Profiel Directeur Bedrijfsvoering 3 september 2018 Opdrachtgever Ronduit Onderwijs Voor meer informatie over de functie Jeannette van der Vorm, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie van Directeur Bedrijfsvoering 5 3 De gewenste capaciteiten 7 4 De arbeidsvoorwaarden 8 5 De selectieprocedure 9 Bijlage I: Functiebeschrijving Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en eisen, die gelden voor de functie van Directeur Bedrijfsvoering bij Ronduit. Wellicht ten overvloede vermelden we dat overal waar hij staat, natuurlijk ook zij gelezen kan worden. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 2 van 12
1 De organisatie Ronduit is de stichting voor openbaar primair onderwijs in Alkmaar. Ronduit heeft 10 basisscholen met in totaal 17 locaties, 1 school voor SBO en 1 (V)SO-school met 3 SO- en 7 VSO-locaties verspreid in Noord-Holland. Met ruim 600 medewerkers wordt onderwijs op maat geboden voor 3750 kinderen, waarvan een deel kinderen en jongeren met gedrag en/of psychische problemen. Ronduit kent een omzet van ca. 30 miljoen. Ronduit staat voor ondernemend, verantwoordelijk en resultaatgericht onderwijs. Een missie die herkenbaar en aantrekkelijk is voor ouders en kinderen, inspirerend voor leerkrachten en passend bij de samenleving van nu. De drie begrippen betreffen alle geledingen van het onderwijs: het bestuur zowel als directies van scholen, leerkrachten zowel als leerlingen. Bij die missie hoort dat de medewerkers van Ronduit de kinderen de normen en waarden van goed burgerschap als vanzelfsprekend aanleren. De scholen bevorderen een ondernemende houding bij de leerlingen en dragen zo bij aan een actieve en kritische levensstijl, plezier in eigen kunnen en het ontwikkelen van talenten. Dit gaat hand in hand met het spelenderwijs bijbrengen van verantwoordelijkheden, met als uiteindelijke doel kinderen te leren hun grenzen te verleggen, doelen te bereiken en het beste uit zichzelf te halen. Het streven naar een hoog leerrendement, op welk gebied dan ook, is de sleutel tot talent-ontwikkeling. Zij staan ronduit voor kwalitatief goed openbaar onderwijs. De hoofdlijnen van het strategisch beleidsplan 2015-2019 zijn: Kind van de 21e eeuw: leren voor de toekomst Experts in het onderwijs: passie, ambitie en inspiratie Maatschappelijk relevant: samen ondernemen. De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de organisatie is in handen van de bestuurder. Onder zijn leiding regelen en coördineren de medewerkers van het bestuursbureau veel bovenschoolse zaken. Daarnaast bereiden zij beleid voor en geven zij uitvoering aan het vastgestelde beleid op het terrein van met name onderwijskundig beleid, personeelszaken, financiën, huisvesting en ICT. Verder fungeren zij als vraagbaak voor zowel interne als externe partijen. Het bestuursbureau omvat een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Onderwijs & Kwaliteit en telt in totaal ca. 14 fte. Het strategisch team van het bestuursbureau bestaat in de nieuwe structuur uit de bestuurder, de directeur Onderwijs en Kwaliteit en de te werven Directeur Bedrijfsvoering. Deze laatste functie betreft een nieuwe functie. De directeur Bedrijfsvoering krijgt een brede portefeuille gericht op ondersteunende processen in de organisatie. De verantwoordelijkheidsgebieden zijn Financiën, HRM, ICT en facilitair, Huisvesting en een deel van de planning en control-cyclus (waar het afgeleide informatie van onderwijskundige informatie betreft). De directeur Bedrijfsvoering stuurt de coördinatoren aan die met hun team verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken. Op het gebied van huisvesting zal de directeur zich met name ook op strategisch niveau en deels met de tactische uitvoering bezig houden. Ronduit werkt samen met een extern bureau dat de onderhoudsplanning op operationeel niveau uitvoert. Binnen het bestuursbureau is veel expertise aanwezig. Het bureau is goed georganiseerd en er werken betrokken medewerkers. De cultuur is open en informeel. Een belangrijke opdracht voor de directeur Bedrijfsvoering bestaat uit het nog beter onderling verbinden van de verschillende aandachtsgebieden en afdelingen om zo de slagkracht van het bestuursbureau te versterken. Door meer samen te werken, meer gebruik te maken van elkaars kennis, informatie en systemen en dus efficiënter te werken. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 3 van 12
