Functioneel Ontwerp (VvE beheer)

Transcriptie

1 Functioneel Ontwerp (VvE beheer) Gemaakt door: Redouan machouahi Tom Lether Patrick van Kleef Micheal van Zutphen 1

2 Inhoud Inhoud...2 Inleiding...4 Samenvatting en beschrijving van de gebruikers rollen en de functies die worden gebruikt... 4 Lid:...4 Voorzitter:...4 :...5 Systeem:...6 Gebruik van computer taal...6 Het bouwen van de applicatie...6 Testing van de applicatie...7 Userinterface...7 Look & feel...9 Usecases + beschrijvingen...10 Algemeen deel:...10 Relaties...12 Eigenaars...15 Beheerteam...15 Debiteurenbewaking...16 Advieslijst...17 UrenAdministratie...18 Technische deel...21 Reparatieverzoeken...25 Contracten...29 Leveranciers...31 Reparatievoorwaarden...33 Financieel deel...34 Begroting Beheer...38 Boekjaar...39 Factuur beheer...40 Debiteuren en Crediteuren beheer...42 Prolongaties

3 Voorschotten Beheer...44 Dagboek beheer...45 Telebankieren...47 Administratief deel...48 Vergadering Beheer...51 Prikbord...55 Verenigingen Beheer...56 Post beheer...57 Eigenaren beheer...58 Bestuur lijst

4 Inleiding Functioneel ontwerp is een fase in de systeemontwikkeling waarin de benodigde functies in hun onderling verband worden beschreven. Deze document bevat de volgende zaken: Een samenvatting van de gebruikers en hun rollen, en een beschrijving van de functies die worden gebruikt Een beschrijving van de applicatie die wordt gemaakt en welke functies die applicatie kan bevatten.. De functies van de applicatie, in de vorm van use case scenario s User interfaces Samenvatting en beschrijving van de gebruikers rollen en de functies die worden gebruikt In algemeen we hebben vier soorten gebruikers, het gaat namelijk over: Lid, voorzitter, beheerder en systeem. Lid: Een lid is een entiteit die bij een appartementsrecht hoort. Deze kan dus niet aangepast of verwijderd worden, omdat immers elk appartementrecht behouden dient te blijven. Een lid is de basisgebruiker in het ticket systeem. Het lid kan de status van reeds gemelde tickets bekijken die door hem aan zijn gemaakt. Een lid kan zelf nieuwe incidenten melden die door of de gebruiker of het systeem in een ticket worden gezet. Het lid kan een overzicht opvragen met alle vergaderingen die op hem (zijn VvE) van toepassing zijn. Voor elke vergadering is er een nieuw scherm waarin de details van de vergadering worden weergegeven. Hierin zijn ook de notulen te vinden die door de voorzitter zijn toegevoegd. Ook is er een kalender beschikbaar waarin alle afspraken rond het VvE, waaronder de vergaderingen te zien zijn. Een lid kan in het scherm van de vereniging alle gegevens van de vereniging zien <nog exact te bepalen>. Hieronder valt de splitsingakte als document, vermeld met versienummer en datum van laatste bewerking. Voorzitter: De voorzitter kan een overzicht opvragen van alle leden die bij de VvE van de beheerder aangesloten zijn. Hij kan de leden wel inzien, maar kan deze niet aanpassen. De voorzitter heeft dezelfde rechten als het lid. Ook kan de voorzitter de gemaakte facturen inzien en het onderhoudsplan inzien. De voorzitter kan een verzekeringsoverzicht bekijken. Hier staan alle afgesloten verzekeringen en bijbehorende gegevens en kosten. 4

5 De voorzitter heeft de mogelijk een nieuwe vergadering aan te maken. De vergadering heeft de volgende eigenschappen. Na het opslaan van de vergadering blijft de vergadering beschikbaar voor aanpassingen. De voorzitter heeft bij het aanmaken of wijzigen van een vergadering de mogelijkheid om een e- mailnotificatie te versturen die automatisch naar deelnemers wordt verstuurd. Voor elke vergadering bestaat er een aparte agenda in de vorm van een document. De voorzitter heeft de mogelijk om deze documenten toe te voegen en toe te wijzen aan een vergadering. Na toewijzen blijft het mogelijk om de documenten aan te passen door middel van een webinterface. De voorzitter heeft rechten om notulen die gemaakt zijn bij en vergadering in het systeem te zetten en te koppelen aan een vergadering. Notulen kunnen in een document geupload worden of via een webinterface toegevoegd worden. Na het toevoegen van de notulen blijft de voorzitter de mogelijkheid hebben om notulen aan te passen. : De beheerder heeft alle rechten binnen het ledenbeheer. Deze gebruiker kan alle leden bekijken, maar ook aanpassen. De beheer heeft alle rechten die het lid en de voorzitter ook hebben. De beheerder mag ook een overzicht van alle tickets opvragen en de status en/of gegevens van het tickets bijwerken. De beheerder is er om tickets op te kunnen lossen. De beheerder heeft daarom toegang tot het overzicht van bedrijven die de voorkeur hebben om de problemen op te lossen. De beheerder mag deze contacteren en inzetten om het probleem op te lossen. De gemaakte factuur moet geupload worden in het systeem. De beheerder mag het onderhoudsplan (MOP) aanpassen om de dingen die al gedaan zijn af te kunnen vinken en het plan actueel voor alle gebruikers te houden. De beheerder mag nieuwe verzekeringen afsluiten en deze toevoegen aan het systeem. Tevens kan deze gegevens van de verzekeringsentiteit bewerken. Bijvoorbeeld het veranderen van de kosten van de polis of andere gegevens. De beheerder kan verzekeringen verwijderen uit het systeem. De verzekering wordt dan op non actief gesteld om eventuele betalingsgegevens wel te bewaren voor de toekomst. De beheerder kan een nieuwe vereniging aanmaken. Hij moet hier alle gegevens van de VvE in vullen <nog exact te bepalen>. Hij moet hier een splitsingakte uploaden in een vorm van een document (PDF?). Alle leden (appartementen, appartementsrecht, stemverdeling) dienen toegevoegd te worden, een er dient een voorzitter aangewezen te worden. Een beheerder kan een vereniging verwijderen (deactiveren). Een beheerder kan een overzicht zien van alle verenigingen die aan hem zijn toegewezen. 5

