Burgemeester en Wethouders 9 maart Steller Documentnummer Afdeling. R. van Wijk 15I Samenleving

Transcriptie

1 Burgemeester en Wethouders Steller Documentnummer Afdeling R. van Wijk 15I Samenleving Doorkiesnummer Communicatie Portefeuillehouder Nee G.M. Dijksterhuis Kabinet Memo bijgevoegd Te volgen procedure Nee Rubriek Advies Raadsvoorstel bijgevoegd Ja A 1 Nee Raadscommissie Onderwijs en Welzijn Advies Zeewolde Onderwerp Optimalisering bedrijfsvoering SDV Beslispunten 1. In te stemmen met de bijgevoegde memo en de gemeenteraad middels deze memo te informeren. 2. SDV opdracht te geven voor 1 juli 2015 te rapporteren over een duidelijk en finaal beeld van de formatie in relatie tot de gewenste werkzaamheden en bedrijfsvoering van de SDV; 3. SDV opdracht te geven inzicht te geven in de wijze van inpassing van SDV binnen de uitvoeringsorganisatie Sociaal Domein / Meerinzicht per (uiterlijk) 1 januari 2017, als onderdeel van de contourennota EHZ en hieraan uitvoering te geven; 4. SDV te vragen een ondersteuningsstructuur in te richten gericht op zowel de optimalisering van de bedrijfsvoering als de aansluiting bij het sociaal domein. en Paraaf Afdelingshoofd Paraaf Paraaf voor gezien prim. Port. houder Paraaf voor akkoord Paraaf voor bespreking Opmerkingen / vragen voor bespreking (evt. op achterzijde vermelden Ambtelijke reactie (evt. op achterzijde vermelden) 10/03/ A B C

2 2/7 Burgemeester en Wethouders Inleiding Deze beleidsnotitie heeft betrekking op de ontwikkelopgave bedrijfsvoering SDV. In deze notitie wordt de achtergrond van de besluitvorming van het bestuur van SDV aan u voorgelegd en de oplossingsrichting van deze ontwikkelopgave beschreven. Omdat het uiteindelijke beeld van de formatie en de daaraan ten grondslag liggende gewenste organisatiestructuur - mede wordt bepaald door de integratie in het sociaal domein, ligt het voor de hand dit op elkaar te laten aansluiten. leiding De aandacht van het bestuur van de Sociale Dienst Veluwerand (SDV) richt zich onder meer op het optimaliseren van de bedrijfsvoering; dat wil zeggen de wijze waarop SDV geëxploiteerd wordt: de manier waarop de bedrijfsprocessen worden bestuurd en uitgevoerd met inbegrip van de resulterende producten en diensten en de externe relaties met klanten, partners en anderen. Dit mede in relatie tot verantwoorde uitvoeringskosten en formatieve bezetting. Dit in verband met: de toename van de vraag om ondersteuning van onze inwoners; de uitvoering van de nieuwe taken van de participatiewet. Het nieuwe bestuur wil, gelet het vorenstaande, op alle niveaus binnen de organisatie houvast om op een juiste wijze (bij)sturing te kunnen geven aan de (financiële) processen binnen SDV. Om deze reden is de optimalisering bedrijfsvoering tot ontwikkelopgave benoemd, wat daarnaast een antwoord moest geven op de uitvoerbaarheid van de motie gemeente Harderwijk. Oplossing en beoogd resultaat Om meer inzicht te krijgen heeft het bestuur van de SDV de gemeente Harderwijk opdracht gegeven een onderzoek te laten doen naar de omstandigheden en oorzaken van de stijging van de uitvoeringskosten alsmede naar de mogelijkheden om deze te verminderen (zie bijlage). Daarnaast wil het bestuur de discussie over de benodigde formatie van het personeelsbestand, die dateert vanaf het moment van de oprichting van de SDV, slechten. Dit teneinde ook de exploitatiekosten beter beheersbaar te krijgen. Tenslotte wil het bestuur uitvoering geven aan het Visiedocument samenwerking Sociaal Domein. Dit heeft geleid tot het besluit van het Dagelijks Bestuur van SDV in haar overleg van 15 februari 2015: voor 1 juli 2015 een duidelijk en finaal beeld van de formatie in relatie tot de gewenste werkzaamheden en bedrijfsvoering. De huidige formatie met 11 fte tijdelijk uit te breiden om de capaciteit in overeenstemming te brengen met de gewenste kwaliteit en toe te rusten om invulling te geven aan de gestelde