De te werven directeur Bedrijfsvoering zal zich, samen met de directeur Onderwijs en Kwaliteit, onder meer gaan richten op het verbeteren van de samenhang tussen de twee afdelingen en de onderlinge samenwerking. Het organogram van de organisatie ziet er als volgt uit: Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 4 van 12
2 De functie van Directeur Bedrijfsvoering De afdeling Bedrijfsvoering heeft als kerntaken: Zorg dragen voor een kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering. Zorg dragen voor goede administratieve en interne controleprocessen, in cyclische processen. Ontwikkelen van beleid voor de aandachtsgebieden van de afdeling. Zorg dragen voor een adequate ondersteuning van de scholen op het gebied van financiën, personeel, facilitaire zaken, huisvesting en ICT. Op de afdeling Bedrijfsvoering werken medewerkers (ongeveer 10 fte) die tactische en/of operationele werkzaamheden uitvoeren. De afdeling kent een coördinator HR, een recent aangestelde coördinator financiën met een voortgezet onderwijs achtergrond, een controller en een coördinator ICT. De personeelsadministratie en de salarisadministratie zijn uitbesteed, evenals het maken van onderhouds- en huisvestingsplannen en een aantal facilitaire zaken waaronder onderhoud. De belangrijkste resultaten van de directeur Bedrijfsvoering zijn: Een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het strategisch beleid i.s.m. de directeur Onderwijs en Kwaliteit. Creëren van meer samenhang tussen de verschillende afdelingen. Bijdragen aan het uitvoeren van het beleid en operationele werkzaamheden binnen de organisatie. Bijdragen aan kwaliteitsverbetering en bewaking. Leiding geven aan de afdeling en zorg dragen voor de professionalisering van de medewerkers binnen de afdeling. Systematisch werken aan de eigen professionele ontwikkeling. (Zie bijlage I voor de uitgebreide functiebeschrijving). De organisatie wil een slag in professionaliteit maken. Daar is al veel in gebeurd, maar er zijn nog verdere stappen te zetten. Er leven genoeg ideeën binnen het team en aan bevlogenheid is geen gebrek. Van de nieuwe directeur Bedrijfsvoering wordt verwacht dat hij aan de doe-kracht van het team bijdraagt. Daarnaast geeft hij ook gezond tegenspel, zeker als dat de uitvoeringskracht ten goede komt. Belangrijk is dat de nieuwe directeur Bedrijfsvoering goed kan denken vanuit de behoeften van de scholen en in staat is relaties op te bouwen in de organisatie. Hij ziet dwarsverbanden, ontdekt rode draden, kijkt breed. Hij ziet verbetermogelijkheden en bedenkt een oplossingsstrategie met focus en pakt daarop door. Hij is analytisch en komt in beweging; hij is gericht op doen en uitvoering. Zijn analytische kwaliteiten zet hij om in een oplossingsstrategie. Hij houdt de collega s op een prettige manier scherp. De te werven directeur Bedrijfsvoering is een teamspeler, en is gericht op samenwerking. Hij heeft verstand van zaken op het gebied van Financiën, Huisvesting, HRM en ICT. De directeur is verbindend op alle niveaus en denkt strategisch: hij richt zich op de grote lijnen en niet op de details. Voor de verschillende aandachtsgebieden zijn gespecialiseerde collega s in dienst. De directeur Bedrijfsvoering schakelt hen in en zorgt voor verbinding tussen de verschillende medewerkers. Hij houdt het overzicht en bewaakt hierbij een consistente lijn in de manier van ondersteuning aan de lijn en werkt vanuit behoeften. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 5 van 12
