GGD Iff regio Utrecht >

Transcriptie

1 ""T^Cjl^é? 3 GGD Iff regio Utrecht > s268 Notitie versterking Bedrijfsvoering 21 april V 2.0 Teun van Deijck Jikke de Jong Marieke Knobbe Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Risico's ten aanzien van de bedrijfsvoering 3 3. Beleidscapaciteit Directie 4 4. Overzicht benodigde formatie 4 5. Financiering 6 Bijlage 1 Overzicht versterking bedrijfsvoering totaal Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 1

3 1. Inleiding De GGDrll is de afgelopen jaren sterk gegroeid in omvang. Het aantal formatieplaatsen is van 244 fte in 2010 toegenomen tot 315 fte in 2014, dit is een toename van 30%. Daarbij is er, met uitzondering van twee (deeltijd) teamleiders facilitair en I&A, geen substantiële toename van formatie op de ondersteunende functies geweest. De formatie op de ondersteunende functies is dus niet evenredig meegegroeid met de totale formatie en feitelijk is er hierdoor sprake van een relatieve afname. Ook op het organisatieonderdeel Directie wordt een tekort aan, met name beleidsondersteunende formatie, geconstateerd. Met name de relatieve afname aan formatie op de bedrijfsvoeringsfuncties is in de organisatie nu goed merkbaar; de GGDrll is in toenemende mate niet meer in staat om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit komt mede omdat de organisatie gegroeid is waardoor de GGDrU aan andere wet en regelgeving (zoals Europese aanbestedingsregels) moet voldoen maar ook door autonome ontwikkelingen (zoals meer wet en regelgeving, strengere financiële vereisten etc.) zijn hier debet aan. Deze toegenomen complexiteit vraagt om een herbezinning op het bedrijfsvoeringsmodel, zowel qua processen als qua ondersteunende en beleidsmatige capaciteit. De noodzaak voor organisatie ondersteuning doet zich voor bij de volgende organisatieonderdelen: Bedrijfsondersteuning: Finance & control, DIV en I&A, Facilitair HR Directie. Daarnaast wijzen ook externe partijen meer en meer op kwetsbare onderdelen in de organisatie. Directe aanleiding voor deze notitie zijn de constateringen van de accountant die een aantal risico's ten aanzien van de financiële controles en de plannings en controlcyclus benoemt. Andere externe partijen, zoals het KIWA die de HKZ certificering doet en Berenschot (2010), constateerden al eerder dat de formatie op de organisatie ondersteunende functies zeer laag of zelfs onder de kritische grens zit en wijzen op het onvoldoende zicht hebben op de risico's in de ondersteunende processen. Kortom, om een goed georganiseerde GGD te zijn, en aan tenminste de minimale wettelijke vereisten te kunnen voldoen, is vanaf extra formatie (zowel structureel als incidenteel) op een aantal cruciale plekken noodzakelijk. In deze notitie staan de risico's die zich voordoen wanneer op deze onderdelen geen formatie beschikbaar komt en wordt een onderbouwing gegeven van de benodigde formatie in fte's en in middelen om deze op een verstandige wijze tegemoet te komen. Tot slot wordt de wijze van financiering aangegeven. Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 2

4 2. Risico's ten aanzien van de bedrijfsvoering Hierna zijn de belangrijkste risico's, onderverdeeld in bedrijfsondersteuning en HR gerelateerde risico's opgesomd. I. Belangrijkste risico's ten aanzien van bedrijfsondersteuning (Finance & control, DIV,I&A, Facilitair) Geen goedkeurende verklaring van de accountant op de jaarrekening. Onder preventief toezicht van de provincie komen te staan. Niet voldoen aan wet en regelgeving en het riskeren van boetes. Door ontbreken van interne financiële controles, geen valide cijfers en onvoldoende sturing. De ICTinfrastructuur als ook de capaciteit is op een kwetsbaar niveau aanwezig. ICT is als hulpmiddel voor de dagelijkse uitvoering van de taken onmisbaar. II. Belangrijkste risico's ten aanzien van HR Niet voldoen aan RI&E en ARBO wet en aansprakelijk zijn voor ongevallen en mogelijke boetes riskeren. Niet voldoen aan wet en regelgeving; zoals participatiewet, werktijdenregeling, wet werk & zekerheid, caowijzigingen niet (tijdig) doorgevoerd. Salarissen worden niet tijdig of niet correct uitbetaald. Ook uit verschillende benchmarkonderzoeken blijkt dat de GGDrU onder de gemiddelde waarden in formatie zit op de organisatie ondersteunende afdelingen. Onderdeel GGD (2010) GGD (2014) Benchmark Berenschot Benchmark GGD NL* Facilitaire zaken 3,4% 2,1% 58% Financiën en control 2,1% 1,5% 35% 2,71% Informatisering & automatisering 1,8% 2,0% 23% Personeel & organisatie 1,6% 1,3% 1,52,5% 2,1%. Communicatie & kwaliteitszorg 1,0% 0,7% 11,5% Juridische Zaken 0,0% 0,0% 0,51,5% * alleen benchmarkgegevens beschikbaar voor Financien en control en P&O Bovenstaande tabel laat zien dat de GGDrU op vijf van de zes onderdelen (ver) onder het gemiddelde van de overheadbenchmark ligt en dat de afwijking van 2014 ten opzichte van 2010 is toegenomen. Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 3