6 Systeem: Het systeem kan nieuwe tickets aanmaken en inzien. Indien een tickets status veranderd zal deze automatisch een notificatie sturen naar het lid dat het incident heeft gemeld en alle andere leden die zich hebben ingeschreven om op de hoogte te blijven van dit ticket. Tevens wordt een notificatie naar de beheerder gestuurd, zodat deze de nodige maatregelen kan nemen, bijvoorbeeld het ticket afsluiten of de factuur betalen. Nadat de voorzitter heeft gekozen om een uitnodiging naar alle deelnemers te sturen voor een vergadering bezorgd het systeem het bericht aan de deelnemers. Het systeem maakt elke avond een advieslijst,daar word bekeken of er een openstand saldo is. Functies: Bepaalde functies waren al genoemd bij de rollen van de gebruikers. De applicatie zal de volgende functies bevatten: Ledenbeheer Onderhoud Verzekeringsbeheer Vergaderingbeheer Verenigingbeheer Hierboven zijn paar functies benoemd, in hoofdstuk Usecases en beschrijvingen worden alle functies genoemd en in details beschrijft. Gebruik van computer taal Er word in algemeen één applicatie gemaakt, het wordt een opensource applicatie, de applicatie moet kunnen draaien op verschillende platforms/operating Systems, dus onder windows, Mac os en onder Linux. Om te programmeren, de programmeurs kunnen Netbeans of Eclispe gebruiken, dus het hangt af van de keuze die het team gaat maken. De applicatie wordt in J2EE geprogrammeerd, daar kunnen de programmeurs/ontwikkelaars Spring of Hibernate gebruiken om die applicatie verder te bouwen. Het bouwen van de applicatie VvE beheer project is een grote en complexe project, dus het team die gaat zorgen voor het bouwen van de applicatie moet uit meerdere teamleden bestaan. Applicatie bestaat uit vier delen: Algemeen deel Technische deel Financieel deel Administratief deel 6

7 Het applicatie moet door de teamleden verdeeld worden, dus voor elke deel moet er twee of drie personen aan zetten. Op die manier pakt iedere groepje een deel, en dan is het makkelijk om het applicatie te bouwen. Testing van de applicatie Omdat het een grote en complexe applicatie is, is beter dat de testing procedure van de applicatie door een andere team moet gedaan worden. er moet veel testen gemaakt en op verschillende niveaus. Dus een andere team moet gevormd worden, die zorgt voor de testing van de applicatie, en binnen de nieuwe team moet groepjes gemaakt worden, elke groepje neemt een deel door en gaat het testen. Op die manier levert WOSI een applicatie met een hoge kwaliteit op. Userinterface Het applicatie bestaat uit vier delen, elke deel bevat eigen functionaliteiten, hieronder is te zien wat de functionaliteiten allemaal zijn (Menu van de applicatie): Hier onder voobeelden van hoe de hoofdmenu er uit ziet, en nog een voorbeeld van de beheerder menu : 7

8 8

9 Look & feel De bedoeling van User interface hoofdstuk en schermen te maken, is om een beeld te krijgen van hoe de applicatie in later fase gaat worden en ook de functionaliteiten zo vriendelijk in gebruik kunnen maken. In vorige hoofdstuk zijn paar voorbeelden gemaakt van hoe die applicatie later er uit ziet. Lettertype, vorm, logo en alles wat te maken heeft met design kan aangepast worden. 9

10 Usecases + beschrijvingen Algemeen deel: 10

11 11

12 Relaties Beschrijving Relaties aanmaken Nieuwe relatie aan maken, een relatie word bedoelt alle gegevens van eigenaren van appartementen, gebruikers van appartementen, alle leveranciers etc Aannames - VvE s staan al in het systeem - Aantal relatie categorieën bestaan al. Stappen - Het maken van een nieuwe relatie gebeurd bij het volgen van die volgende stappen: 1. Adres invullen: adresgegevens van de relatie 2. Categorie aangeven: eigenaar van appartement bijvoorbeeld 3. Aangeven of de relatie debiteur of crediteur is. 4. telnummer, en faxnummer invullen 5. bank of girorekeningnummer invullen 6. automatische betaling aanvinken 7. contactpersoon gegevens invoeren Relatie word niet toegevoegd, relatie komt al voor in het systeem Relaties zoeken Beschrijving Het systeem biedt de mogelijkheid om een relatie snel te vinden. Aannames - zorgt dat er een aantal relaties al bestaan in het systeem. Stappen - klikt op relatie zoeken. Hij krijgt een zoekscherm waar de naam van de relatie ingetypt kunnen worden. Zoek resultaat levert niets op, dus de mogelijkheid dat de relatie niet bestaat of dat het aangemaakt moet worden. Relaties bekijken Beschrijving Alle relaties kunnen gezien worden in één scherm, het is soms handig voor de user om te weten welke relaties er bestaan allemaal Aannames - zorgt dat er een aantal relaties al bestaan in het systeem. Stappen - Gebruiker klikt op Overzicht Relaties knop - Nieuwe venster word geopen en alle relaties zijn te zien. 12

