Handleiding Davilex Order Versie 1.0, mei 2012
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden. 2
. Handleiding Davilex Order Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding...6 1.1 Opzet van de handleiding...6 1.2 Help-functie...6 2 De werkruimte verkennen...8 2.1 Inleiding...8 2.2 De werking van het lint...8 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen...9 2.4 Davilex-knop...9 2.5 Werkbalk Snelle toegang... 10 2.6 Startscherm... 10 2.7 Lijsten... 11 2.8 Formulieren... 12 2.9 Wizards... 12 3 Verkooporders... 13 3.1 Inleiding... 13 3.2 Verkooporders toevoegen... 13 3.3 Standaardorders... 19 3.4 Orders definitief maken... 20 3.5 Verwerking van orders... 21 3.6 Orderoverzicht raadplegen... 22 3.7 Orderannuleringen... 23 3.8 Backorders... 24 3.9 Rapporten... 26 4 Verkooporders vormgeven... 28 4.1 Inleiding... 28 4.2 Sjablonen... 28 4.3 Sjabloon toevoegen... 28 5 Verkooporders afdrukken... 33 5.1 Inleiding... 33 5.2 Ordersjablonen... 33 5.3 Verkooporders afdrukken... 33
Inhoudsopgave 6 Verkooporders elektronisch verzenden... 35 6.1 Inleiding... 35 6.2 E-mailadressen toevoegen... 35 6.3 Verkooporders en annuleringen elektronisch versturen... 36 7 De relatiekaart... 38 7.1 Inleiding... 38 7.2 Relatiekaart openen... 38 7.3 Informatie op de relatiekaart raadplegen... 39 8 Rapportages... 41 8.1 Inleiding... 41 8.2 Startscherm Rapportage... 41 8.3 Rapport opstellen... 42 8.4 Rapporten kopiëren naar Microsoft Excel... 45 9 Gegevens importeren en exporteren... 46 9.1 Inleiding... 46 9.2 Gegevens importeren... 46 9.3 Gegevens exporteren... 47 10 Administratiegegevens veiligstellen... 49 10.1 Inleiding... 49 10.2 Administratie beveiligen met wachtwoord... 49 10.3 Handmatig reservekopie maken... 50 10.4 Automatisch reservekopieën maken... 51 10.5 Reservekopie terugzetten... 51 10.6 Administratie overzetten naar andere computer... 52 11 Lijsten vormgeven... 53 11.1 Inleiding... 53 11.2 Lijsten vormgeven... 53 12 Selectie van gegevens maken... 56 12.1 Inleiding... 56 12.2 Handmatige selectie... 56 12.3 Selectie op criteria... 56 12.4 Selecties bewerken... 57 4
Inhoudsopgave 13 Gegevens zoeken... 58 13.1 Zoeken in lijst... 58 13.2 Zoekopties... 58 14 Basisgegevens onderhouden... 60 14.1 Inleiding... 60 14.2 Relatiegegevens... 60 14.3 Artikelen toevoegen... 65 14.4 Tabblad Inrichting... 70 15 Programma-instellingen... 78 15.1 Inleiding... 78 15.2 Instellingen openen... 78 15.3 Algemene programma-instellingen... 78 15.4 Algemene administratie-instellingen... 80 15.5 Snel aan de slag... 81 15.6 Favoriete rapporten... 82 15.7 Lay-out... 83 15.8 BTW-tarieven... 84 15.9 Relatiebeheer... 84 15.10 Orderbeheer... 86 16 Werken met meerdere gebruikers... 87 16.1 Inleiding... 87 16.2 Benodigd aantal modules... 87 16.3 Administratie geschikt maken voor multi-user gebruik... 87 16.4 Gebruikers en rechten... 89 17 Licentiebeheer... 90 17.1 Inleiding... 90 17.2 Licentie vernieuwen... 90 17.3 Nieuwe module activeren... 90 5
. Handleiding Davilex Order Inleiding 1 Inleiding In de Snel aan de slag - handleiding heeft u alles kunnen lezen over het installeren van Davilex Order en het aanmaken en inrichten van een nieuwe administratie. In deze handleiding gaan we in op de mogelijkheden van dit verkooporderbeheerpakket. 1.1 Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u eerst kennis met de werkruimte van Davilex Order, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma. In de daaropvolgende hoofdstukken komen de taken die u met Davilex Order uit kunt voeren aan de orde. Zo vindt u onder meer uitleg over het invoeren, vormgeven, afdrukken en elektronisch versturen van verkooporders en het aanmaken van orderannuleringen. In de laatste hoofdstukken komen de meer algemene zaken aan bod, zoals het maken en terugzetten van reservekopieën, het vormgeven van lijsten en het aanpassen van de programma-instellingen. Met behulp van de Bookmarks links in uw scherm kunt u gemakkelijk navigeren door de handleiding en snel de gewenste informatie vinden. 1.2 Help-functie In Davilex Order wordt veel gebruikgemaakt van lijsten, formulieren en wizards. Voordeel hiervan is dat ze erg eenvoudig in gebruik zijn; het programma wijst u als het ware de weg. Daarom volstaan we in deze handleiding waar mogelijk met een toelichting op de lijsten, formulieren en wizards: waar gebruikt u ze voor en hoe opent of start u ze. Wilt u uitleg bij het invullen van de velden op een formulier of in een wizard? Raadpleeg dan de Help in het programma. Hierin worden alle formulieren en wizards stap-voor-stap toegelicht. De Help activeert u door rechts in het lint op het vraagteken te klikken. Wilt u uitleg bij het actieve venster, bijvoorbeeld een formulier of een wizard? Druk dan op de F1-toets. Het betreffende Help-onderwerp wordt dan direct geopend. Tip: U kunt er ook voor kiezen om de context-gevoelige help-informatie altijd te tonen. Druk op F1 om de context-gevoelige help te openen en markeer in het Help-venster de optie Helpscherm op de voorgrond houden..
