REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR

Transcriptie

1 REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR

2 Inhoud Algemene toelichting op het reglement De Raad van Bestuur Deskundigheid Openbaarheid en belangenverstrengeling Geheimhouding Beleidsafdeling en secretariaat Slotbepalingen... 8

3 Algemene toelichting op het reglement Mondriaan gaat uit van de volgende drie uitgangspunten: goede zorg vereist goed bestuur, goed bestuur verdient goed toezicht, goede zorg is verantwoorde zorg. Goede statuten en reglementen voor de topstructuur dragen daar aan bij. Hoewel goed bestuur en good governance veel meer omvatten, is in ieder geval één van de belangrijkste vereisten dat de werkzaamheden en de onderlinge verhoudingen in de bestuurlijke top goed geregeld en beschreven zijn. De kwaliteit van het functioneren van de Raad van Bestuur wordt verhoogd door goed intern toezicht. Intern toezicht dat adequaat wordt uitgeoefend draagt ertoe bij dat politiek en maatschappelijk vertrouwen in de (besturing van de) gezondheidszorg wordt verworven. Een goede vorm van zelfregulering is in ieder geval een voorwaarde om de drang of zelfs noodzaak tot externe regulering in de hand te houden. Een wettelijke verplichting is dat de zorg die binnen Mondriaan wordt geboden verantwoorde zorg is. Onder verantwoorde zorg wordt verstaan zorg van goed niveau, die in ieder geval doeltreffend, doelmatig en patiëntgericht wordt verleend en die afgestemd is op de reële behoefte van de patiënt. De Raad van Bestuur is er verantwoordelijk voor dat de zorg voldoet aan de wettelijke criteria. De stichting Mondriaan kent een bestuursvorm volgens het zogenaamde Raad van Toezichtmodel. Dit houdt in dat er een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht is. In wettelijke en bestuurlijke zin leidt de Raad van Bestuur de organisatie. Na overleg met de diverse geledingen (concerndirecteuren, Centrale Ondernemingsraad, Centrale Cliëntenraad) formuleert en stelt hij het beleid vast en voert dit beleid uit, daarbij rekening houdend met de goedkeuringsbevoegdheid van de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de zorgorganisatie. Dit houdt onder meer in dat hij verantwoordelijk is voor de realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de zorgorganisatie, de strategie, het beleid, de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling en voor de kwaliteit en de veiligheid van de zorg. De Raad van Bestuur legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het bestuur van de stichting en op de algemene gang van zaken in de stichting en de met haar verbonden instellingen. Tevens staat zij de Raad van Bestuur met raad terzijde.

4 1. De Raad van Bestuur 1.1 Positionering Raad van Bestuur in de stichting 1. De Raad van Bestuur van de stichting bestuurt in overeenstemming met de statuten de stichting en de daarmee verbonden instellingen onder toezicht van de Raad van Toezicht. 2. De Raad van Bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de stichting en de daarmee verbonden instellingen als maatschappelijke organisatie en maakt bij de beleidsvorming en de uitvoering van zijn taken een evenwichtige afweging van de belangen van allen die bij de stichting zijn betrokken. 4. De leden van de Raad van Bestuur zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zullen uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten die het belang of de reputatie van de stichting schaden. De Raad van Bestuur bevordert dat medewerkers van de stichting zich eveneens volgens deze norm gedragen. 5. De omvang van de Raad van Bestuur wordt bepaald door de Raad van Toezicht. Een van de leden van de Raad van Bestuur wordt door de Raad van Toezicht benoemd tot voorzitter van de Raad van Bestuur. 6. De leden van de Raad van Bestuur worden door de Raad van Toezicht benoemd en ontslagen. Zij kunnen door de Raad van Toezicht worden geschorst en uit hun functie worden ontheven. 7. Lid van de Raad van Bestuur kunnen niet zijn personen die lid zijn of in de voorafgaande periode van drie jaar lid zijn geweest van de Raad van Toezicht van de stichting. 8. De arbeidsvoorwaarden van de leden van de Raad van Bestuur worden bepaald en vastgesteld door de Raad van Toezicht, waarbij de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg- en welzijnssector uitgangspunt is. 9. Jaarlijks wordt het functioneren van de Raad van Bestuur en zijn leden door de Raad van Toezicht geëvalueerd en besproken. 1.2 De Raad van Bestuur draagt zorg voor een zodanige tijdige informatievoorziening aan de Raad van Toezicht dat deze zijn toezichthoudende en adviserende taak adequaat kan vervullen. De Raad van Bestuur zal de Raad van Toezicht in ieder geval informeren over: ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van de stichting; ontwikkelingen met betrekking tot aangelegenheden waarvan de formele besluitvorming goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeft; de financiële gang van zaken; problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie; problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden, zoals overheid, zorgverzekeraars en samenwerkingspartners; calamiteiten, die gemeld zijn bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg dan wel Justitie; inspectierapporten; belangrijke gerechtelijke of arbitrale procedures; kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen;

