in het dashboard van De Dirigent terecht. Navigeren naar de scholengroep > Ga weer terug naar de scholengroep door linksboven voor scholengroep Oefen-po te kiezen. Van hieruit kunt u ook naar een school. > Klik aan de rechterkant op school De Tamboerijn. U bent weer op het dashboard van De Tamboerijn. > Oefen met het navigeren van school naar scholengroep en terug en met het navigeren naar een andere school. > Ga weer terug naar school De Tamboerijn. Navigeren naar een ander schooljaar Rechtsboven ziet u dat u aan het werk bent in het schooljaar 2016-2017 of 2017-2018. In Foleta staan gegevens van verschillende schooljaren. U kunt eenvoudig naar een ander schooljaar. > Klik rechtsboven op het pijltje naast het schooljaar en kies voor schooljaar 2017-2018. 6 Foleta Handleiding support.foleta.nl

U komt in schooljaar 2017-2018 terecht. > Ga vervolgens naar schooljaar 2016-2017. Navigeren in een scherm Als voorbeeld navigeren we naar een scherm waar de taken worden geregistreerd. > Klik op S1.1.6 Taken. U bent nu in het scherm met de taken. U ziet een lange lijst met taken. De lijst is langer dan op 1 scherm kan worden weergegeven. Als u naar beneden scrollt ziet u alle taken van de eerste pagina. Er zijn twee pagina's met taken. Dat ziet u rechtsboven waar u naar andere pagina's kunt navigeren. 1/2 betekent dat u op de eerste pagina van 2 pagina's bent. Met < gaat u 1 pagina terug en met > gaat u 1 pagina verder. Met >> gaat u naar de laatste pagina en met << naar de eerste pagina. > Ga naar de tweede pagina. > Ga naar de eerste pagina. 7 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Keer terug naar het dashboard door bovenaan op De Tamboerijn te klikken. 1.1.3. Het dashboard van de school In deze paragraaf leert u hoe het dashboard is opgebouwd. De vier kolommen van het schooldashboard (S) U ziet dat de menu's gegroepeerd zijn in kolommen: S1, S2, S3 en S4. Menu's beginnend met S1 zijn menu's met gegevens die in alle schooljaren kunnen worden gebruikt. > Ga naar menu S1.1.2 Groepen. In de kolom Actief ziet U dat er groepen actief (aangevinkt) en niet-actief (niet aangevinkt) zijn. Dat is de situatie in schooljaar 2016-2017. Dit schooljaar zijn Groep 1 en Groep 2 niet actief. Menu's beginnend met S2 zijn menu's met gegevens die alleen maar gelden voor een bepaald schooljaar. U ziet enkel de actieve records. We controleren of dat werkelijk het geval is. > Keer terug naar het dashboard door bovenaan op De Tamboerijn te klikken. > Ga naar menu S2.2.4 Groepen. U ziet alleen de actieve groepen. (GR1 en GR2 ziet u dus niet) > Keer terug naar het dashboard. 8 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Menu's beginnend met S3 gaan over de toedeling van lessen en taken aan leerkrachten. > Ga naar menu S3.1.1 Uren aan taken. U ziet de klokuren voor taken die toegedeeld zijn aan leerkrachten. > Keer terug naar het dashboard. Menu's beginnend met S4 zijn de menu's met de rapporten. > Kies rapport S4.1.8 Takenlijst (+per leerkracht). > Klik op de knop Genereer rapport. Het rapport wordt aangemaakt. Afhankelijk van uw browser staat het * in de map downloads * linksonder in het scherm * of wordt er automatisch een tabblad voor aangemaakt. > Open het rapport. > Sluit daarna het rapport en keer terug naar het dashboard van De Tamboerijn. 1.1.4. Zoeken, filteren en sorteren In deze paragraaf leert u hoe u gegevens op kunt zoeken door gebruik te maken van het zoekvenster. leert u hoe u de gewenste gegevens kunt selecteren door te filteren. leert u hoe u gegevens op kunt zoeken door te sorteren. Zoeken > Ga naar menu S1.1.6 Taken. Linksboven staat een zoekveld. U kunt zoeken op alle informatie die op het scherm staat. Zodra u een letter invoert, wordt het zoekproces gestart. > Zoek alle taken op die iets met taal te maken hebben door achtereenvolgens de t, dan de a en dan nog een keer de a in te voeren. Twee taken worden gevonden. 9 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Toon de gehele lijst weer op het scherm door op Herstel te klikken. Filteren U kunt een deel van de gegevens selecteren door gebruik te maken van filters. In dit scherm kunt u filteren op actieve taken (taken die in het schooljaar worden gebruikt) en niet actieve taken (taken die in het schooljaar niet worden gebruikt). > Klik op het zwarte driehoekje naast Actief en kies dan voor Nee. De taken die niet actief zijn worden geselecteerd. > Maak de selectie ongedaan door op Herstel te klikken. Sorteren Als u snel een taak op wilt zoeken kunt u ook gebruik maken van de mogelijkheid om een kolom alfabetisch of numeriek te sorteren. > Ga via het dashboard naar menu S2.2.8 Takenlijst. Menu S2.2.8 is een lijst met taken met de klokuren die er aan besteed mogen worden. Elke kolom kunt u sorteren om een record op te zoeken. Het scherm wordt geopend, automatisch alfabetisch gesorteerd op de eerste kolom Taak. U kunt sorteren op elke andere kolom. Bijvoorbeeld om de taken die bij een taakgroep horen bij elkaar te zien. > Klik op de kolomkop Taakgroep. 10 Foleta Handleiding support.foleta.nl