Inhoudsopgave Rapporten Inzicht in de administratie is voor een goede en succesvolle bedrijfsvoering van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Order op kunt stellen, verschaffen u dat inzicht. Daarom worden de rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht aan het eind van het betreffende hoofdstuk. In hoofdstuk 8 wordt uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen en vormgeven van de rapporten. 7
De werkruimte verkennen 2 De werkruimte verkennen 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Order. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw administratie. Ook de werkbalk Snelle toegang, de Davilex-knop en het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod. 2.2 De werking van het lint Bovenaan het scherm vindt u een lint dat bestaat uit verschillende tabbladen, zoals Orderbeheer, Rapportage en Lay-out. Op deze tabbladen worden verschillende groepen weergegeven. Zo kent het tabblad Orderbeheer bijvoorbeeld de groepen Verkoop, Relatielijsten en Artikelen. In deze groepen zijn taken en opdrachten die op het specifieke onderdeel betrekking hebben overzichtelijk gegroepeerd. In de groep Verkoop vindt u bijvoorbeeld alle documenten die betrekking hebben op een verkoop, zoals orders, orderannuleringen en artikelen in backorder. U opent een lijst of activeert een opdracht door erop te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een verkooporder toevoegen? Dan klikt u op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orders. De lijst Verkooporders wordt nu geopend. Vanuit deze lijst kunt u onder meer een verkooporder toevoegen of wijzigen. Legenda 1 Het lint bevat meerdere tabbladen 2 Ieder tabblad bestaat uit één of meer groepen 3 Iedere groep bevat één of meer taken of functies. 2.2.1 Het lint minimaliseren Wilt u een groter deel van het venster (bijvoorbeeld een lijst) weergeven, dan kunt u het lint minimaliseren. De groepen en bijbehorende opdrachten worden dan verborgen en alleen de tabs blijven zichtbaar. Het lint minimaliseert u door naast de tabbladen te dubbelklikken op het lint. De groepen in het lint worden weer zichtbaar zodra u op één van de tabbladen klikt of nogmaals dubbelklikt op het lint. 2.2.2 Sneltoetsen van het lint De tabbladen op het lint en de opdrachten in de werkbalk Snelle toegang kunt u ook activeren met behulp van een sneltoets. Drukt u op de ALT-toets, dan wordt bij de tabbladen en in de werkbalk een cijfer- of lettercombinatie getoond. Door de ALT-toets tegelijkertijd met het cijfer of de letter(s) in te toetsen, wordt het tabblad geopend of de opdracht geactiveerd. 8
De werkruimte verkennen Tip: in de Help vindt u een uitgebreid overzicht van sneltoetsen in Davilex Order. Activeer de Help door rechts in uw scherm op het Help-icoon te klikken en te kiezen voor Helponderwerpen. Klik op het tabblad Zoeken, vul de zoekterm Sneltoetsen in en klik op Onderwerpen. Een lijst met sneltoetsen wordt nu getoond. 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag. Bijzonder aan deze groep is dat u er zelf taken aan kan toevoegen. Taken die u vaak gebruikt, kunt u op deze manier snel starten. Voert u bijvoorbeeld vaak verkoopfacturen in? Voeg dan de taak Verkooporder toevoegen toe aan de groep Snel aan de slag. U kunt het formulier Verkooporder toevoegen dan voortaan met één muisklik openen. Welke taken getoond moeten worden in de groep Snel aan de slag geeft u op in de instellingen. De instellingen opent u door in de groep Snel aan de slag op het startpictogram te klikken. Markeer vervolgens de taken die u toe wilt voegen en klik op Opslaan en sluiten. U kunt maximaal 15 taken toevoegen aan deze groep. De instellingen kunt ook openen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken en vervolgens op het tabblad Systeem in de groep Instellingen Systeem te klikken op Snel aan de slag. 2.4 Davilex-knop Links boven in uw scherm vindt u de Davilex-knop. Door op deze knop te klikken, wordt een menu geopend waarmee u de volgende taken kunt uitvoeren: de wizard Nieuwe administratie starten een administratie openen, sluiten of verwijderen administratie-info oproepen modulebeheer starten en uw licentie vernieuwen uw administratie beveiligen met een wachtwoord de Help activeren en de programma-instellingen openen het programma afsluiten Tip: Een deel van bovenstaande taken kunt u direct starten vanuit de werkbalk Snelle toegang. Meer informatie hierover vindt u in de volgende paragraaf. Het menu dat geopend wordt zodra u op de Davilex-knop klikt, toont tevens een overzicht van recent geopende administraties. Door op één van de administraties in de lijst klikken, kunt u de betreffende administratie direct openen. 9
De werkruimte verkennen 2.5 Werkbalk Snelle toegang Naast de Davilex-knop vindt u de werkbalk Snelle toegang. Door te klikken op de iconen op deze werkbalk krijgt u gemakkelijk en snel toegang tot veelgebruikte functies als het maken van een reservekopie, het openen van een administratie en het inzien van de programma-instellingen. 1 Davilex-knop 2 Werkbalk Snelle toegang 2.6 Startscherm Ieder tabblad heeft een startpagina waar u informatie vindt over uw administratie en de taken die uitgevoerd moeten worden. Het startscherm bevat enkele links waarmee u bepaalde taken direct kunt starten. Zijn er bijvoorbeeld verkooporders die geleverd moeten worden, dan wordt u hier in het startscherm aan herinnerd. Een overzicht van te leveren orders kunt u vervolgens direct openen door op de link te klikken. 10
De werkruimte verkennen 2.7 Lijsten De gegevens die u invoert in Davilex Order worden overzichtelijk weergegeven in lijsten. Zo is er bijvoorbeeld de lijst Verkooporders waarin u alle verkooporders terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Met behulp van de knoppen in de werkbalk bovenaan de lijst kunt u gegevens toevoegen, wijzigen, dupliceren of verwijderen. In hoofdstuk 11 leest u meer over het vormgeven van lijsten en het gebruik van Lijstopties. 2.7.1 Informatievenster In diverse lijsten vindt u onderaan een informatievenster. Afhankelijk van de actieve regel in de lijst staan hier de belangrijkste gegevens weergegeven. In het informatievenster onderaan de lijst Relaties bijvoorbeeld staan onder andere de adres en contactgegevens van de betreffende relatie. Desgewenst kunt u het informatievenster minimaliseren door rechts in de balk Informatie te klikken op. Klikt u opnieuw op deze knop, dan wordt het informatievenster weer gemaximaliseerd. 11
