Raadsbijlage Voorstel inzake de sanering Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven naar aanleiding van de Rapportage Ernst 5

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Raadsbijlage nummer 145 Inboeknummer OOU Beslisdatum BRW 9 juni 2000 Dossiernummer Raadsbijlage Voorstel inzake de sanering Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven naar aanleiding van de Rapportage Ernst 5 Young 1 Inleiding In verband met de ziekte van de directeur van de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven heeft het bestuur van de instelling, tijdens een bestuurlijk overleg verzocht, om een interim-manager te mogen aanstellen. Naar aanleiding van het raadsbesluit van 21 december 1999 inzake het saneringsvoorstel van de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven is Ernst 5 Young opdracht gegeven een onderzoek in te stellen naar de kwaliteit van de (financiele) informatie van de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven (SPE) en met een model voor monitoring te komen. Om een volledig beeld te krijgen van de constateringen van Ernst 5 Young is, lopende het onderzoek, een vervolgopdracht gegeven. Dit om een diepgaander onderzoek mogelijk te maken en een meer volledig beeld te krijgen van de instelling. De rapportage ligt voor u ter inzage. 2 Probleemstelling Vervanging van de zieke directeur is dringend gewenst. Er lopen diverse trajecten en interne vervanging wordt niet mogelijk geacht. De noodzaak tot het aantrekken van een interim-manager door de SPE wordt onderkend. De opdracht van de gemeenteraad was om uiterlijk in de maand mei 2000 een concreet voorstel, naar aanleiding van de rapportage van Ernst 6 Young, ter besluitvorming voor te leggen. In verband met het niet tijdig aanleveren van de benodigde informatie door de SPE aan Ernst 5 Young is de rapportage eerst nu gereedgekomen. De leden van de raad zijn bij brief van 10 april 2000 over deze vertraging op de hoogte gesteld. De bevindingen van Ernst 5 Young zijn van dien aard dat u direct op de hoogte gesteld dient te worden. De rapportage ligt voor u ter inzage.

2 Raadsbijlage nummer 145 Op hoofdlijnen kan uit de rapportage geconcludeerd worden dat: de financiele administratie ruim beneden de norm is en dat de managementrapportage niet tijdig, niet eenduidig en onvoldoende gespecificeerd is; de kwantitatieve bezetting van het bureau ruim is en kwalitatieve bezetting op het bureau voor verbetering vatbaar; de aan SPE opgelegde taakstelling niet wordt gehaald en de personele inzet waarmee met het beschikbaar gestelde gemeentelijk subsidiebudget rekening wordt gehouden, fors wordt overschreden. Het gevolg van het hierboven gestelde is dat de instelling het jaar 1999 afsluit met een tekort van f ,ÃćâĆňâĂİ (waardoor het eigen vermogen f ,ÃćâĆňâĂİ negatief geworden is). Het bestuur en directie hebben de zorg en verantwoordelijkheid hiervoor, en hebben hierop onvoldoende geanticipeerd. Ernst 8 Young is van mening dat de door SPE doorgevoerde saneringen in het jaar 2000 onvoldoende soulaas bieden, daar met name in de personele sfeer geen bijsturing heeft plaatsgevonden. De consequenties van de verhoging van de ouderbijdrage per I juni 1999 werken door in het jaar Dit is door Ernst 8 Young niet meegenomen. Het was voor Ernst 5 Young niet mogelijk een exacte berekening hiervoor te berekenen. De indeling in inkomenscategorie is gewijzigd en de tarieven gelden alleen voor de nieuwe inschrijvingen. De hogere inkomsten zullen, waarschijnlijk, beperkt zijn en zullen het tekort van de instelling positief beinvloeden. Indien geen drastische maatregelen genomen worden dient daarom, volgens Ernst 8c Young, voor het jaar 2000 gerekend te worden op een tekort van gelijke grootte. Het bestuur en directie van de SPE maken kanttekeningen bij de rapportage van Ernst en Young en verwachten het jaar 2000 mogelijk met een positief resultaat te kunnen afsluiten. Omdat de jaarrekening 1999, de begroting 2000 en een liquiditeitsoverzicht voor 2000 nog niet beschikbaar gesteld zijn door de instelling hebben wij deze inschatting nog niet kunnen beoordelen. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Keuzes zullen gemaakt moeten worden om te komen tot een beheersbare organisatie die een volwaardig onderdeel kan uitmaken van de Nieuwe Welzijnsorganisatie en een bijdrage kan leveren in de ontwikkeling van nieuw beleid. 4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting Om duidelijkheid te krijgen in de verschillende opvattingen omtrent de financiele en organisatorische situatie bij de SPE en het feit dat de directeur voor een langere

