13 1. Uw elektronische post Een van de handigste toepassingen van internet is de elektronische post: e-mail. Bij e-mail gebruikt u geen pen, papier, envelop of postzegel. U typt uw e-mailberichtje op de computer en verzendt het direct via internet. Als u een abonnement heeft bij een internetaanbieder (internetprovider), beschikt u over een e-mailadres. Dit e-mailadres is nodig om e-mail te kunnen versturen en ontvangen. Uw internetprovider regelt uw e-mailverkeer. U kunt dat vergelijken met een postkantoor. Bij uw internetaanbieder staat een grote computer (mailserver) die alle e-mailberichten doorstuurt. Als u een e-mail verstuurt, komt het bericht aan bij die mailserver. Vandaaruit wordt de e-mail verder verstuurd naar de internetprovider van de persoon aan wie u de mail heeft geadresseerd. Hetzelfde gebeurt andersom. Om iemand een e-mail te kunnen sturen, moet de geadresseerde dus ook een e-mailadres hebben. Het maakt niet uit waar die persoon woont. Een e-mail naar Australië verzenden gaat net zo snel als een e-mail verzenden binnen Nederland. Aan het verzenden van een e-mailbericht zijn geen directe kosten verbonden, behalve uw abonnement bij uw internetprovider. Er is geen limiet aan het aantal berichten dat u mag versturen of ontvangen. Windows Vista heeft een eenvoudig programma, Windows Mail, waarmee u snel en eenvoudig elektronische briefjes kunt versturen en ontvangen. Dat programma leert u in dit hoofdstuk gebruiken. U zult ervaren hoe gemakkelijk e-mail is: u hoeft geen postzegels meer te kopen en niet meer naar de brievenbus te lopen. In dit hoofdstuk leert u het volgende: openen van Windows Mail; een e-mailbericht maken; e-mail verzenden, ontvangen, openen en beantwoorden. Let op! Om dit hoofdstuk door te kunnen werken moet u beschikken over een eigen e-mailadres met bijbehorende gebruikersnaam en wachtwoord. Ook moet dat adres en de bijbehorende gegevens ingesteld zijn in Windows Mail. Beschikt u nog niet over een e-mailadres, neem dan contact op met uw internetaanbieder. Is uw e-mailadres nog niet ingesteld in Windows Mail? Lees dan eerst Bijlage B Een extra e-mailaccount instellen achterin dit boek door. Daar wordt beschreven hoe u een tweede e-mailadres instelt in Windows Mail. De procedure voor het instellen van een eerste adres is hetzelfde.
14 Basisboek Windows Mail en Agenda 1.1 Openen van Windows Mail Bij Windows Vista wordt een programma meegeleverd waarmee u elektronische post kunt ontvangen en versturen. Het heet Windows Mail. Het programma Windows Mail opent u als volgt: Windows Mail ziet onmiddellijk of u in verbinding bent met internet (online werken). Als u geen verbinding heeft met internet (offline werken), ziet u een klein venster zoals hieronder. Het kan zijn dat u offline wilt werken om zo de tijd te beperken dat u online bent. Dat zal het geval zijn als u een internetverbinding heeft via de gewone telefoonlijn waarbij u de telefoontikken apart moet betalen. Als u nog geen verbinding wilt maken: Als u wel verbinding wilt maken, gebruik dan de knop.
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 15 Als u Windows Mail voor het eerst gebruikt en u bent online, ziet u in de meeste gevallen een venster zoals hieronder: Typ uw gebruikersnaam Typ uw wachtwoord De gebruikersnaam en het wachtwoord heeft u van uw internetprovider gekregen. Hierna ziet u het beginvenster van Windows Mail: Aan de linkerkant ziet u de Mappenlijst: Aan de rechterkant ziet u de Berichtenlijst: In het Voorbeeldvenster kunt u de inhoud van een geselecteerd e-mailbericht lezen: Let op! In het Voorbeeldvenster opent u het bericht nog niet In het Voorbeeldvenster leest u het bericht, maar u opent het nog niet. Later in dit hoofdstuk leert u een bericht te openen. Als u de eerste gebruiker van Windows Mail bent, ziet u een Welkom bij Windows Mail-bericht in de Berichtenlijst en het Voorbeeldvenster. HELP! Voor het bericht staat Afhankelijk van de instellingen op uw computer kan de gesloten envelop na korte tijd veranderen in een open envelop. Dat maakt niets uit. U kunt gewoon verder lezen. HELP! Mijn venster ziet er heel anders uit Als iemand anders het programma al eens gebruikt heeft, kan het venster er anders uit zien. Dat maakt niets uit. U kunt gewoon verder lezen.