De werkruimte verkennen Tip: In diverse lijsten is het ook mogelijk het informatievenster te vergroten. Klik hiervoor met uw muis op de scheidslijn tussen de regels in de lijst en het kopje Informatie. Zodra de cursor verandert, kunt u de lijn naar boven verslepen. 2.8 Formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Order gebruikgemaakt van overzichtelijke formulieren. Een verkooporder voert u bijvoorbeeld in aan de hand van het formulier Verkooporder toevoegen. Een formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie. Om het invullen van het formulier te vergemakkelijken, worden velden waar mogelijk automatisch ingevuld. Het programma raadpleegt hiervoor de instellingen. Deze instellingen kunt u naar wens aanpassen. Meer hierover leest u in hoofdstuk 15. 2.9 Wizards Voor het uitvoeren van bepaalde taken wordt in Davilex Order gebruikgemaakt van een wizard. Een wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het uitvoeren van de taak en zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens ingevuld worden. Zo kunt u relatiegegevens bijvoorbeeld importeren door de wizard Relaties importeren te doorlopen. 12
Verkooporders 3 Verkooporders 3.1 Inleiding Verkoopt u artikelen, dan maakt u hiervoor een verkooporder aan. Een verkooporder is een document waarin verschillende gegevens worden opgeslagen die betrekking hebben op deze bestelling, zoals klantgegevens, de te leveren artikelen, het aantal artikelen, eventuele prijsafspraken en de levertijd. Deze gegevens kunt u in Davilex Order gemakkelijk en snel invoeren met behulp van het formulier Verkooporder toevoegen. In dit hoofdstuk vindt u uitleg bij dit formulier en leest u hoe u naast verkooporders ook orderannuleringen aan kunt maken en een overzicht van artikelen in backorder op kunt roepen. Daarnaast wordt uitgelegd hoe u het invoeren van verkooporders deels kunt standaardiseren. In de volgende hoofdstukken komt het vormgeven, afdrukken en elektronisch verzenden van orders aan bod. 3.2 Verkooporders toevoegen Om een verkooporder toe te voegen, opent u de lijst Verkooporders. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orders. Door vervolgens in de werkbalk op Toevoegen te klikken, opent u het formulier Verkooporder baseren op. In dit formulier kunt u aangeven of u een leeg formulier Verkooporder toevoegen wilt openen of dat u de order wilt baseren op een standaard-verkooporder. Kiest u voor deze laatste optie, dan wordt het formulier Verkooporder toevoegen automatisch ingevuld met gegevens uit de standaardorder. Meer informatie over standaard-verkooporders vindt u in 3.3. Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op OK. Het formulier Verkooporder toevoegen wordt geopend. Dit formulier bestaat uit verschillende tabbladen die onderstaand nader toegelicht worden. Tip: Maakt u geen gebruik van standaard-verkooporders? Dan kunt u in de instellingen aangeven dat het formulier Verkooporder baseren op niet getoond moet worden bij het toevoegen van een verkooporder. Klik hiervoor in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Orderbeheer. Ga naar het tabblad Venster, demarkeer het selectievakje voor de optie Venster Verkooporder baseren op tonen bij toevoegen verkooporder en klik op Opslaan en sluiten. Wanneer u nu een verkooporder toevoegt, wordt direct een leeg formulier Verkooporder toevoegen geopend. 8
Verkooporders 3.2.1 Tabblad Algemeen Boven de tabbladen vindt u de velden ordernummer, orderdatum en debiteur. Het veld Ordernummer wordt automatisch voor u ingevuld met het ordernummer dat volgt op de laatst ingevoerde verkooporder. U kunt dit nummer wijzigen, maar houdt u er rekening mee dat het nummer uniek moet zijn. Tip: Bij het invoeren van de eerste verkooporder of orderannulering verschijnt automatisch het formulier Ordernummering kiezen. In dit formulier kunt u de structuur aangeven voor uw verkoopordernummering. In het veld Orderdatum is standaard de huidige datum ingevuld. Deze datum kunt u uiteraard aanpassen. Tot slot kiest u in het veld Debiteur uit de keuzelijst de debiteur voor wie de verkooporder bestemd is. Op het tabblad Algemeen specificeert u vervolgens welke betalings- en leveringsvoorwaarden van toepassing zijn op de verkoop. Standaard zijn hier de voorwaarden ingevuld die vastgelegd zijn op het tabblad Debiteur van het formulier Relatie toevoegen/wijzigen. Meer informatie over het gebruik van betalings- en leveringsvoorwaarden vindt u in hoofdstuk 14. 14
Verkooporders Op het tabblad Algemeen geeft u verder aan wanneer de levering plaatsvindt, in welke valuta de bedragen op de order vermeld moeten worden en naar welk adres de order verzonden moet worden. Tip: In de instellingen kunt u opgeven welk type adres standaard getoond moet worden onder Verzendadres order. U kunt hier kiezen voor het hoofd-, post, aflever- of factuuradres. Om de instellingen aan te passen klikt u in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Orderbeheer. 3.2.2 Verkooporderregels toevoegen Een verkooporder bestaat altijd uit één of meerdere verkooporderregels. Deze regels kunt u toevoegen door onder het kopje Verkooporderregels op Toevoegen te klikken. Het formulier Verkooporderregel toevoegen wordt geopend. In het veld Artikel selecteert u uit de keuzelijst het artikel dat op de verkooporder opgenomen moet worden. Heeft u het artikel geselecteerd, dan worden de overige velden automatisch ingevuld met gegevens die bij het betreffende artikel zijn opgegeven, zoals de artikelomschrijving, prijs per eenheid en het geldende BTW-tarief. Tip: Heeft u het artikel dat u op wilt nemen in de verkooporder nog niet aangemaakt? Voer dan in het veld Artikel een unieke omschrijving in en druk op Enter. Het programma zal signaleren dat het artikel nog niet in uw administratie voorkomt en zal u vragen of u het artikel toe wilt voegen. Klikt u op Ja, dan wordt direct het formulier Artikel toevoegen geopend en kunt u de eigenschappen van het artikel opgeven. In het veld Aantal geeft u aan hoeveel eenheden van het artikel u in deze verkooporderregel wilt opnemen. Het totaalbedrag van de verkooporderregel wordt hier automatisch op aangepast. Kortingsmarge Davilex Order biedt u de mogelijkheid om korting te verlenen op verkooporderregelniveau. Hiervoor specificeert u in het veld Kortingsmarge het betreffende kortingspercentage. Wilt u korting verlenen over de gehele order, dan kunt u dit aangeven op het tabblad Korting. In de volgende paragraaf leest u hier meer over. Tip: Is de korting die u aan de debiteur wilt verlenen structureel van aard, dan kunt u op het tabblad Debiteur van het formulier Relatie toevoegen/wijzigen een kortingsmarge opgeven. Wanneer u vervolgens een order aanmaakt voor de betreffende debiteur, dan wordt het veld Kortingspercentage automatisch ingevuld met dit percentage. Ook kunt u ervoor kiezen om prijzen die met de debiteur zijn afgesproken, vast te leggen in een aparte prijslijst en deze prijslijst aan de relatie te koppelen. Meer over het gebruik van prijslijsten leest u in hoofdstuk 14. 15
