P r o v i n c i e F l e v o l a n d

Transcriptie

1 Onderwerp Reorganisatie Wegen en Verkeer Registratienummer: CBE Samenvatting Op 18 maart 2003 heeft het college van Gedeputeerde Staten besloten de afdeling Wegen en Verkeer te reorganiseren. Het college baseerde zich daarbij op de volgende overwegingen: - Er zijn vooral de laatste jaren nieuwe taken gekomen: decentralisatie openbaar vervoer en verkeersveiligheid, instelling Vervoerberaad, instelling Gebundelde Doeluitkering, aanmerkelijke groei budget voor investeringen en onderhoud infrastructuur, toenemende inspanning beïnvloeding rijksbeleid. De in 1985 bij instelling van de afdeling gekozen bureaustructuur is niet meer in staat deze taakontwikkeling efficiënt te volgen. Er is een situatie gegroeid waarbij taken te gefragmenteerd zijn verdeeld over de bureau s, waardoor coördinatieproblemen zijn ontstaan; - Bij de groei van de budgetten voor investeringen en onderhoud is er vanuit gegaan dat het extra werk kan worden opgevangen door extra inhuur en uitbesteding. Door het steeds groeiende inhuur- en uitbestedingspercentage ontstaat echter een coördinatieprobleem door onvoldoende begeleidingscapaciteit binnenshuis. Daardoor ontstaan knelpunten in voortgang en beheersing bij de realisatie van projecten. - De afdeling kent 3 aansturingslagen, deze opbouw dient ingevolge de inmiddels vastgestelde Hoofdlijnen Aansturingsmodel te worden teruggebracht tot 2 aansturingslagen; - De taakopbouw van de bureau s is in bedrijfskundig opzicht verouderd. Er ontbreekt een apart bedrijfsbureau met daarin centraal en onafhankelijk de taak planning en control. Deze taak is nu verdeeld over de bureau s, waarbij de controlling niet goed kan worden uitgevoerd; - Er is een probleem gegroeid met éénpittersfuncties, waardoor onaanvaardbaar hoge afbreukrisico s zijn ontstaan; - De organisatie van bureau Beheer en Onderhoud belemmert een goede verticale communicatie en een goede uitvoering van HRM-management. Commissie Bestuur Werk d.d. 18 december 2003 Agendapunt: 6.1.c.4 Aard bespreking Commissie: Cie Bestuur: bespreken Cie Werk: ter kennis. 11 november 2003 Steller H. Slump Afdeling/Bureau Wegen en Verkeer Bij dit besluit stelde het college als voorwaarde dat er een efficiencywinst van 5% dient te worden gehaald, welke winst kan worden ingezet om knelpunten op te lossen. Tevens verzocht het college te onderzoeken welk gedeelte van de uitbestedingen organisatorisch en financiëel efficiënter in huis zouden kunnen worden uitgevoerd. Op 18 maart 2003 stemde het college voorlopig in met een nieuwe organisatiestructuur van een afdeling Wegen, Verkeer en Vervoer bestaande uit 5 bureau s: Bedrijfsbureau, Verkeer en Vervoer, Wegen, Vaarwegen en Ingenieursbureau en de hoofdprocedurebeschrijvingen voor projectontwikkeling, opdrachtverlening en afdelingsplanning & control die speciaal voor deze organisatiestructuur waren ontwikkeld. Na het doorlopen van een breed inspraakproces werd vervolgens het hieraan complementaire Formatievoorstel opgesteld, waarmee het College op 4 november 2003 voorlopig heeft ingestemd. Het bij deze voorstellen behorende dossier is ter inzage gelegd. Het reorganisatievoorstel komt in essentie op het volgende neer:

