Informatiebijeenkomst NAVISION

Transcriptie

1 Informatiebijeenkomst NAVISION

2 Parochieautomatisering Eén computersysteem voor alle parochies in Nederland Bevorderen van samenwerking tussen vrijwilligers Backup / beveiliging / training / overdracht van kennis Delen van de kosten en daardoor behalen van efficiency Software speciaal te ontwikkelen voor kerkelijke activiteiten Eenmalige vastlegging van gegevens

3 Stand van zaken 1200 parochies aangesloten Sila Navision operationeel in 1100 parochies Reeks1 SILA Reeks2 NAV

4 Stand van zaken 2011 Introductie Nieuwe financiële module & Kerkbijdrage module 2010 Introductie Begraafplaatsmodule 2007 IPAL introduceert nieuw modules voor financiële administratie en kerkbijdrage parochies 2006 Bisdommen introduceren Navision kerkledenadministratie voor parochies op landelijk netwerk.

5 Structuur Gezamenlijke organisatie namens alle bisdommen (IPAL) in Neer Helpdesk, training en softwareontwikkeling door externe leverancier (GAC) in Oirschot. Vrijwilligers kunnen van elkaar leren, bijvoorbeeld in regioverband

6 Modules Ledenadministratie Kerkbijdrage administratie Financiële administratie Begraafplaatsadministratie

7 Techniek Beschikbaar via internet Werkt op iedere Windows computer met internetverbinding Vanaf Windows XP en Internet Explorer 8 of hoger Centrale database voor alle parochies Toegang door middel van gebruikersnaam en wachtwoord

8 Opties Opties parochieverbanden: Decentraal Centraal Hybride

9 Navision HOE TE STARTEN 9

10 Stappenplan Inschrijven via website of Parochie wordt ingepland voor cursus(sen) Na cursus conversie o.b.v. back-up Kerkhulp/KLA/Baruch/eigen sheets Live gang

11 Toegang tot Navision Trainingsmateriaal is online beschikbaar In gezamenlijk overleg is het mogelijk om trainingen te verzorgen op bereikbare afstand. Cursussen worden het hele jaar georganiseerd door IPAL in samenwerking met GAC. Na de cursus wordt inlognaam en wachtwoord verstrekt Voor inhoudelijke vragen is de helpdesk GAC op werkdagen van beschikbaar van 9.00 uur tot uur. De helpdesk is ook per bereikbaar.

12 Navision LEDENADMINISTRATIE 12

13 Ledenadministratie (1) Alle katholieken van Nederland in één systeem Verhuizingen, overlijden, huwelijken worden automatisch geregistreerd Mogelijkheid tot het vastleggen van gezinsverbanden Parochie en voorkeursparochie Koppeling met andere modules (kerkbijdrage, kerkhof en boekhouding)

14 Ledenadministratie (2) Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) Gemeentelijke basis administratie Navision Parochies

15 Ledenadministratie (3) In de gemeentelijke basisadministratie (GBA) is bekend welke burgers lid zijn van een kerkgenootschap Uit privacy overwegingen staat in de GBA niet van welk kerkgenootschap iemand lid is De SILA weet echter wel van welk kerkgenootschap iemand lid is Mutaties worden via beveiligde internetverbinding met elkaar uitgewisseld

16 Ledenadministratie (4) Functionaliteiten: Bijhouden van contactgegevens (naam / adres / woonplaats / telefoonnummer / ) leden Vastleggen van kerkelijke gebeurtenissen (doop / huwelijk / vormsel / eerste communie) Vastleggen van pastoraal contact Bijhouden van vrijwilligers en hun functies Adreslijsten (bijvoorbeeld voor verspreiding van het parochieblad)

17 Demo ledenadministratie Ledenkaart van een parochiaan LEDENBEHEER: Contactpersonen Overzicht van vrijwilligers LEDENBEHEER: Vrijwilligers -> Teams -> button 'Team' -> 'Taken -> alles weergeven Uitdraaien lijst van wijken voor parochieblad LEDENBEHEER: Wijken -> Bezorglijst portrait

18 Navision KERKBIJDRAGE ADMINISTRATIE 18

19 Kerkbijdrage administratie Functionaliteit: Vastleggen deelnemers kerkbijdrage Printen acceptgiro s Aanmaken automatische incasso s Vastleggen toegezegde en/of betaalde kerkbijdrage en vaststellen niet betaalde kerkbijdrage Mogelijke koppeling met de module boekhouding

20 DEMO KERKBIJDRAGE 20

21 Navision BOEKHOUDING 21

22 Boekhouding Varianten: Centrale variant : Alle modules centraal, m.b.v. lokatiecode Decentrale variant : Alle modules per locatie, Consolidatie Hybride variant : Leden Kerkbijdrage per locatie, Boekhouding centraal

23 Boekhouding in Navision Vereenvoudigd en toegankelijker sinds eind 2010 Gebruik maken van snelmenu Koppeling met ledenadministratie en kerkbijdrage administratie Automatisch inlezen van dagafschriften en herkenning van de kerkbijdrage klanten