Verkooporders Prijslijst Heeft u aan de debiteur een prijslijst gekoppeld, dan wordt deze prijslijst weergegeven in het veld Prijslijst. Voorwaarde is wel dat het artikel dat u invoert op de order, onderdeel is van deze prijslijst. Is de prijslijst (dit keer) niet van toepassing op de order, dan kunt u de prijslijst uit het veld verwijderen. Uiteraard heeft u ook de mogelijkheid om een andere prijslijst uit de keuzelijst selecteren of in plaats van een prijslijst een kortingsmarge op te geven. Zijn alle velden van het formulier Verkooporderregel toevoegen correct ingevuld, dan klikt u op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het formulier Verkooporder toevoegen. Wilt u een nieuwe verkooporderregel toevoegen, dan klikt u op Opslaan en nieuw. 3.2.3 Tabblad Korting Op het tabblad Korting kunt u aangeven of op de verkooporder een korting van toepassing is. Verleent u korting, dan bepaalt u eerst of de korting inclusief of exclusief BTW is. Vervolgens geeft u aan of een bepaald percentage of een vast bedrag in mindering gebracht moet worden op het ordertotaal. Tevens heeft u de mogelijkheid om een vast eindbedrag opgeven. De korting of het eindbedrag specificeert u in het bijbehorende invoerveld. Let op: De korting die u op het tabblad Korting invoert, is van toepassing op de gehele verkooporder en komt dus bovenop eventuele korting die u heeft opgegeven bij de verkooporderregel(s). 16
Verkooporders 3.2.4 Tabblad Facturatie en levering Op dit tabblad kunt u afwijkende adressen opgeven voor het versturen van facturen en het afleveren van de artikelen. Maakt u naast Davilex Order ook gebruik van Davilex Factuur en/of Davilex Voorraad, dan worden de adressen die u hier opgeeft als standaardwaarden ingevuld zodra u respectievelijk een verkoopfactuur en een pakbon op deze order baseert. 3.2.5 Tabblad Diversen Is op één of meer orderregels een BTW-tarief uit de BTW-tariefgroep Verlegd door mij van toepassing, dan specificeert u op het tabblad Diversen in het veld BTW verleggen aan de relatie waaraan de BTW verlegd is. In het veld Verkoper wordt automatisch de verkoper ingevuld die gekoppeld is aan de debiteur. U kunt eventueel uit de keuzelijst een andere verkoper selecteren of het veld leeg laten. In het veld Referentie debiteur kunt u indien gewenst de referentie invoeren zoals door de debiteur is opgegeven, bijvoorbeeld een ordernummer of een bestelnummer. Het veld Interne opmerkingen kunt u gebruiken om eigen aantekeningen bij deze verkooporder vast te leggen. Deze interne opmerkingen kunnen niet worden afgedrukt op de verkooporder. 17
Verkooporders 3.2.6 Tabblad Informatie Het tabblad Informatie geeft een overzicht van gegevens die u op de voorgaande tabbladen heeft ingevoerd. Zo heeft u direct inzicht in onder meer het regeltotaal, de eventueel verleende korting, in rekening gebrachte leveringskosten, het BTW-bedrag en het totaalbedrag van de verkooporder. Heeft u de verkooporder reeds definitief afgedrukt, dan toont dit tabblad tevens de datum waarop de order definitief is gemaakt. 3.2.7 Tabblad Extra velden Heeft u extra velden gedefinieerd voor het onderdeel Orderbeheer, dan kunt u op het tabblad Extra velden de gewenste aanvullende informatie vastleggen. Meer over het gebruik van extra velden leest u in hoofdstuk 14. 18
Verkooporders 3.2.8 Memo Tot slot kunt u op het tabblad Memo extra tekst toevoegen die, indien gewenst, afgedrukt kan worden op de order. 3.3 Standaardorders Het invoeren van verkooporders kunt u deels standaardiseren door gebruik te maken van standaardorders. Een standaard-verkooporder is een verkooporder waarbij een gedeelte van de gegevens standaard is ingevuld. U kunt alle mogelijke standaard-verkooporders aanmaken. Als u bijvoorbeeld regelmatig dezelfde artikelen in dezelfde hoeveelheden verkoopt aan een bepaalde debiteur, dan kunt u hiervoor een standaard-verkooporder maken. Voegt u een verkooporder toe, dan kunt u deze baseren op de standaard-verkooporder. Veel gegevens op het formulier Verkooporder toevoegen zijn dan reeds voor u ingevuld. Op deze manier kunt u eenvoudig veel tijd besparen. Om een standaard-verkooporder toe te voegen, opent u de lijst Standaardorders. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Standaardorders. 19
Verkooporders Klik vervolgens in de werkbalk op Toevoegen om het formulier Standaard-verkooporder toevoegen te openen. Dit formulier is bijna identiek aan het formulier Verkooporder toevoegen. Verschil is echter dat u boven de tabbladen niet het ordernummer en de orderdatum opgeeft, maar de zoekcode en omschrijving van de standaard-verkooporder. Deze gegevens zorgen ervoor dat u de standaard-verkooporder later gemakkelijk terug kunt vinden in de keuzelijst en de lijst Standaard-verkooporders. Bovendien is het tabblad Extra velden in dit formulier niet beschikbaar. Uitleg over het invullen van de velden op de verschillende tabbladen vindt u in 3.2. Tip: U bent niet verplicht om alle velden in het formulier in te vullen, enkel de velden zoekcode en omschrijving moeten een waarde krijgen. 3.4 Orders definitief maken Het invoeren van verkooporders is het begin van het verkoopproces. Voordat u een verkooporder echter verder kunt verwerken, moet deze eerst definitief gemaakt worden. Het definitief maken, of het fiatteren, van een verkooporder houdt in dat de verkooporder is gecontroleerd en dat deze in orde is bevonden en verder verwerkt kan worden. Om een order definitief te maken, opent u eerst de lijst Verkooporders. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orders. Selecteer de order(s) die u definitief wilt maken en klik in de werkbalk op Definitief maken. Tip: Opeenvolgende regels in de lijst kunt u snel selecteren door op de eerste te selecteren regel te klikken en vervolgens, terwijl u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, op de laatste regel te klikken. Niet opeenvolgende regels kunt u selecteren door de regels één voor één aan te klikken terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt. 20