De inhoud van Taakgroep wordt alfabetisch gesorteerd. U ziet de taken per groep bij elkaar staan. Vervolgens wilt u de taken waar de meeste uren aan besteed worden bij elkaar zien. > Klik op de kolomkop Totaal. Als u 1 keer klikt, worden de gegevens van laag naar hoog gesorteerd, als u nog een keer klikt worden ze van hoog naar laag gesorteerd. > Klik nogmaals op de kolomkop Totaal. 1.1.5. Gebruik van Support In deze paragraaf leert u hoe u gebruik kunt maken van support. leert u hoe u gebruik kunt maken van tooltips. Zoeken in onze kennisbank U heeft een vraag. Bijvoorbeeld: "Hoe moet ouderschapsverlof ingevoerd worden?". > Klik bovenaan het scherm op Support. U krijgt de mogelijkheid een of meerdere zoekwoorden in te voeren. 11 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Voer het zoekwoord ouderschapsverlof in. Er verschijnen een of meerdere suggesties. Zit het goede antwoord er direct bij, dan kunt u op die link klikken. Is dat niet zo, klik dan op Enter. > Klik op Enter. Op de eerste pagina met resultaten van de zoekopdracht verschijnen 10 antwoorden. U kunt naar onder gaan om naar meer antwoorden te kijken. > Lees het antwoord. Als het antwoord er niet bij staat kunt u naar een ander antwoord gaan of een andere zoekopdracht invoeren. Tooltips Tooltips zijn korte verklaringen van de betekenis van velden. Bijvoorbeeld: In menu S2.2.4 Groepen ziet u een vreemde afkorting: Gew. Onderwijstijd. Wat betekent dat? > Ga naar menu S2.2.4 Groepen. Onder de kolom Gew. onderwijstijd ziet u een stippellijntje. > Laat de muis even rusten op het stippellijntje. Dan verschijnt een toelichting: Gewogen onderwijstijd. Zodra u de muis wegschuift, verdwijnt de tooltip. Nu weet u waar de afkorting voor staat. Maar wat houdt gewogen onderwijstijd eigenlijk in? 12 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Daarvoor gaat u naar Support. > Zoek: gewogen onderwijstijd. En lees het antwoord: Gewogen onderwijstijd. Voor het aantal uren dat leerlingen in een groep les krijgen (de onderwijstijd) telt in dit voorbeeld de combigroep GR1/2 dubbel omdat de leerlingen 2 jaar lang les krijgen in deze groep. 1.2. 1.2.1. Lessen Lessen In deze paragraaf leert u hoe u coderingen en omschrijvingen van lessen kunt toevoegen. In de vorige paragrafen heeft u geleerd hoe u gebruik kunt maken van het programma. U kunt navigeren naar andere schooljaren en scholen en gegevens opzoeken door te filteren en te sorteren. We gaan nu verder met de inhoudelijke kant. U leert hoe u lessen en groepen toevoegt. Een les is een aaneengesloten eenheid waarop door een leerkracht les wordt gegeven aan een groep. In het primair onderwijs worden lessen vaak in dagdelen verzorgd. De eenheden zijn dan maandagmorgen, maandagmiddag, enzovoort. Of, als er sprake is van een continurooster, noteren we maandag, dinsdag, enzovoort. > Ga naar menu S1.1.4. De lessen staan in menu S1.1.4. Vrijdagmiddag moet nog worden toegevoegd. > Klik rechtsboven op Nieuw. > Voer de lescode in: vrmi en de omschrijving: vrijdagmiddag. > Klik op Opslaan. Sorteervolgorde De lessen worden op andere schermen getoond op basis van de hier ingevulde sorteervolgorde. Dus eerst maandagmorgen, dan maandagmiddag, dan dinsdagmorgen, etc. > Geef vrmi de volgorde 10. > Klik op Opslaan. 13 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Klik op de kolomkop Volgorde om te sorteren. Dit is het goed gesorteerde resultaat: 1.2.2. Groepen In deze paragraaf leert u hoe u groepen kunt toevoegen. In menu S2.2.4 noteert u voor de groepen enkele kenmerken, zoals het aantal leerlingen. U kunt nieuwe groepen aanmaken als het aantal leerlingen toeneemt of andere combinaties van groepen maken als dat in een bepaald schooljaar zo uitkomt. > Ga naar menu S2.2.4. We verwachten: > Voer het aantal leerlingen van GR7. U ziet dat groep 8 in dit overzicht ontbreekt. Groep 8 voegen we nieuw toe. Een nieuwe variabele die we elk schooljaar zullen kunnen gebruiken voegen we eerst toe aan het S1 menu. Per schooljaar voeren we vervolgens verdere gegevens in die dan gelden. > Klik op de tab Groepen S1.1.2. 14 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Als u niet op Opslaan hebt geklikt verschijnt er een waarschuwing. Het aantal leerlingen dat ingevoerd is bij GR7 is nog niet opgeslagen. > Klik op Op de pagina blijven. > Kies alsnog voor Opslaan. > Klik opnieuw op de tab S1.1.2. > Klik rechtsboven op Nieuw. > Voer groepscode (GR8) en groepsomschrijving (Groep 8) in. Volgorde: 7. > Klik op Opslaan. > Klik op de tab Overzicht. > Voer het aantal leerlingen in: 24. In menu S1.1.1 zijn de afdelingen van de school genoteerd. U kunt groep 8 aan een afdeling koppelen. > Kies voor Afdeling BB (Bovenbouw). > Kies tenslotte voor Opslaan. 1.2.3. Periodeweken In deze paragraaf 15 Foleta Handleiding support.foleta.nl