Voor huisvesting is een extern bureau verantwoordelijk voor de operationele (onderhouds-) vragen. De directeur Bedrijfsvoering wordt verantwoordelijk voor de strategische en tactische huisvestingsvraagstukken. Vanuit de scholen is er vraag naar een directeur Bedrijfsvoering die hen begeleidt, ondersteunt en faciliteert met kennis en expertise. Iemand die de verschillen tussen de scholen, tussen regulier en (voortgezet) speciaal onderwijs en bijv. de verschillen in financiering begrijpt en zich realiseert dat de behoeften per school verschillen. Met name het speciaal onderwijs kent een complexe regelgeving en financieringsstructuur door de rol van passend onderwijs en de samenwerkingsverbanden. De scholen voor speciaal onderwijs zijn daarnaast gevestigd in gebieden van verschillende samenwerkingsverbanden die deels een andere financieringsstroom en - structuur hebben. Dit vraagt om een goed analytisch vermogen. De directeuren van de scholen voor speciaal onderwijs vragen daarom om specifieke ondersteuning. De directeur Bedrijfsvoering is voor de directeuren primair en speciaal onderwijs het aanspreekpunt voor alle aspecten rondom de bedrijfsvoering. Zij vragen van de directeur Bedrijfsvoering dat hij getuigt van een integrale blik, aansluit bij hun vragen, goed inzicht in de cijfers en de bedrijfsvoering geeft en de koppeling maakt tussen HR en financiën. Hij neemt de directeuren mee in het voorgenomen beleid, communiceert hierover, ondersteunt hen en zorgt voor modernisering van de bedrijfsvoeringsprocessen. Op het gebied van onderhoud en facilitaire vragen valt er nog wel wat te verbeteren; de directeur bedrijfsvoering is scherp op de uitvoering en de controle ervan. Hij creëert bewustwording over relevante wetgeving en de gevolgen hiervan op financieel vlak. Hij stroomlijnt de bedrijfsprocessen met in het achterhoofd de leerling in de klas die van dit alles uiteindelijk beter wordt. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 6 van 12
3 De gewenste capaciteiten Kennis en ervaring: U beschikt over WO werk en denkniveau met minimaal een relevante HBO opleiding. U heeft een achtergrond in financiën en/of bedrijfsvoering. U heeft ervaring in de aansturing van medewerkers. Ervaring met het professionaliseren/stroomlijnen van bedrijfsvoeringsprocessen. Brede kennis van meerdere aspecten van de bedrijfsvoering, waaronder financiën, HRM, ICT en huisvesting. U beschikt over een brede, integrale blik op de verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering vanuit een financiële, analytische insteek. U beschikt over de capaciteiten om de bedrijfsvoering functie goed vorm te geven en integrale bedrijfsprocessen te realiseren. Brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en (landelijke) ontwikkelingen hiervan. Kennis van het begrotingsproces binnen een (onderwijs-)organisatie. Ervaring met het werken in een organisatie met autonome professionals. Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen, implementeren en verdedigen van beleid. Vaardigheid in het adviseren en coachen. Vaardigheid in het organiseren en begeleiden van werkprocessen. Uiteraard beschikt u over affiniteit met onderwijs. Persoonskenmerken: U bent een energieke, doortastende persoonlijkheid. U combineert empathie met zakelijkheid. U bent analytisch, behoudt het overzicht, ziet dwarsverbanden en bezit slagkracht. U bent gericht op verbetering en ziet kansen. U heeft oog voor de vragen van medewerken en de scholen. U heeft een verbindende en motiverende leiderschapsstijl. U stimuleert medewerkers, u bent benaderbaar en mensgericht. U bent gericht op samenwerken en een teamspeler. U bent gewend op een professionele, resultaatgerichte manier te werken. U bent communicatief zeer vaardig, zowel mondeling als schriftelijk. U hebt een open en toegankelijke houding. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 7 van 12
4 De arbeidsvoorwaarden Standplaats is Alkmaar. Het betreft een functie van 0,8 fte. Inschaling conform cao Primair Onderwijs (schaal 13, afhankelijk van kennis, ervaring en arbeidsverleden, max. bruto jaarsalaris op full time basis ca. 78.200,--) In eerste instantie wordt een jaarcontract geboden dat bij gebleken geschiktheid zal worden omgezet in een vast dienstverband. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 8 van 12