3 Raadsbijlage nummer 145 %a ++ periode afwezig zal zijn, is het een oplossing hiervoor te vinden. Wij zijn van mening dat er een interim-manager aangetrokken dient te worden die een opdracht krijgt. Als eerste stap zal samen met de instelling een interim-manager gezocht worden voor wie een opdracht geformuleerd zal worden. De interim-manager zal onder verantwoordelijkheid van de SPE worden aangesteld en gezamenlijk zal een opdracht geformuleerd worden. In de opdrachtformulering zal aandacht besteed worden aan de mening van de SPE en de conclusies van Ernst & Young, zoals neergelegd in de rapportage. Van de interim-manager wordt verwacht dat hij na een inventarisatieperiode een plan van aanpak opstelt, dat de oplossingsrichting bevat. Voor de inventarisatie en het opstellen van een plan van aanpak wordt een periode van vier weken nodig geacht. In de periode vanaf augustus zal aan de interim-manager een vervolgopdracht gegeven worden om het plan van aanpak ten uitvoer te brengen. Wellicht is het dan noodzakelijk voor aanvullende financiele middelen bij u terug te komen. Per 1 januari 2001 gaat de SPE onderdeel uitmaken van de Nieuwe Welzijnsorganisatie. De wijze van aanpak van de interim-manager dient synchroon te lopen met de ontwikkelingen bij de Nieuwe Welzijnsorganisatie. De Raad van Toezicht dient hierbij dan ook gehoord te worden. Na instemming van u met dit voorstel dient een definitieve opdracht geformuleerd te worden en door ons te worden vastgesteld. 5 Financiele gevolgen en risico s De verwachting bestaat dat het inhuren van een interim-manager voor een periode van half juni tot 31 december 2000 nodig zal blijken te zijn. De exacte raming dient hiervoor nog nader bepaald te worden. Tevens dient rekening gehouden te worden met kosten welke voortvloeien uit een, door de interim-manager op te stellen, plan van aanpak. Middelen zijn vooralsnog niet voorhanden. Via de Voorjaarsnota is een bedrag ad f ,ÃćâĆňâĂİ opgenomen ten behoeve van een structurele ophoging van het budget van de instelling. Er zal een besluit genomen dienen te worden over het gerealiseerde tekort van de SPE voor het jaar 1999 van f ,ÃćâĆňâĂİ, en het daardoor ontstane negatieve eigen vermogen van f ,ÃćâĆňâĂİ, en een tekort voor het jaar Totdat alle financiele conseguenties in beeld gebracht zijn en een dekkingsvoorstel geformuleerd kan worden stellen wij u voor de rekening-courantverhouding met de SpE eenmalig te verhogen tot f ,ÃćâĆňâĂİ, waarvan gedurende twee jaren gebruik gemaakt kan worden.