leert u hoe u de regio-vakantieweken kunt inlezen en kunt aanpassen aan de situatie op uw school. De groepen zijn bekend. De volgende stap is aangeven wanneer er gewerkt wordt. Gedetailleerd voeren we in wanneer er les gegeven wordt op school. Vakantieregio In Foleta zijn de regiovakanties bekend zoals die zijn vastgesteld door de overheid. In menu S1.0.3 kunt u invoeren welke regiovakantie geldt voor uw school. > Ga naar menu S1.0.3, tab Vakantieregio en kies voor de vakantieregio Midden. > Kies voor Opslaan. > Ga naar menu S2.2.1, tab periodeweken. We lezen de vakantieweken in zodat we de werkweken overhouden. > Klik op de groene knop Importeer standaard schoolvakanties. > Bekijk de vakantieweken. De vakanties aanpassen aan de situatie op uw school Week 18 is op deze school ook een vakantieweek. > Vink deze week aan en noteer bij de Omschrijving: Meivakantie. > Klik op Opslaan. In een volgende paragraaf zal uitgelegd worden hoe de overige vrije dagen, zoals feestdagen en studiedagen, ingevoerd moeten worden. 16 Foleta Handleiding support.foleta.nl

1.2.4. Lessentabel invoeren In deze paragraaf leert u hoe u per groep een lessentabel kunt aanmaken. leert u hoe u per dag vrije dagen kunt invoeren. leert u hoe u de gegevens van een groep kunt kopiëren naar een andere groep. leert u hoe u een lessentabel kunt aanpassen. leert u hoe de lesuren en weken per groep worden berekend. We hebben al genoteerd welke lessen er zijn (bijvoorbeeld maandagmorgen, maandagmiddag), welke groepen er zijn (bijvoorbeeld GR1/2, GR3) en wanneer er gewerkt wordt (bijvoorbeeld in week 16). We gaan nu over tot het noteren hoeveel uren er per week, per les gewerkt wordt. Dat noemen we de lessentabel. > Ga naar menu S2.2.5 Lessentabel. > Klik op Nieuw. > Maak de eerste groep en de eerste les. > Klik op Opslaan. > Voer alle lessen in van groep GR1/2. Op woensdagmiddag is er geen les. 17 Foleta Handleiding support.foleta.nl

De Uren worden later in de tab Weken uitgerekend. Form? betekent dat er voor het verzorgen van deze lessen formatie moet worden berekend. Het aantal leerlingen wordt overgenomen uit menu S2.2.4 Groepen. Het aantal leerkrachten op de groep is standaard 1. We vullen hier 2 leerkrachten in op het moment dat deze les ook daadwerkelijk door 2 leerkrachten op hetzelfde moment wordt gegeven. Bij een duo-baan waarbij leerkrachten niet tegelijkertijd werken blijft het aantal 1,0. Dat is ook het geval wanneer een OOP'er (bijvoorbeeld een onderwijsassistent) wordt ingezet. Kopiëren van lessentabellen Voor alle groepen op school gelden deze lessen op alle dagdelen, behalve de woensdagmiddag. We kopiëren deze inrichting naar de andere groepen. > Klik op de tab Kopiëren. > Kies ervoor om groep GR1/2 te kopiëren naar GR3. > Klik op Opslaan. > Kopieer vervolgens GR1/2 naar GR4, GR5, GR6, GR7 en GR8. > Klik tenslotte op de tab Overzicht en controleer of alle groepen er in staan. De klokuren invoeren > Ga naar de tab Weken. Op alle ochtenden wordt er 3,50 klokuren les gegeven. > Klik op de filter Les en selecteer deze lessen. 18 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Klik op het grijze driehoekje onder totaal en voer 3,5 klokuren in. > Kies voor Toekennen. U moet even wachten. > Kies voor Opslaan, ook dat kan even duren. > Kies voor de filter Les en vink 4 middagen aan. (geen woensdagmiddag) Dan wordt er 2 klokuren les verzorgd. > Klik op het driehoekje onder totaal en voer 2 klokuren in. 19 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Kies voor Toekennen en daarna voor Opslaan. > Kies voor Herstel en bekijk de gehele ingevoerde lessentabel. Aanpassing lessentabel In groep 1/2 wordt er op vrijdagmiddag 1,5 uur les gegeven.. > Filter op groep 1/2 en filter op les vrijdagmiddag. > Klik op het grijze driehoekje in p1. > Voer 1,5 les in. > Klik op Toekennen en daarna op Opslaan. > Kies voor Herstel en filter op Groep 1/2. U ziet het volgende: 20 Foleta Handleiding support.foleta.nl