Verkooporders 3.5 Verwerking van orders Hoe u de verkooporders verder verwerkt, is afhankelijk van de modules die u in gebruik heeft. Maakt u naast Davilex Order bijvoorbeeld ook gebruik van Davilex Voorraad, Davilex Factuur en/of Davilex Account, dan maakt u pakbonnen, facturen en boekstukken aan om de levering, facturering en betaling van een verkooporder te administreren. Uitleg hierover vindt u in de Help die u activeert door op de F1-toets te drukken wanneer de lijst Verkooporders is geopend. Maakt u enkel gebruik van Davilex Order dan kunt u de lever- en betaalstatus van orders handmatig bijhouden. Onderstaand vindt u hierover meer uitleg. 3.5.1 Levering toevoegen Heeft u een order geleverd, dan kunt u dit bij de betreffende verkooporder registreren. Open hiervoor de lijst Verkooporders door op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orders te klikken. Selecteer de verkooporder die geleverd is en klik op Wijzigen. Klik vervolgens in het formulier Verkooporder wijzigen op Leveringen. Het formulier Levering wijzigen wordt geopend. Markeer in dit formulier de orderregels die volledig geleverd zijn en klik op Opslaan en sluiten. Om een levering ongedaan te maken, demarkeert u het selectievakje voor de betreffende verkooporderregel. Let op: U kunt alleen leveringen invoeren voor definitieve orders. In de vorige paragraaf leest u hoe u orders definitief kunt maken. 21
Verkooporders 3.5.2 Betaling registreren Heeft uw afnemer de verkooporder (deels) voldaan, dan kunt u deze (deel)betaling invoeren in het formulier Verkooporder wijzigen. Klik op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orders om de lijst Verkooporders te openen. Selecteer de order waarvoor u een betaling heeft ontvangen en klik in de werkbalk op Wijzigen. Het formulier Verkooporder wijzigen wordt geopend. Open vervolgens het formulier Betaling toevoegen door op de knop Betaling te klikken. In dit formulier kunt u de gegevens van de (deel)betaling registreren. 3.6 Orderoverzicht raadplegen Gedetailleerde informatie over een verkooporder vindt u op het formulier Overzicht. Dit formulier kunt u openen door in de lijst Verkooporders een order te selecteren en in de werkbalk op Overzicht te klikken. De knop Overzicht vindt u tevens terug in het formulier Verkooporder wijzigen. Het formulier Overzicht bestaat uit de onderdelen Ordergegevens en Historie. Het onderdeel Ordergegevens geeft een overzicht van onder meer de lever- en betaalstatus en het totaalbedrag van de order. Daarnaast worden de contactgegevens van de afnemer getoond. Door in het formulier Overzicht op Wijzig order te klikken, kunt u de order direct aanpassen. Het onderdeel Historie geeft een overzicht van alle bewerkingen die betrekking hebben op de verkooporder. Zo ziet u bijvoorbeeld wanneer de verkooporder is aangemaakt en op welke datum de verkooporder gewijzigd of gefactureerd is. 22
Verkooporders 3.7 Orderannuleringen Wanneer u een verkooporder volledig ongedaan wilt maken, kunt de verkooporder verwijderen uit de lijst Verkooporders. De oorspronkelijke gegevens blijven dan echter niet bewaard. U kunt er daarom ook voor kiezen om een verkooporder-annulering aan te maken. De oorspronkelijke (definitieve) verkooporder blijft dan wel bewaard in uw administratie en krijgt de status Geannuleerd of Deels geannuleerd. Wilt u een verkooporder deels ongedaan maken, dan kunt u de order wijzigen door de betreffende orderregels te verwijderen. Deze optie is alleen beschikbaar indien de verkooporder nog niet definitief is gemaakt. Is de verkooporder wél definitief, dan kunt u een verkooporder-annulering aanmaken waarin u alleen de te verwijderen regels annuleert. 23
Verkooporders 3.7.1 Verkooporder-annulering toevoegen Om een verkooporder-annulering aan te maken, opent u de lijst Verkooporder-annuleringen. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orderannuleringen. Klik vervolgens in de werkbalk op Toevoegen. Het formulier Verkooporder-annulering baseren op wordt geopend. In dit formulier kiest u eerst de debiteur voor wie u een verkooporder-annulering toe wilt voegen. Vervolgens selecteert u de betreffende verkooporder uit de keuzelijst en markeert u de verkooporderregels die op de verkooporder-annulering overgenomen moeten worden. Klik op OK om het formulier Verkooporder-annulering toevoegen te openen. Het formulier is automatisch ingevuld met de gegevens uit de verkooporder. U kunt de gegevens controleren en eventueel meer verkooporder-annuleringsregels toevoegen. Zijn de gegevens correct, dan klikt u op Opslaan en sluiten om terug te keren naar de lijst Verkooporder-annuleringen of op Opslaan en nieuw om een nieuwe verkooporder-annulering toe te voegen. 3.8 Backorders Artikelen in backorder zijn artikelen die door een debiteur besteld zijn, maar die niet direct geleverd kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de artikelen niet op voorraad zijn. De artikelen worden in backorder geplaatst totdat de voorraad weer is aangevuld. Maakt u gebruik van Davilex Voorraad, dan kunnen artikelen automatisch in backorder geplaatst worden bij het opslaan van een verkooporder. Voorwaarde hierbij is dat bij de artikelgroep waaraan het artikel gekoppeld is de optie Aantallen bijhouden is geselecteerd. Maakt u geen gebruik van Davilex Voorraad, dan kunt u artikelen handmatig in backorder plaatsen. Hiertoe kunt u in het formulier Verkooporderregel toevoegen/wijzigen in het veld Aantal in backorder het aantal artikelen invullen dat niet direct geleverd kan worden. Dit aantal wordt opgeslagen in de lijst Artikelen in backorder. 24
Verkooporders 3.8.1 Backorders afhandelen Maakt u naast Davilex Order ook gebruik van Davilex Voorraad dan kunt u backorders automatisch afhandelen bij het invoeren van een ontvangstbon. Meer uitleg hierover vindt u in de Help. Maakt u geen gebruik van Davilex Voorraad, dan kunt u backorders handmatig afhandelen. Open hiervoor de lijst Backorders door op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Backorders te klikken. Selecteer het artikel dat u uit backorder wilt halen en klik in de werkbalk op Handmatig afhandelen. Het formulier Backorders handmatig afhandelen wordt geopend. Selecteer de orderregel(s) waarvan u artikelen uit backorder wilt halen en klik op Opslaan en sluiten. Tip: Boven in het formulier staat weergegeven voor welk artikel u de backorders handmatig gaat afhandelen. Met de knoppen Vorige en Volgende kunt u gemakkelijk en snel door de lijst Artikelen in backorder navigeren en een ander artikel te selecteren. Wilt u niet het volledige aantal artikelen uit backorder halen, dan selecteert u de orderregel en klikt u op Wijzigen. Het formulier Aantal uit backorder wijzigen wordt geopend. Voer in dit formulier het aantal in dat u uit backorder wilt halen en klik op Opslaan en sluiten. 25
