De digitale weg Documentbeheer en workflow management
Agenda 13u30-14u30 14u30-14u45 14u45-16u30 Theoretische benadering van documentbeheer Koffiepauze Demonstratie DIAS software Peter Hooghe Sales Manager peter.hooghe@cac.be Katrien Demeulemeester Sales DIAS Katrien.demeulemeester@cac.be
Over C&C Computers and Communications N.V. Softwarehuis opgericht in 1987 Gevestigd in Oudenaarde Kernactiviteit: software-ontwikkeling + hardware 33 medewekers Peter Hooghe peter.hooghe@cac.be Katrien Demeulemeester katrien.demeulemeester@cac.be
ELEKTRONISCH DOCUMENT MANAGEMENT
Nadelen van papier Kostprijs - personeel: opzoeken, klasseren, distribueren - materiaal: archiefruimte, kasten, papier - verdoken kosten: kopiëren, dubbel werk Beperkte opzoekingsmogelijkheden Trage verspreiding Vaak dubbele archivering
Nadelen van papier Gebruik verouderde versies Geen geografische spreiding mogelijk Niet beveiligd / geen backup Documenten blijven lokaal hangen Digitaal archief niet geïntegreerd met papieren archief
Doelstelling Optimaliseren van de dienstverlening - snel - gebruiksvriendelijk - duidelijk - transparant Kosten reduceren - personeel: klasseren, opzoeken, distribueren, etc. - materiaal: archiefruimte, kopieermachines, etc. - verdoken kosten Beschikbaarheid van informatie / homeworking Security
Definitie DIAS DIAS is een performante, kostenbesparende en gebruiksvriendelijke oplossing voor het gestructureerd beheren en archiveren van al uw documenten. PERFORMANT: gebruik van relationele database (Progress software) KOSTENBESPAREND: enorme tijdswinst betere serviceverlening GEBRUIKSVRIENDELIJK: Windows look and feel GESTRUCTUREERD: meer uniformiteit en transparantie BEHEREN EN ARCHIVEREN: actief gebruik van alle aanwezige informatie AL UW DOCUMENTEN: documenttype onafhankelijk
Modulaire opbouw CRM WORKFLOW DOCUMENTBEHEER
Registratie / ingave van documenten 1 Registratie / / ingave documenten 2 Verwerking documenten 3 Opzoeken documenten
Type documenten Inkomende correspondentie Dienstroosters Foto s Omzendbrieven Interne nota s Documentatie Verslagen Werkdocumenten Opsporingsberichten Processen verbaal E-mails Wagens Gebouwen Personeel
Invoeren van documenten INPUT PAPIER OUTPUT Werkstations Intranet Internet Citrix Printer Fax E-mail ZOEKVELDEN DIGITAAL CD-ROM DVD Tape
Invoeren van papieren documenten Scannen van papieren documenten Aandachtspunten: Keuze van het scantoestel Barcodeherkenning OCR Optical Character Recogniton VRS Virtual Rescan Software
Keuze van het scantoestel Aandachtspunten: Aantal pagina s per dag Formaat Single / Duplex Kleur / Zwart wit Automatische documentinvoer
Keuze van het scantoestel Desktop scanners Mid-range scanners High-end scanner
Barcodeherkenning Functies van de barcode: Barcode als documentseparator Barcode voor herkenning documenttype Barcode voor flowinformatie Barcode voor automatische afhandeling PROJUST19804 documenttype: pro justicia uniek ID nummer
OCR Optical Character Recognition
VRS Virtual Rescan Software MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING
VRS Virtual Rescan Software Laag Contrast Logo Dot Matrix Text Gemarkeerde tekst Doorslagen handschrift Koffievlekken gekleurde achtergrond
VRS Virtual Rescan Software Compressie van bestanden Image File Size = 213 KB Image File Size = 84 KB Image File Size = 39 KB
Invoeren van documenten INPUT PAPIER OUTPUT Werkstations Intranet Internet Citrix Printer Fax E-mail ZOEKVELDEN DIGITAAL CD-ROM DVD Tape
Integratie met andere applicaties Boekhouding ERP MS Office Fax Telefonie Andere applicaties Applicaties gebaseerd op XML CTIin ontwikkeling
Integratie met MS Word / MS Excel Microsoft Word Document archiveren sjablonen oproepen Adresgegevens oproepen
Integratie met MS Outlook Microsoft Outlook E-mails archiveren E-mailadres oproepen Documenten versturen
Een document opnemen in het archief: indexering Documenttype Contact Omschrijving Andere velden
Verwerken van documenten 1 Registratie // ingave documenten 2 Verwerking documenten 3 Opzoeken documenten
Workflow: automatisch of manueel AUTOMATISCH MANUEEL PV BRIEF Agent 1 Agent 2 Agent 3 Agent 1 Agent 2 Agent 5 Agent 7
Workflow: automatisch of manueel SERIEEL PARALLEL DOCUMENT DOCUMENT Agent 1 Agent 2 Agent 3 Agent 1 Agent 2 Agent 3
Een flow creëren
Document Acties Lokaal opslaan van een document Afdrukken van een document Handtekenen van een document Toevoegen aan favoriete documenten Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten
Een document wijzigen Standaard: Read Only Historiek van wijzigingen Oude versies openen Versies vergelijken Revisies samenvoegen
Document Security Bepalen van toegangsrechten op diverse niveau s: Workspace Documenttype Individueel document Security op documentacties (verwijderen document, verwijderen flowstap, afdrukken barcodes, etc.)
Document Historiek
Verwerken van documenten 1 Registratie // ingave documenten 2 Verwerking documenten 3 Opzoeken documenten
Opzoeken van documenten OPZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW
Technische vereisten
Systeem vereisten Server Client PC Back-up Windows 2000 / 2003 IBM-AIX / HP-UX / LINUX Pentium IV 2 GB RAM Min. 20GB vaste schrijf Windows 2K / XP 512 MB RAM
Technische specificaties Thin-client installatie Relationele database Front-End ontwikkeld in.net VPN enabled Citrix enabled
Implementatie
Procedure volgens ISO voorschriften Kick-off meeting Tussentijds overleg Opleiding key-users Installatie pilootproject Algemene opleiding Definitieve opstart
Procedure volgens ISO voorschriften Evaluatievergadering Helpdesk assistance Technical support Nazrog: opleiding
Voordelen DIAS document management Tijd besparen Betere serviceverlening Optimale beschikbaarheid van documenten (verschillende vestigingen / homeworking) Betere opvolging van documenten Optimale security Archiefruimte besparen Gebruisvriendelijk / onderhoudsvriendelijk
DEMONSTRATIE