16 Basisboek Windows Mail en Agenda 1.2 Het e-mailadres Als oefening gaat u een berichtje naar uzelf sturen. Op deze manier kunt u zien hoe u e-mail verstuurt. Bovendien heeft dit het voordeel dat u dit bericht meteen teruggestuurd krijgt en zo kunt zien hoe u e-mail ontvangt. U maakt als volgt een nieuw e-mailbericht: Linksboven in het venster: Nu ziet u het venster Nieuw bericht bovenop het programmavenster: In dit venster kunt u een nieuw e-mailbericht maken. Het bericht krijgt allereerst een adres, het e-mailadres. Elk e-mailadres bestaat uit een aantal woorden met ergens halverwege het bekende apenstaartje @. Een e-mailadres ziet er zo uit: uwnaam@aanbieder.nl Voor het symbool @ staat de naam van de persoon of de afdeling. Achter @ staat meestal de naam van de internetprovider of het bedrijf van wie u het e-mailadres heeft gekregen. Let op! E-mailadressen mogen geen spaties bevatten Daarom worden namen of woorden soms gescheiden door een punt. Deze punten zijn heel belangrijk. Als u zo n punt weglaat, komt het e-mailbericht nooit aan. Een postbode begrijpt wel wat de afzender bedoelt als een adres niet helemaal klopt, een computer niet.
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 17 Voorbeelden van geldige namen van e-mailadressen zijn: jan@hetweb.nl jan99@hetweb.nl jan.de.wit@hetweb.nl info@visualsteps.nl 1.3 Een e-mailbericht maken De beste test om te zien of uw elektronische post werkt, is door een e-mailbericht naar uzelf te sturen. Typ naast uw eigen e-mailadres Ieder e-mailbericht krijgt ook een onderwerp: Klik in het vak naast Typ: test Let op! Vermeld altijd een duidelijk onderwerp in uw bericht. Berichten zonder onderwerp of met verdachte onderwerpen worden soms automatisch verwijderd door spamfilters van uzelf of van een internetprovider. Het onderwerp ziet u ook in de balk bovenaan uw bericht: Tip Meerdere e-mailadressen toevoegen Een e-mail kan naar meerdere adressen worden gestuurd. Als u een e-mail naar meer dan één persoon wilt sturen, moet u een puntkomma (;) of komma tussen de adressen zetten.
18 Basisboek Windows Mail en Agenda Klik in het witte tekstvak Hier kunt u het berichtje typen: Typ: Dit is een eerste e-mail als test. Hieronder staan de belangrijkste toetsen voor het bewerken en verbeteren van tekst. Tip De toetsen voor het typen van tekst Verwijderen van het teken links van de cursor. Verwijderen van het teken rechts van de cursor. + Hoofdletters typen. Een nieuwe alinea beginnen. De cursor omhoog, naar links, naar rechts en naar beneden verplaatsen in de tekst. Cursor in één sprong naar het begin van de regel verplaatsen. Cursor in één sprong naar het einde van de regel verplaatsen. Tip Wilt u meer weten over tekstopmaak? Wilt u meer weten over het typen en opmaken van tekst? In hoofdstuk 3 De opmaak van uw e-mail leert u hoe u tekst opmaakt of andere achtergronden kiest in Windows Mail.