3 3/7 Burgemeester en Wethouders voorwaarden vanuit het Rijk; het optimaliseren van de bedrijfsvoering i.c. Planning & Control; als stip op de horizon voor SDV te streven naar een inpassing binnen de uitvoeringsorganisatie Sociaal Domein/MeerInzicht organisatie per (uiterlijk) 1 januari Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de drie gemeenten om SDV hierbij te ondersteunen. Met betrekking tot de ondersteuning stelt het DB voor dicht bij de gemeenten te blijven en een ondersteuningsstructuur in te richten die nauw aansluit bij de werkzaamheden van de transitiemedewerkers. Omdat het uiteindelijke beeld van de formatie - en de daaraan ten grondslag liggende gewenste organisatiestructuur en uitvoeringskosten - mede wordt bepaald door de integratie in het sociaal domein, ligt het voor de hand dit op elkaar te laten aansluiten. Argumenten 2.1. Uitbreiding van formatie is noodzakelijk om aan de taakstelling te voldoen De vraag of de capaciteit van SDV in overeenstemming is met de gewenste kwaliteit en toegerust om invulling te geven aan de gestelde voorwaarden vanuit het Rijk, kan worden beantwoord dat op korte termijn 11 fte nodig is. Het betreft hier tijdelijke formatie gelet het aanvullend formatieonderzoek in relatie tot de gewenste werkzaamheden en organisatiestructuur. In de gewijzigde begroting 2015 worden de kosten voor de aanvullende formatie opgenomen. 2.2 vullend formatieonderzoek is nodig voor goed inzicht op de middellange termijn De drie gemeenten gaan samen met SDV na hoe de uitvoering structureel vormgegeven zal worden. Zijn partijen het daar over eens geworden dan kan de daarbij benodigde formatie worden geformaliseerd. 3.1 Samenhang bij de uitvoering van Sociaal Domein taken past binnen de opdracht Omdat het uiteindelijke beeld van de formatie - en de daaraan ten grondslag liggende gewenste organisatiestructuur - mede wordt bepaald door de integratie in het sociaal domein, ligt het voor de hand dit op elkaar te laten aansluiten. In het Visiedocument samenwerking EHZ is opgenomen en vastgesteld dat deze samenwerking inhoud moet krijgen voor alle drie de decentralisaties. Het bestuur ziet hierbij (uiterlijk) 1 januari 2017 als stip op de horizon voor de SDV als gewenste inpassingsdatum en heeft voorgesteld dit door de gemeenten te laten vaststellen. 4.1 Onderzoek naar de uitvoeringskosten is nodig om tot optimalisatie ervan te komen Het onderzoek wat in opdracht van het bestuur van SDV is uitgevoerd door de gemeente Harderwijk geeft inzicht in de omstandigheden en oorzaken van de stijging van de uitvoeringskosten van de SDV.

4 4/7 Burgemeester en Wethouders De begroting van de SDV gaf de afgelopen jaren geen goed beeld weer van de te verwachten kosten. De stijging van het aantal cliënten, extra verantwoordingseisen, verbetering interne organisatie (functiescheiding en interne controle), de beleidsmatige invoering van de participatiewet en de verwachte stijging van het aantal nieuwe cliënten als gevolg van de invoering van de Participatiewet zijn niet voldoende meegenomen. Om deze redenen kon SDV op de taakstellende bezuiniging, welke was opgelegd vanuit de gemeente Harderwijk, geen gevolg geven. Verder sluit de formatie, zoals opgenomen in de huidige begroting, niet aan op de huidige ontwikkelingen, zoals ook de quick scan van BMC laat zien. Dit met als ultiem risico dat de rechtmatigheid van de uitkeringen niet meer kan worden gegarandeerd. Wel heeft de motie mede bereikt dat het bestuur de optimalisering van de bedrijfsvoering en Planning & Control cyclus wil optimaliseren zodat in het vervolg sneller en beter de vertaling naar de gemeenten kan worden gemaakt. Het rapport doet hier een aantal adviezen voor, welke het bestuur meeneemt in de oplossingsrichting. In de bijlage is dit verslag opgenomen. 4.2 Het honoreren van het verzoek van de directeur SDV een interim-adviseur aan te trekken draagt bij aan het efficiënt en doelmatig oppakken van optimalisatieproces van de bedrijfsvoering. Een heldere planning & control biedt op alle niveaus binnen de organisatie houvast om op een juiste wijze (bij)sturing te kunnen geven aan de (financiële) processen binnen SDV. Teneinde de bedrijfsvoering en de planning & control cyclus te optimaliseren heeft de directeur van SDV de EHZ-gemeenten om extra ondersteuning gevraagd. Deze ondersteuning omvat zowel bedrijfsvoering, de Planning & Control cyclus, als de kwaliteit en omslag van de SDV. Voor de gemeenten biedt dit het voordeel dat het de samenwerking, harmonisatie en integratie binnen het sociale domein zal bevorderen. Door in een vroeg tijdig stadium inhoudelijk betrokken te zijn bij de verbeterslag is het mogelijk om de integraliteit tussen de drie decentralisaties te realiseren waardoor de SDV ontwikkelingen op dit gebied nu al kan implementeren. Om deze reden wordt voorgesteld dicht bij de gemeenten te blijven en de vraag van de directeur te honoreren met een tijdelijk aantrekken van een interim.

