1 HET ICT-BELEID IN DE GROEP HUMANE WETENSCHAPPEN Groepsbestuur 7 juli 2011 Deze nota bespreekt het ICT-beleid in de Groep Humane Wetenschappen en is gebaseerd op: - De nota van Fred Truyen, Patrick Onghena en Katrien Verhelst van december 2010 - De nota van Filip Abraham van februari 2011 - De FEB nota van Luc Sels en Dirk Rober van april 2011 en de verschillende follow-up nota s vanuit FEB. - Het verslag van het Groepsbestuur van 28 april 2011 - De bespreking in het Groepsbestuur - Overleg met facultaire betrokkenen. 1. Basisprincipes Het ICT-beleid situeert zich op drie niveaus. Het universiteitsbrede niveau betreft de ICT-governance van de K.U.Leuven. De beleidsvisie van de Groep Humane Wetenschappen (HW) past binnen dit universiteitsbrede beleidskader. De Groep geeft ook vorm aan dit beleid via haar vertegenwoordiging in de universiteitsbrede ICTorganen die vorm geven aan dit beleid. Deze nota gaat niet verder in op dit universiteitsbrede beleid. Het tweede beleidsniveau situeert zich op het niveau van de faculteit. In het model dat in deze nota wordt voorgesteld, behoudt de faculteit de bevoegdheden die toelaten om tegemoet te komen aan facultaire preferenties, prioriteiten en aandachtspunten. Fundamenteel is het principe dat binnen de Groep HW de residuaire bevoegdheden aan de faculteiten toekomen. Dit houdt in dat de bevoegdheden, die niet expliciet door de faculteiten via een beslissing van het Groepsbestuur zijn gedelegeerd naar het groepsniveau, door de faculteiten zelf worden uitgeoefend. Dit principe is consistent
2 met de benadering van subsidiariteit die de hoeksteen vormt van de bevoegdheidsverdeling in de Groep HW. Het derde beleidsniveau is dat van de Groep HW. In deze nota wordt voorgesteld dat de groep een belangrijke rol speelt van brug tussen het universiteitsbrede beleid en het beleid van de faculteiten. Dit betekent enerzijds dat prioriteiten, aandachtspunten, preferenties en initiatieven van de faculteiten via het groepsniveau in de universiteitsbrede beleidsorganen worden behartigd. Anderzijds verzekert het groepsniveau de doorstroming van het universiteitsbrede beleid naar het facultaire niveau. De groep is verder verantwoordelijk voor een aantal ICT-bevoegdheden die op het niveau van de groep worden geplaatst om schaalvoordelen, synergieën en specialisatievoordelen te realiseren. Tenslotte verzorgt de groep een coördinerende rol bij initiatieven waarbij meer dan één faculteit betrokken is. In deel 2 wordt verder ingegaan op de bevoegdheden van het groepsniveau. Om dit alles te realiseren wordt een domeinbeheerder ICT HW aangesteld (zie deel 3 van de nota). Tevens is er nood aan een efficiënt bestuursmodel met transparante financiële afspraken (zie deel 4 van de nota). 2. De rol van het groepsniveau in de ICT-beleidstrategie van HW De ICT-beleidstrategie van de Groep HW verzorgt de brug tussen het universiteitsbrede en facultaire ICT-beleidsniveau. i. de vertegenwoordiging van de Groep HW in de universiteitbrede ICT-organen behartigt de prioriteiten, aandachtspunten, preferenties en initiatieven van de groep en de faculteiten. ii. de vertegenwoordiging van de Groep HW in de universiteitsbrede ICT-organen verzekert de doorstroming van het universiteitsbrede beleid naar het groepsen facultaire niveau De ICT-beleidstrategie van de Groep Humane Wetenschappen legt de beslissingsbevoegdheid voor volgende ICT-toepassingen op het niveau van de Groep HW:
