Kluwer Office CRM Advanced www.kluwersoftware.be
Kluwer Office Autorisatie & CRM Contents 1 Kluwer Office - Desktop... 3 1.1 Medewerkers beheren... 3 1.1.1 Tabblad Eigenschappen... 3 1.1.2 Tabblad Autorisatiegroepen... 4 1.1.3 Tabblad Publicatiegroepen... 5 1.1.4 Tabbladen Entiteit Vestiging Vennoot - Beheerder... 5 1.1.5 Tabbladen Verantwoordelijke 1 tem 6... 6 1.2 Aanmaken van een nieuwe gebruiker... 6 2 Kluwer Office - CRM... 8 2.1 Instellingen... 8 2.1.1 Aansprekingen... 9 2.1.2 Beroepen... 9 2.1.3 Connectietypes... 10 2.1.4 Dienstverbanden... 12 2.1.5 Extra relatievelden/contactvelden... 12 2.1.6 Functies... 16 2.1.7 Gebruikers... 16 2.1.8 Hoedanigheden... 16 2.1.9 Identificatietype... 17 2.1.10 Redenen... 17 2.1.11 Talen... 18 2.1.12 Verwantschap... 18 2.1.13 Voorwerp aktes... 19 2.2 Organisatie... 19 Kluwer Office CRM Advanced 2
1 Kluwer Office - Desktop 1.1 Medewerkers beheren Om een medewerker te beheren in Kluwer Office, dient u in de Kluwer Office Desktop op de knop Gebruikers te klikken. Het tabblad Gebruikers wordt geopend met de lijst van de bestaande gebruikers. In deze grid kan u de juiste medewerker selecteren en vervolgens op de verschillende tabbladen aanpassen of aanvullen. 1.1.1 Tabblad Eigenschappen Op dit tabblad kan u zien wat de login naam ( Gebruiker ) is waarmee deze medeweker in Kluwer Office inlogt. Het wachtwoord is niet zichtbaar, maar kan hier aangepast worden als de medewerker deze vergeten is. Kluwer Office CRM Advanced 3
Het veld Active Directory user is ingevuld indien deze gebruiker bij het opstarten van Kluwer Office heeft gekozen om zijn Windows login te koppelen aan zijn Kluwer Office login. Door dit veld terug leeg te maken, krijgt de gebruiker terug zijn login scherm waarin hij opnieuw zijn wachtwoord dient in te geven. 1.1.2 Tabblad Autorisatiegroepen Op dit tabblad gaat u de rechten van deze gebruiker beheren. Wat mag deze gebruiker binnen Kluwer Office doen. Standaard wordt iemand met administrator rechten aan alle onderstaande gebruikersgroepen gekoppeld. Een medewerker met de basis rechten wordt enkel gekoppeld aan de gebruikersgroepen B_Medewerker en B_Secretariaat. Indien u een medewerker heeft die niet alle rechten mag hebben, maar wel meer dan de basis rechten, of voor alle andere vragen ivm de rechten binnen Kluwer Office kan u best te raden gaan bij uw Software Advisor of bij onze Helpdesk. Kluwer Office CRM Advanced 4
1.1.3 Tabblad Publicatiegroepen Op dit tabblad kan u nog een verdere autorisatie opzetten mbt het zien/bewerken/verwijderen/ van velden en documenten. Raadpleeg uw Software Advisor of onze Helpdesk voor meer informatie en verdere opzet indien u hier iets wenst te wijzigen. 1.1.4 Tabbladen Entiteit Vestiging Vennoot - Beheerder Op deze tabbladen worden de rechten bepaald mbt welke dossiers een bepaald gebruiker mag zien. Deze rechten zijn samen met uw Software Advisor opgezet. Indien u hierover vragen heeft of deze wenst aan te passen, kan u best even raad vragen bij uw Software Advisor of bij uw helpdesk. Indien er in deze tabbladen iets ingevuld staat, dan kan op dit niveau beperkingen opgezet worden op de dossiers. Is er iets aangevinkt, dan heeft de gebruiker toegang tot de dossiers die hieraan gekoppeld zijn. Is er niets aangevinkt, dan mag de gebruiker zowiezo alle dossiers zien waar er op dit niveau iets is ingevuld. Indien er op meerdere van deze 4 tabbladen waarden staan, dan is altijd de combinatie EN van toepassing bij het definiëren van de dossiers. Vb. In het tabblad Entiteit heeft deze gebruiker enkel een vinkje bij Kluwer Office Accounting en bij het tabblad Beheerder heeft hij enkel een vinkje bij zijn eigen naam als beheerder, maar niet een vinkje bij de andere beheerders. Dit maakt dat als een fiche in CRM bij entiteit Kluwer Office Accounting heeft en de beheerder niet ingevuld is, dat deze gebruiker deze fiche mag zien. Is de beheerder op deze fiche echter ingevuld met een naam anders dan deze van de gebruiker, dan mag hij deze fiche niet zien. De waardes die ingevuld zijn in deze tabbladen worden beheerd in de instellingen van CRM. Zie hiervoor in deze cursus punt 2.2 Organisatie. Kluwer Office CRM Advanced 5
