Subsidiereglement Klimaatneutrale initiatieven en buurten INHOUDSTAFEL Artikel 1 DOELSTELLING VAN DIT SUBSIDIEREGLEMENT... 2 Artikel 2 ACHTERGROND VAN DIT SUBSIDIEREGLEMENT... 2 Artikel 3 DEFINITIES... 3 Artikel 4 SUBSIDIEBEDRAG... 3 Artikel 5 ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDEN AANVRAGER... 3 Artikel 6 ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDEN DOSSIER... 3 Artikel 7 PROCEDURE PROJECT TYPE 1... 5 Artikel 8 PROCEDURE PROJECT TYPE 2 EN TYPE 3... 6 Artikel 9 JURY PROJECT TYPE 2 en TYPE 3... 7 Artikel 10 CONTROLE EN SANCTIES SUBSIDIES PROJECT TYPE 2 EN TYPE 3... 7 Artikel 11 TERMIJNEN PROJECT TYPE 2 EN TYPE 3... 8 1
Artikel 1 DOELSTELLING VAN DIT SUBSIDIEREGLEMENT De stad Mechelen wil inwners inspireren en ndersteunen m acties te ndernemen m de delstellingen van Mechelen Klimaatneutraal te realiseren. Cncreet gaat het m acties die: - het draagvlak vr en bekendheid van Mechelen Klimaatneutraal vergrten. - die zrgen vr een cllectieve energiebesparing en/f een reductie van de CO 2e emissies. - Bijdragen aan het klimaatbestendig maken van de stad. Dit reglement vervangt het bestaande subsidiereglement Klimaatneutrale initiatieven en buurten. Artikel 2 ACHTERGROND VAN DIT SUBSIDIEREGLEMENT De gemeenteraad keurde in zitting van 27 maart 2012 de tetreding ged tt het Burgemeesterscnvenant en aanvaardde de bijhrende verbintenissen. Het belangrijkste engagement hierbij is verder te gaan dan de delstellingen die de EU zich vr 2020 heeft gesteld dr de CO 2 -uitstt p haar grndgebied met minstens 20% terug te dringen. In haar beleidsakkrd stelt de Stad Mechelen dat ze als Stad klimaatneutraal wenst te wrden. De gemeenteraad keurde in zitting van 27 maart 2018 de tetreding tt de vernieuwde burgemeesterscnvenant ged. De Stad Mechelen heeft in 2013 een CO2 nulmeting (referentiejaar 2011) en een duurzaam energieactieplan (SEAP, sustainable energy actin plan) vr het ganse grndgebied Mechelen laten pmaken. In dit plan zijn er 53 maatregelen vrzien ver de sectren heen. Vanaf 2015 hanteert de stad een uitgebreide prmtiecampagne genaamd Mechelen Klimaatneutraal. Dit m de 53 maatregelen uit het duurzaam energieactieplan (SEAP, sustainable energy actin plan) cncreter te maken vr de verschillende delgrepen. Alle bestaande en nieuwe initiatieven krijgen een plek in de zeven deelcampagnes met bijhrende campagnebeelden (www.mechelen.be/klimaatneutraal): Maak je wning/winkel/gebuw energiezuinig Energie besparen, dat de je gewn In de stad kies je vr S-T-O Kp energiezuinige IT-apparaten en verlichting Kies vr grene strm Prduceer zelf grene energie Investeer in een duurzaam ververmiddel Het huidige reglement wil inwners stimuleren acties te ndernemen die het draagvlak vergrten vr Mechelen Klimaatneutraal (prject type 1: adaptatie en mitigatie) f die bijdragen aan de delstellingen van Mechelen Klimaatneutraal inzake mitigatie (prject type 2) f adaptatie (prject type 3). 2
Artikel 3 DEFINITIES Prject: het vrstel waarvr een subsidie wrdt aangevraagd. Het is een activiteit f een geheel van activiteiten p het grndgebied Mechelen, afgebakend in de tijd. Artikel 4 SUBSIDIEBEDRAG De stad beschikt jaarlijks ver een budget m te investeren in prjecten. Er wrdt een nderscheid gemaakt tussen prjecten type 1, prjecten type 2 en prjecten type 3. Prjecten type 1 (vergrten draagvlak) kunnen maximaal 500 eur ntvangen per jaar en per activiteit. Prjecten type 2 en type 3 (bijdragen aan delstellingen Mechelen Klimaatneutraal) kunnen maximaal 5000 eur ntvangen. Naast deze financiële ndersteuning, kan de stad prjecten k lgistiek ndersteunen dr middel van het ter beschikking stellen van infrastructuur, materialen en manuren. Hiervr kan je terecht bij de dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie. Artikel 5 ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDEN AANVRAGER Vr de subsidie kmen in aanmerking 1. Een feitelijke vereniging 1 die uit minimum vier in Mechelen wnende persnen bestaat. De natuurlijke persn die als verantwrdelijke ptreedt, met ingeschreven zijn in Mechelen. De vier persnen meten allen p een verschillend adres ingeschreven zijn. 2. Een vereniging znder winstgmerk die een actieve werking heeft in Mechelen en minimum vier vrijwilligers heeft die ingeschreven zijn in Mechelen p een verschillend adres. 