NORA Document Management Software

Transcriptie

1 NORA Document Management Software Beheer en beheers uw document flow

2 INHOUD NORA Eenvoudig documentenbeheer NORA: eenvoudig documentenbeheer 3 MODULES Dossier- en contactenbeheer 4 Documenten 5 Berichten 6 Agenda 7 SOFTCONSTRUCT: 1 partner voor al uw IT 8 EXTRA DIENSTEN Softconstruct Online Backup 9 Softconstruct Remote Monitoring 10 CONTACT 11 Tijdens uw dagelijks werk genereert u een massa documenten. Deze documenten worden traditioneel in verschillende programma s en mappen bewaard, waardoor u al snel het overzicht verliest. Ook het opzoeken van specifieke gegevens kan weleens voor kopzorgen zorgen. NORA gaat al deze informatie voor u verzamelen in een dossier. Hierdoor krijgt u in één scherm een overzicht van heel uw project. Of het nu gaat over uw contacten, aangemaakte documenten, correspondentie of agendapunten. Daarnaast kan u deze informatie ook afzonderlijk raadplegen aan de hand van de volgende 4 modules: - Dossierbeheer & contactenbeheer - Documenten - Berichten - Agenda Elke module bevat zeer uitgebreide zoekmogelijkheden en biedt u diverse voorgeprogrammeerde lijsten en overzichten. Bovendien wisselen deze modules onderling gegevens uit, waardoor tal van zaken automatisch kunnen worden ingevuld. Dit alles via een vertrouwde Microsoft Office interface en manier van werken. Iedereen werkt op dezelfde manier en de gegevens worden automatisch gedeeld, waardoor deze ook optimaal worden benut. Niettegenstaande kunnen diverse profielen en gebruikersrechten worden ingesteld. 3

3 MODULES Dossier- en contactenbeheer MODULES Documentenbeheer Dossierbeheer: het hart van NORA Algemeen overzicht Een dossier creëert voor u overzicht. In één scherm vindt u alle contacten, documenten, berichten en agendapunten van uw project. Chronologisch overzicht Hier krijgt u een beeld van alle handelingen die binnen een dossier werden uitgevoerd. In één oogopslag weet u wie, wat, wanneer heeft gedaan. Afdrukken en exporteren NORA biedt bovendien de mogelijkheid alle lijsten en fiches met 1 druk op de knop af te drukken, op het scherm te tonen, naar PDF te schrijven of naar Excel te exporteren. Status toekennen Er kan een status worden toegekend aan een dossier. Op deze manier kan u de verschillende fases in een project registreren. Contactfiches Elke persoon of elk bedrijf waarmee u werkt, krijgt een contactfiche. Deze contactfiche dient u slechts éénmaal in te vullen. Eenmaal ingegeven kunnen deze gegevens in volgende dossiers worden overgenomen. De contactfiches werden zodanig ontworpen dat alle informatie door de verschillende programmaonderdelen kan worden gedeeld. Zeer ruime zoekcriteria Het contactenbeheer en het dossierbeheer bevatten een zoekfunctie die het mogelijk maakt op zeer ruime criteria te zoeken zoals adres, telefoonnummer, bankrekening,... Aanmaken van nieuwe documenten Voor het aanmaken van nieuwe documenten werkt NORA samen met Word. Daarvoor wordt een extra menu gecreëerd, de Wordconsole. Deze vormt de link tussen Word en NORA en biedt tevens een aantal extra functies zoals het invoegen van velden en het aanmaken van standdaardteksten. Standaardteksten en velden Teksten of brieven die u in de toekomst opnieuw kan gebruiken, kan u opslaan als een standaardtekst. Zo hoeft u nooit meer hetzelfde te typen. Deze standaardteksten kunnen variabelen of velden bevatten die naargelang het dossier automatisch worden aangepast: naam, adres, bankrekeningnummer,... Met 1 knop versturen via Eenmaal het document is afgewerkt, kan u deze met 1 druk op de knop via verzenden. Hierbij krijgt u de keuze het document als Wordbestand of als PDF te versturen. Eenvoudig bestanden importeren Bestanden zoals scans, kunnen zeer eenvoudig worden geimporteerd in een dossier. Dit kan bestand per bestand of per groep. Tijdens het importeren hebt u de mogelijkheid een categorie toe te kennen aan dit bestand. Zeer krachtige zoekfunctie Alle documenten worden automatisch geïndexeerd waardoor deze op inhoud kunnen worden doorzocht. Dit kan op basis van één woord of een combinatie van woorden. Briefhoofden en printerinstellingen Bij de installatie helpen wij u bij de aanmaak van uw briefhoofd en zorgen wij ervoor dat alle printerinstellingen juist staan. 4 5