p1: linker kolom. Hier staat het gemiddeld aantal uren dat er les gegeven wordt per week. Er wordt les gegeven in alle weken, dus het gemiddeld aantal is 3,50, 2 of 1,5. Per week is dat gemiddeld 25,00. p2: Het totaal aantal klokuren per dagdeel en voor het hele schooljaar wordt opgeteld. U heeft 12 vakantieweken ingevoerd. Dat resulteert in 40 werkweken x 25,00 klokuren per week = 1000 klokuren totaal. Als we verderop de vrije dagen invoeren, zal het aantal klokuren dalen. > Laat alle records weer zien door te kiezen voor Herstel. 1.2.5. Studiedagen en vrije dagen in de lessentabel In deze paragraaf leert u studiedagen, vakantiedagen, sportdagen en dergelijke invoeren in de lessentabel. leert u hoe het totaal aantal lessen per groep wordt uitgerekend. leert u hoe de onderwijstijd wordt berekend. In de lessentabel zijn de vakantieweken opgenomen. De vakantieweken zijn afhankelijk van de vakantieregio waar de school deel van uit maakt. In menu S2.2.1 hebben we die weken ingevoerd. Dat zijn hele weken. Naast de vakantieweken zijn er hele of halve dagen waarop er geen les gegeven wordt, zoals studiedagen, feestdagen, sportdagen of vrijdagmiddagen voor het begin van een vakantie. Ook die dagen voeren we in, zodat we een nauwkeurig beeld krijgen van het aantal klokuren dat er les gegeven wordt per groep. > Ga naar menu S2.2.5, tab Weken. Op de eerste dag voor de herfstvakantie is er een studiedag voor alle leerkrachten. Dat is de vrijdag van week 41. Alle leerlingen zijn vrij, er wordt die dag geen lesgegeven. > Filter op vrijdagmorgen en vrijdagmiddag. > Filter op weeknummer 41. > Klik op het grijze driehoekje onder 41. 21 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Het dialoogvenster verschijnt. > Voer 0 klokuren in en klik op Toekennen. > Klik vervolgens op Opslaan. > Klik op Herstel. We controleren wat er is gebeurd. > Filter op Gr4 (als voorbeeld). We zien het volgende: In week 41 wordt er op vrijdag geen les gegeven. Totaal worden in week 41 minder lessen verzorgd dan in andere weken. (20 in plaats van 20,5) Gemiddeld over het hele schooljaar worden op vrijdag minder lessen verzorgd dan op andere dagen. (1,95 in plaats van 2,0) Dat houdt in dat wanneer we vervolgens lessen toedelen aan een leerkracht dat de leerkracht die bijvoorbeeld op dondermorgen lesgeeft op jaarbasis meer klokuren lesgeeft dan de leerkracht die op vrijdagmorgen lesgeeft. Maar er zijn nog meer aanpassingen. Als oefening voeren we nog enkele vrije dagen in. Invoer van het complete jaarrooster Voer onderstaande opdracht exact zo uit als aangegeven. Dat kost een paar minuten werk maar is wel nodig om alle verdere oefeningen goed te kunnen maken. En vergeet niet op te slaan. Voor een juiste invoer kiest u telkens eerst voor Herstel en dan voor de nieuwe filters. 22 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Voer studiedagen in voor de gehele school: op een dinsdag (week 10), en een donderdag (week 21), en een woensdag (week 39), en een vrijdag (week 49). > Voer twee feestdagen in voor de gehele school, beide op een maandag (week 11 en 24). > Voer een studiedag in enkel voor GR1/2, Gr3 en Gr4 op een donderdagmiddag (week 15). > Voer twee vrije vrijdagen in voor groep 1/2 in week 5 en 19. Toelichting studiedagen op de jaartaak Het is mogelijk om de studiedagen en aanpassingen te vermelden op de jaartaak. > Ga naar menu S2.2.1, tab Algemeen. > Maak het blok om de toelichting in te voeren wat groter. > Voeg de studiedag van week 49 toe en kies voor Opslaan. Rapportage van het jaarrooster Het is mogelijk om het jaarrooster in zijn geheel of per groep te exporteren naar Excel. > Herstel alle selecties en selecteer GR1/2 (als voorbeeld). > Klik rechtsboven op de knop Naar Excel. Er wordt een Excelrapport aangemaakt. 23 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Bekijk het resultaat. > Sluit het Excelbestand. 1.2.6. Lesuren en onderwijstijd per groep In deze paragraaf leert u hoe de lesuren en de onderwijstijd per groep worden berekend. De uren die gedetailleerd ingevoerd zijn in menu S2.2.5 worden samengevat in menu S2.2.4. > Ga naar menu S2.2.4 Groepen. Weken. Dit zijn de weken uit menu S2.2.1 Periodeweken. Lesuren. Dit is het gemiddelde aantal uren les per week. Hierbij is rekening gehouden met de vrije dagen zoals die ingevoerd zijn in menu S2.2.5. Gewogen onderwijstijd. Voor het aantal uren dat leerlingen in een groep les krijgen (de onderwijstijd) telt in dit voorbeeld de combigroep GR1/2 dubbel omdat de leerlingen 2 jaar lang les krijgen in deze groep. Te verzorgen lessen. Aantal weken x gemiddeld aantal lessen per week. > Voer gewicht 1 in bij groep 8 in de kolom Gew. Onderwijstijd. > Klik op Opslaan. Onderwijstijd 24 Foleta Handleiding support.foleta.nl

In de wet wordt gesproken over het aantal klokuren les dat een leerling gedurende de loopbaan op school moet worden aangeboden. Voor de eerste vier jaren van de basisschool (onderbouw) bedraagt dat in totaal minimaal 3520 klokuren. Voor de volgende vier schooljaren bedraagt dat in totaal minimaal 3760 klokuren. Samen zijn dat 7280 klokuren. Daarnaast zijn er 240 klokuren die vrij te verdelen zijn over de leerjaren waarbij het totaal op 7520 klokuren komt. In menu S2.2.4 kunt u controleren of het totaal dat in een bepaald schooljaar wordt aangeboden overeenkomt met de minimale eisen. Voor groep 1/2 moeten de uren dubbel tellen omdat de leerlingen 2 jaar in die groep les krijgen. 1.3. 1.3.1. Taken Takenlijst In deze paragraaf leert u waar de taken voor de leerkrachten moeten worden ingevoerd. Naast lessen worden er ook taken verzorgd door leerkrachten. In Foleta worden de taken en uren die daarvoor worden uitgetrokken eerst begroot en daarna toegedeeld. > Open menu S2.2.8 Takenlijst. U ziet hier een lijst met taken en budgetten voor die taken. 25 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Een taak behoort tot een taakgroep en kan aan een afdeling (team) gekoppeld zijn. U ziet hoeveel leerkrachten de taak toegedeeld kunnen krijgen en hoeveel klokuren de taak per persoon betreft. Het totaal wordt opgeteld. Nieuwe taken kunt u invoeren in menu S1.1.6 Taken en nieuwe taakgroepen in menu S1.1.5 Taakgroepen. Een taak toevoegen In menu S2.2.8 staan de taken die dat schooljaar actief zijn. De taken zelf staan in menu S1.1.6. > Klik op de tab S1.1.6 Taken. > Klik rechtsboven op Nieuw. Maak een nieuwe taak aan: Kerst, Organisatie kerst. > Kies voor Opslaan. > Klik op de tab Takenlijst. De nieuwe taak is verschenen. > Kies voor de taakgroep Feesten. > Voer bij aantal 2 in en bij klokuren 5. > Klik op Opslaan. Het totaal wordt uitgerekend. > Zie hier voor meer informatie over menu S2.2.8 Takenlijst. 1.3.2. Algemene schooltaken en professionele ontwikkeling Automatisch uren voor taken berekenen Naast het gedetailleerd beschrijven van taken zijn er ook mogelijkheden om de taken minder gedetailleerd te beschrijven en automatisch toe te delen. Professionele ontwikkeling Voor professionele ontwikkeling worden klokuren uitgetrokken. De CAO spreekt van 83 klokuren bij een fulltime aanstelling. 26 Foleta Handleiding support.foleta.nl

