Functioneel Ontwerp Verenging van Eigenaren Beheer

Transcriptie

1 Functioneel Ontwerp Verenging van Eigenaren Beheer Auteurs: Redouan Machouahi Tom Lether Patrick Schoen Michael van Zutphen

2 Inhoud Configuratiebeheer... 5 Versiebeheer... 5 Distributielijst... 5 Inleiding... 6 Ontwerpbeslissingen... 7 Ontwerpbeslissingen, afwijkingen, openstaande punten... 7 Ontwerpbeslissingen... 7 Afwijkingen Basisontwerp... 7 Openstaande punten... 7 Geraadpleegde documentatie... 8 Relaties met andere modules... 8 Leeswijzer... 8 Het bouwen van de applicatie... 9 Opensource... 9 Testen... 9 Bedrijfsregels Autorisaties Generieke werking functies en interfaces (styleguide) Doel van de styleguide Aanmelden bij het systeem Applicatievenster Titelbalk Statusregel Muiscursor Hoofdscherm Functies Samenvatting en beschrijving van de gebruikers rollen en de functies die worden gebruikt Lid: Voorzitter: : Systeem:

3 Usecases + beschrijvingen Algemeen deel: Relaties Eigenaars Beheerteam Debiteurenbewaking Advieslijst UrenAdministratie Technische deel Reparatieverzoeken Contracten Leveranciers Reparatievoorwaarden Financieel deel Begroting Beheer Boekjaar Factuur beheer Debiteuren en Crediteuren beheer Prolongaties Voorschotten Beheer Dagboek beheer Telebankieren Administratief deel Vergadering Beheer Prikbord Verenigingen Beheer Post beheer Eigenaren beheer Bestuur lijst Consequenties bestaande systemen Standaards Overige documentatie van het project Aandachtspunten vervolgtraject Ontwerpfase

4 Ontwikkelingsfase Testfase Realisatiefase Implementatiefase Beheer- en onderhoudsfase Wetgeving

5 Configuratiebeheer Versiebeheer Versie Datum Auteur Omschrijving feb-2010 Redouan Final versie 1 Machouahi feb-2010 Patrick Schoen Aanpassingen en toevoegingen feb-2010 Michael van Aanpassingen en toevoegingen Zutphen maa-2010 Michael van Zutphen Final versie 2 Distributielijst Versie Datum Aan feb-2010 WOSI projectleiding 5

6 Inleiding Dit is het functioneel ontwerp van VvE beheer van het project WOSI. Een functioneel ontwerp wordt gebruikt tijdens systeemontwikkelingen, en bevat zaken zoals het ontwerp van het systeem, omschrijvingen van de functies die aanwezig zullen zijn in het systeem, hoe het systeem ontwikkelt gaat worden, etc. VvE beheer is opgedeeld in 4 onderdelen. Deze 4 onderdelen kunnen los van elkaar ontwikkelt worden, en samen vormen zij het complete systeem VvE beheer. Dit document bevat de volgende zaken: Een beschrijving over de ontwerpbeslissingen die genomen zijn tot zover binnen het project Een beschrijving van de applicatie die gemaakt gaat worden Een beschrijving van de user interface De functies van de applicatie, in de vorm van usecases en beschrijvingen Hoe het project is ingedeeld en welke fases in het vervolg nog zullen worden uitgevoerd 6

