Raadsbijlage Voorstel inzajte overgang van Octobanjt DOS-versie naar

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Dienst Algemene en Publiekssaken Raadsbijlage nummer tss inboeknummer otlooln66 Beslisdatum Bskw tr juli soos Dossiernummer ts9.305 Raadsbijlage Voorstel inzajte overgang van Octobanjt DOS-versie naar Octobanjt Windows-NT versie Allegro 1 Inleiding Sinds november 1997 werkt de Stadsbank Eindhoven met het Octobank softwarepakket van de firma Kred ll Dit pakket draait onder DOS en voorziet in een totale afhandeling van een aanvraag van een lening tot en met het afwerken van ingeloste leningen. Het pakket voldoet aan de Wet op het consumentenkrediet. Met de invoering van de euro in 2002 heeft voornoemde firma een update Windows versie van het Octobank-pakket ontwikkeld waarbij een Microsoft SQL runtime database wordt gebruikt. 2 Probleemstelling De huidige versie van Octobank voldoet niet aan de wettelijke eisen die gesteld worden aan het invoeren van de euro. In verband met de verplichte invoering van de euro heeft de firma Kred IT, die de software voor een groot kredietbanken verzorgt, zijn ontwikkeling voor een windows versie van Octobank die tevens Europroof is versneld. Dit om tijdig voor I januari 2002 klaar te zijn. De meerjarenbegroting voorziet echter pas in november 2002 in de vervanging van de software van de Stadsbank. De invoering van de euro per I januari 2002 maakt voortijdige vervanging echter noodzakelijk. De technische oplossing is gebaseerd op een SQL-NT omgeving en wijkt als zodanig af van de gemeentelijke standaard Oracle-UNIX omgeving. Niet uitgesloten is dat op langere termijn door de leverancier alsnog een Oracle-versie tot ontwikkeling zal worden gebracht. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Als de Stadsbank Eindhoven niet participeert in het spoedig op te starten implementatietraject voldoet de Stadsbank niet op tijd aan de eisen die gesteld zijn voor het invoeren van de euro. Bil het niet aanpassen van de software zal de informatie naar de klant toe binnenkort sterk verouderd zijn en zelfs niet meer aan de wettelijke eisen voldoen. Daarentegen past de nieuwe software goed in het jasje van "Eindhoven voorop in technologie".

2 WZ g Reedetdjteae nummer raa 4 Wijze van aanpak/op(ossingsrichting Het pakket Allegro is inhoudelijk hetzelfde ais Octobank met het verschil dat Allegro een windows gestuurd programma is en Octo bank een UNIX gestuurd. Daarom hebben reeds 38 van de 40 banken voorde overgang naar Allegro gekozen. Een gevolg hiervan is dat Octobank ook niet meer ondersteund wordt. Op korte termijn dient een voor akkoord getekende offerte richting de leverancier te gaan. Vanaf dat moment wordt de Stadsbank meegenomen in het tijdpad van testen, conversie, levering en begeleiding van de nieuwe Octobank versie. Een uitgebreid plan van aanpak en een gedetailleerd tijdspad moeten zo spoedig mogelijk opgesteld worden. Het uiteindelijke resultaat is dat de nieuwe Octo bank-versie op 1 september 2001 operationeel is. Een feit is dat binnen de gemeente Eindhoven in principe gekozen wordt voor een stabiele netwerkomgeving, middels UNIX en Oracle. Een zodanige versie is op dit moment evenwel nog niet leverbaar. De gekozen oplossing van een stand alone NT-server met daarin ondergebracht de M5 SOL-database waarborgt eveneens een stabiele omgeving. Bijkomend probleem is wel dat de vereiste kennis bij het Facilitair Bedrijf nog dient te worden opgebouwd. De leverancier zal na het huidige implementatietraject van Allegro onderzoeken wat de haalbaarheid en kosten zijn van de ontwikkeling van een Oracle database. 5 Financiele gevolgen en risiro s Met de vervanging van het pakket zijn de volgende investeringen gemoeid: levering programmatuur inclusief conversie en begeleiding f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,23) eenmalige opleiding gebruikers Allegro ,ÃćâĆňâĂİ (E ,65) aanschaf NT-server Facilitair Bedrijf ,ÃćâĆňâĂİ ( ,59) eenmalige kosten Facilitair Bedrijf voor opleiding en implementatie ÃćâĆňâĂİ Totale investering f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,93) De Meerjarenbegroting voorziet voor 2002 in een vervangingskrediet van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ), te weten f ,ÃćâĆňâĂİ ( ) voor vervanging van de software en f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,11) voor de hardware. Dit betekent dat in 2002 een restant vervang ingskrediet van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,49) kan vrijvallen. Voortijdige vervanging in 2001 betekent dat eenmalig sprake zal zijn van extra kapitaallasten van ongeveer f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,09). Dekking van deze kosten dient voor 2001 plaats te vinden ten laste van de saldireserve. Vanaf 2002 is sprake van minder kapitaallasten dan waarin de rneerjarenbegroting voorziet vanwege het lagere bedrag van de vervangingsinvestering. Voor structurele jaarlijkse onderhoudskosten is benodigd een bedrag van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ) Dit valt uiteen in ongeveer f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,19) voor supportkosten