2 2 De hiërarchische opbouw van de afdeling wordt teruggebracht van 3 naar 2 aansturingslagen; Er komt een apart bedrijfsbureau ; Er is een efficiency slag gerealiseerd van ruim 5% die is ingezet voor het oplossen van knelpunten; De formatie van het bedrijfsbureau wordt uitgebreid en daarmee afgestemd op de behoefte aan een adequate secretariële en administratieve ondersteuning van de afdeling Bureau Beheer en Onderhoud wordt gesplitst in 2 bureau s voor Wegen en Vaarwegen mede ten behoeve van een aanvaardbare span of control voor de bureauhoofden; Het Ingenieursbureau wordt verantwoordelijk voor integrale voorbereiding en uitvoering van zowel investeringswerken als niet-jaarlijks-onderhoudswerken; Er komt een bureau Verkeer en Vervoer dat integraal programmeert en goede bestuurlijke ondersteuning kan geven; Er komt een uitgewerkte set bedrijfskundige procedures afgestemd op het budgettair omvangrijke en diverse takenpakket van de afdeling; Projectmatig werken wordt breed ingevoerd; Er zijn maatregelen getroffen ter borging en verbetering van de procesgang binnen de afdeling in relatie met het organisatie ontwikkelingstraject; ( O-O traject) De eigen formatie wordt met 6 fte uitgebreid, waarvan 2 fte al zijn gedekt in de formatieronde 2004/ 1 e begrotingswijziging 2004 en waarvan de overige 4 fte met dit voorstel aan de orde zijn. De extra uitbreiding met 4 fte betreft overigens een budgettair neutrale actie omdat een en ander gepaard gaat met een vermindering van relatief dure uitbesteding en inhuur. Uiteindelijk worden de programma budgetten dus niet zwaarder belast Overwegende dat: - Aan de taakstelling 5% - efficiencywinst is voldaan; - De efficiencywinst is ingezet om knelpunten op te lossen; - Uitbestedingsrelaties ten opzichte van structurele functies zijn geoptimaliseerd; - Structuur en formatie de OO-procedurevoorstellen en de evaluatie-aanbevelingen De Blauwe Dromer maximaal ondersteunen; - Aansturing met 2 hiërarchische lagen is doorgevoerd; - Er zeer intensief met de medewerkers is overlegd en er voldoende draagvlak bij de medewerkers is; - Er functiescheiding is toegepast waar controle op werkzaamheden nodig is ter voorkoming van kwetsbare situaties; - Er in de structuur rekening is gehouden met de voorgenomen overdracht van de SAW s; - De extra uitbreiding met 4 fte s een budgettair neutraal karakter heeft heeft het College voorlopig besloten in te stemmen met het Formatievoorstel en dit ter kennis te brengen aan de OR en te bespreken met in het Georganiseerd Overleg. Tevens besloot het College om de schouwfrequentie van de wegen te verlagen van 5x naar 3x per week en in te stemmen met de financiële consequenties van de extra fte s, de aanpassing van de huisvesting en de opleidingskosten. Hierop zal in een separaat voorstel aan PS worden teruggekomen.