13 Relaties bestaan nog niet en die worden nog toegevoegd of aangemaakt of ze weer te kunnen zien. Relaties bewerken Beschrijving Soms worden bepaalde gegevens verandert, en die gegevens moeten ook aangepast zijn aan het systeem Aannames - Relatie gegevens zijn verandert - Gegevens verkeerd ingevoerd - Relatie bestaat al in het systeem Stappen - Gebruiker selecteert een relatie. - Klikt op Bewerk Relatie - Gegevens bewerken. - Relatiegegevens opslaan Een Venster verschijnt die bevestigt dat de relatiegegevens zijn bewerkt. Relatiegegevens worden niet opgeslagen in het systeem en de oude gegevens blijven staan. Relatiegegevens printen Beschrijving Relatie gegevens worden uitgeprint en op papier staan. Aannames - Relatie die geprint moet worden, bestaat al in het systeem, en de gegevens kloppen allemaal - Relaties zijn al toegevoegd aan een VvE s Stappen - VvE word geselecteerd - VvE relaties zijn te zien - Criteria aangeven: Kiezen uit verschillende categorieën/ en selecteren of het debiteur kenmerk is of crediteur (optioneel) - Op knop Print Relaties In het geval dat er geen criteria aangegeven is, krijgt de gebruiker alle relaties van de geselecteerde VvE. Gewenste relatiegegevens worden niet uitgeprint (in het geval dat criteria werd aangegeven). Geselecteerde VvE heeft geen relaties 13

14 Relatiegegevens exporteren Beschrijving Relatiegegevens van één of meer VvE s hebben in het Microsoft Excel formaat. Aannames - Relaties zijn al toegevoegd aan een VvE s Stappen - VvE s selecteren(kan één of meer) - Relatiegegevens selecteren - Klik op Exporteer naar Excel Bevestiging krijgen dat de geselecteerde VvE s en relaties zijn geëxporteerd naar Excel bestand. Geselecteerde Relatiegegevens worden niet allemaal geëxporteerd. Geen bevestiging melding krijgen op het scherm. Relatie dossier bekijken Beschrijving Complete dossier die informatie geeft over de appartementen, hun eingenaren, debiteurenkaart, crediteurenkaart en facturen Aannames - Beschikbaar relaties - Relaties zijn al gekoppeld aan VvE s - Debiteurenkaar en crediteurenkaart bestaan al Stappen - Eerst op Relatie Dossier klikken - Relatie zoeken en seleceteren - Menu wordt beschikbaar en afhankelijk van de relatie wordt een menu gemaakt. Het menu bevat de volgende functies: o Debiteurenkaart o Facturen o Appartementen en bijdrage o Crediteurenkaart Relatie dossier is niet beschikbaar, omdat er geen genoeg informatie is, of er geen dossier is gemaakt. 14

15 Eigenaars Eigenaars VvE Autorisatie geven Beschrijving Eigenaar of eigenaars van VvE s autorisatie geven om gegevens te zien Aannames - Eigenaars van VvE s bestaan al in het systeem Stappen - VvE selecteren - Eigenaars seleceteren - Gebruiksnaam en wachtwoord genereren Gebruiksnaam en wachtwoord kunnen niet gegenereerd worden. Eigenaars bestaan niet in het systeem. Eigenaars aan relaties toevoegen Beschrijving Eigenaars toevoegen en koppelen met relaties Aannames - Eigenaars bestaan al in het systeem Stappen - Selecteer de relatie - Selecteer de eigenaar - Maak gebruiksnaam en wachtwoord voor de eigenaar - Stuur de inlog gegevens naar de eigenaar Gebruiksnaam bestaat al in het systeem. Account kan niet gemaakt worden. Eigenaar bestaat niet in het systeem. Beheerteam Beheerteam invullen Beschrijving Één persoon of meerdere personen kunnen een VvE beheren Aannames - VvE s bestaan al in het systeem Stappen - Selecteer de naam - Selecteer rol binnen het beheerteam - Begin en einde datum invoeren 15