4 MODULES Berichtenbeheer MODULES Agenda Interne en externe berichten Deze module stelt u in staat om zowel interne als externe berichten te versturen. Met interne berichten worden berichten bedoeld die binnen het kantoor worden verstuurd. Voor de externe berichten werkt NORA samen met Outlook. Het postvak in van Outlook wordt rechtstreeks getoond in NORA. Op deze manier kunnen s zeer snel en eenvoudig worden geimporteerd in een dossier. Eenvoudig importeren van s Bij het importeren van s worden u verschillende opties geboden. U kan de s in een dossier importeren, aan een contactfiche koppelen ofwel gewoon bewaren als vrij document. U kan tevens kiezen enkel het bericht, enkel de bijlage of beiden te importeren. Ten slotte kan NORA het bericht automatisch uit Outlook verwijderen, eenmaal het is geïmporteerd in een dossier. Automatische herkenning van berichten NORA herkent bovendien automatisch antwoorden op berichten die vanuit een dossier werden verstuurd en kan deze met 1 druk op de knop in de bijhorende dossiers importeren. Een efficiënte organisatie hangt samen met goed agendabeheer. Taken EN Afspraken NORA biedt u daarom 2 agenda s: een taken- en een afsprakenagenda. Net zoals in Outlook. Synchroniseerbaar met Outlook Deze agenda s zijn bovendien synchroniseerbaar met Outlook. Op die manier kan u uw afspraken en taken via PDA of BlackBerry overal mee naartoe nemen. Deze synchronisatie werkt uiteraard in 2 richtingen. Persoonlijk- en kantooroverzicht Verder biedt de NORA agenda zowel een persoonlijk als een kantooroverzicht. Het persoonlijk overzicht is een grafisch weekoverzicht, volledig in Outlook stijl. De kantooragenda wordt in lijstvorm afgedrukt. Dit zorgt voor een optimaal overzicht. Diverse afdrukmogelijkheden Beide agenda s stellen uw onderneming in staat om alle afspraken en taken centraal en efficiënt te beheren. Ze kunnen dagelijks of wekelijks worden afgedrukt. Per dossier, per uitvoerder, per soort, enz... Lees- en ontvangstbevestiging Aangezien verkeer steeds belangrijker wordt, kan u bij het versturen een lees- en ontvangstbevestiging vragen. Op deze manier weet u onmiddellijk wanneer een bericht is toegekomen en of het reeds is geopend. 6 7