In Foleta kunt u die regel invoeren en op basis daarvan worden de uren berekend. > Ga naar menu S2.2.2, tab Professionele ontwikkeling. Alle leerkrachten krijgen 83 klokuren. De omvang is afhankelijk van hun netto aanstelling. Zie hier voor meer informatie over professionalisering. Algemene schooltaken > Ga naar S2.2.2 tab Algemene schooltaken. Als er een algemeen niet nader beschreven budget is voor taken, is er sprake van algemene schooltaken. De omvang ervan kan afhankelijk zijn van de aanstelling (relatief), net als bij de professionalisering. Maar het kan daar ook onafhankelijk van zijn, bijvoorbeeld: iedereen op school krijgt 20 klokuren vast. Of een combinatie ervan. Kenmerk is dat op de jaartaak niet beschreven wordt waar de uren precies aan worden besteed en voor hoeveel uur. Klik op de tab Algemene schooltaken. In onderstaand voorbeeld krijgt elke docent 20 klokuren vast. Zie hier voor meer informatie over algemene schooltaken. Taakbeleid taken > Klik op de tab Taakbeleid. Taakbeleid taken lijken op algemene schooltaken in die zin dat de uren automatisch berekend worden. Het verschil is dat wel beschreven is waaraan de uren worden besteed. Bijvoorbeeld de uren die voor vergaderen worden uitgetrokken. De school wil die uren graag op de jaartaak gespecificeerd zien en ze automatisch uitgerekend hebben. Een voordeel is dat bij verandering van de aanstelling ook de uren voor de taak automatisch worden aangepast. In onderstaand voorbeeld is afgesproken dat elke leerkracht met een aanstelling groter dan 0,2000 voor pleinwacht 30 klokuren krijgt, afhankelijk van de omvang van de aanstelling. Voor alle leerkrachten worden de uren opgeteld en genoteerd in menu 27 Foleta Handleiding support.foleta.nl