3 aaaaabijiage nummer raa W ++ programmatuur en ongeveer f I S 000,ÃćâĆňâĂİ ( ) voor extra beheerskosten Facilitair Bedrijf, alsmede ongeveer f ,- ( ,73) voor verdere ontwikkelingskosten De begroting voorziet hierin op basis van het huidige Octobank-pakket voor een bedrag van f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,73). De dekking van de meerkosten voor het lopende jaar 2001, te weten f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,94) dient te worden gevonden in de saldireserve. Vanaf 2002 dienen de extra kosten op jaarbasis ad f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,89) in de begroting ongewijzigd beleid te worden meegenomen. 6 Overige gevolgen van de aanpak De nieuwe Octoban k versie haalt de standaardbrieven uit de lijstfunctie van Word. De verdere gegevens komen vanuit de SQE-database. In samenwerking met de huisstijlgroep zal de implementatie plaatsvinden. 7 Resultaten van overleg / inspraak Het is de bedoeling dat voor en tijdens het implementatietraject de procesbeheerder, vervangend procesbeheerder en de medewerkers van de Stadsbank hun opleiding krijgen. Dit mag echter de normale bedrijfsvoering niet hinderen, dus hierover zullen duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. 8 Communicatie Een duidelijke en tijdige afstemming met de huisstijlgroep en de afdeling Facilitair Bedrijf zijn van groot belang teneinde een zo geruisloos mogelijke invoering van het pakket te bereiken. Het Steunpunt Schuldhulpverlening werkt momenteel met de applicatie Kompas, als losstaande module van het huidige Octobank-pakket. Dit wordt in Allegro vervangen door de module Fin Sean. Bij de dienst Werk, Zorg en Inkomen loopt momenteel een traject van besluitvorming op het gebied van toekomstige mogelijkheden in gebruik software. Het Steunpunt Schuldhulpverlening kan na een beslissing alsnog gebruik gaan maken van Fin Sean, omdat dit een losstaande module betreft en hoeft dus op dit moment niet in dit traject meegenomen te worden.

4 Raadabillage nummer Advisering raadscornmissie(s) De commissie middelen hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, tt. Welschen, burgemeester. S. Broersma, loco-secretaris.

5 aaaasbijlaga nummer rga & +4 Besluit De raad van de gemeente Eindhoven, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 juli 2001, nr. 133; gelet op het advies van de commissie middelen; besluit: 1 het naar voren halen van een vervangingsinvestenng van totaal f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,58) van 2002 naar 2001 ten behoeve van het Octobank-systeem in verband met de europroblematiek; 2 de eenmalige extra kapitaallasten voor 2001 ad f ,ÃćâĆňâĂİ ( ,09) alsmede de toename van de onderhoudskosten ad f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,94) voor 2001 ten laste te brengen van de saldireserve conform begrotingswijziging; 3 de structurele dekking van de toename van de onderhoudskosten vanaf 2002 ad f ,ÃćâĆňâĂİ (E ,89) te verwerken in de begroting ongewijzigd beleid; 4 gezien de urgentie zowel de server als de programmatuur direct te bestellen na instemming van de commissie middelen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 augustus R. We(schen, voorzitter. C. 1etteroo, secretans. EQO(020775