Microsoft Dynamics NAV voorbereiden op SEPA en IBAN 2012 GAC Business Solutions De Scheper 307 5688 HP Oirschot +31 (0)499 58 28 28 info@gac.nl
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Introductie... 3 2 Wat betekent de invoering van IBAN/SEPA voor Dynamics NAV?... 4 2.1 Verwerken van IBAN gegevens in uw administratie... 5 2.2 IBAN vermelding op alle financiële correspondentie... 6 2.3 Afdrukken van acceptgiro s... 6 2.4 Betaalopdrachten vanuit Dynamics NAV volgens SEPA Credit Transfer (SCT) 7 2.5 Incasso opdrachten vanuit Dynamics NAV volgens SEPA Direct Debit (SDD). 7 2.6 Het inlezen van dagafschriften... 8 3 Informatievoorziening & vragen?... 9 Bijlage... 10 2
1 Introductie Met de komst van één Europese betaalmarkt (SEPA) vinden vanaf februari 2014 eurobetalingen overal op dezelfde manier plaats, met nieuwe standaarden voor het rekeningnummer (IBAN), de girale betalingen en de incasso s. Weet u hoe groot de impact van deze aanpassingen is op uw organisatie? Voor uw administratie, betalingsverkeer en uw bedrijfssoftware van Microsoft Dynamics NAV? Microsoft en GAC zorgen ervoor dat uw bedrijfssoftware tijdig wordt voorzien van de juiste aanpassingen. IBAN Een onderdeel van SEPA is dat zowel bedrijven als consumenten voortaan het IBAN rekeningnummer gaan gebruiken, in plaats van het huidige lokale rekeningnummer. Daarnaast komen er nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso's. Betalingen en incasso's Naast de bestaande bestandsformaten voor betaling CLIEOP en BTL, biedt Microsoft Dynamics NAV sinds vorig jaar ook ondersteuning van betalingen volgens het nieuwe SEPAbestandsformaat. Ook de verwerking van incasso's verandert en wordt vervangen door SEPAincasso. Hoe deze nieuwe manier van incasso wordt ondersteund in Dynamics NAV wordt op dit moment door Microsoft uitgewerkt. Meer informatie over IBAN en het SEPA bestandsformaat vind u op http://www.overopiban.nl. Middels dit document informeren wij u over de gevolgen van de invoering van IBAN en SEPA voor u als gebruiker van Dynamics NAV (Navision) en op welke wijze GAC u hierbij kan ondersteunen. 3
2 Wat betekent de invoering van IBAN/SEPA voor Dynamics NAV? De invoering van IBAN en SEPA heeft, voor u als gebruiker van Dynamics NAV, een aantal gevolgen. Welke gevolgen dit zijn hangt enerzijds af van de administratieve handelingen die u in Dynamics NAV uitvoert. Daarnaast hangt het ook af van de versie van Dynamics NAV waarmee u werkt. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende deelgebieden met betrekking tot IBAN en SEPA en de Dynamics NAV versies die standaard ondersteuning bieden voor deze deelgebieden. NAV versie Functioneel IBAN ondersteund SEPA Credit Transfers SEPA Direct Debits Ondersteund door Microsoft - GAC NAV 2013 NAV 2009 NAV 5 - - - NAV 4.0 SP3 - - - NAV 4.0 SP2 - - - - NAV 4.0 SP1 - - - - NAV 4.0 - - - - NAV 3.7x - - - - NAV 3.6x - - - - NAV 3.1x - - - - NAV 3.0x - - - - NAV 2.65 - - - - NAV 2.60 - - - - NAV 2.50 - - - - NAV 2.0x - - - - 4
De belangrijkste zaken waar u mogelijk rekening mee dient te houden op en rij: 2.1 Verwerken van IBAN gegevens in uw administratie Het gaat hier om de gegevens van medewerkers, leveranciers, klanten en andere relaties. Dit betekent dat u in Dynamics NAV in plaats van bankrekeningnummers ook IBAN nummers en BIC codes moet gaan vastleggen van o.a. klanten en leveranciers. Afhankelijk van de standaard versie van Dynamics NAV die u gebruikt, kunt u hiermee nu al beginnen of is hiervoor eerst nog een update van uw software nodig. Een aantal versies Dynamics NAV is standaard al geschikt voor het vastleggen van IBAN en BIC codes (zie tabel). Indien u gebruikmaakt van één van de door Microsoft ondersteunde versies, kunt u nu al beginnen met het vastleggen van deze gegevens bij zowel klanten als leveranciers. Op de betreffende bankkaarten vindt u de velden waar de IBAN en BIC codes ingevuld kunnen worden. Maakt u