REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR STICHTING DE ZORGBOOG

Transcriptie

1 REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR STICHTING DE ZORGBOOG 1. Algemeen 1.1 De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de zorgorganisatie en de daarmee statutair verbonden rechtspersonen hetgeen onder meer inhoudt dat hij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de zorgorganisatie, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling en voor de kwaliteit en veiligheid van zorg. De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur vervult zijn functie en handelt volgens de zorg brede Governance code en de gedragscode voor bestuurders van de NVZD. 1.2 De raad van bestuur bepaalt het beleid voor de dialoog met de (organisatie van) belanghebbenden van de zorgaanbieder en de daarmee verbonden instelling(en) en stelt in dat kader vast wie de belanghebbenden zijn en wanneer en op welke wijze er vorm en inhoud wordt gegeven aan informatieverschaffing door onder andere het jaardocument maatschappelijk verantwoording, overleg en raadpleging van de belanghebbenden. 1.3 De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s verbonden aan de activiteiten van de zorgorganisatie en voor de financiering van de zorgorganisatie. 1.4 De Raad van Bestuur biedt openheid over het beleid, de zorgverlening en de prestaties van de organisatie. De Raad van Bestuur staat bij het ontwikkelen en uitvoeren van zijn beleid open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. 1.5 De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht. Afspraken hierover zijn vastgelegd in een informatieprotocol. 1.6 De Raad van Bestuur draagt zorg voor een klokkenluidersregeling op basis waarvan vermeende onregelmatigheden binnen de zorgorganisatie van algemene, operationele en/of financiële aard gerapporteerd kunnen worden. 1.7 De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de juistheid en de volledigheid van de jaarverslaglegging. 1.8 De Raad van Bestuur is integer en stelt zich toetsbaar op ten aanzien van zijn eigen functioneren. Elke vorm en schijn van persoonlijke bevoordeling danwel belangenverstrengeling tussen enig lid van de Raad van Bestuur en de zorgorganisatie wordt vermeden. 1

2 2. Samenstelling en verantwoordelijkheid 2.1. Het aantal leden van de Raad van Bestuur wordt door de Raad van Toezicht vastgesteld en is thans vastgesteld op twee (een voorzitter en een lid). Er is sprake van een collegiaal bestuur De Raad van Bestuur legt rechtstreeks verantwoording af aan de Raad van Toezicht Het is een lid van de raad van bestuur niet toegestaan om zonder toestemming van de raad van toezicht een betaalde of onbetaalde nevenfunctie te aanvaarden of te continueren als deze nevenfunctie, al dan niet in samenhang met andere betaalde of onbetaalde nevenfuncties, strijdig kan zijn met de belangen van de zorgaanbieder en de daarmee verbonden instellingen De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat een van de leden optreedt als contactpersoon richting voorzitter Raad van Toezicht, de activiteiten van de Raad van Bestuur worden gecoördineerd, bevordert dat besluitvorming op zorgvuldige wijze tot stand komt en bewaakt het bestuurlijk proces. De Raad van Bestuur wordt in de voorbereidingen en uitvoering van zijn taken bijgestaan door de secretaris van de Raad van Bestuur Onverlet de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur respectievelijk die van zijn leden voor het totale beleid, bestaat er een onderlinge taakverdeling. De onderlinge taakverdeling bestaat uit aandachtsgebieden en een taakverdeling voor de dagelijkse verantwoordelijkheid op basis van organisatorische eenheden. De leden Raad van Bestuur vervangen elkaar volledig bij afwezigheid Zowel de voorzitter van de Raad van Bestuur als het lid van de Raad van Bestuur is alleen/zelfstandig bevoegd Stichting De Zorgboog te vertegenwoordigen. 3. Besluitvorming 3.1. De besluitvorming van de Raad van Bestuur vindt in de regel plaats in de formele vergadering (in aanwezigheid van de secretaris Raad van Bestuur) van de Raad van Bestuur De Raad van Bestuur neemt in gezamenlijkheid besluiten. Indien de besluitvorming blijvend stagneert, neemt de voorzitter een besluit indien dit in het belang is van de zorgorganisatie. Een dergelijke situatie wordt gemeld bij (de voorzitter) Raad van Toezicht De Raad van Bestuur is gerechtigd buiten de vergadering besluiten te nemen indien alle leden van de Raad van Bestuur daarmee instemmen. In dat geval wordt het betreffende besluit ter vastlegging opgenomen in de besluitenlijst van de daarop volgende formele vergadering van de Raad van Bestuur Voor zover dit ingevolge de wet vereist en/of in het belang van de organisatie is, worden besluiten van de Raad van Bestuur openbaar gemaakt. Voor het overige bepaalt de Raad van Bestuur in hoeverre en in welke mate besluiten van de Raad van Bestuur openbaar gemaakt worden Besluiten, welke ingevolge de statuten zijn onderworpen aan de goedkeuring van de 2