5 de inhoud van de jaarplannen; de ontwikkelingen van de aan de organisatie gelieerde rechtspersonen. Bovendien zal de Raad van Bestuur regelmatig aan de Raad van Toezicht rapporteren over: de realisering van de doelstelling, de maatschappelijke functie, het beleid met betrekking tot belanghebbenden en het strategisch beleid inclusief de daaraan verbonden risico's en mechanismen tot beheersing ervan, de kwaliteit van de zorg en de omgang met ethische vraagstukken; de opzet en werking van de interne beheersystemen alsmede de beoordeling hiervan door de Raad van Bestuur, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de stichting en de daarmee verbonden instellingen. Indien de stichting op enigerlei wijze in de publiciteit komt zal de Raad van Bestuur zo mogelijk tevoren de leden van de Raad van Toezicht daarvan in kennis stellen. Publicaties zal hij achteraf in kopie aan de Raad van Toezicht doen toekomen. 1.3 De Raad van Bestuur biedt openheid over het beleid, de zorgverlening en de prestaties van de stichting en de daarmee verbonden instellingen. De Raad van Bestuur legt ten aanzien van degenen die het aangaat verantwoording af en staat bij de beleidsvoorbereiding en -uitvoering open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. Informatieverstrekking, verantwoording en beleidsbeïnvloeding intern en extern worden door de Raad van Bestuur actief bevorderd. De Raad van Bestuur bevordert dat de hulpverleners niet alleen intern maar ook extern (aan patiënten en beroepsgenoten) verantwoording afleggen over hun handelen, zulks met in achtneming van de vigerende wet- en regelgeving. 1.4 De Raad van Bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het functioneren van de stichting in al haar geledingen, waarbij elk lid van de Raad van Bestuur een aantal aandachtsgebieden heeft en portefeuilles beheert. De voorzitter van de Raad van Bestuur heeft de bevoegdheid bij uitblijven van consensus binnen de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 1 lid 9 sub 6 van dit reglement een besluit te nemen. Dit wordt expliciet aan de Raad van Toezicht gemeld en toegelicht. 1.5 De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de stichting en geeft direct leiding aan de concerndirecteuren en de concernstaf. 1.6 De voorzitter van de Raad van Bestuur is het primaire aanspreekpunt voor de Raad van Toezicht betreffende het totale beleid en het functioneren van de Raad van Bestuur. 1.7 Taken 1. De Raad van Bestuur is gehouden tot naleving van de statutaire en relevante wettelijke bepalingen.

6 2. De beleidsvaststelling op niveau van de Raad van Bestuur vindt plaats met actieve betrokkenheid van de concerndirecteuren. 1.8 Taakverdeling 1. Met inachtneming van de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden van elk lid van de Raad van Bestuur afzonderlijk, is de voorzitter van de Raad van Bestuur in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden van de Raad van Bestuur en van het besluitvormingsproces van de Raad van Bestuur. De voorzitter van de Raad van Bestuur is samen met de voorzitter van de Raad van Toezicht eveneens in het bijzonder verantwoordelijk voor een goed overleg tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht en de voorbereiding van de vergaderingen en van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht. 2. De Raad van Bestuur, maakt onderling een verdeling van taken en aandachtsgebieden op. 1.9 Besluitvorming 1. De besluitvorming van de Raad van Bestuur vindt plaats in de vergadering van de Raad van Bestuur. 2. De Raad van Bestuur en de afzonderlijke leden streven naar consensus in de besluitvorming. 3. De Raad van Bestuur is met in achtneming van het bepaalde in sub 4 van dit artikel gerechtigd buiten de vergadering besluiten te nemen indien alle leden van de Raad van Bestuur daarmee instemmen. In dat geval wordt het betreffende besluit ter vastlegging opgenomen in het verslag van de daarop volgende vergadering van de Raad van Bestuur. 4. Besluiten die ingevolge de statuten zijn onderworpen aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht, worden uitsluitend genomen in een vergadering van de Raad van Bestuur. 5. In het bijzonder bevordert de voorzitter van de Raad van Bestuur dát de besluitvorming tot stand komt en dat dit op een zorgvuldige wijze - bij voorkeur collectief gedragen - plaatsvindt. 6. Indien de leden van de Raad van Bestuur over een besluit geen overeenstemming bereiken, dan wordt het voorgenomen besluit geagendeerd voor de volgende vergadering van de Raad van Bestuur, tenzij de voorzitter van de Raad van Bestuur van oordeel is dat uitstel van de besluitvorming ter vergadering niet verantwoord is. Indien daarvan sprake is dan heeft de voorzitter van de Raad van Bestuur een doorslaggevende stem. 7. Beleidsmatige en bestuursbesluiten over aangelegenheden die tot het specifieke taak- en aandachtsgebied van een lid van de Raad van Bestuur behoren kunnen in een vergadering van de Raad van Bestuur alleen genomen worden als het betreffende lid van de Raad van Bestuur in de vergadering aanwezig is, tenzij de voorzitter oordeelt dat het aanhouden van de besluitvorming het belang van de stichting zal schaden. 8. Een lid van de Raad van Bestuur is bevoegd om binnen zijn taak- en aandachtsgebied besluiten te nemen ter uitvoering van het beleid dat door de Raad van Bestuur is vastgesteld. Het desbetreffende lid van de Raad van Bestuur informeert de Raad van Bestuur over dergelijke besluiten in de vergadering van de Raad van Bestuur en/of door schriftelijke rapportage. 9. Leden van de Raad van Bestuur hebben het recht om de beleidsvoorbereiding en -uitvoering van een ander lid van de Raad van Bestuur in de vergadering van de Raad van Bestuur aan de orde te stellen.