3 i. de uitbouw en het beheer van de gemeenschappelijke infrastructuur, inclusief de A-computerzalen van de Groep en het serverpark voor de groepstoepassingen. Dit houdt o.m. in het analyseren, ontwikkelen, implementeren en operationeel houden van de infrastructuur. Het doel is schaalvoordelen te realiseren. ii. de ontwikkeling van gemeenschappelijke ICT-toepassingen voor de bibliotheken. iii. de ontwikkeling en het ter beschikking stellen van gemeenschappelijke ICTtoepassingen op het gebied van onderwijs. Het doel is universiteitsbrede ICTtoepassingen op een optimale wijze ter beschikking te stellen aan de faculteiten alsook het ontwikkelen van specifieke onderwijstoepassingen voor de Groep HW en de faculteiten. iv. de ontwikkeling en het ter beschikking stellen van gemeenschappelijke ICTtoepassingen op het gebied voor onderzoek. Het doel is specifieke onderzoekstoepassingen voor de Groep HW te realiseren in de mate dat dergelijke toepassingen voor de Groep HW als geheel of voor een voldoende aantal faculteiten nuttig kunnen zijn. v. de ontwikkeling en het ter beschikking stellen van gemeenschappelijke ICTtoepassingen op het gebied van beleidsinformatica. De doelstelling is de universiteitsbrede databestanden en administratieve toepassingen op een optimale wijze ter beschikking te stellen van de groep en van de faculteiten. Verder worden bijkomende instrumenten inzake databeheer en beleidsinformatica ontwikkeld die voor de groep en de faculteiten van nut zijn. vi. de bepaling van de personeelsinzet voor de taken op groepsniveau die in punten (i) tot (v) worden gedefinieerd. Hierbij wordt rekening gehouden en aandacht besteed aan de specialisatie, expertise en de ontwikkeling van de loopbaanpaden van de informatici in de groep. De ICT-beleidstrategie van de Groep HW speelt een coördinerende rol bij initiatieven waarbij meer dan één faculteit betrokken is. Deze coördinerende functie houdt de ontwikkeling van ICT-business cases in en de onderlinge afstemming van personeelsinzet in gemeenschappelijke projecten. 3. Rol en functie ICT-diensthoofd : Domeinbeheerder ICT HW (vacature op groepsniveau) Op het niveau van de Groep HW wordt een domeinbeheerder ICT HW aangesteld. Voor deze functie wordt een aanstelling voorzien van een functie klasse 4 op groepsniveau
4 voor de ICT-beleidsdomeinen infrastructuur, bibliotheek, onderwijs, onderzoek en informatiemanagement. Deze persoon is een stafmedewerker van de Groepsdiensten met als hiërarchisch diensthoofd de groepsbeheerder. Het doel van de functie wordt bepaald door de bevoegdheden van het groepsniveau die in deel 2 van deze nota werden gedefinieerd. De functiebeschrijving is de volgende: Hij/zij vervult een brugfunctie tussen het universiteitsbrede ICT-beleid enerzijds en het ICT-beleid van de groep en de faculteiten anderzijds. Hij/zij vertegenwoordigt de standpunten van de faculteiten en de groep in de universiteitsbrede organen waar hij/zij lid van is. Hij/zij draagt bij tot de implementatie van universiteitsbrede ICT.oplossingen binnen de Groep HW. Hij/zij is secretaris van de ICT-raad HW en overlegt met de voorzitter en groepsbeheerder over de langetermijn-ict-strategie van de groep. Hij/zij zetelt namens de Groep in de adviesraad architectuur en technologie, samen met de voorzitter van de ICT-raad HW. De doelstelling is dat hij/zij ook namens de Groep in de andere adviesraden van de universiteitsbrede ICT-governance zetelt en/of regelmatig overleg pleegt met de vertegenwoordigers van de Groep in deze adviesraden. Hij/zij is verantwoordelijk voor de volgende ICT-bevoegdheden: 1. uitbating infrastructuur van de Groep Hij/zij is als hiërarchisch diensthoofd verantwoordelijk voor de uitbating van de computerzalen van de Groep en is kredietbeheerder voor het ICT-budget van de Groep. Hij/zij legt jaarlijks een budget voor aan de ICT-Raad HW, die dit ter goedkeuring aan het Groepsbestuur doorstuurt. Hij/zij stemt samen met de zaalbeheerders en ICTS de investeringsnoden af voor de computerzalen HW en coördineert ook de ondersteuning van het PC-park en servers van de Groepsdiensten HW. 2. Opvolgen van de technische noden i.v.m bibliotheek en studielandschap.hij/zij is als hiërarchisch diensthoofd het aanspreekpunt binnen de Groep voor de activiteiten van LIBIS-Net en inventariseert in overleg met alle betrokkenen de functionele wensen van de bibliotheken en het studielandschap Agora voor het aanbieden van elektronische diensten 3. Het opvolgen van de ICT-ondersteuning voor onderwijs en onderwijsadministratie Hij/zij volgt de ontwikkelingen van het leerplatform en communiceert hierover via de geëigende kanalen aan de onderwijsondersteuners en eindgebruikers binnen HW. Hij/zij brengt gemeenschappelijke problemen rond administratieve