S3.1.1. Ze zullen automatisch op de jaartaak verschijnen. Er zijn veel verschillende toepassingen mogelijk. Zie hier voor meer informatie. 1.4. 1.4.1. Medewerkers en aanstellingen Medewerkers In deze paragraaf leert u hoe u de gegevens van de medewerkers kunt invoeren. In Foleta gaan we uit van een bestuur (of scholengroep) met een of meerdere scholen. De persoonlijke gegevens van medewerkers worden geregistreerd op het niveau van het bestuur. De aanstellingen worden geregistreerd op het niveau van de school. Medewerkers hebben namelijk een aanstelling bij het bestuur en zijn vanuit dat bestuur werkzaam bij één of meerdere scholen. > Klik linksboven op scholengroep...:oefen-po. > Ga naar menu G1.1.2 Medewerkers. U ziet de persoonlijke gegevens van alle medewerkers, OP, OOP en Directie. Het betreft enkel gegevens die nodig kunnen zijn voor de les- en taaktoedeling. > Ga naar medewerker Nadia den Hartog door een deel van haar naam in het zoekveld in te voeren. 28 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Klik op de regel van de medewerker. Enkele persoonsgegevens verschijnen. Niet alle velden zijn verplicht om te gebruiken. De velden met een * zijn dat wel. Wanneer u beschikt over een koppeling met het HRM-systeem van RAET (YouForce), Merces (Hr2day) of AFAS (Profit HRM) worden de persoonsgegevens vanuit het HRMsysteem 's nachts bijgewerkt. We voeren een nieuwe medewerker in. > Ga terug naar het dashboard door bovenaan op Oefen-po te klikken. > Kies weer voor menu G1.1.2. > Klik rechtsboven op Nieuw. Voer enkel de verplichte gegevens in: Personeelscode: Miriam HRM-id: 232323 Geboortedatum: 16-01-1990 Voornaam: Miriam Achternaam: Boelens > Kies voor Opslaan. Miriam werkt op De Tamboerijn. > Klik op de tab Aanstellingen. 29 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Klik rechtsboven op Nieuw. > Klik op Opslaan. 1.4.2. S2.1.1. De aanstelling van een medewerker In deze paragraaf leert u hoe u de gegevens van de medewerkers in een schooljaar op een school kunt invoeren: team, functie, persoonlijke opslag, opmerkingen op het taakoverzicht, grootte en samenstelling van de aanstelling en invulling duurzame inzetbaarheid. De persoonlijke gegevens van medewerkers worden genoteerd op groeps- of bestuursniveau. Op schoolniveau worden de aanstellingen en verloven genoteerd. > Ga naar menu S2.1.1 Aanstelling medewerker. > Kies voor de nieuwe medewerker Miriam. We voeren enkele persoonlijke gegevens in. Afdeling: Onderbouw Functie: Leerkracht LA > Klik op Opslaan. De aanstellingen Miriam gaat volledig werken. Ze werkt voor 1,0000 op De Tamboerijn als leerkracht en wordt voor 0,2000 gedetacheerd binnen het bestuur naar het stafbureau voor projecten. > Klik rechtsboven op + Aanwezigheid. Onderaan verschijnt een lege regel. > Kies voor een bruto wtf van 1,0000 en zorg ervoor dat de aanstelling loopt van 01-08-2016 tot en met 31-07-2017. 30 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Kies voor Opslaan. > Klik rechtsboven op + Afwezigheid. Onderaan opent zich een regel bij Afwezigheid. > Kies detachering uit (SG) met een omvang van 0,2000 voor het gehele schooljaar. > Kies voor Opslaan. Bovenaan ziet u dat Miriam op school een netto werktijdfactor heeft van 0,8000. De cao gaat uit van 40 klokuren inzetbaarheid per week bij een volledige aanstelling. U ziet dat zij op school inzetbaar is voor 32 klokuren. Zie hier voor meer informatie over aanstellingen. Duurzame inzetbaarheid Het recht op duurzame inzetbaarheid wordt berekend over de bruto werktijdfactor. > Klik in menu S2.1.1 op de tab DI. Bovenaan het scherm ziet u het recht. Daaronder kunt u aangeven waar de uren voor ingezet worden. (opname) 31 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Klik rechtsboven op de knop +DI > Kies voor DI Basis - ontwikkeling. > Voer de omvang 0,0241 in. Dat is gelijk aan het recht van 40/1659 klokuren. > Kies voor Opslaan. Zie hier voor meer informatie over duurzame inzetbaarheid. 1.5. 1.5.1. Toedeling van lessen en taken Toedeling van lessen In deze paragraaf leert u hoe u lessen aan groepen kunt toedelen aan leerkrachten. Nadat lessentabellen, jaarkalender, takenlijsten en aanstellingen van medewerkers zijn ingevoerd, is bekend hoeveel uren aan werkzaamheden verricht moeten worden en wie dat kunnen gaan doen. De volgende stap is het toedelen van lessen en taken aan leerkrachten. In dat kader is het van belang te weten of de school gekozen heeft voor het basismodel of voor het overlegmodel. In het basismodel geldt dat een leerkracht met een volledige aanstelling 930 klokuren voor de klas staat, niet meer en niet minder. Geeft een leerkracht bijvoorbeeld 950 klokuren les, dan moet iemand anders 20 klokuren overnemen. In het overlegmodel ligt dat niet zo scherp, daar kan men wel afwijken van de 930 norm. Voor welk model de school kiest wordt ingevoerd in overleg met de accountmanager van Foleta. Zie hier voor meer informatie over het basismodel of het overlegmodel. > Kies voor menu S3.1.3 Lessen aan groepen. De school waar Miriam werkt heeft gekozen voor het basismodel. Miriam heeft een netto aanstelling van 0,8000. Dat betekent dat zij 0,8000 x 930 klokuren = 744 klokuren les mag geven. Dat ziet u dan ook boven Miriam staan. 32 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Verder ziet u op dit scherm het volgende: Aan de linkerkant ziet u hoeveel klokuren er per les en groep gegeven moeten worden. Voor bijvoorbeeld GR1/2 op maandagmorgen moeten 133,00 klokuren lessen worden verzorgd. Die uren zijn berekend in menu S2.2.5 Lessentabel. Miriam gaat lesgeven aan Gr1/2. > Filter op Groep 1/2. > Klik bij Miriam op het vinkje mamo. U ziet dat de 133 klokuren toegedeeld zijn aan Miriam. Er zijn nog 611 klokuren te gaan. > Vink de andere lessen ook aan zoals in onderstaand voorbeeld, waarbij Doreen werkt op vrijdag en Miriam op de andere dagen. > Klik op Opslaan. Lessen overnemen U ziet dat Miriam 28,50 lessen teveel geeft en dat Doreen 28,41 lessen te weinig verzorgt. 33 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Op maandagmorgen zal Doreen enkele weken de les van Miriam overnemen. > Vink ook bij Doreen maandagmorgen aan. Onder # verschijnt het getal 2 ten teken dat de lessen verzorgd worden door 2 docenten. De volgende stap is dat we aangeven op welke dag Doreen lessen van Miriam overneemt. > Klik op het getal 2. Er opent zich een nieuw venster. Hier kunnen de uren ingevoerd worden die Doreen overneemt van Miriam. > Voer 3,5 les in in week 34 tot en met 41 en verwijder die bij Miriam. Dit is het resultaat: > Klik op Toekennen en daarna op Opslaan. Het resultaat is dat het saldo van Miriam praktisch verdwenen is. 34 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Meerdere leerkrachten op een groep Er zijn nog meer mogelijkheden waarbij meerdere leerkrachten lesgeven aan een groep. Wanneer bijvoorbeeld 2 leerkrachten tegelijk samen lesgeven aan een grote groep of wanneer ze elkaar afwisselen. De inrichting ervan is steeds net iets anders. Klik hier voor een beschrijving van de mogelijkheden. Het overlegmodel In het overlegmodel wordt anders gerekend. We laten dit zien aan de hand van een voorbeeld. Brian heeft een aanstelling van 0,8000. U ziet dat er 1152,31 aan lessen toe te delen zijn. In het overlegmodel gaan we niet uit van de 930 klokuren maximaal aan contacturen voor een leerkracht. We zien alle uren die nog niet zijn toegedeeld, inclusief de uren voor- en nawerk. Links ziet u dat er op maandagmorgen 110,50 klokuren aan lessen moeten worden worden verzorgd. Dat zijn contacturen. De lessen op maandagmorgen worden toegedeeld. Er zijn 110,50 contacturen toegedeeld. Brian krijgt 151,21 klokuren, inclusief het voor- en nawerk. 35 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Het aantal uren dat door Brian aan lessen kan worden besteed wordt minder wanneer we hem taken geven. Bij het toedelen van taken komen we terug op dit voorbeeld. 1.5.2. Toedeling van taken In deze paragraaf leert u hoe u de taakuren kunt toedelen aan de leerkrachten. De taken die op de takenlijst ( S2.2.8) staan, worden handmatig toegedeeld aan de leerkrachten. > Kies voor menu S3.1.1 Uren aan taken. > Kies voor werknemer Miriam. U ziet dat er al 80 uren zijn verdeeld. Dat zijn de uren die automatisch zijn ingevuld. In menu S2.2.2 zijn die uren uitgerekend. Links ziet u dat Miriam nog ruimte heeft om taken te verzorgen van 152 klokuren. Per taak ziet u hoeveel klokuren er verzorgd moeten worden. Dat aantal uren is ingevoerd in menu S2.2.8 Takenlijst. U ziet bijvoorbeeld dat voor de OR 2 x 40 klokuren zijn begroot, dat er 40 klokuren zijn toegedeeld en er nog 40 klokuren kunnen worden toegedeeld. > Geef haar 40 klokuren voor OR en 40 voor MR en 35 voor rugzak. > Kies voor Opslaan. Toedeling van Taken in het overlegmodel Het toedelen van taken in het overlegmodel werkt op dezelfde manier als in het basismodel. Het verschil zit hem in het feit dat de contacturen voor lessen niet vastliggen en er leerkrachten kunnen zijn die meer of minder uren lesgeven dan de 930 klokuren en als gevolg daarvan meer of minder uren hebben voor taken. 36 Foleta Handleiding support.foleta.nl

