Een klant project in Newbase

Een klant project in Newbase Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444 Oktober 2013 versie 1.0 pagina 1 van 20

Inhoudsopgave 1 Algemeen...3 2 Aanmaken van een klant project...3 Vanuit het programma project:...3 Vanuit een organisatie of relatie:...3 3 Zoeken van een klant project...4 Vanuit het programma project:...4 Vanuit een organisatie of relatie:...5 Vanuit een dashboard:...5 4 Detail tab binnen een klant project...6 5 Instellingen tab binnen een klant project...8 Vak: Financieel (1)...8 Vak: Tijd (2)...8 Vak: Overige (3)...9 Vak: Reiskosten (4)...9 6 Tijd tab...9 7 Monitoren van geschreven tijd op een project...10 8 Monitoren van kosten via de opbrengsten tab...12 9 Proces taken op een klant project...14 10 Versturen van een evaluatie vanuit een klant project...15 Versturen van een evaluatie...16 11 Project afsluiten...19 Project check...19 Sluiten project check...20 Koppelen project check...20 Oktober 2013 versie 1.0 pagina 2 van 20

1 Algemeen Een klant project is veelal een declarabel project waar tijd op wordt geschreven en waarbij je de kosten en opbrengsten van het project wilt inzien en managen. De belangrijkste tabs en sub tabs worden in dit document beschreven. Het aanmaken van facturen op een klant project wordt in een aparte help file beschreven, deze kun je vinden op onze website. 2 Aanmaken van een klant project Je kunt in Newbase op verschillende manieren een nieuw klant project aanmaken. Vanuit het programma project: open het programma project klik op klant project klik in het rechter deel van je scherm op het oranje plusje koppel nu zelf de gewenste relatie of organisatie Vanuit een organisatie of relatie: open het programma CRM zoek en open de gewenste organisatie of relatie klik op de tab klant project klik in de sub tab alle projecten op het oranje plusje om een nieuw project aan te maken. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 3 van 20

Voordeel: de organisatie en/of relatie zijn nu direct aan het project gekoppeld. 3 Zoeken van een klant project Je kunt op verschillende manieren een klant project in Newbase zoeken en openen Vanuit het programma project: open het programma project klik op klant project typ bij 'zoek hier' in de middelste kolom de naam van het project klik in de lijst met resultaten op het gewenste project het gekozen project opent nu aan de rechterkant van het scherm Oktober 2013 versie 1.0 pagina 4 van 20

Vanuit een organisatie of relatie: open het programma CRM zoek en open de gewenste organisatie of relatie klik op de tab klant project klik in één van de sub tabs op het blauwe bolletje op het gewenste project te openen Vanuit een dashboard: klik op het programma 'project' het samenvattingsscherm wordt nu geopend indien toegewezen verschijnen nu een aantal dashboards. Vraag de applicatiebeheerder naar alle mogelijke dashboards Klik binnen een dashboard op het blauwe bolletje om direct naar het betreffende project te navigeren Oktober 2013 versie 1.0 pagina 5 van 20

4 Detail tab binnen een klant project Aan de hand van onderstaande print screen worden de velden in de detail tab uitgelegd. 1. D.m.v. het oranje plusje kunnen diverse onderdelen van Newbase aan het project worden gekoppeld. Indien het klant project is aangemaakt vanuit een relatie of organisatie dan zijn deze gegevens automatisch gekoppeld. 2. Projectnaam: in dit veld typ je de project naam, deze naam komt terug in de diverse dashboards en lijsten. 3. Omschrijving: een uitgebreidere omschrijving van het project kan in dit veld worden ingevuld. 4. Datum contract: de datum waarop het contract/offerte is getekend. Uiteraard kan dit veld naar eigen inzicht en interne afspraken worden gebruikt. 5. Start datum: in dit veld vul je de datum in waarop het project van start gaat. Eind datum: in dit veld vul je de datum in waarop het project eindigt. 6. Type project: dit is een opzoeklijst waaruit een keuze gemaakt kan worden. De applicatiebeheerder kan deze lijst aanpassen. 7. Status: dit is een opzoeklijst waaruit een keuze gemaakt kan worden. De applicatiebeheerder kan deze lijst aanpassen. Er zijn dashboards beschikbaar die per project status kunnen worden toegewezen, vraag je applicatiebeheerder. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 6 van 20