3. Een samenwerking tussen verschillende verenigingen f verenigingen znder winstgmerk zals hierbven mschreven. Artikel 6 ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDEN DOSSIER De subsidie wrdt verleend nder vlgende vrwaarden: 1. Prjecten dienen p Mechelen gericht te zijn en vr en dr bewners van de Stad te wrden uitgeverd. Het is tegestaan dat aanvragers van het prject een cmmerciële partner nder de arm nemen. Cmmerciële partners mgen cmmuniceren ver het prject na verleg met de Stad. De prjectindiener tnt in zijn aanvraag het draagvlak binnen Mechelen aan en tnt aan dat er een werkelijke impact binnen Mechelen zal wrden gerealiseerd. 1 Een feitelijke vereniging is niet nauwkeurig mschreven in de wet. De vereniging bestaat uit verschillende persnen, heeft een eigen naam, is p vrijwillige en duurzame basis (minstens vr een bepaalde tijd), heeft een gemeenschappelijk en mschreven del, heeft geen winstgmerk vr de leden, de eventuele winst dient gebruikt te wrden vr het belangelze del. De vereniging heeft geen rechtspersnlijkheid. (brn: vereniginginf.be). 3
2. Het srt activiteit waarp het prject betrekking kan hebben, is in principe nbepaald zlang het aantnbaar bijdraagt tt CO 2 -vermindering, het verhgen van de klimaatbestendigheid van de stad en/f het draagvlak vr Mechelen Klimaatneutraal vergrt. 3. De vereniging dienen in het frmulier aan te geven welk type prject ze wensen uit te veren. Prject type 1 is een prject dat bijdraagt aan het draagvlak vr Mechelen Klimaatneutraal. Prjecten type 2 en type 3 zijn prjecten die aantnbaar bijdragen aan de delstellingen van Mechelen Klimaatneutraal. Indien het prject vr meerdere types in aanmerking kmt, selecteer je het type dat er het best bij past. 4. De tijd m het prject zals mschreven in de aanvraag uit te veren bedraagt maximum 12 maanden te rekenen vanaf de beslissing van het cllege van burgemeester en schepenen met betrekking tt tekenning van de subsidie. Verlenging van de prjectduur kan mits mtivatie p elk mment in het prces schriftelijk aangevraagd wrden aan het cllege van burgemeester en schepenen. Het cllege van burgemeester en schepenen beslist ver het al dan niet testaan van een verlenging van de prjectduur. 5. De subsidie kan slechts vr vlgende ksten aangewend wrden: Prcesbegeleiding Prfessineel advies Cmmunicatieksten De aankp van materialen 6. Vlgende ksten kmen niet in aanmerking: Verplaatsings- en andere nkstenvergedingen Persneelsksten en persnlijke vergedingen (bijvrbeeld vrijwilligersvergeding aan leden van de bewnersgrep) Ksten vr eenvudige diensten uitgeverd dr cmmerciële rganisaties die de bewnersgrep redelijkerwijze p vrijwillige basis zelf kan den f kan laten den dr andere vrijwilligers (niet-cmmercieel), bijvrbeeld het bedelen van flders in de eigen mgeving, het klaarmaken van hapjes vr een receptie, Ksten die geen expliciete meerwaarde hebben m de delstellingen van het prject te realiseren 7. Het verlenen van de subsidie kan enkel binnen de perken van de kredieten die het cllege van burgemeester en schepenen vr dit reglement beschikbaar stelt. 8. De subsidie mag wrden gecumuleerd met andere subsidies, tenzij de andere subsidie(s) cfinanciering uitsluiten f tenzij het m dubbelfinanciering gaat. 9. De subsidie kan enkel wrden verleend als de termijnen wrden gerespecteerd. 4
10. Alle cmmunicatiematerialen vermelden In samenwerking met en het stadslg Mechelen Klimaatneutraal. Alle cmmunicatiematerialen wrden vr publicatie ter infrmatie drgestuurd naar klimaatneutraal@mechelen.be. 11. De aanvrager met bereid zijn een aantal keer per jaar actief bij te dragen aan de verlegstructuren van de stad inzake klimaatbeleid. Artikel 7 PROCEDURE PROJECT TYPE 1 1 De Stad Mechelen raadt geïnteresseerde verenigingen aan cntact p te nemen met de Dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie m het eerste idee af te tetsen. Deze fase is niet verplicht. 2 Je met de aanvraag ten vregste 6 maanden vr en ten laatste 6 weken vr de start van de activiteit indienen. Je kan deze subsidie het hele jaar dr aanvragen. Je kan maximaal één subsidie per initiatief/prject aanvragen. 