Medewerker bureau buitenland

Transcriptie

1 Medewerker bureau buitenland Doel Ontwikkelen en beheren van mobiliteit- en beurzenprogramma s en samenwerkingsverbanden met andere onderwijsinstellingen op het gebied van uitwisseling en/of ontwikkelingssamenwerking, zowel nationaal als internationaal en binnen de kaders van het ontwikkelplan van het College van Bestuur, met als doel het onderwijs van de instelling te internationaliseren en het uitwisselen van studenten en/of docenten te bevorderen. Context Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van: Directeur dienst Afdelingshoofd HayGroup 1 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING MEDEWERKER BUREAU BUITENLAND AUGUSTUS 2003

2 1 Beleidsvoorbereiding Signaleren van veranderingen en mogelijkheden op gebied van internationalisering en doen van concrete voorstellen voor verbetering hieromtrent 2 Programmaontwikkeling Signaleren, onderzoeken en concretiseren van samenwerkingsmogelijkheden met buitenlandse partners ten aanzien van de internationalisering van het onderwijs en/of onderzoek van de universiteit 3 Financiering Adviseren bij het opstellen van programmabegrotingen, alsmede coördineren van het verwerven van interne en/of externe middelen voor internationalisering van het onderwijs en onderzoek van de instelling 4 Programmabeheer Beheren van één of meerdere lopende programma s en de bijbehorende budgetten en bij knelpunten voorstellen voor verbetering doen en deze na goedkeuring doorvoeren 5 Communicatie en voorlichting Organiseren van informatiebijeenkomsten voor studenten van de instelling, buitenlandse studenten of universitair medewerkers, alsmede ontwikkelen van communicatiematerialen Visie van de instelling op internationalisering Beschikbare middelen Andere onderwijsinstellingen of donororganisaties Beschikbare middelen Visie van de dienst op internationalisering In overleg met faculteiten en/of onderwijsgroepen Regelgeving voor subsidieaanvragen Begroting van het programma Gemaakte programmaafspraken met partnerinstellingen Programmabudget In overleg met de partnerinstelling Visie en wensen van de instelling op gebied van internationalisering Onderwijsprogramma s van faculteiten Bevordering van uniform en actueel internationaliseringsbeleid en beleidsuitvoering op genoemde gebieden Bijdrage aan de ontwikkeling van nieuwe projecten, passend binnen het beleid van de instelling Financiële middelen om het programma of project conform de gestelde voorwaarden en planning van start te kunnen laten gaan Optimaal inhoudelijk en budgettair verloop van de programma s Bekendheid van het internationaliseringsbeleid van de instelling, alsmede een bijdrage aan de uitstraling van de gehele instelling Volgen van ontwikkelingen op gebied van internationalisering en/of ontwikkelingssamenwerking en hieraan gerelateerde gebieden Voeren van overleg met betrokkenen binnen de instelling en/of daarbuiten over de toekomst van internationalisering van het onderwijs Verbetervoorstellen voorleggen aan en afstemmen met het afdelingshoofd Volgen van internationale ontwikkelingen ten aanzien van programma s en projecten Benaderen van (nieuwe) partners om mogelijkheden mee te bespreken en te concretiseren Schrijven van projectaanvragen Onderzoeken van de mogelijkheden voor externe financiering, bij bijvoorbeeld NUFFIC, Ministeries, de Europese Unie of de Wereldbank Onderhouden van contacten met financiers Bevorderen van de netwerkvorming met andere instellingen Adviseren van faculteiten/afdelingen over de inrichting van subsidieaanvragen Verzamelen van informatie over programmavoortgang bij faculteiten, deelnemende studenten en bij partnerinstelling(en) Bij afwijkingen in de voortgang voorstellen doen om bij te sturen Volgen van de aan de programma s deelnemende studenten Zorgen voor verslaglegging van de programma s Monitoren van aanverwante processen, zoals huisvesting en visaverlening Toegankelijk maken van informatie over de diensten en mogelijkheden van de eigen dienst Ontwikkelen van studiegids met Engelstalig cursusaanbod HayGroup 2 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING MEDEWERKER BUREAU BUITENLAND AUGUSTUS 2003