16 Beheerovereenkomst voor VvE invullen Beschrijving Verschillende afspraken met de VvE invullen Aannames - Beheerteam voor de VvE is al gemaakt en ingevuld Stappen - Overeenkomstkenmerk invullen - Soort VvE beheer aangeven - Begindatum aangeven Overzicht printen Beschrijving Overzicht van het beheerteam en de gemaakte afspraken uitprinten Aannames - Beheerteam voor de VvE is al gemaakt en ingevuld - Afspraken zijn ook al gemaakt Stappen - Op de knop Printen drukken Debiteurenbewaking Debiteurenbewakingsprofiel invoeren Beschrijving Is een systeem die de debiteurbewaakte, dus die controleert voor achterstand betaling, bijdrage enzo.. beheerder Aannames - Stappen - Debiteurbewakingsprofiel voor VvE invoeren Debiteurbewakingprofiel niet ingesteld Openstand saldo controleren Beschrijving Per debiteur wordt gekeken of er een openstand saldo is. Aannames - Stappen - Controle voor openstand saldo uitvoeren - Kijken of de termijn verstreken is waarbinnen betaald moest worden. Als het zo is dan word de debiteur op de advieslijst gezet 16

17 Systeem kan niet controleren of er openstand saldo is Advieslijst Advieslijst aanmaken Beschrijving Een advieslijst wordt aangemaakt op basis van de gegevens in de administratie gekeken wie achterstand heeft., systeem Aannames - Wie de Achterstand/ openstand saldo bestaat Stappen - Systeem: maakt automatische elke avond een advieslijst - : wanneer de beheerder heeft de administratie bijgewerkt en de advieslijst niet meer correct is dan maakt de beheerder een nieuwe advieslijst op de knop Nieuwe Advieslijst maken klikken Administratie is niet bijgewerkt en toch wordt een nieuwe advieslijst gemaakt. Beschrijving Aannames - Advieslijst is al aangemaakt Stappen - Selecteer VvE - Daarna op de knop Bekijk Advieslijst klikken Advieslijst bekijken controleren wie de achterstand heeft bij het kijken in het advieslijst Er is geen advieslijst gemaakt Advieslijst verwerken Beschrijving Aannames - Advieslijst bestaat al Stappen - Op de knop Verwerk Advieslijst klikken Brieven printen Beschrijving Herinneringsbrieven of aanmaningsbrieven af te drukken beheerder Aannames - Advieslijst bestaat al en is al gemaakt Stappen - Op het knop Print brieven klikken 17

18 Advieslijst printen Beschrijving Advieslijst printen en controleren vanaf papier Aannames - Advieslijst bestaat al en is al gemaakt Stappen - Op de knop Print advieslijs - Nieuwe scherm - kiezen om deze advieslijst voor de geselecteerde VvE of voor alle VvE s af te drukken UrenAdministratie Beschrijving Activiteitencodes invullen Activiteitencodes worden ingevuld in het systeem voor verschillende activiteiten Aannames - Activiteiten beschikbaar voor de gebruiken Stappen - Selecteer een activiteit - Vul de code in - Klick op Opslaan Activiteiten zijn niet beschikbaar of bestaan nog niet Uren registreren Beschrijving Voor de medewerker kan zijn gewerkte uren en werkzaamheden ingevoerd worden in het systeem Aannames - Activiteitencodes bestaan al - Medewerker geeft zijn gewerkte uren en werkzaamheden door Stappen - Selecteer de naam van de medewerker - Selecteer de week waarvor u de werkzaamheden wilt invullen - Vu de datum in - Selecteer de activiteitcode en aantal uren invullen 18

19 Werkzaamheden overzicht bekijken Beschrijving Voor geselecteerde week, krijg je een overzicht van verschillende werkzaamheden terug te zien Aannames - Werkzaamheden al in het systeem ingevoerd Stappen - Selecteer de week - Klik op OK - Je kan de werkzaamheden overzicht zien Voor bepaalde weken er zijn geen werkzaamheden Werkzaamheden overzicht exporteren Beschrijving Werkzaamheden hebben in het Microsoft Excel formaat. Aannames - Werkzaamheden van de geselecteerde week beschikbaar zijn Stappen - Klik op Exporteer naar Excel Bevestiging krijgen dat de werkzaamheden zijn geëxporteerd naar Excel bestand Geselecteerde werkzaamheden worden niet allemaal geëxporteerd. Geen bevestiging melding krijgen op het scherm 19

20 20

21 Technische deel 21

22 22

23 23

24 24

25 Reparatieverzoeken Reparatieverzoek indienen Beschrijving Een lid van de VVE kan een reparatieverzoek indienen via de gebruikersinterface voor leden. De beheerder kan dat ook indien er gebeld wordt. Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) Stappen - Selecteer het vakgebied waar het probleem zich in bevindt (elektriciteit, riolering, etc.) - Vul een uitgebreide beschrijving in betreft het probleem. - Noteer de locatie van het probleem. - Druk op versturen, het verzoek is nu ingediend Als een van de velden niet is ingevuld wordt er verzocht dat alsnog te doen. Vakgebied staat niet in de lijst, dan zal een dit vakgebied aan moeten maken Reparatieverzoek bestaat al, dan komt er een melding met de mogelijkheid terug te gaan naar het overzicht. Reparatieverzoek wijzigen Beschrijving In het geval van een fout in de omschrijving kan het reparatieverzoek gewijzigd worden Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Reparatieverzoek moet ingediend zijn, maar nog niet geaccepteerd zijn door de beheerder Stappen - Selecteer het vakgebied waar het probleem zich in bevindt (elektriciteit, riolering, etc.) - Vul een uitgebreide beschrijving in betreft het probleem. - Noteer de locatie van het probleem. - Druk op versturen, het verzoek is nu gewijzigd Als een van de velden niet is ingevuld wordt er verzocht dat alsnog te doen. Vakgebied staat niet in de lijst, dan zal een dit vakgebied aan moeten maken Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 25