gebruik van een oudere versie van Dynamics NAV? In dit geval zal GAC de benodigde functionaliteit voor het vastleggen van de IBAN en BIC codes beschikbaar maken voor de standaard versie waarmee u werkt. Deze update van de software zal op basis van uw onderhoudscontract kosteloos ter beschikking worden gesteld waarna u deze zelf kunt verwerken (importeren) in uw database. Wanneer u voor het importeren van deze update, bijvoorbeeld vanwege maatwerk, ondersteuning nodig heeft kunt u GAC inschakelen. Een consultant of ontwikkelaar zal vervolgens voor u worden ingepland. Het betreft in dit geval werkzaamheden die aan u in rekening zullen worden gebracht. De update voor de functionaliteit voor het vastleggen van de IBAN en BIC codes voor oudere versies van Dynamics NAV zal uiterlijk 31-01-2013 beschikbaar zijn. Deze updates kunt u te zijner tijd downloaden op de GAC Service Portaal. We zullen u middels email op de hoogte brengen wanneer de software daadwerkelijk te downloaden is. Heeft u nog geen account voor dit portaal dan kunt u dit direct aanvragen bij de GAC Servicedesk. Als u een IBAN wilt opvragen of grotere hoeveelheden rekeningnummers van uw leveranciers en klanten in één keer wilt omzetten naar IBAN, dan kunt u gebruikmaken van de website www.ibanbicservice.nl. Dit is een website die de banken als tijdelijke service hebben ontwikkeld. Om u te ondersteunen bij het gebruik van deze service ontwikkelt GAC een tool waarmee u eenvoudig alle bankgegevens van klanten en leveranciers vanuit Dynamics NAV kunt exporteren naar een bestand en na de conversie weer kunt importeren in Dynamics NAV. Het bestand kunt u op de website www.ibanbicservice.nl uploaden waarna u een aangepast bestand met IBAN nummers retour krijgt. Door gebruik te maken van de tool van GAC, minimaliseert u veel handmatige acties. GAC zal u op korte termijn informeren hoe u deze tool kunt aanschaffen. De tool zal, net als eerder genoemde updates voor IBAN en BIC codes, uiterlijk op 31-01-2013 beschikbaar zijn. 5
2.2 IBAN vermelding op alle financiële correspondentie Het gaat hier o.a. om salarisstroken, facturen, briefpapier en website. Mogelijk dient u in Dynamics NAV rapporten aan te passen. Bijvoorbeeld wanneer u voor dergelijke documenten geen gebruikmaakt van voorbedrukt biefpapier, maar de gegevens uit Dynamics NAV gebruikt. Wanneer u rapportages afdrukt vanuit Dynamics NAV en deze uw bankrekeningnummers bevatten (denk hierbij aan verkooporders, verkoopfacturen, inkoopcreditnota s etc.) zult u deze rapportages moeten aanpassen zodat de correcte IBAN en BIC gegevens worden afgedrukt. Indien u ondersteuning nodig heeft om deze aanpassing aan uw rapporten te realiseren, kunt u gebruik maken van de diensten van GAC. Neem hiervoor tijdig contact op met GAC, zodat u uw rapportages tijdig up-to-date heeft. 2.3 Afdrukken van acceptgiro s Het gebruik van acceptgiro s wordt na de overgang naar SEPA afgeraden, aangezien de verwachting is dat deze zullen verdwijnen. Het gebruik van acceptgiro s zal in de nieuwste versies van Dynamics NAV niet meer door Microsoft ondersteund worden. Wanneer u deze mogelijkheid in uw oplossing wilt blijven gebruiken, heeft dit mogelijk gevolgen voor uw software. Indien gewenst kan GAC u ondersteunen bij het maken van een maatwerk oplossing om uw software geschikt te maken. 6
2.4 Betaalopdrachten vanuit Dynamics NAV volgens SEPA Credit Transfer (SCT) Uw Dynamics NAV oplossing dient geschikt te worden gemaakt voor het exporteren van SEPA berichten naar ISO 20022 XML-formaat. GAC is in afwachting van een oplossing van Microsoft. Microsoft zal een update voor Dynamics NAV ontwikkelen, die het standaard SCT formaat (pain.001.001.03) voor Nederland ondersteunt. GAC zal de softwareoplossing van Microsoft gereed maken voor de standaard versie van Dynamics NAV die u gebruikt. We brengen u tijdig op de hoogte, wanneer deze functionaliteit voor uw versie beschikbaar is en op welke manier u over deze functionaliteit kunt beschikken in uw eigen database. Deze door GAC ontwikkelde update van de software zal op basis van uw onderhoudscontract kosteloos ter beschikking worden gesteld en kunt u zelf verwerken (importeren) in uw database. Wanneer u voor het importeren van deze update, bijvoorbeeld vanwege maatwerk in uw software, ondersteuning nodig heeft kunt u GAC inschakelen. Een consultant of ontwikkelaar zal vervolgens voor u worden ingepland. Het betreft in dit geval werkzaamheden die aan u in rekening zullen worden gebracht. 