8. Fin. Status: deze status is altijd openstaand of afgesloten. Indien een project op financiële status afgesloten wordt gezet is het niet meer mogelijk om uren op het project te schrijven. Zie voor meer informatie hoofdstuk 13. 9. Voor/na calculatie: deze status is van belang voor de financiële administratie en bepaalt op welke wijze het project gefactureerd dient te worden. Voorcalculatie betekent dat er geen uren of kosten gefactureerd worden maar dat er wordt gefactureerd op basis van een verkoopopdracht. Bij een nacalculatie project mogen alle uren en kosten worden doorberekend naar de klant. Natuurlijk kun je op de uren of kosten regel nog bepalen of deze wel of niet wordt doorberekend aan de klant. Zelfs de verkoopfactuur kan nog worden gewijzigd. 10. Declarabel: door dit vinkje aan te zetten kun je aangeven of de uren die op het project worden geschreven declarabel zijn. 11. Getekend: dit vinkje kun je gebruiken om aan te geven of er een getekend contract of offerte is ontvangen. Dit veld kan worden gebruikt om op te zoeken. 12. Opmerking: dit is een vrij invulveld Koppelen van interne medewerkers aan een project Aan de rechterkant van het scherm binnen de detail tab heb je de mogelijkheid om interne medewerkers aan het project te koppelen. Deze gekoppelde medewerkers kunnen tijd schrijven op het project. Het project verschijnt dan bijvoorbeeld in het dashboard 'mijn tijd invoer' van de gekoppelde medewerker. Verder heb heb je de mogelijkheid om per medewerker een tarief in te voeren, waarmee het project tarief wordt overschreden. Dit kun je doen bij de tab instellingen en dan sub tab medewerker Koppelen van externe relaties aan een project Indien er op het project wordt samengewerkt met een externe relatie kan deze ook worden gekoppeld aan het project. Dit kun je doen in de sub tab 'project relatie' binnen de detail tab. Uiteraard dient de project relatie wel te zijn aangemaakt in het CRM. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 7 van 20

5 Instellingen tab binnen een klant project De verschillende velden in de instellingen tab worden d.m.v. onderstaande print screen uitgelegd. Vak: Financieel (1) Status: de status uit de detail tab wordt hier overgenomen en kan ook hier worden aangepast. Fin.status: de financiële status uit de detail tab wordt hier overgenomen en kan ook hier worden aangepast. Let op zodra een project financieel is gesloten kunnen er geen tijd en kosten meer geschreven worden op het project. Voor/na calculatie: dit veld wordt overgenomen uit de detail tab en kan ook hier worden aangepast. Declarabel: dit veld wordt overgenomen uit de detail tab en kan ook hier worden aangepast. Facturabel: door dit vinkje aan te zetten worden uren die op dit project worden geschreven automatisch op facturabel gezet, dit kan op de uur regel worden aangepast. Vak: Tijd (2) Tijd tarief: in dit veld kan een uurtarief worden ingevuld. Dit tarief wordt dan gebruikt indien er door medewerkers tijd wordt geschreven. Mocht er geen tarief staan dan zal het uurtarief dat staat ingevuld op de gebruikerskaart worden overgenomen. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 8 van 20

Tijd iedereen: als het vinkje aanstaat kan iedereen op dit project tijd schrijven. Als dit vinkje uit staat dan kunnen alleen de gekoppelde medewerkers tijd schrijven. Vak: Overige (3) Taal: de taal van de organisatie wordt in dit veld overgenomen en kan worden aangepast. Vak: Reiskosten (4) Afstand: in dit veld kun je het aantal kilometers vermelden tussen kantoor en het adres van de klant. Bij het declareren van kilometers die gefactureerd worden aan de klant wordt dit aantal kilometers dan automatisch overgenomen. Afstand tarief: in dit veld kun je aangeven welk kilometer bedrag er met de klant is afgesproken. Bij het declareren van kilometer wordt automatisch met dit bedrag gerekend. Declarabel: door dit vinkje aan te zetten geef je aan dat op dit project kilometers gedeclareerd mogen worden. Reistijd: in dit veld kun je de reistijd aangeven tussen kantoor het het adres van de klant. Bij het declareren van reistijd die gefactureerd mogen worden aan de klant wordt dit aantal automatisch overgenomen. Reiskosten: in dit veld kun je aangeven welk reistijd bedrag er met de klant is afgesproken. Bij het declareren van reistijd wordt automatisch met dit bedrag gerekend. Declarabel: door dit vinkje aan te zetten geeft je aan dat op dit project reistijd gedeclareerd mag worden. Startadres: het adres van kantoor wordt hier automatisch overgenomen. Werkadres: het werkadres van de klant wordt hier automatisch overgenomen. Bij het schrijven van kilometers en/of reistijd verschijnen dat automatisch de 2 plaatsnamen bv. AMSTERDAM <> BREDA. 6 Tijd tab Alle tijd die wordt geschreven op een project is binnen het klant project zichtbaar via de tab tijd en alle bijbehorende sub tabs. Welke sub tabs er beschikbaar zijn en in welke volgorde is afhankelijk van je privilege groep. Neem voor vragen hierover contact op met je applicatiebeheerder. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 9 van 20