26 26

27 Reparatieverzoek annuleren Beschrijving Reparatieverzoek annuleren in het geval van een fout of als het probleem opgelost is. Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Reparatieverzoek moet ingediend zijn, maar nog niet geaccepteerd zijn door de beheerder (tenzij de gebruiker een beheerder is, dan mag het wel) Stappen - Selecteer het reparatieverzoek in het overzicht - Klik op verwijderen - Klik op Ja ik wil dit verzoek annuleren - Het verzoek is geannuleerd Indien de beheerder het verzoek annuleert en hiervoor al in de status een akkoord heeft gegeven komt er een waarschuwing om dit ook met de betreffende reparatiepartij te bespreken. Verzoek is afgerond of al geannuleerd, in deze gevallen zal het verzoek natuurlijk niet (nog een keer) geannuleerd kunnen worden Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht Status reparatie bekijken Beschrijving De status(historie) bekijken van het geselecteerde reparatieverzoek Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Er moet een reparatieverzoek bestaan Stappen - Selecteer het reparatieverzoek in het overzicht - Klik op details Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 27

28 Status reparatie bijwerken Beschrijving Een (gesorteerde) lijst van leveranciers bekijken, dit wordt uiteraard gesorteerd op type leverancier Aannames - Er moet een reparatieverzoek zijn die niet geannuleerd is Stappen - Selecteer het reparatieverzoek in het overzicht - Klik op status bijwerken - Kies de status uit de lijst Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 28

29 Contracten Contract weergeven Beschrijving Onderhoudscontracten weergeven Aannames - Er bestaat een contract Stappen - In het overzicht, selecteer de contractsnaam, dan klik op details Contract bestaat niet (meer), dan wordt er een melding gegeven met de mogelijkheid om terug te gaan naar het overzicht Contract aanmaken Beschrijving Een nieuw contract aanmaken voor onderhoud Aannames - Stappen - In het overzicht, klik op nieuw contract - Vul de benodigde gegevens in. - Klik op opslaan Niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld, dan komt er een melding met het verzoek om deze alsnog in te vullen Contract bestaat al, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het menu Contract bewerken Beschrijving Contractgegevens bewerken in geval van een fout of een wijziging. Aannames - Contract bestaat Stappen - In het overzicht, selecteer de contractsnaam, dan klik op bewerken - Vul de gegevens in - Klik op Opslaan Niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld, dan komt er een melding met het verzoek om deze alsnog in te vullen Contract bestaat niet (meer), dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 29

30 Contract verwijderen Beschrijving De status(historie) bekijken van het geselecteerde reparatieverzoek Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Er moet een reparatieverzoek bestaan Stappen - In het overzicht, selecteer de contractsnaam, klik dan op Verwijderen - Bevestig dat je het contract echt wil verwijderen. Contract bestaat niet (meer), dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 30

31 Leveranciers Leverancier bekijken Beschrijving Bekijk de gegevens van een bepaalde leverancier Aannames - Leverancier bestaat Stappen - Selecteer de leverancier uit het overzicht - Klik op details Leverancier bestaat niet, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht Voorkeursleveranciers aangeven Beschrijving Geef leveranciers aan waar de voorkeur naar uitgaat Aannames - Leverancier bestaat Stappen - Klik op Leverancier bijwerken - Vink voorkeursleverancier aan of uit Indien ongewenste leverancier aangevinkt staat, dient deze eerst uitgevinkt te worden Leverancier bestaat niet, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht Ongewenste leveranciers aangeven Beschrijving Geef de leveranciers aan waarvan liever niet gebruik gemaakt wordt Aannames - Leverancier bestaat Stappen - Klik op Leverancier bijwerken - Vink ongewenste leverancier aan of uit Indien voorkeursleverancier aangevinkt staat, dient deze eerst uitgevinkt te worden Leverancier bestaat niet, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht 31

32 Leverancier aanmaken Beschrijving Maak een nieuwe leverancier aan Aannames - Stappen - Klik in het overzicht op nieuwe leverancier - Vul de benodigde gegevens in - Klik op opslaan Leverancier bestaat al, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht Niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld, dan komt er een melding met het verzoek om het nog te doen 32

33 Reparatievoorwaarden Reparatievoorwaarden bekijken Beschrijving Geeft een lijst weer van reparatievoorwaarden Aannames - Reparatievoorwaarden zijn gedefinieerd Stappen - Reparatievoorwaarden aanpassen Beschrijving Past de huidige reparatievoorwaarden aan Aannames - Reparatievoorwaarden zijn gedefinieerd Stappen - 33

34 Financieel deel 34

35 35

36 36

37 37

38 Begroting Beheer Begroting aanmaken Beschrijving Een begroting wordt voor een VVE aangemaakt - Voer alle gegevens in voor de begroting Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Beschrijving Aannames - Er moet een begroting bestaan - Selecteer een begroting Begroting bekijken Een lijst met gegevens van een begroting bekijken Voorzitter, Er zijn velden ingevuld die niet blijken te kloppen Beschrijving Begroting status wijzigen Een voorzitter moet een status toewijzen aan een begroting, aan de hand van een ledenvergadering word bepaald welke status de begroting zal krijgen Voorzitter Aannames - Er moeten een begroting bestaan - Selecteer een begroting - Wijzig status naar: goedgekeurd Wijzing status naar: afgekeurd Voorzitter geeft verkeerde status door 38