3 6 Werving Begeleiden of opstellen van publicaties over de werkzaamheden en mogelijkheden van de afdeling, alsmede zorgen voor het ontwikkelen en beschikbaar zijn van wervend materiaal 7 Ondersteuning en advies Begeleiden en adviseren van facultaire medewerkers bij het internationaliseren van hun onderwijsprogramma 8 Financiën Beheren van de financiële middelen van de afdeling, voor de eerste, tweede en derde geldstroom Huisstijl van de instelling en de dienst Uitgangspunten van de dienst Doelstellingen van de afdeling In overleg met het Afdelingshoofd Beschikbare financiële informatie Richtlijnen van de EU en/of andere subsidieverstrekkers Werving van studenten en/of docenten voor deelname aan een programma, alsmede bevordering van de bekendheid van de afdeling bij de doelgroep Bijdrage aan de realisatie van de door de faculteit(en) geformuleerde doelstellingen op gebied van internationalisering en/of stimuleren van facultaire deelname aan programma s Kloppende begroting en continue inzicht in de beschikbaarheid van financiële middelen in het totaal en per programma/project Opstellen van plan voor werving van studenten en/of medewerkers Redigeren van teksten ter publicatie Plaatsen van advertenties in universiteitskrant Deelnemen aan al dan niet zelf georganiseerde beurzen en/of voorlichtingsbijeenkomsten Voeren van gesprekken met studenten over geschiktheid, visa, huisvesting en aansluiting op curriculum Beoordelen van voorstellen voor internationalisering Overdragen van kennis op gebied van internationaliseren Contact leggen met partnerinstellingen om facultaire collega s daar eventueel te kunnen introduceren Ondersteunen bij het opstellen van projectaanvragen Begeleiden van lopende projecten Verzamelen van financiële informatie bij de verschillende programmabeheerders Analyseren van de financiële informatie op volledigheid en juistheid Ontwikkelen van interne procedures voor administratief beheer Opstellen van begrotingen voor de afdeling als geheel en ondersteunen bij het opstellen van programmabegrotingen Opleveren van financiële rapportages 9 Academische samenwerking Signaleren van behoefte aan complementaire wetenschappelijke kennis en vervolgens in samenspraak met faculteiten, benaderen van buitenlandse universiteiten met gevraagde complementariteit Afspraken over samenwerking Stimulering van academische samenwerkingsverbanden met universiteiten Onderhouden van contacten met collega s van buitenlandse instellingen over de ontwikkelingen binnen de eigen instelling Voeren van overleg met faculteiten en beleidsmedewerkers over de behoefte aan strategische samenwerkingsverbanden Overdragen van de contacten Begeleiden van de relatie met de samenwerkende instelling 10 Alumni-netwerk Ontwikkelen en uitbouwen van het internationale netwerk van alumni van de instelling Samenspraak met eventueel aanwezige alumni-medewerker Specifieke verzoeken van facultair medewerkers Ambassadeurs voor de eigen instelling Bijhouden van database met alumni in het buitenland of hiervoor laten zorgen Informeren van alumni over activiteiten van de instelling Informeren van faculteiten over de werkzaamheden van alumni Eventueel organiseren of bijdragen aan de organisatie van alumni-bijeenkomsten HayGroup 3 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING MEDEWERKER BUREAU BUITENLAND AUGUSTUS 2003

4 11 Coördinatie werkuitvoering (variant) Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden Verkregen bevoegdheden en richtlijnen Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost HayGroup 4 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING MEDEWERKER BUREAU BUITENLAND AUGUSTUS 2003

5 Indelingscriteria Medewerker bureau buitenland Functieniveau Medewerker bureau buitenland 1 Medewerker bureau buitenland 2 Indelingscriteria Internationaliseringsbeleid Programmaontwikkeling en -beheer Coördinatie werkuitvoering Opstellen van voorstellen en adviezen ten aanzien van internationaliseringsbeleid gericht op de (middel)lange termijn, waarbij in beperkte mate en alleen in indirecte zin sprake is van doorwerking naar andere, verwante disciplines. Zelfstandig ontwikkelen en beheren van programma s voor internationalisering of ontwikkelingssamenwerking, in samenwerking met in- en externe belanghebbenden. Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden. Signaleren van verbetermogelijkheden en hiervoor beleidsvoorstellen doen gericht op de korte termijn en op deelaspecten van het beleid (bijvoorbeeld een programma of samenwerkingsverband) met een geringe doorwerking naar aanpalende disciplines. Beheren van ontwikkelings- of uitwisselingsprogramma s. Afstemmen met leidinggevende indien het beheer de kaders van het beleid raakt. niet van toepassing Indelingsregels Medewerker bureau buitenland Medewerker bureau buitenland 2 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker bureau buitenland 2 Medewerker bureau buitenland 1 is van toepassing indien aan 2 van de 3 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Medewerker bureau buitenland 1 HayGroup 5 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING MEDEWERKER BUREAU BUITENLAND AUGUSTUS 2003