Functie Graadnaam: Administratief medewerker Functienaam: Administratief medewerker Functionele loopbaan: C1-C3 Functiegroep: Administratief uitvoerenden Code: Afdeling: Vrije tijd Dienst: Administratieve cel Subdienst: Doel van de entiteit De afdeling Vrije tijd heeft tot doel een duurzaam, gevarieerd en breed toegankelijk vrijetijdsbeleid uit te bouwen. Zij speelt een coördinerende rol tussen de verschillende sectoren in het vrijetijdsveld, nl. sport, jeugd, bibliotheek, cultuur, evenementen en toerisme. Zij schept de nodige voorwaarden voor het organiseren van een veelzijdig aanbod in iedere sector en voor het promoten van dit aanbod. Zij stimuleert een optimale participatie van de gehele bevolking aan het vrijetijdsaanbod met bijzondere aandacht voor specifieke doelgroepen en werkt hiertoe samen met andere actoren. Zij doet dit door te zorgen voor een kwalitatieve dienstverlening; het ondersteunen en het stimuleren van het verenigingsleven en het aanbieden van een eigen vernieuwend aanbod. Zij draagt hierdoor bij aan het verbeteren van de leefkwaliteit van elke burger en het streven naar een verdraagzame en zorgzame leefgemeenschap. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan afdelingscoördinator (Vrije tijd) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 6
Kerntaken Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: sleutelbeheer culturele infrastructuur instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren opmaken van verslagen en nota's uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's opvolgen van verhuur infrastructuur opmaken van uitgaande brieven opstellen artikels voor het infoblad voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen ophalen en wegbrengen van briefwisseling Ondersteuning van het verenigingsleven De dagelijkse en logistieke ondersteuning van het verenigingsleven aan de hand van het subsidiereglement. Doel: zorg dragen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien behandelen en opvolgen van subsidiedossiers van verschillende verenigingen instaan voor opvolging en correct gebruik van de gebruikerskaarten van verschillende verenigingen CC Consult pagina 2 van 6
Vrijetijdsactiviteiten Verantwoordelijk voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van projecten, activiteiten en feestelijkheden inzake de vrijetijdsdiensten. Doel: meehelpen bij en ondersteunen van de organisatie van eigen activiteiten: manifestaties, feestelijkheden, recepties, vergaderingen, etc. meehelpen tijdens de activiteit voorbereiden activiteiten/projecten instaan voor de administratie rond het project of activiteit Promotie Ondersteuning bij het voeren van promotie over het aanbod van activiteiten en projecten van de vrijetijdsdiensten. Doel: promotie over het uitgebreide vrijetijdsprogramma. bekend maken en instaan voor de promotie van het aanbod van de vrijetijdsdiensten (o.m. promoborden, ticketing, verdeling promotiewerk, onderleggers verenigingen) informatie verschaffen aan de balie omtrent toerisme het verkopen van toeristische brochures en folders Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden CC Consult pagina 3 van 6
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen voeren van promotie instaan voor een vlot contact met de burger telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 4 van 6
Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X X Strategisch management X PC-Vaardigheden Databanken X X Presentaties X X Rekenbladen X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen X X Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole X X vaardigheden Informatieverwerkend Flexibiliteit X X gedrag Kwaliteit en accuraatheid X X Organisatieverbondenheid X X Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Schriftelijke communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden gedrag Informatie zoeken (leervermogen) X X Integriteit X X X CC Consult pagina 5 van 6
Probleemoplossend gedrag Initiatief X X Klantgerichtheid X X CC Consult pagina 6 van 6