1.6. 1.6.1. Rapportages De individuele jaartaak S3.1.5 en S4.1.1 In deze paragraaf maakt u kennis met de individuele jaartaak. De jaartaak Als u met Foleta aan het werk bent kunt u veel plaatsen de jaartaak zien. Bijvoorbeeld in menu S2.1.1 en menu G1.1.2. > Ga naar menu S2.1.1. > Kies voor Miriam en klik op de tab Jaartaak. > Bekijk de jaartaak, scroll helemaal naar beneden. > Sluit de jaartaak. > Ga naar menu G1.1.2. > Klik geheel rechts op de twee pijltjes bij Miriam, ook daar ziet u de jaartaak. Zo zijn er nog een paar plaatsen in het programma waar u door op de personeelscode te klikken de jaartaak ziet. Er is ook een rapport met de jaartaak. > Ga naar school De Tamboerijn en schooljaar 2016-2017. > Klik rechts op S4.1.1 Individuele jaartaak. Bovenaan ziet u bij 'Te tonen opties' tal van mogelijkheden om gegevens al dan niet op te nemen in het rapport. 37 Foleta Handleiding support.foleta.nl

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een Blok voor handtekening toe te voegen. Met daar de tekst die u aan alle leerkrachten wilt melden. Die opmerking voert u in in menu S2.2.1. > Vink aan dat u Blok voor handtekening op wilt nemen in het rapport. > Vink docent Miriam aan en kies voor Genereer rapport. > Sluit het scherm. 38 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Vink Toon lessen per week ook aan. Daarmee wordt het complete rooster van de docent toegevoegd. > Maak de jaartaak van Miriam opnieuw. Nu wordt ook het rooster gegenereerd. (In onderstaand voorbeeld ziet u een deel van het overzicht, enkel week 35 tm 49) Klik hier voor meer informatie over de individuele jaartaak. Hier vindt u tevens informatie over het verzenden van de jaartaak per mail. Klik hier voor meer informatie over de docent die in kan loggen in Foleta om zijn of haar jaartaak te bekijken. 1.6.2. Enkele belangrijke rapporten In deze paragraaf maakt u kennis met rapportages naar Excel en pdf. maakt u kennis met rapporten voor scholen en voor scholengroepen (besturen). maakt u kennis met enkele belangrijke rapporten: S4.1.4 Aanstellingsoverzicht. S4.1.8 Takenlijst (+ per leerkracht). S4.1.61 Dagdelen (PO). S3.1.1. Excel. U kunt filters gebruiken om het gewenste rapport te maken. Zie hier voor meer informatie over het gebruik van filters. > Ga naar De Tamboerijn, schooljaar 2016-2017. S4.1.4 Aanstellingen Het Excelrapport beschikt over veel gegevens, onder meer over duurzame inzetbaarheid. > Genereer rapport S4.1.4. 39 Foleta Handleiding support.foleta.nl

U ziet alle gegevens van de medewerkers. > Klik op de tab Aanstellingsgegevens. U ziet de aanstellingsgegevens. U kunt alle overzichten exporteren naar Excel. > Klik rechtsboven op de knop Naar Excel. > Bekijk het Excelbestand en sluit het daarna. > Klik op de tab DI. U ziet alle gegevens over de directe inzetbaarheid. > Bekijk ook de overige overzichten. > Ga naar rechts om de aanstellingsgegevens met betrekking tot duurzame inzetbaarheid te zien. Een rapport voor de gehele scholengroep U kunt rapporten ook genereren voor de gehele scholengroep. Of dat mogelijk is is afhankelijk van uw rechten. > Verwijder de filter op School. De gegevens van alle medewerkers van de scholengroep worden in een rapport gegenereerd. S4.1.8 Takenlijst (+ per leerkracht) > Ga naar rapport S4.1.8 en vink aan Groeperen per: Taken met medewerkers. 40 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Genereer het rapport naar pdf. S4.1.61 Dagdelen (PO) Aanwezigheid Dit rapport laat zien wie er op welke dagen op school werkzaam zijn. U ziet het aantal klokuren per les, gewogen op jaarbasis. S3.1.1 Taakverdeling > Ga naar menu S3.1.1. > Klik rechtsboven op Naar Excel. In een overzicht staan alle leerkrachten met hun taken en uren bij elkaar. 41 Foleta Handleiding support.foleta.nl