2.5 Incasso opdrachten vanuit Dynamics NAV volgens SEPA Direct Debit (SDD) Uw Dynamics NAV oplossing dient geschikt gemaakt te worden voor het exporteren van SEPA berichten naar ISO 20022 XML-formaat. Pas de administratie en het beheer van uw machtigingen aan als u gebruik maakt van incasso. Kijk goed naar uw bedrijfsprocessen in verband met veranderde aanlevertijden van incasso s. GAC is in afwachting van een oplossing van Microsoft. Microsoft zal een update voor Dynamics NAV ontwikkelen, die het standaard SCT formaat (pain.008.001.02) voor Nederland ondersteunt. GAC zal de softwareoplossing van Microsoft gereed maken voor de standaard versie van Dynamics NAV die u gebruikt. U zult tijdig op de hoogte worden gebracht wanneer deze functionaliteit voor uw versie beschikbaar is en op welke manier u over deze functionaliteit kunt beschikken in uw eigen database. Deze door GAC ontwikkelde update van de software zal op basis van uw onderhoudscontract kosteloos ter beschikking worden gesteld en kunt u zelf verwerken (importeren) in uw database. Wanneer u voor het importeren van deze update, bijvoorbeeld vanwege maatwerk in uw software, ondersteuning nodig heeft kunt u GAC inschakelen. Een consultant of ontwikkelaar zal vervolgens voor u worden ingepland. Het betreft in dit geval werkzaamheden die aan u in rekening zullen worden gebracht. 7
2.6 Het inlezen van dagafschriften Mogelijk dient uw Dynamics NAV software te worden aangepast voor het inlezen van dagafschriften. De invoering vindt (bij de meeste banken) later plaats dan de overgang naar SCT en SDD. Om toch met IBAN overweg te kunnen hebben banken IBAN opgenomen in MT940. Dat kan gaan om een (extra) SEPA MT940-formaat of uitbreiding van het standaard MT940-formaat GAC is in afwachting van een oplossing van Microsoft. GAC zal de softwareoplossing van Microsoft gereed maken voor de standaard versie van Dynamics NAV die u gebruikt. U zult tijdig op de hoogte worden gebracht wanneer deze functionaliteit voor uw versie beschikbaar is en op welke manier u over deze functionaliteit kunt beschikken in uw eigen database. Deze door GAC ontwikkelde update van de software zal op basis van uw onderhoudscontract kosteloos ter beschikking worden gesteld en kunt u zelf verwerken (importeren) in uw database. Wanneer u voor het importeren van deze update, bijvoorbeeld vanwege maatwerk in uw software, ondersteuning nodig heeft kunt u GAC inschakelen. Een consultant of ontwikkelaar zal vervolgens voor u worden ingepland. Het betreft in dit geval werkzaamheden die aan u in rekening zullen worden gebracht. 8
3 Informatievoorziening & vragen? Uiterlijk aan het einde van het eerste kwartaal van 2013 zullen we u via een update op de hoogte stellen van de laatste ontwikkelingen op het gebied van IBAN en SEPA. Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze informatie over de invoering van IBAN en SEPA en de gevolgen hiervan voor uw Dynamics NAV software, dan kunt u contact opnemen met uw Accountmanager of bellen met de Servicedesk via 0499-582821. 9
Bijlage Afkorting BIC CLIEOP BTL(91) IBAN SEPA Betekenis Bank Identifier Code In Nederland gebruikte standaard voor binnenlandse betaal- en incasso opdrachten De tegenhanger van de ClieOp03 standaard als het gaat om buitenlandse betaalopdrachten International Bank Account Number Single Euro Payments Area 10