7 10. Leden van de Raad van Bestuur treden bij de beleidsvoorbereiding alleen uitvoerend op in een aandachtsgebied dat onder de verantwoordelijkheid van een ander lid van de Raad van Bestuur valt, indien dit in het belang van de organisatie nodig is en geen uitstel duldt. Hierover vindt met het betreffende lid van de Raad van Bestuur overleg plaats, tenzij dit feitelijk onmogelijk is Vergaderingen 1. De Raad van Bestuur komt eenmaal per twee weken in vergadering bijeen of zoveel vaker als de Raad van Bestuur of een lid van de Raad van Bestuur dit nodig acht. Onderwerp van overleg zijn in ieder geval de ontwikkeling en vaststelling van de strategische kaders, de bewaking en toetsing van de uitvoering en uitwerking daarvan en de ondersteuning van elkaars functioneren. 2. Ieder lid van de Raad van Bestuur heeft de bevoegdheid de vergadering van de Raad van Bestuur wegens dringende redenen onmiddellijk bijeen te roepen. 3. Ieder lid van de Raad van Bestuur is gerechtigd derden uit te nodigen als toehoorder en/of adviseur aanwezig te zijn bij de bespreking van een of meer agendapunten. Een persoon die aldus tot de vergadering van de Raad van Bestuur is toegelaten komt geen stemrecht toe Relaties met de concerndirecteuren, (Centrale) Cliëntenraad en Centrale Ondernemingsraad Relatie met de concerndirecteuren a. Ter voorbereiding en toetsing van strategische beleidsvorming en ten behoeve van de wisselwerking tussen strategische en tactische beleidsvorming en uitvoering, voert de Raad van Bestuur regelmatig overleg met de concerndirecteuren in het Concernteam. b. Het voorzitterschap van het Concernteam berust bij de voorzitter van de Raad van Bestuur. c. Het Concernteam is een adviserend, opiniërend en besluitvormend orgaan en kan met instemming van de Raad van Bestuur besluiten nemen. d. De Raad van Bestuur zal, alvorens een besluit te nemen, om advies vragen casu quo het voorgenomen besluit ter toetsing voorleggen aan het Concernteam. In ieder geval behoren tot deze aangelegenheden de meerjaren strategisch beleidsplannen, de jaarplannen, de jaarrekening, personeelsbeleid en uitvoeringsregelingen. e. De Raad van Bestuur zal zoveel mogelijk operationele taken en bevoegdheden aan de concerndirecteuren delegeren. De Raad van Bestuur en de concerndirecteuren maken in dat kader afspraken over ijkpunten, die door de Raad van Bestuur gehanteerd worden ter toetsing van gerealiseerd beleid. f. De concerndirecteuren kunnen de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over aangelegenheden met betrekking tot het algemeen beleid van de stichting. g. Het functioneren van het Concernteam wordt geregeld in een door de Raad van Bestuur na overleg met het Concernteam op te stellen reglement. Relatie met de (Centrale) Cliëntenraad

