Bespreking ICT pool

Transcriptie

1 BEHEERSOVEREENKOMST ICT : STAD OCMW - POLITIE Gemeentedecreet art.271. Tussen de gemeente en het OCMW kunnen beheersovereenkomsten gesloten worden over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeenten en het OCMW voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. OCMW decreet art. 45. Zelfde tekst als art. 271 van het Gemeentedecreet. DOELSTELLING. Een samenwerkingsovereenkomst sluiten tussen de twee besturen zodat er één feitelijke informaticadienst (pool) overblijft waar de financiële middelen, het personeel van de huidige informaticadiensten en de overige werkmiddelen (hard- en software) - onder leiding van de OCMW - informaticus Niveau A - als instrumentarium samengevoegd worden teneinde tot een optimale inzet van de overheidsmiddelen te komen om tot het beste resultaat voor diensten en burgers te bereiken. De besturen dienen op een gelijkwaardige manier ondersteund, hetgeen ondermeer betekent dat er een onmiddellijke bereikbaarheid van de ICT dienst gegarandeerd wordt op beide campi. OPDRACHT. Het opzetten van een strategisch ICT beleid via procesmanagement. Ontwikkelen van een front- en een backoffice met specialisatie. PERSONEELSOMKADERING. 1 Diensthoofd informatica niveau A 3 Informatici niveau B 1 Giscoördinator. niveau B 2 ict medewerkers niveau C. 1 administratief medewerker. De toelage hogere functie voor dhr.van Rossem Kevin blijft behouden tot in functie van de opmaak van het personeelsbehoeftenplan. AANKOOPBELEID. Alle ICT aankopen zullen gebeuren via de respectieve aankoopdiensten van Stad en OCMW, volgens de wettelijke structuren en specifieke processchema s van Stad, OCMW en politie cfr. de wettelijke bepalingen en onderrichtingen van deze autonome besturen/ politiezone. Het OCMW kan optreden als leverancier van interne magazijnproducten ten behoeve van de partners.

2 CONCRETE WERKING. De financiële middelen. Zowel stad als OCMW zijn twee autonome rechtspersonen met elk hun wettelijke bepalingen die strikt dienen gevolgd. Dit sluit niet uit dat de weg van de convergentie dient gezocht en een systeem van verdeelsleutels voor kostenaanrekening kan voorzien worden. Concrete voorstellen dienen ontwikkeld en voorgelegd. Het hoofd van de ICT dienst is de kredietbewaker van beide budgetten en de eindverantwoordelijke voor het budgetvoorstel en meerjarenplan. Hij viseert alle documenten vooraleer ze aan de wettelijke ondertekenaars worden voorgelegd. Stappenplan. 1. De ICT dienst buigt zich over de behoeften op basis van het strategisch ICT plan en de aanvragen van de diensten. Ze stellen een gezamenlijk budget voor dat bestaat uit de volgende onderdelen : - gezamenlijke aankopen (bvb mailserver) d.w.z aankopen bruikbaar voor beide besturen die financieel wordt verdeeld op basis van vastgelegde verdeelsleutels (aantal eindgebruikers en/of pc s). - aankopen eigen aan de stedelijke diensten (bvb bevolking, GIS, ). - aankopen eigen aan OCMW (rusthuizen, sociaal huis, ). - aankopen eigen aan de politie. De ICT dienst staat in voor de deelbudgetten Stad, OCMW en Politie en visualiseert deze. 2. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de informaticapool welke hierover haar advies formuleert aan het bestuur. 3. Elk project dat door meer dan één bestuur zal gebruikt worden wordt voorgelegd aan de ICT pool inclusief de verdeelcriteria Het advies wordt overgemaakt aan de bevoegde beleids- en beslissingsorganen, met dien verstande dat (nà toepassing van de verdeelsleutels) de gemeenschappelijke aankopen in een latere fase via de diverse instanties verlopen (stad en OCMW). Deze organen keuren dan de gevraagde budgetten al of niet goed, met een terugkoppeling naar de informaticapool. In het kader van een positieve samenwerking en om te vermijden dat de diverse besturen met twee verschillende snelheden worden geïnformatiseerd, zal een consequent beslissingsbeleid gevoerd worden. 4. Delegatiebesluiten aan beide besturen zijn mogelijk voor de afhandeling van de volledige procedure onder dubbele voorwaarde; en moet ten eerste een formeel delegatiebesluit zijn van de bevoegde instantie en ten tweede, er kan maar toegewezen worden ná het visum van zowel de financieel beheerder van de stad als van de ocmw ontvanger.. De gezamenlijke aankopen worden opnieuw op basis van de vastgelegde verdeelsleutels in de diverse boekhoudingen verwerkt. Er wordt gestreefd naar een maximale rechtstreekse facturatie door de leveranciers. Slechts uitzonderlijk zal er dus een gemeenschappelijke factuur intern doorgefactureerd worden. 5. Er wordt gestreefd om via een doorgedreven ICT beleidsplan dat na opmaak wordt voorgelegd aan de bevoegde organen te vermijden dat onverwachte investeringen tijdens een werkjaar naar voor komen. Het personeel De juridische werkgever houdt het werkgeversgezag en blijft instaan voor de personeelsevaluatie.

3 Door de huidige beheersovereenkomst worden de bovenstaande principes ingevuld cfr de hierna volgende bepalingen. Het personeel staat onder de directe leiding van het diensthoofd ICT.