3 Je gebruikt het fficiële aanvraagfrmulier beschikbaar p de website van de stad Mechelen (www.mechelen.be/klimaatneutraal). Je vult het frmulier vlledig en in het Nederlands in. Je vrziet de ndige bijlagen. 4 Bij ntvangst van je aanvraag vert de medewerker duurzame ntwikkeling een ntvankelijkheidscntrle uit. Hierbij tetst de medewerker de aanvraag aan de frmele vereisten van het reglement en p de vlledigheid van het dssier. 5 Vervlgens tetst de medewerker Duurzame Ontwikkeling de ntvankelijke aanvraag aan nderstaande criteria. De medewerker Duurzame Ontwikkeling maakt p basis van deze criteria een advies p: - Inhud: de activiteit vergrt het draagvlak vr Mechelen Klimaatneutraal - Mechelen: de activiteit vindt plaats in de stad Mechelen f is gericht p haar inwners. - Prjectksten zijn in verhuding zijn met de te verwachten impact van het prject. - Het prject is haalbaar: inhudelijk en budgettair. - Het prject heeft uitstraling naar de stad (bv. reginale media, repliceerbaar prject, ) 6 Het cllege beslist ver het tekennen van de subsidie p basis van het advies van de medewerker Duurzame Ontwikkeling. Het CBS brengt je ten laatste 2 weken vr de activiteit schriftelijk p de hgte van de beslissing. 7 De stad betaalt de subsidie ten laatste twee maanden na het schriftelijk bericht van tekenning uit p het bankrekeningnummer dat je hebt meegedeeld. 8 Je ndigt de medewerker Duurzame Ontwikkeling uit p elke gedgekeurde activiteit. De medewerker bezekt bij wijze van steekpref enkele van de gedgekeurde activiteiten. Binnen de twee weken na de activiteit bezrg je een evaluatie via e-frmulier. De 5
medewerker kijkt de bewijsstukken ten laatste in december van het aanvraagjaar aan. Op basis van deze verantwrding wrdt de subsidie al dan niet teruggevrderd. De verantwrding gebeurt aan de hand van: - Financiële staving stukken - Beknpt evaluatieverslag - Bewijsstukken gebruik partnerlg Mechelen Klimaatneutraal 9 Het cllege rdeelt ver de gehele f gedeeltelijke terugvrdering van de subsidie, indien het vlgende wrdt vastgesteld: 1) De subsidie werd niet aangewend vr het del waarvr zij is tegekend 2) De subsidie werd niet vlledig gebruikt 3) De activiteit heeft niet plaatsgevnden 4) De verplichte verantwrding werd niet tijdig ingediend. Indien p een f andere wijze blijkt dat er fraude werd gepleegd, wrdt de uitgekeerde subsidie teruggevrderd, en wrdt de aanvrager vr 5 jaar uitgeslten van subsidies. Artikel 8 PROCEDURE PROJECT TYPE 2 EN TYPE 3 1 De Stad Mechelen raadt geïnteresseerde verenigingen aan cntact p te nemen met de Dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie m het eerste idee af te tetsen. Deze fase is niet verplicht. 2 De vereniging vult het aanvraagfrmulier, beschikbaar p www.mechelen.be/klimaatneutraal, in. Het ingevulde frmulier wrdt vr één van de twee indienmmenten verstuurd naar klimaatneutraal@mechelen.be. Indienmment 1: 31 maart Indienmment 2: 30 september 3 De dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie kijkt na f het frmulier vldet aan de vrwaarden binnen de 3 werkdagen. Indieners van nvlledige frmulieren krijgen 5 werkdagen de tijd m bijkmende infrmatie te verschaffen. 4 De dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie stuurt het frmulier ten laatste 10 werkdagen na ntvangst dr naar de juryleden. De juryleden brengen binnen de 10 werkdagen digitaal individueel advies uit. Het advies van de jury kan vrwaarde bevatten. Indien pprtuun wrdt een fysieke jury bijeengerepen. De jury rdeelt vlgens vlgende criteria: Het prject zet in p drie grte delstellingen: verhgen van het draagvlak van Mechelen Klimaatneutraal (prject type 1), verminderen van energieverbruik/co 2e emissies (prject type 2) en verhgen van de klimaatbestendigheid (type3). Prjecten dienen niet in te zetten p de delstellingen tegelijk, al betekent dit natuurlijk wel een meerwaarde. 6