5 5/7 Burgemeester en Wethouders Kanttekeningen 2.1 vullend formatieonderzoek binnen de gestelde periode is ambitieus Omdat het uiteindelijke definitieve beeld van de formatie wordt gelinkt aan zowel de gewenste organisatiestructuur als het sociaal domein kan blijken dat de gestelde datum van 1 juli 2015 door het bestuur van SDV te ambitieus is. Mogelijk kunnen bepaalde onderdelen van SDV wel voor 1 juli (bijvoorbeeld de afdeling rechtmatigheid) en andere onderdelen later dan 1 juli in dit onderzoek worden meegenomen. Het eerste heeft betrekking op het organisatieonderdeel rechtmatigheid; het organisatieonderdeel doelmatigheid en bedrijfsvoering volgen later. Dit heeft mede te maken met de opdrachtbeleving bij doelmatigheid (werkgeversdienstverlening) en de relatie met het sociaal domein (bedrijfsvoering). 4.1 Afstand tot de gemeenten wordt ondervangen door goede werkprocesafspraken Met het aantrekken van een interim, welke wordt gepositioneerd binnen de SDV en werkt onder verantwoordelijkheid van de directeur, ontstaat een iets grotere afstand tot de gemeenten dan wanneer vanuit de gemeenten deze ondersteuning geboden wordt. Om dit te ondervangen vindt maandelijks een overleg plaats waarbij de hoofden Samenleving/Ontwikkeling van de EHZ-gemeenten over de voortgang worden geïnformeerd door de directeur van SDV. Financiële toelichting De dekking van de kosten die het gevolg zijn van dit voorstel voor de tijdelijke formatieuitbreiding en het inhuren van de interim worden in een gewijzigde begroting SDV 2015 meegenomen. Indicatief zijn de kosten als volgt geraamd: 1. Uitbreiding reguliere formatie 2,5 fte Uitbreiding nieuwe taken participatiewet 8,5 fte Ondersteuningsteam Formatieonderzoek BMC Totaal Voor de gemeente Zeewolde zullen de kosten op basis van de verdeelsleutel (18,6%) ca bedragen. De gewijzigde begroting 2015 wordt op de gebruikelijke wijze rond de zomer ter besluitvorming voorgelegd. Communicatie U ontvangt van het bestuur van de Sociale Dienst Veluwerand periodiek verslag van de voortgang van de gestelde actielijnen.

6 6/7 Burgemeester en Wethouders Bijlagen 1. Memo Optimalisering Bedrijfsvoering SDV, 15I Programmaplan Participatiewet: uitvoeringsagenda, 15N Samenvatting onderzoeksrapport Werk in uitvoering, 15N

7 Besluit B & W-vergadering d.d. 17 maart 2015 KABINET 7 Agendapunt 4 Onderwerp Advies 15I d.d. van de afdeling Samenleving over Optimalisering bedrijfsvoering SDV Beslispunten 1. In te stemmen met de bijgevoegde memo en de gemeenteraad middels deze memo te informeren; 2. SDV opdracht te geven voor 1 juli 2015 te rapporteren over een duidelijk en finaal beeld van de formatie in relatie tot de gewenste werkzaamheden en bedrijfsvoering van de SDV; 3. SDV opdracht te geven inzicht te geven in de wijze van inpassing van SDV binnen de uitvoeringsorganisatie Sociaal Domein / Meerinzicht per (uiterlijk) 1 januari 2017, als onderdeel van de contourennota EHZ en hieraan uitvoering te geven; 4. SDV te vragen een ondersteuningsstructuur in te richten gericht op zowel de optimalisering van de bedrijfsvoering als de aansluiting bij het sociaal domein. Besluit Op de punten 1, 2 en 4 wordt conform besloten. De tekst van beslispunt 3 wordt gewijzigd in: SDV opdracht te geven inzicht te geven in de wijze van integratie van SDV en de uitvoeringsorganisatie Sociaal Domein i.s.m. Meerinzicht per (uiterlijk) 1 januari 2017, als onderdeel van de contourennota EHZ en hieraan uitvoering te geven.