5 3. Beleidscapaciteit Directie De toegenomen omvang van de organisatie en het nieuwe bestuurlijke construct sinds 2014, vraagt ook voor de directie en management om extra (strategische) beleidsondersteuning. Hierbij gaat het om de ontwikkeling van de organisatie in brede zin, het opvolgen van ontwikkelingen die zich binnen het GGD domein afspelen en een vertaling daarvan naar een bestuurlijke en ambtelijke agenda, de advisering over organisatieinrichtingsvraagstukken, de ontwikkeling van een nieuw bedrijfsvoeringsmodel met bijbehorende sturingsinstrumenten en de uitvoering van diverse strategische projecten. Ook deze extra benodigde formatie is in het hierna volgende overzicht opgenomen. 4. Overzicht benodigde formatie De totale extra benodigde formatie komt uit op 9,86 fte. Aan deze extra benodigde formatie ligt een uitgebreide risicoinventarisatie, op basis van de in hoofdstuk 2 genoemde risico's, ten grondslag. In onderstaande tabel is de gewenste uitbreiding per functie voor de organisatieonderdelen Financiën, HR, Automatisering, Facilitair en Directie opgenomen. Tevens is de gevraagde formatieuitbreiding financieel vertaald in. Financiën Administrateur Manager Financien & Facilitair Manager Financiën Medewerker Financiële Administratie 1,86 Projectadministrateur 2, Totaal Financiën 8,30 5,86 2, , Human Resource Management Beleidsmedewerker HRAdviseur HRmedewerker Manager Human Resources Preventiemedewerker 2,67 2,20 0,22 2,67 0, Totaal HR 6,89 5,07 1, Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGD ril Pagina 4

6 Automatisering Coordinator DIV Coördinator I&A Coördinator DDJGZ Medewerker DIV Senior Systeembeheerder Systeembeheerder Medewerker applicatiebeheer Teamleider ICT Technisch beheerder DIV 0,89 0,67 1,67 0,89 0,67 1,67 0, Totaal Automatisering 11,13 9,43 1, ^. < <. Facilitair Medewerker Beheer Inkoop/contractmanagment Senior medewerker Beheer Teamleider Facilitair Telefoniste/Receptioniste 3,18 0,60 3,18 0, Totaal Facilitair 8,18 6, Directie Adjunctdirecteur Publieke Gezondheid Administratief Medewerker Beleidsmedewerker Communicatieadviseur Directiesecretaresse Directeur Publieke Gezondheid 0,53 1,80 0,33 0,67 1,20 0,53 0,33 0,67 0,70 0, Informatiespecialist Kwaliteitsfunctionaris Strategisch beleidsadviseur Totaal Directie 8,33 6, Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 5

7 Daarnaast is er ten behoeve van de versterking op Financiën ten behoeve van de Planning & Control cyclus een versterking bij de sectoren APG en JGZ gewenst. Sectoren Beleidsmedewerker P&C (APG) Beleidsmedewerker P&C (JGZ) Totaal Sectoren 5. Financiering De inzet is om de financiering van deze extra formatie primair binnen de begroting op te lossen. Gezien de omvang van het benodigde budget, en het budget gestuurde karakter van de GGDrU in de laatste jaren, met een krappe formatie voor de ondersteunende functies, is het niet reëel om te verwachten dat het gehele budget binnen de GGDrU begroting te vinden is. Gezien de noodzaak om direct actie te kunnen nemen, zal aan het bestuur worden verzocht om het structurele benodigde verschil in formatie ten opzichte van de begrote formatie, dit jaar incidenteel te kunnen invullen. Zo mogelijk, zal dit eveneens ten laste komen van het verwachte positieve rekenresultaat van 2014, voor zover dit niet uitgaat boven het rekenresultaat. Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 6

8 Bijlage 1 Overzicht versterking bedrijfsvoering totaal Financiën Administrateur Manager Financiën Medewerker Financiële Administratie Projectadministrateur Totaal Financiën 2,80 8,30 1,86 5,86 0,14 2, Human Resource Management Beleidsmedewerker HRmedewerker Preventiemedewerker Totaal HR 2,20 0,22 6,89 5,07 0,22 1, Automatisering Senior Systeembeheerder Teamleider ICT Technisch beheerder DIV Totaal Automatisering 11,13 9,43 0,20 1, Facilitair Inkoop/contractmanagment Teamleider Facilitair Totaal Facilitair 8,18 0,60 6,78 0, Directie Beleidsmedewerker Communicatieadviseur Kwaliteitsfunctionaris Strategisch beleidsadviseur Totaal Directie 1,80 1,20 8,33 6,83 0,70 0, Sectoren Beleidsmedewerker P&C (APG) Beleidsmedewerker P&C (JGZ) Totaal Sectoren Totaal 9, Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGDrU Pagina 1

9 269 Bijlage B Berekening verhoging Utrecht MiddenNederland GGD $( regio Utrecht A Inwonerbijdrage programma Publieke Gezondheid (x 1.000) Bijdrage gemeente Utrecht inwonerbijdrage exd JGZ Bijdrage MN gemeenten inwonerbijdrage exd JGZ Subtotaal IWB exclusief JGZ Bijdrage gemeente Utrecht inwonerbijdrage JGZ Bijdrage MN gemeenten inwonerbijdrage JGZ Subtotoo//l/VBJGZ Totaal Dekking deel structurele versterking bedrijfsvoering door verhoging inwonerbijdrage Aandeel APG (1/3 x ) Resterend deel [2/3) overtotaal (2/3 X ) waarvan APG waarvan JGZ Aandeel APG (1/3 x ) Resterend deel (2/3) overtotaal (2/3 x ): deel APG Resterend deel (2/3) overtotaal (2/3 x ): deel JGZ MN gemeente Gemeente Utrecht Totaal Aantal inwoners Bedrag per inwoner structurele versterking Bedrijfsvoering Gemiddeld bedrag per inwoner structurele versterking Bedrijfsvoering , , ,24