39 Begroting printen Beschrijving Een begroting wordt uitgeprint Aannames - Er moet een begroting bestaan Stappen - Selecteer VVE - Selecteer begroting - Print uit - Beschrijving Brief sturen bijdrage Een brief wordt gestuurd naar iedere lid in de VVE met daarin de bijdrage die betaald moet worden Aannames - Er is een begroting - Begroting is goedgekeurd - Selecteer een begroting - Stuur brief naar leden van die VVE Mail gegevens of adres gegevens van een lid kloppen niet, lid ontvangt niet het bericht met daarin hoeveel bijdragen er moet worden betaald Boekjaar Rapporten printen Beschrijving Verschillende financiële rapporten kunnen worden uitgeprint Aannames - Een financieel rapport bestaat - Selecteer de rapporten - Print uit - Grootboekschema bewerken Beschrijving Een grootboekschema aanpassen voor het boekjaar Aannames - Een boekjaar bestaat - Selecteer een boekjaar - Invoeren gegevens van boekjaar 39

40 Een aantal velden kan niet worden ingevuld met de juiste data. Omdat data niet bekend is nog Rapportageschema bewerken Beschrijving Opstellen hoe de financiële rapportages worden samengesteld Aannames - - Selecteer type rapport - Selecteer gegevens die in het rapport moeten komen Een aantal gekozen velden is niet ingevuld Beschrijving Aannames - Een grootboekrekening bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een grootboekrekening Grootboekrekening bekijken Een overzicht uit een grootboekrekening wordt getoond Een aantal velden is niet ingevuld Factuur beheer Use case Beschrijving Factuur maken Een factuur moet worden gemaakt om een bepaalde dienst in rekening te kunnen brengen Aannames - - Selecteer een boekjaar - Kies voor Factuur maken - Vul de gegevens in Gegevens zijn niet bekend, waardoor verschillende velden niet kunnen worden ingevoerd Use case Beschrijving Factuur boeken Een factuur is gemaakt en goedgekeurd, en kan nu worden uitgevoerd 40

41 Aannames - Factuur is goedgekeurd - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Kies voor Factuur boeken Status van de factuur is niet bekend, waardoor factuur niet kan worden geboekt Use case Factuur printen Beschrijving Een factuur kan worden uitgeprint Aannames - Factuur bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Print uit - Use case Factuur annuleren Beschrijving Een factuur is niet goedgekeurd en zal nu worden geannuleerd Aannames - Factuur is afgekeurd - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Kies voor Factuur annuleren - Use case Factuur bekijken Beschrijving Een overzicht van een factuur wordt getoond, Voorzitter Aannames - Factuur bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur 41

42 Er zijn velden niet ingevuld Use case Factuur status wijzingen Beschrijving Een voorzitter moet een status toewijzen aan een factuur Voorzitter Aannames - Factuur bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Wijzig status naar: goedgekeurd Wijzig status naar: afgekeurd Verkeerde status wordt toegewezen, waardoor factuur zal worden geboekt en uitgevoerd Debiteuren en Crediteuren beheer Use case Debiteur of Crediteur invoeren Beschrijving Een debiteur of crediteur wordt ingevoerd in het systeem Aannames - Debiteur of Crediteur gegevens zijn aanwezig Stappen - Selecteer Debiteur - Voer gegevens in van de debiteur Selecteer Crediteur - Voer gegevens in van de crediteur Gegevens zijn niet allemaal bekend, waardoor niet alle velden kunnen worden ingevoerd Use case Beschrijving Debiteur of Crediteur bewerken Een debiteur of crediteur heeft een aanpassing nodig op de eerder vastgelegde gegevens Aannames - Debiteur of Crediteur bestaat Stappen - Selecteer Debiteur 42

43 - Bewerk de gegevens die aangepast moeten worden Selecteer Crediteur - Bewerk de gegevens die aangepast moeten worden Verkeerde gegevens worden aangepast Use case Debiteur of Crediteur bekijken Beschrijving Een lijst van debiteuren of crediteuren wordt getoond Aannames - Debiteur of Crediteur bestaat Stappen - Selecteer Debiteur Selecteer Crediteur - Use case Debiteur of Crediteur printen Beschrijving Een lijst van debiteuren of crediteuren kan worden geprint Aannames - Debiteur of Crediteur bestaat Stappen - Selecteer Debiteur - Print uit Selecteer Crediteur - Print uit - Prolongaties Use case Prolongatie bekijken Beschrijving Een overzicht van prolongaties wordt getoond Aannames - VVE bestaat - Boekjaar bestaat - Selecteer lijst Geplande prolongaties Selecteer lijst Uitgevoerde prolongaties Verkeerde prolongaties zijn uitgevoerd Use case Beschrijving Prolongatie aanpassen Een prolongatie klopt niet en zal moeten worden aangepast om uitgevoerd te kunnen worden Aannames - Prolongatie bestaat maar is niet uitgevoerd 43