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 19 1.4 Prioriteiten instellen Berichten worden standaard verzonden met de prioriteit Normaal. U kunt een bericht ook een hogere of lagere prioriteit geven. Het bericht wordt dan niet sneller of langzamer verzonden, maar krijgt een markering waardoor de ontvanger kan zien hoe belangrijk een bericht is. U stelt dat als volgt in: Klik naast op U ziet de ingestelde prioriteit: 1.5 De e-mail verzenden Als het e-mailbericht klaar is, kunt u het laten verzenden:
20 Basisboek Windows Mail en Agenda Als u offline werkt, wordt u erop geattendeerd dat het e-mailbericht eerst in het Postvak UIT wordt geplaatst: Tip Mail niet direct verzenden? Ook als u online bent kunt u de mail eerst in het Postvak UIT laten plaatsen. Daarmee voorkomt u dat uw bericht per ongeluk wordt verzonden als het nog niet klaar is. Meer hierover leest u in hoofdstuk 6 Windows Mail instellen. HELP! Geen venstertjes Ziet u het bovenstaande venstertje over Postvak UIT niet? Dan beschikt u waarschijnlijk over een breedbandverbinding, zoals kabel of ADSL. Dit betekent dat Windows Mail anders is ingesteld en dat uw e-mail meteen wordt verstuurd. Als dat het geval is kunt u de volgende twee paragrafen overslaan. 1.6 Het Postvak UIT Als u offline werkt, worden alle e-mailberichten eerst in het Postvak UIT verzameld. Pas als u verbinding maakt met internet wordt uw bericht verstuurd. Zo kunt u eerst al uw e-mailberichten schrijven en deze in één keer versturen. U ziet weer het venster van Windows Mail. In het Postvak UIT zit één bericht :
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 21 U ziet uw bericht: De ingestelde hoge prioriteit wordt aangegeven met : 1.7 Handmatig verzenden en ontvangen Nu kunt u uw e-mailbericht handmatig versturen. Het programma zal, indien nodig, verbinding maken met internet en het bericht verzenden. Deze manier van verzenden en ontvangen is vooral nuttig als u een internetverbinding via de gewone telefoonlijn gebruikt. Heeft u breedbandverbinding (ADSL of kabel) en is uw bericht toch in het Postvak UIT gekomen? Dan heeft u al verbinding en hoeft u zelf geen verbinding te maken Voordat u probeert verbinding te maken, controleert u of uw modem startklaar is. Controleer of uw modem is verbonden met het telefoonnet Heeft u een extern modem? Zet het modem aan Heeft u een intern modem? Dan hoeft u niets te doen Als u offline aan het werk bent, zal Windows Mail dat melden. U ziet dit venster: Om een berichtje te kunnen versturen moet u online gaan werken:
22 Basisboek Windows Mail en Agenda Als u een inbelverbinding gebruikt om verbinding te maken met internet, ziet u het venster Inbelverbinding. Dat ziet er in de meeste gevallen zo uit: Als uw gebruikersnaam en wachtwoord niet in het venster worden weergegeven: Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord wilt opslaan: Klik een vinkje bij Klik een rondje bij Nu hoeft u deze twee de volgende keer niet meer zelf te typen. Er wordt nu verbinding gemaakt met uw internetaanbieder. Vervolgens wordt uw e-mailbericht verzonden. Automatisch wordt gecontroleerd of er op de mailserver van de internetprovider e-mail voor uw e-mailadres is binnengekomen. Als dat het geval is, wordt die e-mail op uw computer binnengehaald.
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 23 HELP! Ik zie die vensters niet Ziet u deze vensters niet op uw scherm? Dan heeft Windows Mail andere instellingen op uw computer. Uw programma maakt in dat geval automatisch verbinding met internet zodra u op de knop klikt. Lees gewoon verder Het verloop van dit proces kunt u volgen in dit venster: Uw testberichtje is, als alles goed is gegaan, per omgaande naar u toegestuurd. Het zit dan in het Postvak IN. 1.8 Een e-mailbericht lezen Alle e-mailberichten die u ontvangt, worden in een aparte map met de naam Postvak IN verzameld. Rechts ziet u uw eigen bericht: Ook hier ziet u bericht. voor het U ziet uw eigen berichtje in het Voorbeeldvenster: Let op! Als meerdere berichten zijn ontvangen, moet u eerst op uw bericht klikken om het in het Voorbeeldvenster te kunnen lezen.