3 Raad van Toezicht, worden uitsluitend genomen in een formele vergadering van de Raad van Bestuur Een lid van de Raad van Bestuur is bevoegd om binnen zijn taak- en aandachtsgebied besluiten te nemen tot uitvoering van het beleid dat door de Raad van Bestuur is vastgesteld. Het lid van de Raad van Bestuur informeert de Raad van Bestuur over zijn besluiten, in de vergadering van de Raad van Bestuur en/of door schriftelijke rapportage Leden van de Raad van Bestuur hebben het recht om de beleidsvoorbereiding en - uitvoering van een ander lid van de Raad van Bestuur in de vergadering van de Raad van Bestuur aan de orde te stellen. 4. Vergaderingen 4.1. De Raad van Bestuur stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar de vergaderdata en locaties vast van de vergaderingen (formele en informele) voor het komende jaar De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Bij afwezigheid van de voorzitter zit een lid van de Raad van Bestuur de vergadering voor Elk lid van de Raad van Bestuur is gerechtigd onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de Raad van Bestuur. Het lid van de Raad van Bestuur, dat een onderwerp op de agenda plaatst, zal het betreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle voor besluitvorming noodzakelijke informatie waarover het betreffende lid van de Raad van Bestuur beschikt, ter vergadering worden ingebracht. De voorzitter van de Raad van Bestuur stelt de agenda van de Raad van Bestuur vast. De agenda en stukken worden tijdig (5 dagen) voor de vergadering schriftelijk ter beschikking gesteld De Raad van Bestuur kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan/laten informeren door andere medewerkers van de organisatie Ieder lid van de Raad van Bestuur heeft de bevoegdheid de vergadering wegens dringende redenen onmiddellijk bijeen te roepen Van de (formele) vergaderingen van de Raad van Bestuur wordt een besluitenlijst opgemaakt (door de secretaris Raad van Bestuur). Deze besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld Een lid van de Raad van Bestuur kan zich in de vergadering door een ander lid later vertegenwoordigen De Raad van Bestuur of lid Raad van Bestuur kan tevens via telefoon, videoconferentie of enig ander communicatiemiddel aan een vergadering deelnemen De leden van de Raad van Bestuur zijn in beginsel gerechtigd om, wanneer dat in de uitoefening van hun functie relevant is, gebruik te maken van de informatie uit de vergadering van de Raad van Bestuur, tenzij een van de leden van de Raad van Bestuur uitdrukkelijk verzoekt een bepaalde aangelegenheid als vertrouwelijk te 3

4 beschouwen, dan wel uit de aard van het onderwerp blijkt dat vertrouwelijkheid geboden is. 5. Waarneming 5.1. De leden van de Raad van Bestuur nemen gedurende vakanties en andere korte periodes van afwezigheid onderling voor elkaar waar Bijzondere situaties uitgezonderd, draagt de Raad van Bestuur er zorg voor dat te allen tijde minstens één lid van de Raad van Bestuur in functie en zonodig bereikbaar is De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat ook buiten de gebruikelijke kantooruren een der leden van de Raad van Bestuur bereikbaar is, dan wel een functionaris die hem zo nodig kan vervangen In geval van langdurige afwezigheid wordt door de Raad van Bestuur, in overleg met de Raad van Toezicht, een oplossing voor waarneming gezocht De tekenbevoegdheid bij afwezigheid van de Raad van Bestuur wordt vastgelegd in de regeling tekenbevoegdheid. 6. Medezeggenschap en inspraak 6.1. Uitgaande van het belang van de organisatie en van het belang van de gebruikers van de organisatie en van de organisatie streeft de Raad van Bestuur in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers De Raad van Bestuur onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens de medewerkers (de Ondernemingsraad) en overige gremia (Centrale Cliëntenraad) als een functioneel element in de organisatie en benut dit overleg ten volle. De Raad van Bestuur neemt de vigerende wet- en regelgeving ter zake in acht Het overleg met de Ondernemingsraad wordt gevoerd door de Raad van Bestuur (doorgaans de voorzitter) Het overleg met de Centrale Cliëntenraad wordt gevoerd door de Raad van Bestuur. (doorgaans het lid) 7. Deskundigheid 7.1. De Raad van Bestuur is er verantwoordelijk voor dat in de Raad van Bestuur voldoende deskundigheden en vaardigheden gewaarborgd zijn Elk lid van de Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat zijn kennis en vaardigheden ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling in het belang van de organisatie. Elk lid van de Raad van Bestuur laat zich daarop aanspreken door het andere lid van de Raad van Bestuur of door de Raad van Toezicht via evaluatiegesprekken en / of functioneringsgesprekken. 4

5 8. Evaluatie 8.1. De Raad van Bestuur bespreekt ten minste een maal per jaar zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen en stelt zijn werkwijze op grond daarvan zo nodig - bij De Raad van Bestuur maakt verslag van deze bespreking op en informeert de Raad van Toezicht op hoofdlijnen hierover. 9. Slot 9.1. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Bestuur Dit besluit behoeft goedkeuring van de Raad van Toezicht In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Raad van Bestuur met inachtneming van wettelijke bepalingen en statuten van de organisatie De Raad van Bestuur gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet Bij strijdigheid van een bepaling uit dit reglement aan de wet of een of meer bepalingen uit de statuten van Stichting de Zorgboog, gaat/gaan de bepaling/bepalingen uit de wet danwel de statuten voor. 5