8 a. De Raad van Bestuur neemt de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen in acht in de gevallen waarin deze van toepassing is. b. Een lid van de Raad van Bestuur voert namens de Raad van Bestuur het overleg met de (Centrale) Cliëntenraad. c. De Raad van Bestuur bepaalt in welke gevallen de gehele Raad van Bestuur aan de overlegvergadering deelneemt. De relatie met de Centrale Ondernemingsraad a. De Raad van Bestuur neemt de Wet op de Ondernemingsraden in acht in gevallen waarin deze van toepassing is. b. Een lid van de Raad van Bestuur treedt namens de Raad van Bestuur in overleg met de Centrale Ondernemingsraad op als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. c. De Raad van Bestuur bepaalt in welke gevallen de gehele Raad van Bestuur aan de overlegvergadering deelneemt. In ieder geval zal dit het geval zijn met betrekking tot de overlegvergadering waarin de algemene gang van zaken van de stichting als bedoeld in artikel 24 van de WOR wordt besproken. d. Voorts zal de gehele Raad van Bestuur aan de overlegvergadering deelnemen wanneer zodanige onderwerpen besproken worden dat de Raad van Bestuur de aanwezigheid van de voltallige Raad van Bestuur gewenst acht Continuïteit van het bestuur 1. De leden van de Raad van Bestuur nemen gedurende vakanties en andere korte periodes van afwezigheid onderling voor elkaar waar. 2. Bijzondere incidentele situaties uitgezonderd draagt de Raad van Bestuur er zorg voor dat te allen tijde minstens één lid van de Raad van Bestuur in functie is, die zo nodig ook buiten kantooruren bereikbaar is. 3. In geval van langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld wegens ziekte of anderszins, van een lid van de Raad van Bestuur stelt de Raad van Bestuur een voordracht op voor de Raad van Toezicht voor de eventuele waarneming. 4. Indien de continuïteit van het bestuur op enigerlei manier in gevaar dreigt te komen, wordt de voorzitter van de Raad van Toezicht dan wel diens waarnemer in kennis gesteld. 2. Deskundigheid 2.1 De Raad van Bestuur is er verantwoordelijk voor dat in de Raad van Bestuur voldoende deskundigheden en vaardigheden gewaarborgd zijn. 2.2 Elk lid van de Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat zijn kennis en vaardigheden ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling in het belang van de organisatie. Elk lid van de Raad van Bestuur laat zich daarop aanspreken door de overige leden van de Raad van Bestuur of door Raad van Toezicht via de functionerings- of evaluatiegesprekken. 2.3 Wanneer een lid van de Raad van Bestuur in specifieke gevallen de kennis en ervaring mist om in het belang van de organisatie adequaat te handelen dan laat hij zich bijstaan door de overige leden van de Raad van Bestuur, of andere personen.

9 3. Openbaarheid en belangenverstrengeling 3.1 Het is een lid van de Raad van Bestuur niet toegestaan om zonder toestemming van de Raad van Toezicht een betaalde of onbetaalde nevenfunctie te aanvaarden of te continueren als deze nevenfunctie, al dan niet in samenhang met andere betaalde of onbetaalde nevenfuncties, een meer dan minimale werkbelasting kan opleveren of anderszins strijdig kan zijn met de belangen van de stichting en de daarmee verbonden instellingen. 3.2 Elk lid van de Raad van Bestuur zorgt er voor dat elke schijn van persoonlijke bevoordeling dan wel belangenverstrengeling tussen de stichting, de daarmee verbonden instellingen en het lid van de Raad van Bestuur zelf wordt vermeden. 3.3 Een lid van de Raad van Bestuur mag persoonlijk geen voordelen of zakelijke kansen behalen uit transacties of andere handelingen die hij namens de stichting verricht. Evenmin verstrekt of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens deze stichting verricht. 3.4 De bezoldiging van de (leden van de) Raad van Bestuur wordt in overeenstemming met de wettelijke vereisten vermeld in de jaarrekening. 4. Geheimhouding De leden van de Raad van Bestuur zullen alle informatie en documentatie die hen uit hoofde van hun functie ter kennis zijn gekomen en redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Bestuur of de Raad van Toezicht openbaar maken of op andere wijze ter beschikking stellen aan derden, tenzij deze informatie in overleg met de voorzitter van de Raad van Toezicht door de stichting openbaar wordt gemaakt. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de Raad van Bestuur. 5. Beleidsafdeling en secretariaat De Raad van Bestuur wordt in de uitvoering van zijn taak bijgestaan door een concernstaf en een secretariaat, die tevens kunnen worden ingezet ten behoeve van de ondersteuning van de Raad van Toezicht. 6 Slotbepalingen 6.1 De Raad van Bestuur beoordeelt periodiek of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. 6.2 Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Bestuur. Het besluit behoeft de goedkeuring van de Raad van Toezicht. 6.3 Indien een of meerdere bepalingen van dit reglement - al dan niet door invoering van nieuwe regelgeving - in strijd mocht(en) komen met regels van dwingend recht, dan tast dit de geldigheid van (de overige bepalingen van) dit reglement niet aan, maar zal de Raad van Bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, een wijziging van het reglement bewerkstelligen die zoveel mogelijk aansluit bij de inhoud en strekking van de oorspronkelijke bepalingen.

10 Dit reglement is op 7 september 2015 vastgesteld door de Raad van Bestuur en op 7 september 2015 goedgekeurd door de Raad van Toezicht.