7 Ontwerpbeslissingen Ontwerpbeslissingen, afwijkingen, openstaande punten Er is gekozen om een standalone applicatie te ontwikkelen voor het systeem van VvE beheer. Deze applicatie zal worden ontworpen om het WOSI framework heen. Deze keuze is gemaakt om de applicatie onderhoudbaar en uitbreidbaar te houden. De aansluitingen met andere systemen die de applicatie zal krijgen zullen per bedrijf verschillen. Het is belangrijk om het systeem zo open en aanpasbaar mogelijk te maken, zodat de tijd die nodig is om het systeem the implementeren zo klein mogelijk wordt gehouden. De keuze voor de indeling van de schermen is gemaakt op basis van de applicaties die we gezien hebben en op eigen inzicht. De applicatie is ontworpen om efficiënt te werken; weinig klikken en intuïtief aan te voelen. In dit document zullen niet veel schermen te zien zijn. De basis lay-out is duidelijk te zien in het eerste deel van het document, verder zal de indeling gedaan moeten worden naar eigen inzicht. Deze keuze is gemaakt om de ontwikkelaars niet te veel restricties op te leggen in de toekomst, ervan uitgaand dat er nog (kleine) functionele wijzingverzoeken zullen volgen vanuit de business. Ontwerpbeslissingen In het uiteindelijke document zullen de expliciete afspraken rond de gebruikersinterface nog eens besproken moeten worden met de beoogde eindgebruikers. Deze gebruikers kunnen vanuit hun ervaring goede feedback geven rond de usability van de interface. Er van uitgaand dat de ontwikkelaars geen ervaring hebben met dit soort ERP systemen vanuit gebruikersperspectief is het belangrijk om de bruikbaarheid te laten testen door de business zelf om tot een goede interface te komen. Afwijkingen Basisontwerp Het basis ontwerp is zover geheel gebaseerd op de informatie zoals het is geleverd door Stedelijk Wonen in Enschede. Er van uitgaand dat dit een volledige uitwerking is van een VvE beheer systeem en de functionaliteiten ervan, is het ontwerp volledig. Er kunnen echter eisen bij komen zodra deze teruggekoppeld worden aan de business. Men dient er altijd vanuit te gaan dat tot het ontwerp goedgekeurd en volledig is bevonden door de business er wijzigingen in voor kunnen komen. Bij het opstellen van de basis van de applicatie, zoals het database ontwerp dient hier rekening mee gehouden te worden. Eveneens dient er rekening gehouden te worden met eventuele uitbereidingen in de toekomst. Openstaande punten Gedurende het opstellen van het functioneel detailontwerp kan deze paragraaf gevuld zijn met specifieke aandachtspunten; na oplevering van het functioneel detailontwerp ligt het in de lijn der verwachting dat al deze punten een plaatsje hebben gekregen in het ontwerp. In overleg met de Acceptatieverantwoordelijke kunnen aandachtspunten naar een volgende fase worden doorgeschoven. 7

8 Geraadpleegde documentatie De gebruikte informatie bestaat uit meerdere bronnen. Dit zijn de volgende: De map Cursus VvE beheer, te vinden tussen de WOSI documentatie Het boek over VvE beheer, te vinden tussen de WOSI documentatie De handleiding van Twink gevonden op BSCW De presentatie van Stedelijk wonen van 16 oktober 2009, te vinden op BSCW De video van de presentatie van Stedelijk wonen, te vinden op BSCW * Met BSCW wordt de eigen van WOSI op BSCW bedoeld, de URL van deze map is uitnodigingen voor deze map zijn aan te vragen bij de projectleiding. Relaties met andere modules De relaties met andere modulen zijn tot dusver onduidelijk. Het eindproduct is bedoeld om door een groot aantal bedrijven gebruikt te worden. Welke andere systemen zullen communiceren met dit systeem is daarom niet te definiëren. Hierom is het belangrijk een open en configureerbaar systeem te bouwen dat verschillende formaten aan kan. Zo zullen oudere systemen andere mark-up mogelijkheden gebruiken dan nieuwe systemen, dit zijn dingen waar meer onderzoek naar gedaan moet worden en vast moet worden gelegd zodra het ontwikkelen van de applicatie begint. Leeswijzer Het uitgangspunt van dit document tot dusver zijn de use cases. De leesbaarheid van deze modellen leent zicht uitstekend om terug te koppelen naar de business om na te gaan of de functionaliteiten van het ontwerp volledig zijn. De volgende stap zal zijn om de schermen grotendeels te ontwerpen en deze te testen op gebruiksvriendelijkheid. 8

9 Het bouwen van de applicatie VvE beheer is een groot en complex project, het team dat zorgt voor de ontwikkeling van de applicatie zal daardoor uit meerdere teamleden moeten bestaan. De applicatie zelf zal worden opgedeeld in vier delen, ieder deel zou apart moeten kunnen worden ontwikkelt. Hierdoor wordt het ook mogelijk om de applicatie zo te verdelen dat de ontwikkeling ervan makkelijker en soepeler zou moeten gaan verlopen De applicatie zal bestaat uit de volgende vier delen: Algemeen deel Administratief deel Technisch deel Financieel deel Opensource De bedoeling is om een opensource applicatie te ontwikkelen, en deze zal moeten kunnen draaien op verschillende besturingssystemen zoals: Windows, Mac en Linux. De programmeurs kunnen Netbeans of Eclipse gebruiken als ontwikkelomgeving. De keuze zal van het team afhangen. De applicatie zal in J2EE geprogrammeerd gaan worden, en daar zal gebruik worden gemaakt van Spring en hibernate. Testen Ook zal er een testing procedure moeten worden opgezet voor de applicatie. Omdat de applicatie groot en complex zal worden zullen er vele testen gemaakt en uitgevoerd moeten worden. Door deze omvang zal een ander team zich bezig moeten gaan houden met de testing van de applicatie. Door elk deel van de applicatie uitvoerig te testen op verschillende niveaus wordt de kwaliteit van de applicatie beschermt. En op deze manier zal een applicatie met hoge kwaliteit moeten kunnen worden opgeleverd. 9