44 - Selecteer een prolongatie - Wijzig de uitvoer datum - Voorschotten Beheer Use case Voorschotten aanmaken Beschrijving Een voorschot wordt aangemaakt Aannames - VVE bestaat - Vul gegevens in voor het voorschot Niet alle gegevens zijn bekend en kunnen niet worden ingevoerd Use case Voorschotten bekijken Beschrijving Een lijst van voorschotten wordt getoond Aannames - VVE bestaat - Voorschotten bestaan - Use case Beschrijving Voorschotten activeren Een voorschot is gecontroleerd en goedgekeurd, nu kan het niet worden uitgevoerd Aannames - VVE bestaat - Voorschot is gemaakt - Kies voor Activeren 44

45 - Use case Beschrijving Voorschotten annuleren Een voorschot is gecontroleerd en afgekeurd, nu kan het niet worden uitgevoerd Aannames - VVE bestaat - Voorschot is gemaakt - Kies voor Annuleren - Use case Voorschotten pinten Beschrijving Een voorschot kan worden geprint Aannames - VVE bestaat - Voorschot bestaat - Selecteer voorschot - Print uit - Dagboek beheer Use case Dagboek aanmaken Beschrijving Een dagboek wordt aangemaakt Aannames - VVE bestaat - Vul gegevens in voor een dagboek Niet alle gegevens zijn bekend en kunnen niet worden ingevoerd Use case Dagboek bekijken Beschrijving Een overzicht van een dagboek wordt getoond Aannames - VVE bestaat 45

46 - Selecteer een dagboek - Use case Bankafschrift invoeren Beschrijving Een bankafschrift wordt ingevoerd Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Voer gegevens van bankafschrift in Niet alle gegevens zijn bekend en kunnen niet worden ingevoerd Use case Bankafschrift bekijken Beschrijving Een overzicht van een bankafschrift wordt getoond Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Selecteer een bankafschrift - Use case Bankafschrift boeken Beschrijving Een bankafschrift is gecontroleerd en goedgekeurd, en nu kan het worden uitgevoerd Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Selecteer een bankafschrift - Kies voor Boeken - Use case Bankafschrift annuleren 46

47 Beschrijving Een bankafschrift is gecontroleerd en afgekeurd, en nu kan het worden geannuleerd Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Selecteer een bankafschrift - Kies voor Annuleren - Telebankieren Use case Beschrijving Telebankier programma inloggen Een gebruiker kan inloggen via een telebankier programma om zo betaling via telebankieren te regelen, Voorzitter, Lid Aannames - Telebankier programma bestaat Stappen - Selecteer uw bank - Login - 47

48 Administratief deel 48

49 49

50 50

51 Vergadering Beheer Vergadering aanmaken Beschrijving Een vergadering wordt voor een VVE aangemaakt Aannames - Er moet een VVE bestaat - Voer alle gegevens in voor de vergadering Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Beschrijving Uitnodiging versturen Een uitnodiging voor de vergadering wordt naar alle leden van de VVE gestuurd - Selecteer een vergadering - Verstuur uitnodiging Er zijn leden die de uitnodiging niet ontvangen 51

52 Beschrijving Concept sturen Een concept voor een vergadering van een VVE wordt verstuurd naar de bestuur- / commissieleden - Selecteer een vergadering - Verstuur concept Er zijn leden van het bestuur / commissie die het concept niet ontvangen Agenda printen Beschrijving Een agenda wordt uitgeprint - Selecteer een vergadering - Selecteer de agenda - Print uit Presentielijst printen Beschrijving Een lijst van de presentie voor een vergadering wordt uitgeprint Selecteer presentielijst - Print uit Volmachten printen Beschrijving Een aantal volmachten voor een vergadering worden uitgeprint Stappen - Selecteer volmachten - Print uit 52

53 Besluitenlijst aanmaken Beschrijving Een besluitenlijst wordt voor een vergadering aangemaakt Voorzitter - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Voer gegevens van besluitenlijst in - Voeg besluitenlijst toe aan de vergadering Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Notulen aanmaken Beschrijving De notulen van een vergadering worden aangemaakt Voorzitter - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Voer gegevens van notulen in - Voeg notulen toe aan de vergadering Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Agenda opstellen Beschrijving Een agenda voor een vergadering wordt opgesteld Voorzitter - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Stel een agenda op voor de vergadering - Voeg de agenda toe aan de vergadering Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden 53

54 Beschrijving - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Pas de gegevens aan Vergadering aanpassen Gegevens van een vergadering worden aangepast Voorzitter Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Besluitenlijst bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens van de besluitenlijst bekijken Lid, Voorzitter, - Er moet een vergadering bestaan Stappen - Selecteer een vergadering - Selecteer de besluitenlijst Selecteer een VVE () Notulen bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens van de notulen bekijken Lid, Voorzitter, - Er moet een vergadering bestaan Stappen - Selecteer een vergadering - Selecteer de notulen Selecteer een VVE () Agenda bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens van de agenda bekijken Lid, Voorzitter, - Er moet een vergadering bestaan Stappen - Selecteer een vergadering 54

55 - Selecteer de agenda Selecteer een VVE () Prikbord Berichten aanmaken Beschrijving Een bericht wordt gemaakt en geplaatst op het prikbord Voorzitter, - Maak prikbord bericht aan - Plaats prikbord bericht Berichten aanpassen Beschrijving Een bericht op het prikbord wordt aangepast - Selecteer een bericht - Pas het bericht aan - Plaats het nieuwe aangepaste bericht Berichten bekijken Beschrijving Een lijst met berichten op het prikbord bekijken Lid, Voorzitter, - Er moeten berichten staan op het prikbord Stappen - Selecteer het prikbord - Selecteer een bericht Selecteer een VVE () 55