5 onderwijstoepassingen en de implementatie van nieuwe technische procedures voor de onderwijsadministratie in kaart en volgt ze op. 4. Het opvolgen van de ICT-ondersteuning voor onderzoek / uitwerken van een ICT-beleid wat betreft onderzoek Hij/zij volgt de gemeenschappelijke toepassingen van infrastructuur en software in de onderzoeksdomeinen van de Groep HW. In overleg met alle betrokkenen brengt hij/zij de ICT-behoeften op de middellange termijn in kaart met aandacht voor de aspecten als storage, verbruik en rekenkracht. 5. Het ontwikkelen en ondersteunen van instrumenten voor informatiemanagement. Als beleidsinformaticus ondersteunt hij/zij de groep en de faculteiten bij ICTtoepassingen met betrekking tot databeheer en administratief informatiemanagement. Zo brengt hij/zij de problemen m.b.t. de onderwijs-, onderzoeks- en personeelsgegevens in kaart die vanuit de universiteitsbrede databestanden worden aangereikt, en volgt de problemen op. 6. In overleg met alle betrokken partijen doet hij/zij voorstellen m.b.t. de personeelsinzet van informatici voor taken op groepsniveau aan het Groepsbestuur. In voorkomend geval fungeert hij/zij als hiërarchisch diensthoofd voor het ingezette personeel. Hij/zij verwerft hiërarchische bevoegdheid voor door het Groepsbestuur goedgekeurde business cases. Hij/zij coördineert in overleg met alle betrokkenen gemeenschappelijke ICTinitiatieven waarbij meerdere faculteiten betrokken zijn. Deze coördinatie situeert zich op het vlak van business cases, technische knowhow, pooling van personeel enz. 4. Bestuursmodel en financiële aspecten. Het ICT-bestuursmodel situeert zich op het niveau van de faculteit en van de groep. - De facultaire beleidsorganen zijn bevoegd voor de facultaire ICT-bevoegdheden. In de informaticaraden en de faculteitsbesturen worden de facultaire visie en de facultaire aandachtspunten voor het ICT-beleid geformuleerd. De facultaire ICTverantwoordelijken spelen een belangrijke inhoudelijke rol. - De ICT-raad HW bespreekt het ICT-beleid op groepsniveau en adviseert het Groepsbestuur.
6 - De portefeuillehouder ICT rapporteert aan het Groepsbestuur en zorgt voor de terugkoppeling naar de ICT-raad HW. - Het Groepsbestuur neemt de eindbeslissingen. Wanneer nuttig worden bij de bespreking van ICT-gerelateerde punten de voorzitter van de ICT-raad HW en de domeinbeheerder ICT uitgenodigd. Het is essentieel dat het bevoegdheidsniveau (universiteit, faculteit of groep) voor elke specifieke ICT-materie wordt vastgelegd. Dit bepaalt immers het niveau waarop de eindverantwoordelijkheid geplaatst wordt en van waaruit de functionele aansturing van de medewerkers gebeurt. Met als uitgangspunt de ICT-governance van de K.U.Leuven en de nota s vanuit de ICT-raad HW en FEB, wordt in de volgende maanden door een werkgroep een gedetailleerd voorstel voorbereid van de relevante taken en de bevoegde instanties. Dit voorstel over de ICT-governance in de Groep HW wordt aan het Groepsbestuur voorgelegd. Het is belangrijk dat verder wordt uitgeklaard hoe nieuwe groepsprojecten tot stand zullen komen. Het voorstel is hier dat enerzijds de domeinbeheerder ICT HW projecten voorstelt aan de faculteiten en het Groepsbestuur. Anderzijds heeft ook het Groepsbestuur de mogelijkheid om via de portefeuillehouder ICT projectopdrachten toe te vertrouwen aan de domeinbeheerder ICT HW. Een meer gedetailleerde omschrijving van de te volgen werkwijze wordt opgenomen in het voorstel over de ICT-governance in de Groep. De kost van de domeinbeheerder ICT (1,5 RE) wordt gedragen door het groepsbudget. Voor de vergoeding van groepstaken die door facultaire informatici worden uitgevoerd wordt in de volgende maanden een aangepast compensatiemodel ontwikkeld.