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. In week 40 vinden de gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten plaats. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De opdrachtgever beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een eerste gesprek. 2 Selectie door Ronduit. Een aantal kandidaten voert daarna in week 41 een eerste gesprek met de selectiecommissie. De tweede ronde met de adviescommissie vindt plaats in week 42. Een assessmentonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. Voor de te benoemen kandidaat vindt een pre-employment onderzoek plaats door de Validata Group. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 9 van 12
Bijlage I: Functiebeschrijving Resultaatgebied 1 Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het strategisch beleid van de onderwijsinstelling door: Levert inhoudelijke bijdragen aan de totstandkoming van het strategisch beleid. Is verantwoordelijk voor de bedrijfsmatige planning en control cyclus en de afstemming hiervan in de agendaplanning op stichtingsniveau. Verbindt met de directeur onderwijs & kwaliteit, de onderwijskundige en de bedrijfsmatige planning en control cyclus van de stichting en ondersteunt de scholen bij de planning en control cycli op schoolniveau. Initieert en stimuleert vernieuwing van het beleid op het gebied van bedrijfsvoering van de instelling, de benodigde randvoorwaarden. Levert bijdragen aan het beleid van de scholen op het gebied van personeel, financiën, ict, en huisvesting op basis van door analyse verkregen inzichten in de vraag van de scholen. Adviseert gevraagd en ongevraagd de bestuurder over beleidszaken op het gebied van onderwijs en de agendplanning. Is lid van het strategisch team van Ronduit dat onder voorzitterschap staat van de bestuurder. Is adviserend lid van de directie overleggen PO en VSO. Resultaatgebied 2 De functionaris draagt bij aan het uitvoeren van het beleid en operationele werkzaamheden binnen de organisatie. De functionaris: Volgt interne en externe ontwikkelingen op het vakgebied en beoordeelt deze op relevantie voor het strategisch beleid van Ronduit. Stelt de jaarlijkse documenten van de bedrijfsmatige planning & control cyclus op. Ontwikkelt, in overleg met de directeur Onderwijs & Kwaliteit, (strategische) beleidsvoorstellen voor de aandachtsgebieden, waarvoor de afdeling bedrijfsvoering verantwoordelijk is. Ontwikkelt processen en instrumenten die noodzakelijk zijn voor het optimaal functioneren van de bedrijfsmatige planning en control cyclus, ten behoeve van de stichting en belanghebbenden buiten de stichting. Is verantwoordelijk voor alle processen op de beleidsterreinen die vallen onder de afdeling. Initieert en geeft leiding geven aan (multidisciplinaire) projecten. Neemt deel aan relevante lokale, regionale en/of landelijke netwerken. Beoordeelt de schoolbegrotingen op het onderwijskundig beleid van de scholen (inclusief passend onderwijs) en adviseert over aanpassingen. Bewaakt de medezeggenschapsprocedures en geschillenprocedures uit volgens de reglementen en adviseert de bestuurder hierover. Geeft gevraagd advies aan de raad van toezicht en/of zijn auditcommissie over de uitvoering van het financieel beleid en de bedrijfsmatige planning & control cyclus. Zorgt voor een efficiënte advisering en ondersteuning van de directeuren van de scholen van Ronduit. Draagt er zorg voor dat er binnen de gegeven formatie voldoende beschikbaarheid is voor hulpvragen van schooldirecties. Ontwikkelt kennis over effectieve manieren van advisering en ondersteuning van scholen. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 10 van 12
Resultaatgebied 3 In het kader van kwaliteitsverbetering en bewaking heeft de functionaris de volgende werkzaamheden. De directeur Bedrijfsvoering: Is belast met en is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van het kwaliteitsbeleid en de verplichte jaarlijkse documenten ((meer)jarenbegroting, jaarverslag/jaarrekening, (meerjaren)formatieplan). Verzamelt, aggregeert en analyseert de aangeleverde sturingsinformatie vanuit de beleidsterreinen die vallen onder bedrijfsvoering ten behoeve van de integrale kwaliteitssturing en de bijbehorende managementrapportages/het schoolprofiel. Analyseert en beoordeeld binnen de vastgestelde kaders de bedrijfsmatige resultaten, waar onder