1.7. 1.7.1. Tenslotte Rollen en rechten In deze demo heeft u alle rechten. U kunt naar beide scholen en u kunt ook op bestuursniveau gegevens bekijken en muteren. Er zijn geen beperkingen. In de praktijk ligt dat anders. Elke gebruiker krijgt een rol. Zo is er de rol van de groepsbeheerder met alle rechten, maar er zijn ook rollen met beperkte rechten, zoals: De schoolbeheerder die enkel de gegevens van de eigen school mag zien en bewerken. De schoolbeheerder die de gegevens van de eigen school mag muteren, behalve de aanstellingsgegevens. De kijker die enkel gegevens mag bekijken en niets mag wijzigen. De controller die enkel financiële gegevens op bestuursniveau mag wijzigen en andere gegevens mag bekijken. De leerkracht die de eigen jaartaak mag inzien gedurende een bepaalde periode. De teamleider die de gegevens van zijn/haar team mag bekijken en muteren. De medewerker P&O die de personeelsgegevens van alle medewerkers op alle scholen onder het bestuur mag muteren. En zo zijn er nog veel meer rollen. Het gebruik van verschillende rollen heeft onder meer als voordeel dat werk veilig uitbesteed kan worden en dat iedereen met zijn of haar eigen deel van de gezamenlijke database kan werken. Een database waar iedereen mee werkt zorgt ervoor dat er maar een waarheid is en er nooit misverstanden zijn. Dat zorgt voor een goede en efficiënte samenwerking. De accountmanager van Foleta helpt u te bepalen welke rollen in uw situatie het best gebruikt kunnen worden. Zie hier voor meer informatie over rollen en rechten. 42 Foleta Handleiding support.foleta.nl

1.7.2. Contact en nadere informatie In korte tijd heeft u een groot deel van ons programma doorgenomen. We hopen dat u een goede indruk gekregen heeft. Tenslotte nog enkele zaken die van belang zijn Aanvraag en gebruik is alleen mogelijk met een e-mailadres dat nog niet eerder een aanvraag gedaan heeft. Na aanvraag wordt de demo-omgeving 30 dagen voor u beschikbaar gesteld. Na het aflopen van deze periode: is inloggen niet langer mogelijk. worden uw gegevens verwijderd. Het is niet mogelijk om data van de demo-omgeving over te zetten naar de daadwerkelijke applicatie. Er valt nog veel meer te zeggen over de formatieplanning, les- taaktoedeling. En daarbij denken we niet in de laatste plaats aan de mogelijkheden voor besturen zoals de HRM-koppeling en de benchmark. Heeft u vragen, neem dan telefonisch of per mail contact met ons op. Ook kan een accountmanager bij u en/of het bestuursbureau langskomen om een en ander toe te lichten. Vriendelijke groeten, Het Foleta-team 1.8. 1.8.1. Veel gestelde vragen (FAQ) Hoe voeg ik halverwege het schooljaar een nieuwe groep toe? In het Primaire Onderwijs komt het voor dat halverwege het schooljaar een extra groep moet worden gevormd. Hoe kan ik per ingang van week 10 een een nieuwe groep 1/2 toevoegen? Oplossing > Ga naar menu S2.2.4, klik op tab S1.1.2 en maak de maak de nieuwe groep aan. Bijvoorbeeld GR1/2B. > Klik op tab Overzicht. 43 Foleta Handleiding support.foleta.nl

> Voer het aantal leerlingen van de nieuwe groep in. > Ga naar menu S2.2.5 en kopieer de lessentabel van een bestaande opleiding Gr1/2A, naar de nieuwe groep. Kies voor een groep met een (bijna) gelijke lessentabel per week. Als u werkt met de Weken lessentabel: > Ga naar S2.2.5, tab Weken. Filter op de nieuwe groep. > Pas waar nodig de lessentabel per week aan. > Haal de lessen tot week 10 weg. > Ga naar S3.1.3. > Filter op de nieuwe groep. > Deel de lessen toe aan de docent(en). > Ga naar menu S4.1.1 jaartaak. Controleer bij de wekentabel of het allemaal naar wens is. Als u werkt met een gemiddeld aantal lesweken per jaar > Pas waar nodig de lessentabel per week aan. > Ga terug naar S2.2.4. Groepen. Pas het aantal weken voor de nieuwe groep aan naar het aantal weken dat deze groep les heeft. > Ga naar S3.1.3. > Filter op de nieuwe groep. > Deel de lessen toe aan de docent(en). > Ga naar menu S4.1.1 jaartaak. Controleer bij de wekentabel of het allemaal naar wens is. 44 Foleta Handleiding support.foleta.nl

1.8.2. Alle lessen verplaatsen naar een andere leerkracht Merel neemt de lessen van Doreen over. > Ga naar menu S3.1.3. > Filter de leerkrachten Merel en Doreen. > Sorteer op leerkracht Doreen. > Verwijder de vinkjes bij Doreen. > Klik op Opslaan. > Deel de lessen toe aan de andere Merel. 45 Foleta Handleiding support.foleta.nl

46 Foleta Handleiding support.foleta.nl