4 Het diensthoofd staat onder de juridische leiding van de OCMW - secretaris maar onder de feitelijke leiding van zowel de Stads- als de OCMW - secretaris zonder afbreuk te doen aan de bevoegdheden van de Stads - respectievelijk OCMW - organen. Het functioneringsgesprek met het diensthoofd wordt voorbereid en gevoerd door de twee secretarissen De evaluatiegesprekken met het diensthoofd worden voorbereid door de twee secretarissen Het evaluatiegesprek wordt uitgevoerd door de juridisch bevoegde secretaris met als tweede beoordelaar de collega - secretaris. De functioneringsgesprekken en evaluaties van de overige personeelsleden van de informaticadienst gebeuren als volgt : Evaluaties - B- niveaus : enkel door het diensthoofd, tenzij het om B- niveaus Stad gaat waar het diensthoofd een voorbereidend rapport maakt voor de Stadssecretaris)en zelf optreedt als tweede beoordelaar - C- niveaus : enkel door het diensthoofd, tenzij het om stadspersoneelsleden gaat waar het diensthoofd een voorbereidend rapport maakt voor de stadssecretaris en zelf optreedt als tweede beoordelaar. - De stadssecretaris kan deze bevoegdheid delegeren eens het nieuwe organigram van de stedelijke diensten is goedgekeurd. Functioneringsgesprekken voor de andere niveau s Deze gebeuren door het diensthoofd.. De overige bepalingen van het administratief en geldelijk statuut alsook het reglement voor het contractueel personeel blijven onverkort op hen van toepassing. Zo vallen de personeelsleden van de ICT dienst onder hun werkgever voor wat betreft de disciplinaire aangelegenheden. De disciplinaire feiten worden wel gemeld via een feitenverslag van het diensthoofd aan de respectieve secretaris( afhankelijk van wie de juridische werkgever is) Samenwerking met Politiezone 1. De technisch beheerder politie verzorgt de dagelijkse hulpverlening ICT binnen de politiediensten. Voor de specifiek politietechnische problemen wordt hij daarvoor bijgestaan door omliggende politiezones of door de DST (Informaticadienst Federale Politie). Voor de specifiek technische ICT problemen blijft de politie beroep doen op de ICT dienst (bvb mailserver, hardware- en netwerkproblemen) 2. De politie wordt opgenomen in het strategisch ICT plan (globaal voor alle entiteiten van de stad Lokeren). Dit betekent heel concreet dat hun behoeften worden opgenomen in de daaruit voortkomende meerjarenplanning en budgettering. 3. Als onderdeel van het strategisch ICT plan wordt er een inventaris - van de hard- en software infrastructuur en de netwerktopologie - opgemaakt en bijgehouden door de technisch beheerder.

5 De budgetaanvragen van de politie worden opgenomen in de besprekingen van de ICT pool met respect voor de prioriteiten die kunnen gesteld worden door veiligheidsdiensten (politie en brandweer). 4. De opvolging van de incidenten gebeurt door de technisch beheerder politie in een door de federale politie opgelegd systeem. Dit zowel voor technische als functionele incidenten. Om de opvolging van incidenten te kunnen doorvoeren zal de technisch beheerder politie enkel de technische incidenten rapporteren aan de centrale ICT dienst. Communicatie Het diensthoofd staat eveneens in voor de informatieverstrekking (aan alle personeelsdiensten, aan gebruikers ivm onderhoudswerkzaamheden aan de server enz..). ICT omvat eveneens de telecommunicatie.van de onderscheiden besturen/ politiezone. Overleg en sturing. De aansturing van de ICT dienst zal in een eerste fase gebeuren via de beide secretarissen in nauwe samenwerking met de ICT Pool samengesteld uit de beide secretarissen, beide ontvangers, het diensthoofd ICT en zijn vervanger, de korpschef en de bevoegde commissaris. Aanpassingen aan de samenstelling van de informaticapool zijn mogelijk in functie van het vigerende organigram binnen de respectieve organisaties. Deze pool vergadert minstens 2 x per jaar indien er voldoende agendapunten werden aangebracht door de leden (dit laatste wordt geëvalueerd door het diensthoofd ICT.) o.m.met volgende agendapunten - budgetten ( in augustus/september) - dienst- en organisatieoverschrijdende onderwerpen - prioriteitsbepalingen o.a. op basis van de informatiseringbehoeften. Per autonoom bestuur zal er een v-ict cel opgericht worden die regelmatig overleg pleegt en die o.m. instaat voor de communicatie van het directe werkveld en de ICT dienst. Gedragscode. De informatici dienen op het ogenblik dat zij in dienst treden de gedragscode informatici te ondertekenen, zoals gevoegd als bijlage bij deze beheersovereenkomst. EVALUATIE. Deze overeenkomst zal in het laatste jaar van de legislatuur grondig geëvalueerd worden, tenzij de noodzaak zich vroeger voordoet.. Namens het Schepencollege en de Gemeenteraad van de Stad Lokeren J.P. VAN SPEYBROECK Secretaris F. ANTHUENIS Burgemeester Namens het Vast Bureau en de Raad van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn D. VAN AVERMAET L. DE BLOCK

6 Secretaris Voorzitter NAMENS DE POLITIEZONE P.Trienpont F.Antheunis. De korpschef Voorzitter gemeenteraad