de resultaten per school, spreekt naar aanleiding daarvan de directeur daarop aan en neemt maatregelen. Stelt (delen van) (voortgangs)rapportages/-notities op ten behoeve van bestuur, toezicht en schooldirecties. Resultaatgebied 4 Geeft leiding aan het de afdeling door: Stuurt medewerkers van de afdeling aan, inhoudelijk en hie rarchisch. Ontwikkelt en borgt de kwaliteit van de afdeling en haar medewerkers. Draagt zorg voor een goede communicatie binnen de afdeling en vanuit de afdeling naar buiten. Borgt het met de bestuurder overeengekomen niveau van bedrijfsvoering en dienstverlening naar de directeuren van de scholen. Plant en organiseert het werk van de afdeling. Onderhoudt goede relaties met voor de organisatie relevante interne en externe partijen, zoals de GMR, RvT, collega schoolbesturen en de gemeente Alkmaar. Voert gesprekken met medewerkers in het kader van de gesprekkencyclus. Resultaatgebied 5 Draagt zorg voor de professionalisering van de medewerkers binnen de afdeling. Werkt systematisch aan de eigen professionele ontwikkeling. Bevoegdheden, kader & verantwoordelijkheden Beslist bij/over: De strategische beleidsadviezen. Het nemen van beslissingen over meerjaren beleidsvoorstellen. De inhoud van de ontwerpbegroting, meerjarenramingen en werkplannen. Over het ontwikkelen en bijstellen van de begrotingscyclus en bij de beoordeling van de rechtmatigheid van bestedingen. Over de inhoud van de adviezen op financieel-economisch-, facilitair- en ICT-gebied aan de bestuurder. Bij het geven van leiding aan het personeel van de afdeling. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 11 van 12
Kader: Het door de bestuurder geformuleerde en vastgestelde strategische beleid, financiële wet- en regelgeving van belang voor de opstelling van de begroting en wijze van toezicht; voor huisvesting, beheer en onderhoud relevant zijnde wet- en regelgeving en veiligheids- en inspectierichtlijnen zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden; Overige relevante wet- en regelgeving. Verantwoording: Aan de bestuurder voor wat betreft de bruikbaarheid van het beleid op de onderscheiden beleidsterreinen en de bijdrage aan de ontwikkeling van het strategische beleid en het leiding geven aan de afdeling. Kennis en vaardigheden Brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en (landelijke) ontwikkelingen hiervan. Kennis van relevante wet- en regelgeving en ontwikkelingen op de onderscheiden beleidsterreinen. Kennis van het begrotingsproces binnen de organisatie. Kennis van informatievoorzienings- en automatiseringsmethoden, -technieken en processen. Inzicht in de taak, werkwijze en besluitvormingsprocessen van Ronduit. Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de onderwijsinstelling en de financieeleconomische en bestuurlijke context en consequenties daarvan, alsmede de vaardigheid om het begrotingsproces binnen de organisatie daarop af te stemmen. Inzicht in vraagstukken en problemen die zich op werkterreinen in het onderwijs afspelen en de samenhang daarin. Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen, implementeren en verdedigen van beleid. Vaardig in het adviseren en coachen. Vaardig in het organiseren en begeleiden van werkprocessen. Vaardig in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties. Vaardig in het plannen, organiseren en coördineren van werkzaamheden. Communicatieve vaardigheden. Contacten Met de bestuurder en de directeur Onderwijs over het om beleid op de onderscheiden beleidsterreinen en de belangen van de afdeling te behartigen en te verdedigen, nieuwe ontwikkelingen uit te dragen en adviezen te verstrekken. Met de collega s binnen het stafbureau over (verbeter)plannen met financiële c.q. personele interventies en consequenties om nader af te stemmen. Met derden over aangelegenheden op de onderscheiden beleidsterreinen om informatie te geven, te onderhandelen en afspraken te maken. Met de externe accountant over de controle aanpak, uitvoering en bevinden om tot afstemming te komen. Met derden om de stichting en/of de scholen te vertegenwoordigen. Directeur Bedrijfsvoering/Ronduit/3 september 2018 12 van 12