Verkooporders 3.9 Rapporten Om inzicht te krijgen in uw orderadministratie kunt u verschillende rapportages oproepen. Onderstaand vindt u (in alfabetische volgorde) een korte toelichting op de inhoud van de rapporten die in dit kader relevant zijn. Historisch overzicht verkooporders Het rapport Historisch overzicht verkooporders geeft een overzicht van alle bewerkingen, of een selectie daarvan, die betrekking hebben op de verkooporders in uw administratie. Zo ziet u bijvoorbeeld wanneer de verkooporder is aangemaakt en op welke datum de verkooporder gewijzigd of definitief gemaakt is. Werkt u met meerdere gebruikers in een administratie, dan kunt u ook zien wie de betreffende bewerking heeft uitgevoerd. Rapport Resultaten verkopers Het rapport Resultaten verkopers geeft per verkoper een overzicht van afgesloten verkooporders. U kunt zelf bepalen welke orderinformatie u verder in dit rapport wilt opnemen, bijvoorbeeld de orderdatum, de orderstatus en aantallen in backorder. De orders waaraan u geen verkoper heeft gekoppeld, verschijnen onder een apart kopje in het rapport. Rapport Verkooporders per artikel Dit rapport toont per artikel een overzicht van verkooporderregels waarin het betreffende artikel voorkomt. Daarnaast vindt u in dit rapport enkele relevante aantallen van het artikel, waaronder het gereserveerde aantal, het geleverde aantal en het aantal in backorder. Rapport Verkooporders Het rapport Verkooporders toont per ingevoerde verkooporder een overzicht van algemene en financiële informatie, zoals de order- en leverdatum en de orderstatus, het totaal van alle verkooporders of het totaal van de verkooporders voor een bepaalde debiteur. 26
Verkooporders Rapport Verwerking verkooporders Het rapport Verwerking verkooporders toont per debiteur of per verkooporder een overzicht van alle documentregels die aan een verkooporder zijn gekoppeld. Maakt u naast Davilex Order ook gebruik van Davilex Voorraad en/of Davilex Factuur, dan ziet u in dit rapport direct voor welke orderregels er al pakbonregels en/of factuurregels zijn aangemaakt en of de betreffende pakbonnen en facturen al definitief zijn afgedrukt. 27
Verkooporders vormgeven 4 Verkooporders vormgeven 4.1 Inleiding In het voorgaande hoofdstuk heeft u gelezen hoe u verkooporders en orderannuleringen invoert. De ingevoerde verkooporders en orderannuleringen wilt u natuurlijk ook elektronisch of via de post versturen. In dit hoofdstuk gaan we daarom dieper in op de opmaak van deze documenten. U leest hoe u met behulp van het onderdeel Lay-out sjablonen aan kunt maken die het programma gebruikt bij het afdrukken van verkooporders of bij het aanmaken van een pdfbestand van de verkooporder. 4.2 Sjablonen De lay-out van uw verkooporders en orderannuleringen kunt u zelf bepalen. U kunt bijvoorbeeld zelf aangeven welke gegevens op de verkooporder of orderannulering vermeld worden, het lettertype instellen en uw bedrijfslogo toevoegen. Zo kunt u eenvoudig professionele verkooporders en orderannuleringen creëren die passen binnen uw huisstijl. Om uw verkooporders en orderannuleringen vorm te geven, maakt u gebruik van een sjabloon. In Davilex Order zijn verschillende sjabloontypen beschikbaar. Van elk van deze sjabloontypen zijn één of meer standaardsjablonen meegeleverd. Deze standaardsjablonen zijn kant en klaar te gebruiken voor het afdrukken of elektronisch verzenden van documenten als verkooporders en orderannuleringen. Daarnaast kunt u zelf sjablonen aanmaken en bestaande sjablonen aanpassen. 4.3 Sjabloon toevoegen Onderstaand vindt u uitleg over het aanmaken van een verkoopordersjabloon. Op dezelfde wijze kunt u sjablonen ontwerpen voor bijvoorbeeld verkooporders met backorder en orderannuleringen. Om een verkoopordersjabloon toe te voegen klikt u op het tabblad Lay-out in de groep Order op Order. De lijst Ordersjablonen wordt geopend. Om een nieuw sjabloon toe te voegen, klikt u in de werkbalk op Toevoegen. Het venster Ordersjabloon toevoegen wordt geopend. 28
Verkooporders vormgeven Tip: U kunt er ook voor kiezen om een bestaande (standaard)sjabloon te bewerken en deze onder een andere naam op te slaan. In dit geval selecteert u de gewenste sjabloon en klikt u in de werkbalk op Dupliceren. 4.3.1 Indeling sjabloon Het venster Verkoopordersjabloon toevoegen is opgedeeld in verschillende groepen. Deze zijn herkenbaar aan de grijze balk met daarin een naam, bijvoorbeeld Koptekst. Deze balken dienen om de diverse objecten in de sjabloon te groeperen; ze verschijnen niet op de afdruk van uw document. 29
Verkooporders vormgeven Tip: In de Help vindt u een uitgebreide toelichting op de groepen en voorbeelden van gegevens die u in deze groepen kunt plaatsen. Het help-onderwerp activeert u door, wanneer het venster Verkoopordersjabloon toevoegen is geopend, op de F1-toets te drukken. Klik vervolgens in de tekst op de link Indeling. 4.3.2 Groepen wel of niet opnemen in sjabloon U kunt zelf bepalen welke groepen u op wilt nemen in de sjabloon. De groepen vindt u terug op het tabblad Lay-out in de groep Indeling. De gemarkeerde groepen zijn onderdeel van de sjabloon. Door het selectievakje voor een groep te demarkeren, worden de groep én de objecten in deze groep, verwijderd uit de sjabloon. Wilt u een groep toevoegen, dan markeert u het selectievakje voor de betreffende groep. 4.3.3 Positie van de groepen bepalen De indeling en het formaat van de groepen kunt u opgeven in de pagina-instelling van de sjabloon. Is het sjabloonvenster geopend, dan klikt u op het tabblad Indeling in de groep Sjabloon op Pagina-instelling. Het formulier Pagina-instelling wordt geopend. Specificeer op het tabblad Indeling het formaat de verschillende groepen. Eventueel kunt u door het (de)markeren van de selectievakjes hier ook aangeven welke groepen wel en welke niet getoond moeten worden op de sjabloon. Tip: Het is ook mogelijk om het formaat van de groepen met de muis aan te passen. Ga met de muiscursor naar de betreffende grijze balk in het sjabloonvenster; de cursor verandert in een dubbel pijltje. Klik op de grijze balken sleep deze in de gewenste richting. 30