1.1.5 Tabbladen Verantwoordelijke 1 tem 6 Op deze tabbladen kan u nog verdere rechten zetten op de overige 6 organisatieniveau s. Wij raden echter aan om hier niets aan te vinken, zodat alle gebruikers altijd alle fiches kan zien waar er op deze niveau s iets is ingevuld. De waardes die ingevuld zijn in deze tabbladen worden beheerd in de instellingen van CRM. Zie hiervoor in deze cursus punt 2.2 Organisatie. 1.2 Aanmaken van een nieuwe gebruiker Met de knop Dupliceren kan u op basis van een reeds bestaande gebruiker een nieuwe aanmaken. Alle instellingen op de verschillende tabbladen (Autorisatiegroepen, Publicatiegroepen, Entiteit, ) van deze gebruiker worden overgenomen naar deze nieuwe gebruiker. Voor een nieuwe gebruiker aan te maken zonder zich te baseren op een bestaande, kan u gebruik maken van de groene plus. Een nieuw scherm wordt geopend waarin u volgende gegevens invult. Inloggegevens In het kader van de Inloggegevens geeft u een gebruikersnaam en wachtwoord in. Hiermee kan de gebruiker inloggen in Kluwer Office. In het veld Instellingen overnemen van kan u selecteren op basis van welke bestaande gebruiker u deze nieuwe gebruiker wenst aan te maken. Kluwer Office CRM Advanced 6
Relatiekaart medewerker In het kader van Relatiekaart medewerker geeft u aan of voor deze nieuwe gebruiker reeds een medewerkersfiche bestaat in CRM. Indien deze reeds bestaat, gaat u deze opzoeken in het veld Selecteer de relatie. Het hoeft dus niet dat u eerst een medewerkersfiche aanmaakt voor deze nieuwe gebruiker, hier kan u namelijk de belangrijkste gegevens invullen en wordt er zelf een nieuwe medewerkersfiche aangemaakt. Relatiekaart medewerker Deze kader dient enkel ingevuld te worden indien u gebruik maakt van de module Uren en Facturatie. In dit kader geeft u het tarief en de normuren in dat voor deze medewerker van toepassing is. Wanneer alle gegevens ingevuld zijn, kan u vervolgens op Opslaan klikken. U krijgt vervolgens de melding dat de gebruiker aangemaakt is. Kluwer Office CRM Advanced 7
2 Kluwer Office - CRM 2.1 Instellingen In CRM worden een aantal instellingen standaard gedefinieerd door Kluwer, andere kunnen nog door de klant zelf gedefinieerd worden. De instellingen bevinden zich in CRM onder het menu Instellingen. Klik vervolgens op Configuratiescherm. Hieronder ziet u dat CRM onderaan in het oranje is geselecteerd. Daarboven vindt u een lijst met alle onderwerpen waarvoor instellingen gedefinieerd kunnen worden. Met de pijltjes rechts van het menu, kunt u door deze lijst gaan. Kluwer Office CRM Advanced 8
2.1.1 Aansprekingen Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde aansprekingen. De vooraf gedefinieerde kunnen niet verwijderd worden door de gebruiker. U kunt wel nieuwe aansprekingen toevoegen en deze later wijzigen. U kunt ze ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. 2.1.2 Beroepen Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde beroepen. U kunt nieuwe beroepen toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte beroepen als de voorgedefinieerde beroepen wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. Kluwer Office CRM Advanced 9
2.1.3 Connectietypes Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde connectietypes. De vooraf gedefinieerde connectietypes worden in het rood weergegeven en kunnen niet verwijderd worden door de gebruiker. U kunt wel nieuwe connectietypes aanmaken en deze later wijzigen. U kunt ze ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. Om een eigen connectietype aan te maken, klikt u op de groene plus bovenaan. Een lege lijn wordt onderaan toegevoegd. In het tabblad Eigenschappen vult u de omschrijving in, de groep (via de lijst om te bepalen in welk tabblad deze connectie geplaatst moet worden), en van en naar veld. In de connectietype lijst bovenaan ziet u deze nieuwe connectie in het zwart verschijnen. Dit zijn de connectietypes die door de gebruikers zelf zijn aangemaakt. Wanneer deze ingevuld zijn, klikt u op de groene diskette. Kluwer Office CRM Advanced 10
Op het tabblad Kenmerken, kunt u kenmerken op de connectie definiëren. De kenmerken is een vooraf gedefinieerde lijst. Wijzigingen aan de selectie van deze lijst worden opgeslagen door op de groene diskette te klikken. In het tabblad Relatietypes van worden de contacttypes bepaald waartoe in dit geval, de vorige boekhouder behoort. In het tabblad Relatietypes naar worden de contacttypes bepaald waartoe de klant behoort die in dit geval een vorige boekhouder heeft. Met de filter worden enkel de geselecteerde velden weergegeven. Kluwer Office CRM Advanced 11