4 Raadsbijlage nummer ,ÃćâĆňâĂİ f 500,000,ÃćâĆňâĂİ f ,ÃćâĆňâĂİ Als onderbouwing van dit bedrag geldt: het ontstane negatieve eigenvermogen 1999 van ca. begrootte kosten interim manager startend half juni mogelijke kosten voorvloeide uit plan van aanpak totaal Reeds besloten: bij besluit van 21 december 1999 is een rekening-courantverhouding aangegaan voor maximaal twee jaar van nu extra benodigde middelen m f KRQ= , Omdat nu niet exact de hoogte van de benodigde middelen bepaald kan worden, wordt gekozen voor een ophogen van de bestaande rekening-courantlimiet met f ,ÃćâĆňâĂİ. Gelet op de hoogte van de nu geraamde kosten dient ervan uitgegaan te worden dat een groot deel van deze kosten (1999 en 2000) niet opgevangen kunnen worden binnen het huidige subsidiebudget van de instelling. Er dient dan ook rekening mee gehouden te worden dat gemeentelijke middelen vrijgemaakt zullen moeten worden. Om goed te kunnen sturen op de inzet van deze financiele middelen zullen onttrekkingen aan de rekening-courant alleen plaats kunnen hebben na toestemming van de directeur van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. Uit de rapportage van Ernst & Young blijkt dat, indien geen forse bijstellingen van het beleid plaatsvinden ook voor het jaar 2000 rekening gehouden dient te worden met een tekort van f ,ÃćâĆňâĂİ. Omdat de begroting 2000 van de instelling op dit moment nog niet bij de gemeente is ingediend zal uit het plan van aanpak, begin september, moeten blijken of, en zo ja, met welk bedrag, wellicht de gemeenteraad opnieuw verzocht zal moeten worden om ophoging van de rekening-courantlimiet ter dekking van een tekort op de exploitatie voor het jaar Zoals hierboven vermeld komen via de Voorjaarsnota , structureel per 2001 extra middelen beschikbaar. 6 Overige gevolgen van de aanpak Een interim-manager zal geselecteerd moeten worden en er zal een opdracht geformuleerd dienen te worden. Het volgen en bijsturen van de interim-manager zal voor de eerste opdracht door de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling samen met de 5PE dienen te gebeuren. Voor de vervolgopdracht zal ook de Raad van Toezicht worden gehoord. Omdat de Nieuwe Welzijnsorganisatie nu nog niet volledig is ingericht zal dit om de nodige ambtelijke inzet vragen. In hoeverre vertraging optreedt in het te ontwikkelen nieuw beleid is nu nog niet te overzien.

5 Raadsbijlage nummer 14S 7 Resultaten van overleg / inspraak Er heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden en de wijze van aanpak is besproken. Het bestuur van de SPE stemt hiermee in. 8 Communicatie Totdat kennisgenomen is van de conclusies van de rapportage en er een besluit genomen is over de te nemen acties stel ik u voor de onderzoeksrapportage van Ernst 5 Young als vertrouwelijk te behandelen. 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.

6 Raadsbijlage nummer 14S %e ++ Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 juni 2000, nr. 145; gelet op het advies van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling; besluit: 1. kennis te nemen van de rapportage van Ernst & Young en de opdracht aan Ernst 8 Young hiermee af te sluiten; 2. a. het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven, samen met de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven een interim-manager te zoeken. Deze zal onder verantwoordelijkheid van de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven aangesteld worden; b. met de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven de opdracht voor de interimmanager uit te werken en ter besluitvorming voor te leggen aan het college van burgemeester en wethouders en ter kennisneming aan te bieden aan de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling; c. het uit de analyse volgende plan van aanpak om advies voor te leggen aan de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling; 3. het college van burgemeester en wethouders op te dragen samen met de Stichting Peuterspeelzalen Eindhoven, gehoord hebbende de Raad van Toezicht van de Nieuwe Welzijnsorganisatie, de uit het plan van aanpak voortvloeiende vervolgopdracht voor de interim-manager uit te werken; 4. a. te besluiten de limiet van de bestaande rekening-courant eenmalig te verhogen tot f ,ÃćâĆňâĂİ, waar gedurende maximaal twee jaar gebruik van gemaakt kan worden en de binnen dit bedrag gecreeerde budgetruimte ter dekking van de kosten van de interimmanager voor de vervolgopdracht eerst aan te wenden, nadat met de commissie maatschappelijke ontwikkeling overeenstemming is bereikt over het plan van aanpak; b. hieraan de voorwaarde te verbinden dat alleen onttrekkingen kunnen plaatsvinden na instemming van de directeur van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 juni R. Welschen, voorzitter. S. Broersma, loco-secretaris. SPE-raadsvoorstel.def