Verkooporders vormgeven 4.3.4 Objecten toevoegen aan sjabloon Nadat u in het venster Verkoopordersjabloon toevoegen heeft aangegeven welke groepen beschikbaar moeten zijn in de sjabloon, kunt u bepalen welke objecten u in de orderlay-out wilt opnemen. U kunt teksten, velden, berekeningen, afbeeldingen, horizontale lijnen, verticale lijnen, rechthoeken of ellipsen toevoegen. Daarnaast kunt u de positie, inhoud en vormgeving van de objecten bepalen. Tip: In de Help vindt u uitleg over de verschillende objecten. Om het Help-onderwerp te openen, drukt u wanneer het venster Verkoopordersjabloon toevoegen is geopend, op de F1-toets. Klik vervolgens onderaan op Objecten toevoegen. Om een tekst, veld, berekening of afbeelding toe te voegen, klikt u in de werkbalk op de betreffende knop. De muiscursor verandert in een kruis waarmee u het betreffende object kunt positioneren. U positioneert een object door het kruis met uw muiscursor op de gewenste plaats te zetten en één keer met de linkermuisknop te klikken. Vervolgens wordt het formulier geopend dat hoort bij het object dat u gekozen heeft. Dit is één van de formulieren Tekst toevoegen, Veld toevoegen, Berekening toevoegen of Afbeelding toevoegen. In dit formulier voert u de gegevens in wat betreft inhoud, opmaak, positie en formaat van het object. Uitgebreide uitleg over deze formulieren vindt u in de Help. 4.3.5 Objecten uitlijnen Objecten kunnen uitgelijnd worden met behulp van de knop Uitlijnen of door gebruik te maken van een raster. Het raster kunt u instellen door op het tabblad Lay-out in de groep Sjabloon op Raster instellen te klikken. Met behulp van de knop Uitlijnen kunt u objecten recht onder elkaar of naast elkaar positioneren. Selecteer de uit te lijnen objecten door er met de linkermuisknop op te klikken terwijl u de SHIFT-toets ingedrukt houdt. De geselecteerde objecten worden lichtgrijs gemarkeerd. Klik nu in de werkbalk op de knop Uitlijnen. Het formulier Objecten uitlijnen wordt geopend. 31
Verkooporders vormgeven Geef in dit formulier aan hoe de objecten uitgelijnd moeten worden en klik op OK. De geselecteerde objecten worden uitgelijnd op het object dat u als eerste heeft geselecteerd. 4.3.6 Sjabloon opslaan Zijn alle objecten toegevoegd en juist gepositioneerd, dan kunt u een voorbeeld van de sjabloon oproepen door in de werkbalk op de knop Voorbeeld te klikken. Het formulier Voorbeeldgegevens kiezen wordt geopend. In dit formulier kunt u het type order specificeren en aangeven met welke voorbeeldgegevens de order getoond moet worden. U kunt zich zo een goed beeld vormen van de uiteindelijke lay-out van uw verkooporder. Is de lay-out naar wens, dan kunt u de sjabloon opslaan door in de werkbalk op Opslaan te klikken. In het formulier Opslaan als dat nu geopend wordt, geeft u de sjabloon een naam en omschrijving. Klikt u op OK, dan wordt de sjabloon opgeslagen en toegevoegd aan de lijst Verkoopordersjablonen. U kunt de sjabloon in het vervolg selecteren bij het afdrukken of elektronisch verzenden van verkooporders. Meer hierover leest u in de volgende hoofdstukken. 32
Verkooporders afdrukken 5 Verkooporders afdrukken 5.1 Inleiding In de voorgaande hoofdstukken heeft u gelezen hoe u verkooporders in kunt voeren en vorm kunt geven. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het afdrukken van verkooporder en andere documenten zodat u deze per post kunt versturen. In het volgende hoofdstuk gaan we nader in op de elektronische verzending van verkooporders. 5.2 Ordersjablonen Bij het afdrukken van gegevens maakt u gebruik van een sjabloon. In een sjabloon is onder meer vastgelegd welke gegevens afgedrukt worden. Davilex Order bevat enkele standaard-sjablonen waar u gebruik van kunt maken, zoals de sjabloon Verkooporder (standaard). Maar u kunt ook zelf sjablonen aanmaken, zodat u de lay-out van uw verkooporders en orderannuleringen bijvoorbeeld aan kunt passen aan uw huisstijl. Meer hierover leest u in hoofdstuk 4. 5.3 Verkooporders afdrukken In deze paragraaf vindt u uitleg over het afdrukken van verkooporders. Op dezelfde wijze kunt u ook orderannuleringen en verkooporders met backorder afdrukken. Meer informatie hierover vindt u in de Help. Om verkooporders af te drukken, opent u de lijst Verkooporders. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Order. Selecteer de verkooporder(s) die u af wilt drukken. Tip: Opeenvolgende regels in de lijst kunt u snel selecteren door op de eerste te selecteren regel te klikken en vervolgens, terwijl u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, op de laatste regel te klikken. Niet opeenvolgende regels kunt u selecteren door de regels één voor één aan te klikken terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt. Heeft u de verkooporder(s) geselecteerd, dan klikt u in de werkbalk op Afdrukken. Het formulier Gegevens afdrukken wordt geopend. In het veld Afdrukselectie kunt u aangeven welke regels u wilt afdrukken. Hier heeft u altijd de keuze tussen de regel(s) die u heeft geselecteerd en alle regels in de lijst. Bij Afdrukstijl specificeert u de afdrukstijl die u wilt gebruiken. Welke stijlen beschikbaar zijn, is afhankelijk van het type document dat u afdrukt. Bij verkooporders heeft u de keuze uit de afdrukstijlen Order en Lijst. Bij het afdrukken van relatiegegevens heeft u bijvoorbeeld ook de beschikking over de afdrukstijl Adresetiket. 33
Verkooporders afdrukken Onder Opties voor afdrukstijl order kiest u de sjabloon die voor het afdrukken van de verkooporder gebruikt moet worden. In het veld Sjabloon is de standaardsjabloon voor verkooporders ingevuld. Als alle verkooporders in de afdrukselectie voor één debiteur zijn bestemd en u heeft bij deze debiteur een afwijkende standaardsjabloon opgeslagen, dan is deze sjabloon hier ingevuld. Indien gewenst, kunt u uit de keuzelijst een andere verkoopordersjabloon kiezen. Tot slot geeft u onder Printer en pagina s aan naar welke printer de printopdracht verzonden moet worden en hoeveel exemplaren afgedrukt moeten worden. Klik eventueel op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe de afdruk eruit komt te zien. Zijn alle instellingen correct ingevoerd, dan klikt u op de knop Afdrukken. Het formulier wordt gesloten en de verkooporder wordt afgedrukt. 34