7 Monitoren van geschreven tijd op een project Via de tab 'tijd' en de sub tab 'tijd op type' kun je de resultaten van je project monitoren op basis van uur soort. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat er een verkoop opdracht met uren aan het project is gekoppeld. De verkochte uren in deze verkoop opdracht dienen te zijn voorzien van een uur soort (zie onderstaande print screen). Zodra er tijd wordt geschreven op een project en aan deze tijdregel hangt een uursoort kun je een vergelijking maken tussen de 'georderde' uren versus de 'gerealiseerde' uren. Hieronder een voorbeeld van een verkoop opdracht gekoppeld aan een project: In de deze verkoop opdracht zijn 4 test uren verkocht met als uur soort 'conversie'. De uur soort op een product kun je in de productkaart toevoegen maar ook op de verkoop opdracht via de sub tab uur/werksoort/rek.nr. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 10 van 20

Als er nu op dit project tijd wordt geschreven met als uur soort conversie wordt dit overgenomen op het project. Zie hieronder een voorbeeld van een tijdregel met uur soort conversie. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 11 van 20

Hieronder kun je nu zien hoe de sub tab 'tijd op type' wordt gevuld: In het 1e rode kader zie je 4 uur vanuit de verkoop opdracht (georderd). In het 2e rode kader zie je de 2 uur die reeds zijn geschreven(realisatie). In de de laatste kolommen kun je zien wat het verschil is(verschil). Soms is het nodig om deze lijst handmatig te verversen, dit kun je doen door te klikken op het icoon links onder binnen deze sub tab. Binnen de tab tijd zitten meerdere sub tabs die je kunnen help bij het monitoren en managen van je project, zoals totale tijd, te factureren tijd etc. Welke sub tabs en in welke volgorde je deze tot je beschikking hebt is afhankelijk van je privilege groep. Voor vragen hierover kun je contact opnemen met je applicatiebeheerder. Hoe je projecten kunt facturen kun je vinden in een andere help file op onze website. 8 Monitoren van kosten via de opbrengsten tab Via de tab 'opbrengsten kunnen kosten kunnen inzichtelijk worden gemaakt. Hiervoor dien je wel bij elke financiële regel gebruik te maken van een werksoort. Hierdoor krijg je per werksoort inzichtelijk hoeveel kosten er zijn gemaakt. Werksoort is een opzoeklijst die door de applicatiebeheerder kan worden aangepast. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 12 van 20

Hieronder worden alle kolommen uitgelegd. Kolom georderd: Kolom budget: Kolom realisatie: toont de totale inkoop waarde die hoort bij alle verkoop opdracht regels gekoppeld aan dit project. Er dient dus wel een inkoop waarde te zijn ingevuld op een verkoop opdracht om het bedrag hier inzichtelijk te krijgen. toont het bedrag dat is ingevoerd bij de sub tab budget, binnen de tab opbrengsten. Een budget kun je gebruiken als er geen verkoop order is of als de verkoop order niet per werksoort is opgesplitst en je dit wel wilt. Een budget werkt hetzelfde als een verkoop order. de daadwerkelijk gemaakte kosten, zoals bijvoorbeeld: totale inkoop tijdregels totale inkoop reistijd totale inkoop kilometers totaal van alle kostenregels totaal van alle inkoopfactuurregels Kolom reservering: toont het bedrag dat is ingevoerd bij de sub tab reservering. Een reservering gebruik je om verwachte kosten inzichtelijk te maken. Dit bedrag dien je zelf handmatig aan te passen als er een inkoop factuur is verwerkt. Het restant van de nog te verwachten kosten is dan het nieuwe reserveringsbedrag. Kolom totaal: Kolom verschil: Kolom verschil %: toont het totaal van de kolom realisatie + het totaal van de kolom reservering. toont het verschil tussen het georderde bedrag + het budget het totaal. het verschil bedrag uitgedrukt in een percentage. Kolom gefactureerd: toont de inkoopwaarde van de gekoppelde verkoopfacturen. Dit zijn dus kosten waar een verkoopfactuur tegen over staat. Klik op het icoon voor 'lijst bijwerken' om de laatste financiële gegevens te updaten. Klik op het icoon voor 'werksoort' om eventueel nieuw toegevoegde werksoorten (door de applicatiebeheerder) toe te voegen aan dit betreffende project. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 13 van 20