Prjectksten zijn in verhuding zijn met de te verwachten impact van het prject. Het prject is haalbaar: inhudelijk en budgettair. Kwaliteit van de partners waarmee men samenwerkt. Het prject heeft uitstraling naar de hele stad (bv. reginale media, repliceerbaar prject, ) 5 De Dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie bundelt de adviezen per prject en maakt ze ver aan het Cllege van Burgemeester en Schepenen. Het cllege van burgemeester en schepenen neemt de beslissing mtrent de tekenning van de subsidie p basis van het advies van de jury. 6 De uitbetaling van de subsidie gebeurt in één schijf per verschrijving p de pst- f bankrekening van de vereniging f natuurlijke persn verantwrdelijk vr de vereniging, na de beslissing tt tekenning van de subsidie van het Cllege van Burgemeester en Schepenen. 7 Het prject vangt aan p de vrziene datum f in nderling verleg wrdt een andere startdatum vastgelegd. Artikel 9 JURY PROJECT TYPE 2 en TYPE 3 1 De ingediende frmulieren wrden berdeeld dr de jury, samengesteld uit de Dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie en de dienst Marketing en Cmmunicatie. Indien ndzakelijk wrden extra juryleden tegevegd met specifieke expertise rnd het thema van het prject. De experten kunnen zwel extern als intern aan de stad zijn. 2 Een lid van de jury kan zich niet uitspreken ver een ingediende aanmeldingsfrmulier en dssier van een aanvrager waarbij hijzelf betrkken partij is (bv. wnachting inde buurt, ). De jury vraagt vr het betrkken prject dan advies van een andere expert, dit mag uitsluitend schriftelijk zijn. Artikel 10 CONTROLE EN SANCTIES SUBSIDIES PROJECT TYPE 2 EN TYPE 3 1 Uiterlijk 14 maanden na de startdatum van het prject met de vereniging verantwrding afleggen ver de besteding van zijn tegekende subsidies. Op basis van deze verantwrding wrdt de subsidie al dan niet teruggevrderd. Deze verantwrding wrdt vergemaakt aan: Cllege van Burgemeester en Schepenen Grte Markt 21 2800 Mechelen klimaatneutraal@mechelen.be 2 De verantwrding gebeurt dr: 7
het vrleggen van de rekeningen en/f de ndige financiële stavingstukken Het vrleggen van een beknpt evaluatieverslag (verlp prject, bereikte resultaten, ) 3 Cntrlemaatregelen en sanctie betreffende het inleveren van de vereiste verantwrdingsdcumenten: Indien de aanvrager zijn verantwrding niet binnen stuurt, dan wrdt deze dr de dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie gewezen p zijn nalatigheid en krijgt ng twee weken de kans m dit recht te zetten. Indien aan deze tweede kans geen gevlg wrdt gegeven dan wrdt dit ter kennis gebracht van het CBS. Het CBS beslist binnen de twee maanden, vlgend p deze tweede kans tt het al dan niet terugvrderen van de reeds uitgekeerde subsidies. 4 Cntrlemaatregelen en sanctie betreffende de vrpgestelde delstellingen: De ntvangen verantwrdingsstukken wrden dr de dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie nagekeken. De dienst cntrleert in welke mate de begde delstellingen gerealiseerd werden. Indien uit de verantwrdingsstukken blijkt dat de begde delstellingen niet bereikt werden f dat daar twijfel ver bestaat, dan maakt de dienst hiermtrent een schriftelijk verslag en maakt dit ver aan het Cllege van Burgemeester en Schepen. Het Cllege van Burgemeester en Schepenen beslist tt het al dan niet terugvrderen van de reeds uitgekeerde subsidies. 5 Indien p één f andere wijze blijkt dat er fraude werd gepleegd, zullen alle uitgekeerde subsidies van het aanvraagdssier waarin de fraude werd vastgesteld teruggevrderd wrden en wrdt de aanvrager vr 5 jaar uitgeslten van subsidies. 6 Als de nder 3 vereiste verantwrding niet wrdt gegeven, dan kan het Cllege van Burgemeester en Schepenen m deze reden weigeren dat de aanvrager een nieuwe aanvraag nder dit reglement indient, vr het vlgend jaar. Artikel 11 TERMIJNEN PROJECT TYPE 2 EN TYPE 3 D-? Aftetsen idee met Dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie D -1 Uiterste datum indiening prjectfrmulier D = 31/3 f 30/9 D+3 werkdagen Cntrle van frmulier dr Dienst Duurzame Ontwikkeling en Energie D+8 werkdagen Vervlledigen frmulier dr aanvrager, indien ndig D+10 werkdagen 8
Drsturen frmulier naar juryleden D+20 werkdagen Advies van de jury D+ 60 werkdagen Tekenning van subsidie dr CBS Start van prject D + 15 maanden Einde prject D + 17 maanden Verantwrding subsidie D + 18 maanden Vervlledigen verantwrding subsidie 9