Gebruikershandleiding New Day at Work Online workspace of the future! Page 1
Inleiding Deze gebruikershandleiding is opgesteld om de eindklant te helpen bij het toepassen van Workspace 365 binnen zijn of haar werkzaamheden. Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Er wordt aangeraden om naast deze handleiding, ook de handleiding van Office 365 er bij te houden. Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 2
1. De eerste stap (inloggen) 1. Van je Administrator ontvang je een e-mail met daarin de inlog gegevens voor jouw account. 2. Klik op de link (Web adress) en log in met de gegevens die in de e-mail staan. Na de eerste keer inloggen verschijnt er een melding dat je e-mail wordt geconfigureerd. Dit kan enige tijd duren. Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 3
2. De functionaliteiten in Workspace 365 1. Na het inloggen kom je op het hoofdscherm van Workspace 365. Vanuit dit punt kan je gaan werken binnen jouw online werkplek. 2. In de linker bovenhoek vind je het teken. Dit is de Home-knop (terugkeren naar het hoofdscherm). 3. In de rechter bovenhoek heb je de beschikking over een aantal opties. De knop staat voor jouw persoonlijke account instellingen: hier kan je Taal instellen, Profielgegevens aanpassen, Wachtwoord veranderen, SharePoint instellingen wijzigen en Uitloggen uit Workspace 365. Ook vind je hier de gegevens om de Support-afdeling te benaderen bij eventuele problemen of vragen. 4. Onder de knop vind je de thema s waarin jouw meest recente activiteiten zijn gepleegd. 5. De laatste mogelijkheid die wordt gegeven in de rechter bovenhoek betreft de knop. Hiermee kan je een nieuw item aanmaken binnen de Office Web Apps (Word, Excel, PowerPoint en OneNote). Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 4
3. Business Apps (Hoofdscherm) 1. E-mail: jouw eigen inbox/outbox is hier te vinden. Hier heb je de mogelijkheid om e-mails te verzenden, te archiveren of te wissen. De mogelijkheid om bijlagen in te voegen is aanwezig, alsmede het plaatsen van een persoonlijke handtekening. Mocht je de handtekening willen aanpassen, dan kan je dit vinden onder de knop (Instellingen). 2. People: Hier vind je jouw persoonlijke lijst met contactpersonen, gebruikers en groepen. Via de knop heb je mogelijkheid om nieuwe contactpersonen en groepen aan te maken. De contactpersonen zijn vervolgens op gemakkelijke wijze te vinden tijdens het opstellen van een e-mail binnen de e-mail applicatie. Mocht je nog niet ingelogd zijn in Office 365, dan zal hierom worden gevraagd. Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 5
3. Folders & Files: Hier kan je alle documenten vinden die gedeeld worden door je collega s binnen de online werkplek. Het is mogelijk om per document verschillende rechten toe te wijzen. Selecteer het bestand en vervolgens verschijnt de optie delen. Hier kan je selecteren wie het bestand in de organisatie te zien krijgt. Ook heb je hier de mogelijkheid om documenten te uploaden naar de map van jouw keuze. 4. Calendar: Hier kan je jouw eigen agenda beheren en eventueel delen met contactpersonen en/of collega s. Mocht je de behoefte voelen om meerdere agenda s aan te maken, dan is dit ook een optie. Klik met de rechter muisknop op en de optie zal verschijnen. Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 6
4. Office Web Apps (Hoofdscherm) 1. Excel, Word, PowerPoint en OneNote: Deze 4 functies werken volgens hetzelfde principe. Klik met de linkermuisknop op de Web App van jouw keuze en er zal gevraagd worden in welke map het bestand geplaatst moet worden. Ook zal je een documentnaam moeten invoeren. Klik op en de Web App zal geopend worden. 2. Lync Meeting: via deze knop kom je terecht bij de Lync Web Scheduler: een web applicatie waarmee je nieuwe vergaderingen kan maken, bestaande vergaderingen kan wijzigen en uitnodigingen kan versturen naar gewenste participanten. Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 7
Frequently Asked Support Questions Workspace 365 Gebruikershandleiding Pagina 8