9 Proces taken op een klant project Binnen een project kun je met proces taken werken. Dit is een vooraf gedefinieerde vaste set van taken die aan het project gekoppeld kunnen worden. Het aanmaken van een set proces taken doe je bij instellingen / taak sjabloon. Vraag je applicatiebeheerder. Klik op de tab proces taken binnen het klant project klik op de sub tab instellingen Kies een taken set door op het zwarte pijltje te klikken (deze dient dus wel te zijn aangemaakt) Vul eventueel een start en/of einddatum in Klik op het icoon links van het oranje plusje en de taken set zal worden geladen. Indien er niet voor een medewerker is gekozen zal de ingelogde gebruiker aan de taken worden gekoppeld. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 14 van 20

10 Versturen van een evaluatie vanuit een klant project Aan een project zijn externe evaluatie regels te koppelen en deze kunnen vanuit het project via de tab Evaluatie worden verstuurd naar de klant. Deze evaluatie regels zijn in te stellen bij instellingen > opzoeklijsten > klant project > evaluatie extern. De applicatiebeheerder heeft hiertoe de rechten. Hieronder een voorbeeld van hoe dit eruit ziet. Aan de hand van een score telt het systeem punten: -n.v.t. (evaluatie is hier niet van toepassing op deze regel) -zeer slecht > - / - 2 -slechte score > 4 -matig > + / - 6 -goed > + 8 -zeer goed > + / + 10 Je bepaalt zelf wanneer een project de volgende icons krijgt tevreden matig slecht Op basis van een puntenscore, waarin een bovengrens is aangegeven, alsmede een ondergrens. Alles wat er tussen zit aan score, is matig tevreden. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 15 van 20

Versturen van een evaluatie Als er evaluatie regels zijn aangemaakt zoals op de vorige pagina beschreven dan worden deze regels automatisch geladen zodra er een nieuw project wordt aangemaakt. Deze evaluatie regels zijn te zien in de sub tab 'extern'. Klik binnen het project op de tab: evaluatie Klik op de sub tab: extern Klik op het icoon voor het woord positie om de vragen te laden, indien de vragen nog niet automatisch zijn geladen. Klik op de knop email om de vragen naar de gekoppelde relatie te mailen. Hoe de mail eruit ziet die de relatie ontvangt is afhankelijk van de instellingen bij klanttaal. De applicatiebeheerder heeft toegang tot het programma instellingen. Hieronder een voorbeeld van een klant taal instelling: Oktober 2013 versie 1.0 pagina 16 van 20

Voorbeeld instellingen / klanttaal / project_evaluation: Voorbeeld van de mail die de relatie ontvangt indien conform bovenstaande print screen ingesteld: Onderstaand een print screen van de pagina die wordt geopend nadat de ontvanger op de link heeft geklikt. Door te klikken op de pijltjes rechts naast de vragen kan voor een score worden gekozen. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 17 van 20

Zodra de relatie het formulier heeft ingevuld en verzonden wordt dat als volgt zichtbaar in Newbase binnen de tab evaluatie: Oktober 2013 versie 1.0 pagina 18 van 20

11 Project afsluiten Project check Zodra je een project financieel wilt afsluiten (zie hoofdstuk 4 veld 8) dien je met een aantal zaken rekening te houden. Bijvoorbeeld: zijn alle facturen verstuurd en betaald, worden er nog inkoop facturen verwacht of zijn alle goederen uitgegeven? Je kunt dit uiteraard zelf controleren maar Newbase kan je hier bij helpen. Hiervoor dien je in de Instellingen bij Company bij de tab project 1 of 2 vinkjes aan te zetten. Deze vinkjes staan normaal gesproken standaard uit. sluiten prj. check kopp. prj. check Oktober 2013 versie 1.0 pagina 19 van 20

Sluiten project check Indien het vinkje 'sluiten prj.check' aan staat dan zal Newbase onderstaande zaken controleren. Project kan niet financieel worden gesloten indien: er nog niet geaccordeerde tijdregels bij het project bestaan er nog niet geaccordeerde kostenregels bij het project bestaan er nog niet geaccordeerde verkoopopdrachten, verkoopfacturen, stuklijsten of goederenuitgiften bij het project bestaan er nog niet geaccordeerde inkoopopdrachten of goederenontvangsten bij het project bestaan er nog niet geaccordeerde inkoopfactuurregels bij het project bestaan bij het project nog niet alle gekoppelde inkoopopdrachtregels zijn ontvangen op goederenontvangstregels bij het project nog niet alle gekoppelde verkoopopdrachtregels, serviceopdrachtregels, serviceaanvraagregels of stuklijstregels zijn uitgegeven via een goederenuitgifteregel bij het project nog niet alle goederenontvangstregels volledig zijn verantwoord op inkoopfactuurregels Koppelen project check Indien je als organisatie een zwaardere check wilt hebben of het gekoppelde project verwijderd / veranderd / toegevoegd mag worden bij gekoppelde documenten, bijv. het wijzigen van een project bij een inkoop opdracht als er al een verkoop opdracht aan gekoppeld is. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 20 van 20