24 Basisboek Windows Mail en Agenda HELP! Ik heb geen e-mail Ziet u in Postvak IN geen bericht? Dan is het bericht nog niet ontvangen. Wacht een paar minuten en probeer het dan nog een keer: In de Berichtenlijst ziet u de e-mail staan. De afzender en het onderwerp worden vermeld. Ook het tijdstip van ontvangen staat erbij. HELP! verandert in Afhankelijk van de instellingen op uw computer kan de gesloten envelop na korte tijd veranderen in een open envelop. Dit geeft aan dat u het bericht heeft bekeken. U kunt gewoon verder lezen. Door één keer op het bericht te klikken verschijnt het in het Voorbeeldvenster. In het Voorbeeldvenster kunt u de tekst wel lezen, maar worden afbeeldingen of andere onderdelen van het bericht soms nog niet getoond. Om het bericht te openen gaat u als volgt te werk: Let op! Door een bericht te openen loopt u een groter risico op virussen en ongewenste mail (spam). Open een bericht daarom alleen als u aan de afzender, het onderwerp en in het Voorbeeldvenster heeft gezien dat het betrouwbaar is. Dubbelklik op uw e-mailbericht Tip Lukt het dubbelklikken niet? Dan kunt u ook het volgende trucje gebruiken: Klik één keer op het bericht Druk vervolgens op Tip Een beter beeld U kunt een e-mail het beste lezen als u het venster maximaliseert: In de rechterbovenhoek:
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 25 Door het te openen is een bericht beter te lezen, vooral als het wat langer is en er afbeeldingen in staan. Daarna kunt u het venster weer sluiten: 1.9 Het Voorbeeldvenster Hoewel het Voorbeeldvenster handig is om berichten snel te bekijken, houdt het ook een klein risico in. Sommige virussen worden ook al actief tijdens het bekijken in het Voorbeeldvenster. Voor uw eigen veiligheid kunt u er voor kiezen het Voorbeeldvenster uit te schakelen. Dit doet u als volgt: Klik het vinkje weg bij Het vinkje verdwijnt :
26 Basisboek Windows Mail en Agenda Het Voorbeeldvenster wordt niet meer getoond: Om een bericht te bekijken moet u het nu eerst openen. U zet het venster op dezelfde manier weer aan: Klik voor op Het vinkje verschijnt weer :
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 27 1.10 De mappen Windows Mail heeft een uitgebreid systeem van mappen om uw e-mailberichten te ordenen. Naast het Postvak IN en het Postvak UIT zijn er nog drie andere mappen: Verzonden items: Windows Mail bewaart alle e-mailberichten die u verstuurd heeft in een aparte map. Verwijderde items: Verstuurde en ontvangen berichten kunt u ook verwijderen uit deze mappen. Verwijderde berichten worden in de map Verwijderde items bewaard. Concepten: Tenslotte is er een map voor berichten die nog niet af zijn. Die komen in de map Concepten. De map bevat kopieën van de e-mails die u heeft verstuurd. Hierin staat ook het bericht dat u net naar uzelf heeft verstuurd: In deze map zit inderdaad uw eerste e-mailbericht: Als test kunt u dit e-mailbericht nu verwijderen. 1.11 E-mailberichten verwijderen De mappen Postvak IN en Verzonden items zijn voor veel gebruikers een handig archief. In deze mappen staat al uw correspondentie netjes bij elkaar en kunt u gemakkelijk e-mailberichten terugvinden. U kunt een groot aantal e-mailberichten bewaren in deze mappen. In de praktijk zal u regelmatig alle overbodige berichten moeten verwijderen zodat u nette mappen overhoudt. het bericht Het bericht is nu lichtblauw als teken dat het is geselecteerd: U geeft Windows Mail nu opdracht het bericht te verwijderen:
28 Basisboek Windows Mail en Agenda De map nu leeg: is Een e-mailbericht dat u op deze manier verwijdert, is niet voorgoed verdwenen. Windows Mail bewaart alle e-mailberichten die u heeft verwijderd in de map Verwijderde items. Dit is een extra beveiliging. Zo kunt u berichten die u per ongeluk heeft verwijderd, altijd weer terugplaatsen. In de volgende stappen leert u hoe u een e-mail definitief verwijdert: U ziet nu uw testmail: U kunt een bericht in de map Verwijderde items op dezelfde manier verwijderen als u net heeft gedaan, dus eerst het bericht selecteren en daarna op klikken. Omdat deze map vaak gebruikt wordt als een soort prullenbak voor verwijderacties, is er een speciale optie beschikbaar. Die gaat u gebruiken. Als u alle weggegooide e-mailberichten definitief wilt verwijderen, kunt u de map in één keer leegmaken. Dat doet u als volgt: Windows Mail vraagt voor de zekerheid nog een bevestiging:
Hoofdstuk 1 Uw elektronische post 29 De hele map is nu leeg. De e-mail is definitief verwijderd: Tip Als u een bericht per ongeluk heeft verwijderd, kunt u het in de map Verwijderde items als volgt terugzetten: het bericht voor de map waarin het bericht moet komen