56 Verenigingen Beheer Vereniging aanmaken Beschrijving Een VVE wordt aangemaakt Aannames - De nieuwe VVE moet nog niet bestaan Stappen - Selecteer vereniging aanmaken - Voer gegevens in voor de VVE Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Vereniging aanpassen Beschrijving Een VVE wordt aangepast - Pas de gegevens aan van de VVE Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Splitsingsakte invoeren Beschrijving Een splitsingsakte wordt ingevoerd voor een VVE - Voer de splitsingsakte gegevens in voor de VVE Non-functioneel Splitsingsakte moet bestaan en aanwezig zijn Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Splitsingsreglement invoeren Beschrijving Een splitsingsreglement wordt voor een VVE ingevoerd - Er moet een splitsingsakte bestaan - Voer splitsingsreglement in voor de VVE Non-functioneel Splitsingsakte moet bestaan en aanwezig zijn Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden 56

57 Splitsingsreglement aanpassen Beschrijving Een splitsingsreglement wordt aangepast voor een VVE - Er moet een splitsingsreglement bestaan - Selecteer een splitsingsreglement - Pas de gegevens aan in het splitsingsreglement Non-functioneel Nieuwe gegevens voor het splitsingsreglement moeten zijn doorgegeven Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Post beheer Brief aanmaken Beschrijving Een standaard brief wordt aangemaakt voor een VVE, Voorzitter Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer brief aanmaken - Maak een standaard brief Brief aanpassen Beschrijving Een standaard brief wordt aangepast voor een VVE - Er moet een standaardbrief bestaan Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer een standaardbrief - Pas de standaardbrief aan 57

58 Beschrijving Brief opnieuw sturen Een standaard brief wordt opnieuw gestuurd naar de leden van een VVE - Er moet een brief bestaan - Brief is al eens eerder verstuurd Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer een VVE - Selecteer een brief - Stuur brief opnieuw rond Post overzicht bekijken Beschrijving Een overzicht bekijken van alle post binnen een VVE, Voorzitter Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer een VVE Eigenaren beheer Eigenaar aanmaken Beschrijving Een eigenaar wordt aangemaakt - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer eigenaar aanmaken - Voer gegevens in voor de eigenaar Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden 58

59 Eigenaar aanpassen Beschrijving Een eigenaar wordt aangepast - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Selecteer een eigenaar - Pas de gegevens aan voor de eigenaar Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Overdracht invoeren Beschrijving Een overdracht tussen eigenaren wordt ingevoerd - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Voer gegevens in voor de overdracht - Voer overdracht uit, na goedkeuring notaris Non-functioneel Notaris moet gegevens leveren en ontvangen, goedkeuring is nodig van de notaris Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Eigenaarregister bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens over de eigenaarregister bekijken - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Selecteer eigenaarregister bekijken - Selecteer lijst met overzicht 59

60 Gebruiksregister bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens over de gebruiksregister bekijken - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Selecteer gebruiksregister bekijken Non-functioneel Eigenaar van appartement hoeft niet gebruiker te zijn, eigenaar kan appartement verhuren aan een gebruiker Bestuur lijst Bestuurlid toevoegen Beschrijving Een bestuurlid wordt aan een VVE toegevoegd - Selecteer bestuurlid toevoegen - Voeg nieuwe bestuurlid toe aan de VVE Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Bestuurlid verwijderen Beschrijving Een bestuurlid wordt verwijderd uit een VVE - Er moet een bestuurlid bestaan - Selecteer een bestuurlid - Verwijder de geselecteerde bestuurlid 60

61 Commissie aanmaken Beschrijving Een commissie wordt voor een VVE aangemaakt - Selecteer commissie aanmaken - Voer gegevens in voor de commissie Er zijn velden die niet ingevuld kunnen worden Commissie verwijderen Beschrijving Een commissie wordt verwijderd bij een VVE - Er moet een commissie bestaan - Selecteer een commissie - Verwijder de geselecteerde commissie Commissielid toevoegen Beschrijving Een commissielid wordt toegevoegd aan een commissie binnen een VVE - Er moet een commissie bestaan - Selecteer een commissie - Voeg nieuwe commissielid toe aan de commissie Commissielid verwijderen Beschrijving Een commissielid wordt verwijderd uit een commissie in een VVE 61

62 - Er moet een commissie bestaan - Selecteer een commissie - Selecteer een commissielid - Verwijder de geselecteerde commissielid Beschrijving Bestuurleden lijst bekijken Een lijst met gegevens over de bestuurleden van een VVE bekijken, Voorzitter, Lid - Er moet een bestuur bestaan Stappen - Selecteer bestuurleden lijst bekijken - Bekijk de verschillende bestuurleden Selecteer een VVE () Beschrijving Commissieleden lijst bekijken Een lijst met gegevens over de commissieleden van een commissie binnen een VVE bekijken, Voorzitter, Lid - Er moet een commissie bestaan Stappen - Selecteer een commissie - Selecteer commissieleden lijst bekijken - Bekijk de verschillende commissieleden Selecteer een VVE () 62