Verkooporders elektronisch verzenden 6 Verkooporders elektronisch verzenden 6.1 Inleiding Davilex Order biedt u de mogelijkheid om verkooporders en orderannuleringen rechtstreeks vanuit het pakket via e-mail te versturen. Daarmee vervallen de kosten voor briefpapier, enveloppen en portokosten en dat levert een aanzienlijke kostenbesparing op. Bovendien is het elektronisch verzenden van deze documenten veel minder arbeidsintensief dan de traditionele manier van verzenden. In dit hoofdstuk leest u hoe u documenten zoals verkooporders gemakkelijk en snel elektronisch kunt verzenden. Pdf-bestand Bij het elektronisch verzenden van verkooporders wordt van de verkooporder een pdf-bestand gemaakt dat als bijlage wordt toegevoegd aan het e-mailbericht. Uw klant kan de verkooporder eenvoudig openen met behulp van het programma Adobe Acrobat Reader dat kosteloos gedownload kan worden vanaf de internetsite van Adobe. 6.2 E-mailadressen toevoegen Om verkooporders en orderannuleringen elektronisch te kunnen verzenden, is het van belang dat bij de relatiegegevens een e-mailadres is ingevoerd. Het programma kijkt op de eerste plaats of er een e-mailadres is ingevoerd bij de contactpersoon die gekoppeld is aan het factuuradres. Is er geen factuuradres ingevoerd of is aan het factuuradres geen contactpersoon gekoppeld, dan wordt het e-mailadres dat is opgegeven bij het hoofdadres gebruikt. Om een e-mailadres toe te voegen, opent u de lijst Alle relaties. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Relatielijsten op Alle relaties. Selecteer de relatie waarvan u het e- mailadres wilt invoeren en klik op Wijzigen. Het formulier Relatie wijzigen wordt geopend. Ga naar het tabblad Contact en selecteer onder Contactpersonen de contactpersoon die is gekoppeld aan het factuuradres. Klik vervolgens op Wijzigen, voer het e-mailadres in en sluit het formulier af door op Opslaan en sluiten te klikken. Heeft u geen factuuradres ingevoerd of is aan het factuuradres geen contactpersoon gekoppeld, dan kunt u op het tabblad Algemeen van het formulier Relatie wijzigen in het veld E-mail het e-mailadres opgeven. 35
Verkooporders elektronisch verzenden 6.3 Verkooporders en annuleringen elektronisch versturen In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u verkooporders via e-mail kunt versturen. Orderannuleringen kunt u volgens hetzelfde principe elektronisch versturen. Om verkooporders via e-mail te versturen, opent u eerst de lijst Verkooporders. Klik hiervoor op het tabblad Orderbeheer in de groep Verkoop op Orders. Selecteer de verkooporder of verkooporders die u elektronisch wilt versturen en klik in de werkbalk op de knop E-mail order. Afhankelijk van het aantal verkooporders dat u tegelijk via e-mail wilt versturen wordt het formulier E-mail order of E-mail meerdere orders geopend. Tip: Opeenvolgende regels in de lijst kunt u snel selecteren door op de eerste te selecteren regel te klikken en vervolgens, terwijl u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, op de laatste regel te klikken. Niet opeenvolgende regels kunt u selecteren door de regels één voor één aan te klikken terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt. In het formulier E-mail order selecteert u de sjabloon die toegepast moet worden op de verkooporder. Zijn de geselecteerde verkooporders bestemd voor één debiteur, dan is in het veld Sjabloon de standaardsjabloon ingevuld zoals opgegeven op het tabblad Sjablonen van het formulier Relatie toevoegen/wijzigen. Heeft u bij de relatie geen sjablonen geselecteerd, dan is het veld Sjabloon leeg. In dit geval kunt u een sjabloon uit de keuzelijst kiezen. 36
Verkooporders elektronisch verzenden Wanneer de geselecteerde verkooporders bestemd zijn voor verschillende debiteuren, dan kunt u één sjabloon selecteren dat toegepast wordt op alle te versturen verkooporders. In de velden E-mail onderwerp en E-mail tekst worden respectievelijk het onderwerp en de inhoud van het e-mailbericht weergegeven. Deze velden worden automatisch ingevuld met de tekst zoals opgegeven in de instellingen. Het onderwerp en de standaardtekst van de e-mail kunt u hier alleen aanpassen wanneer u één verkooporder tegelijk verstuurt. Tip: De standaardtekst die getoond wordt in de velden E-mail onderwerp en E-mail tekst kunt u blijvend aanpassen door de standaardwaarden in de instellingen aan te passen. Open hiervoor de instellingen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Orderbeheer en wijzig de standaardtekst op de tabbladen E-mail orders en E-mail orderannuleringen. E-mail versturen Zijn de juiste instellingen opgegeven, dan klikt u op E-mail. Wanneer u een verkooporder verstuurt naar één debiteur, dan worden het e-mailprogramma en het aangemaakte e-mailbericht geopend. Aan dit e-mailbericht is de verkooporder als pdf-bijlage bijgevoegd. De e-mail kunt u eventueel voor verzending verder bewerken. Verstuurt u verkooporders naar verschillende debiteuren, dan worden de facturen direct via uw e-mailprogramma verzonden. Aansluitend wordt het formulier E-mails verstuurd geopend. In dit formulier worden de resultaten van de verzending weergegeven. Hierin kunt u bijvoorbeeld aflezen hoeveel verkooporders verzonden zijn, welke e-mailberichten niet verzonden zijn en de oorzaak hiervan. 37
De relatiekaart 7 De relatiekaart 7.1 Inleiding Om relaties goed te beheren, heeft u goed inzicht nodig in uiteenlopende relatiegegevens. De relatiekaart biedt dit inzicht. Want op deze kaart kunt u alle belangrijke gegevens van een relatie terugvinden: van adres- en contactgegevens tot financiële informatie als de totale werkelijke en gereserveerde omzet en een overzicht van orders en openstaande posten. De relatiekaart wordt uitgebreider naar mate u meer modules van de administratieve software van Davilex gebruikt. Zo krijgt u, afhankelijk van de geïnstalleerde module(s), bijvoorbeeld direct inzicht in de facturen, magazijnbonnen, taken, afspraken en contactmomenten. Met de relatiekaart heeft u dus alle relevante relatiegegevens altijd bij de hand. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het gebruik van de relatiekaart. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat u enkel gebruikmaakt van Davilex Order. Werkt u ook met andere modules, zoals Davilex Account of Davilex Factuur? Raadpleeg dan de Help voor een nadere toelichting op de aanvullende informatie die op de relatiekaart wordt getoond. 7.2 Relatiekaart openen U kunt de relatiekaart openen door in één van de relatielijsten een relatie te selecteren en vervolgens in de werkbalk op Relatiekaart tonen te klikken. 38