5 SOFTCONSTRUCT 1 partner voor al uw IT EXTRA DIENSTEN Softconstruct Online Backup 8 Software, hardware, onderhoud, support Softconstruct biedt veel meer dan alleen document management software. U kan bij ons terecht voor een complete IT service. Wij beschikken over meer dan 20 jaar ervaring in het installeren en onderhouden van IT-infrastructuren. Deze complete service houdt het volgende in: - Levering van hardware en software - Installatie van deze hardware en software - Opleiding - Onderhoud van uw IT-infrastructuur - Support bij problemen - Extra diensten zoals online backup U bent dus niet verplicht u tot afzonderlijke bedrijven te richten voor uw software, hardware of support. Geen tijdverlies met uitzoeken waar het probleem nu juist ligt en wie u daarvoor moet contacteren. Wij hanteren een no-nonsense politiek: 1 adres, 1 team specialisten, ongeacht het probleem. Onze partners Om u een hoog serviceniveau te garanderen, kiezen wij resoluut voor kwaliteit. Daarom werken wij enkel samen met sterke partners die uw vertrouwen waard zijn en u kunnen helpen bij het efficiënt beheren van uw kantoor. Hieronder vindt u enkele van onze belangrijkste partners: - HP: PC s, laptops en servers - Microsoft: Windows, Office - Brother: printers, scanners en faxapparaten - Symantec: beveiligingssoftware zoals norton antivirus Hebt u nood aan een pakket voor documentenbeheer, is uw server aan vervanging toe of wil u een netwerk aanleggen? Contacteer ons dan. Wij zoeken samen met u naar de meest geschikte oplossing en sturen u op basis daarvan vrijblijvend een offerte. Uw bedrijf bewaart een enorme hoeveeheid digitale informatie die van vitaal belang is voor de continuïteit. Deze vitale informatie is echter kwetsbaar en kan ten allen tijde verloren gaan door een pc crash, virussen, diefstal, brand, menselijke fouten,... Hopelijk beschikt u op dat moment over een veilig back-upsysteem. Vereisten veilige back-up: - Op regelmatige tijdstippen een back-up maken - Controle van de back-up - Meer dan 1 back-up bijhouden - Minimum 1 back-up op een andere locatie Softconstruct Online Backup voldoet standaard aan al deze vereisten zonder dat u hiervoor nog moet tussenkomen: Regelmatige back-ups Elke nacht wordt een back-up gemaakt. Automatische controle D.m.v. rapportage weten wij of de back-up gelukt is. Verschillende versies Zo kan er ingesteld worden dat u steeds een backup heeft van de vorige dag, week en maand. Beveiligde gegevens Voor de verzending wordt de data gecodeerd en u krijgt als enige het wachtwoord. Delokalisatie Uw gegevens worden verstuurd naar een beveiligd datacenter. Volledig geautomatiseerd Geen manuele interventies meer nodig. Snel terug operationeel Dankzij online back-up zijn wij in staat om uw pc of server snel terug op te starten. 9

6 EXTRA DIENSTEN Remote Monitoring CONTACT Contactgegevens De server is het hart van uw IT-infrastructuur. Hierop worden alle bestanden bewaard, van hieruit wordt uw data gedeeld en worden back-up s gemaakt. Samengevat, er wordt meer en meer gecommuniceerd... op en via uw server. Als uw server faalt...faalt de rest van uw netwerk. Daarom is het belangrijk preventief te werken en niet te wachten tot uw server zich vreemd begint te gedragen of volledig crasht. SOFTCONSTRUCT REMOTE MONITORING biedt u daar een oplossing voor. Via het internet maken wij een beveiligde verbinding met uw server en/of PC en we monitoren deze 24 uur op 24, uiteraard met respect voor uw privacy. - Capaciteit harde schijf - Gebruik werkgeheugen - Controle back-up - Antivirus check - Controle beveiligingsrisico s -... Hebt u bijkomende vragen of wenst u een vrijblijvende demonstratie, aarzel dan niet ons te contacteren. Wij helpen u graag verder. Openingsuren ma-vr: 9u tot 18u Adresgegevens Softconstruct NV Justitiestraat Antwerpen Tel.: Fax: info@softconstruct.be BTW-nr: BE RPR Antwerpen Fortis: Op deze manier kunnen we ingrijpen vooraleer de problemen zich voordoen. Uiteraard steeds in overleg met u. - Installeren van upgrades - Updaten Antivirus - Optimaliseren databank NORA - Installeren beveiligingsupdates -... Op regelmatige basis rapporteren wij u onze bevindingen. Dit op een transparante en duidelijke manier, zonder u te overladen met technische details

7 Voor meer info: - Gelieve ons te contacteren - of raadpleeg onze website SOFTCONSTRUCT NV JUSTITIESTRAAT ANTWERPEN TEL FAX INFO@SOFTCONSTRUCT.BE ON RPR Antwerpen versie 08