3 3 De kosten aanpassing huisvesting worden opgevangen doordat de uitplaatsing van enkele werkplekken naar steunpunt Dronten per saldo lagere lasten met zich mee brengt. Op steunpunt Dronten zal een portocabin worden geplaatst. Met de uitbreiding van 6 fte wordt het volgende bereikt (zie de overwegingen die ten grondslag liggen aan het reorganisatievoorstel) 2 fte senior beleidmedewerkers (al financieel geregeld bij 1 e begrotingswijziging 2004) - Het versterken en de verhoging van de van de inspanningen ter beïnvloeding van het rijksbeleid en het versterken van de bestuurlijke ondersteuning in de Noordvleugel; - Het vergroten van de innovatieve kracht binnen de afdeling op met name civieltechnisch gebied waarmee sneller geanticipeerd kan worden op vernieuwingen; - Het verbeteren van de efficiency door uniformering van werkwijze en te maken technische keuzes. Dekking via de budgetten voor autonome groei 1 fte beleidsmedewerker openbaar vervoer - Het op peil brengen van de benodigde formatie voor de bepaling van het openbaar vervoer beleid en het regisseren van de uitvoering van dat beleid. De uitvoering betreft o.a. het aanbesteden van benodigde concessies. Er ontstaat een beter evenwicht tussen zelf doen en inhuren/uitbesteden, waardoor de aansturing vanuit de provincie op een adequatere wijze kan plaatsvinden. Dekking van deze formatieplaats uit programma geld openbaar vervoer gepaard gaand met verlaging van de inhuur- en uitbestedingskosten ten laste van dit programma geld. 1 fte projectleider infrastructuur en bouwkunde 1 fte werkvoorbereider infrastructuur - Het versterken en beter beheersbaar maken van de voorbereiding en realisatie van investerings- en niet jaarlijks onderhoudswerkzaamheden. Door een beter evenwicht tussen zelf doen en uitbesteden/inhuur wordt de begeleidings- en coördinatiebehoefte minder en wordt de efficiency vergroot. Dekking van deze formatieplaatsen uit de raamkredieten voor investeringsprojecten en projecten Niet Jaarlijks Onderhoud gepaard gaand met verlaging van de inhuur- en uitbestedingskosten ten laste van deze kredieten. 1 fte hoofd bedrijfsbureau - De versterking van de bedrijfskundige - respectievelijk planning en control functie binnen de afdeling. O.a noodzakelijk voor het beter beheersmaken van de voortgang van projecten en een beter en tijdig zicht op het financiële van

4 4 projecten (zie De Blauwe Dromer). Dekking uit inhuurbudget en enkele exploitatie budgetten gepaard met verlaging van de inhuurkosten ten laste van deze budgetten. De overige knelpunten zijn opgelost door de inzet van de bereikte efficiency winst (ruim 5% zijnde 4,7 fte) N.B. De tabel op bladzijde 54 van de nota spreekt over 6,75 fte efficiency winst maar daarbij gaat het feitelijk ook over enige verschuiving in taken (2,05 fte). Het betreft hier de volgende formatie: 2,,85 fte bij het bedrijfsbureau - Het versterken van de financiële, secretariële en juridische ondersteuning van de afdeling 0,5 fte KAM coördinator Het borgen en verbeteren van de procesgang binnen de afdeling in relatie met het O O traject 1 fte hoofd bureau (vaar)wegen - Hiermee wordt bereikt dat binnen het nieuwe Aansturingsmodel,dat aangeeft dat het bureauhoofd binnen de organisatie het laagste hiërarchische niveau is, wordt voldaan aan een aanvaardbare span of control voor het bureauhoofd. 0,65 fte opzichter infrastructuur 0,2 fte projectleiding elektrotechniek en werktuigbouwkunde - Het in evenwicht brengen van de eigen formatie ten opzichte van de benodigde inhuur- en uitvoeringscapaciteit en daarmee de beheersbaarheid vergroten. In totaal dus 4,7 fte. In te huren capaciteit De in te huren capaciteit zal afnemen, met name voor bedrijfskundige werkzaamheden, openbaar vervoer en voorbereiding en uitvoering investeringswerken. Voor pieken in het investeringsprogramma zal inhuur nodig blijven. Het jaar 2004 zal daarbij een overgangsjaar zijn omdat in dat jaar de nieuwe aanpak van investeringen/niet jaarlijks onderhoud geleidelijk zal worden ingevoerd en omdat in 2004 een eenmalige extra inspanning nodig is voor het aanbesteden van openbaar vervoer-concessies. Gevraagd advies: De commissie Bestuur wordt verzocht kennis te nemen van de voorgestelde Structuur en Formatie van een gereorganiseerde afdeling Wegen, Verkeer en Vervoer en dit voorstel te bespreken. De commissie Werk wordt verzocht van de voorstellen kennis te nemen. Advies Commissie:

5 5

6 6