24 Boekhouding Functionaliteit: Debiteuren Crediteuren Grootboek Automatisch inlezen van dagafschriften Financiële rapportage en analyse Begroting Exportfunctie naar Excel Automatische jaarrekening

25 Dimensies De grootboekrekeningen in het rekeningschema zijn landelijk door alle bisdommen gezamenlijk vastgesteld. Dit is noodzakelijk voor onderlinge vergelijkbaarheid en uniformiteit. Met behulp van dimensies kan een parochie zelf een groot aantal parochie specifieke zaken inrichten. Een Dimensie is een manier om grootboekposten aan een bepaalde categorie toe te wijzen Sommige dimensies zijn verplicht in te voeren -> de boeking kleurt dan rood Analyse van de dimensies via lijsten en overzichten uitgebreid

26 Inrichtingsstappen Controleren en aanvullen parochiegegevens Aanmaken bankrekeningen Aanmaken debiteuren / crediteuren Aanmaken / aanpassen dimensies Gebouwen Personen Fondsen Collecten Eventueel: keuzedimensies Boeken van de beginbalans

27 Inlezen van dagafschriften Voor alle gangbare banken Rabobank formaat Andere banken MT940 formaat Afhankelijk van website van de betreffende bank Dagafschrift is later aan te passen of te verwijderen als het niet goed is De hele omschrijving van de mutatie op het dagafschrift is zichtbaar Afstemmen met de bank hoeveel detailinformatie gewenst is

28 Boekhouding Aanleveren van Rekening & Verantwoording en Begroting aan het bisdom via internet Gegevens worden bij bisdom ingelezen via een tussenbestand (alleen de saldi) na goedkeuring door het parochiebestuur Gebruik van dimensies (= een dwarsdoorsnede van de boekhouding)

29 Jaarrekening Als het boekjaar in Navision wordt afgesloten wordt de gebruiker automatisch doorgeleid naar een webformulier waar de verdere gegevens van de jaarrekening worden gecompleteerd. Alle cijfers uit de boekhouding worden automatisch in het formulier opgenomen. Na het invullen van alle gegevens kan de jaarrekening worden geprint.

30 Koppeling met kerkbijdrage module Keuze tussen wel of geen koppeling kerkbijdrage - boekhouding Welke werkprocedure hanteren? Wie boekt de kerkbijdrage? Alleen bank-kb is toegankelijk voor de kerkbijdrage administrateur Kies een het juiste moment om de koppeling met de kerkbijdrage module aan te zetten Gebruik maken van automatische inlezen van dagafschriften? En wie mag dagafschriften downloaden? Hoe om te gaan met andere mutaties op het dagafschrift?

31 Navision

32 Boekhouding (SEPA) Nieuw bankrekeningnummer! Nieuwe acceptgiro s Machtigingenbeheer t.b.v. incasso s Incasso s met pre notificatie

33 Boekhouding (SEPA) Verplicht per 1 februari 2014! Conversie naar IBAN Nummer: 15 juni is de integrale conversie uitgevoerd op de bankrekeningen. ( ) Factuurlayout en IBAN acceptgiro s zijn ingebouwd Parochies dienen nu IBAN banknummer in te voeren Eind juli wordt machtigingenmodule opgeleverd Oktober wordt de incassomodule opgeleverd

34 Boekhouding (SEPA) Machtigingenbeheer (mandaatbeheer) Er is naast een nieuw protocol ook een nieuwe werkwijze voorzien. Het beheer van mandaten moet volgens dit nieuwe protocol worden gecreëerd, beheerd en gearchiveerd door de crediteur en niet meer door de banken. Hierbij is er ook een waarborg voorzien met een terugbetaling aan de consument tot 8 weken bij een betaling die betwist wordt.

35 Boekhouding (SEPA) Machtigingenbeheer (mandaatbeheer) De parochies mogen de bestaande machtigingen die van de debiteuren zijn verkregen voor de huidige Nederlandse Incasso (Doorlopende Machtiging Algemeen), blijven gebruiken voor de nieuwe standaard Europese incasso. Men hoeft van hen geen nieuwe machtiging te vragen voor de overstap naar de standaard Europese incasso. Parochies moeten wel een aantal extra gegevens digitaal vastleggen in de administratie. Deze moet bij iedere incasso-opdracht meegezonden worden. Parochie moeten wèl een nieuw incassocontract afsluiten!

36 Demo boekhouding Bekijken grootboekposten BOEKHOUDING: snelmenu boekhouding -> grootboek Memoriaalboekingen maken BOEHOUDING: snelmenu boekhouding -> boeken -> memoriaal Exporteren naar Excel

37 Begraafplaatsadministratie Functionaliteit: Vastleggen van elke begraving Facturering aan nabestaanden Periodieke activiteiten (zoals verlenging grafrechten) Vastleggen gegevens over het graf (zoals steenhouwer, soort monument) Generen van brieven en documenten (bijvoorbeeld grafakte)

38 Demo begraafplaatsadministratie Invoeren overledene BEGRAAFPLAATS: overledene Invoeren begraving BEGRAAFPLAATS: begraving

39 VRAGEN?