2.1.4 Dienstverbanden Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde dienstverbanden. U kunt nieuwe dienstverbanden toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte dienstverbanden als de voorgedefinieerde dienstverbanden wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. 2.1.5 Extra relatievelden/contactvelden In Kluwer Office CRM kan een gebruiker zelf contactvelden aanmaken wanneer hij/zij vindt dat er toch velden ontbreken in de standaardvelden. Onder dit punt in de instellingen vindt u een lijst van velden die door de gebruiker zelf aangemaakt zijn. U kunt hier nieuwe contactvelden toevoegen, wijzigen en verwijderen. Kluwer Office CRM Advanced 12
Bij het eerste contactveld dat wordt aangemaakt, kunt reeds de eerste verder aanvullen. Vanaf het 2 de contactveld moet u er één toevoegen via de groene plus. Alle wijzigingen moeten met de groene diskette opgeslagen worden. Vul in het tabblad Eigenschappen, de omschrijving van dit contactveld in en selecteer een type voor dit veld. Hieronder treft u de verschillende types aan. Wanneer u voor Categorieën kiest, wordt het tabblad Categorieën beschikbaar, anders niet. Voor u naar het volgende tabblad kunt, moet u de wijzigingen opslaan met de groene plus. Op het tabblad Categorieën kunt u de mogelijke keuzes weergeven waaruit de gebruiker kan kiezen als waarde voor het veld. Voor het toevoegen van een categorie selecteert u de groene plus in het onderste scherm en bewaart u alle wijzigingen met de groene diskette vooraleer u naar het volgende tabblad kunt gaan. In het tabblad Contacttypes selecteert u de contacttypes voor dewelke dit contactveld beschikbaar moet zijn. U kunt reeds een standaardwaarde selecteren per contacttype en ook of het een verplicht veld moet zijn. Kluwer Office CRM Advanced 13
Op het tabblad Publicatiegroepen selecteert u de groepen voor wie dit contactveld beschikbaar is. Extra contactvelden kunnen ook aangemaakt worden via een contactfiche zelf. Bij elk contacttype is er bij de Eigenschappen, een tabblad Eigen contactvelden. Met de 3 kubussen, komt u in een scherm net zoals bij de instellingen. Hier kunt u het extra contactveld definiëren. Kluwer Office CRM Advanced 14
Kluwer Office CRM Advanced 15
2.1.6 Functies Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde functies. U kunt nieuwe functies toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte als de voorgedefinieerde functies wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. 2.1.7 Gebruikers De instellingen voor de gebruikers zijn reeds besproken in hoofdstuk 2.1.3 Medewerkersfiche (CRM) koppelen aan de Gebruiker (Autor). 2.1.8 Hoedanigheden Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde hoedanigheden. U kunt nieuwe hoedanigheden toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte als de voorgedefinieerde hoedanigheden wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. Kluwer Office CRM Advanced 16
2.1.9 Identificatietype Hier vindt u een lijst van de mogelijke identificatietypes. U kunt nieuwe identificatietypes toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte als de voorgedefinieerde identificatietypes wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. Echter pas op met de reeds bestaande identificatietypes, deze worden gebruikt in het kader van de CAP (Cliënt Acceptatie procedure) en de wetgeving hieromtrent. 2.1.10 Redenen Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde redenen. U kunt nieuwe redenen toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte als de voorgedefinieerde redenen wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. Kluwer Office CRM Advanced 17
2.1.11 Talen Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde talen. U kunt nieuwe talen toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte als de voorgedefinieerde talen wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. 2.1.12 Verwantschap Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde verwantschappen. U kunt nieuwe verwantschappen toevoegen. U kunt zowel de eigen aangemaakte als de voorgedefinieerde Kluwer Office CRM Advanced 18
verwantschappen wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. 2.1.13 Voorwerp aktes Hier vindt u een lijst van reeds vooraf door Kluwer gedefinieerde voorwerp aktes. U kunt nieuwe toevoegen. U kunt enkel de eigen aangemaakte voorwerp aktes wijzigen en eventueel ook verwijderen indien ze niet reeds gebruikt worden in contactfiches. 2.2 Organisatie In het Organisatie menu van het Configuratiescherm kan men de naam veranderen van de overige niveaus. We raden aan de 4 eerste organisatie niveaus niet te wijzigen. Kluwer Office CRM Advanced 19
Voor elk niveau bestaat er een menu binnen de organisatie, hier kan men de verschillende beheerders, vennoten, definiëren. Kluwer Office CRM Advanced 20