10 Bedrijfsregels Voor deze applicatie gelden een aantal bedrijfsregels. Deze dienen aanpasbaar te zijn om in iedere omgeving te passen. Bedrijfsregels gelden onder andere voor de volgende functies: Financieel o (Automatisch) Versturen van factuur naar bedrijven o (Automatisch) Versturen van rekeningen naar gebruikers o Aanpassen documenten zoals meerjarenplan, begroting, prolongaties o Afhandelen van voorschotten o Afhandelen van dagboeken o Afhandelen van inkoopfacturen o Instellen van periodieke bijdragen o Afhandelen (automatische) incasso s o Inzien boekjaren Administratief o Agenda beheer o Notulen beheer o Eigenaarregister o Gebruikersregister (eigenaren incl. betrokken derden) o Beheer splitsingsakte o Techniek/leveranciers o Beheer meldingen, voortgang, acties o Beheer leveranciers o Contractbeheer Bedrijfsregels zijn voor veel verschillende functionaliteiten van toepassing en verschillen ook per VvE. Zo zal de ene een aantal dingen, zoals de financiën zelf beheren en zullen anderen dit uit handen geven. Binnen het bedrijf zullen de taken weer onderverdeeld vallen en zullen bepaalde afdelingen zich beperken tot slechts een aantal delen van het systeem, de coördinatie en het afhandelen van reparaties bijvoorbeeld. Hierom is het belangrijk om voor elke functionaliteit afhankelijk lees en schrijfrechten toe te kunnen wijzen aan aparte gebruikers of een cluster gebruikers. 10

11 Autorisaties Het autoriseren van gebruikers verloopt volgens typen gebruikers. Deze typen zijn: lid voorzitter beheerder systeem Deze dienen apart toegangsrechten te krijgen voor de volgende onderdelen van het systeem: Algemeen deel Technische deel Financieel deel Administratief deel Dit kan het best gedaan worden door met een vereniging van eigenaren en het bedrijf waar de applicatie geïmplementeerd zal worden een CRUD matrix op te stellen. In deze CRUD matrix worden dan alle gebruikers met hun bijbehorende rechten vastgelegd. Per implementatie kan dit verschillen, aangezien deze gebruikers en rechten niet vast liggen. Een CRUD matrix is een tabel waarin op de horizontale as alle delen van het systeem waar rechten onder verdeeld moeten worden zijn opgenomen en op de verticale as alles gebruikers. Hierin kan dan worden aangegeven welke rechten een gebruiker of cluster dient te ontvangen. 11

12 Generieke werking functies en interfaces (styleguide) Doel van de styleguide Deze styleguide is bedoeld om het uiterlijk van de applicatie in hoofdlijnen vast te leggen. Hoofddoel is om de usability zo hoog mogelijk te houden. Het ontbreken hiervan bij andere applicaties is de uitgang van dit project. Het aantal clicks en de navigeerbaarheid dient hoog in het vaandel gehouden te worden. Hierom is er gekozen om de indeling in vieren te verdelen en de functionaliteiten die onder deze vier hoofdgroepen zo goed mogelijk te organiseren en te groeperen. De look and feel van de applicatie dient zo veel mogelijk op de Windows standaarden gebaseerd te worden. Hiermee wordt het gedrag van de muis en de toetsenbord bedoeld, maar ook de locatie van knoppen en het gebruik van bijvoorbeeld invoervelden bedoeld. Het systeem dient intuïtief bedient te kunnen worden, om gebruikers er snel en makkelijk mee overweg te laten kunnen gaan. Aanmelden bij het systeem Het aanmelden bij het systeem gebeurt door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Na het invoeren van deze gegevens controleert het systeem of deze naam klopt en haalt het de rechten van de gebruiker op. De gebruiker zal na aanmelden alleen de functionaliteiten waar hij of zij toegang toe heeft te zien krijgen. De rechten van de gebruiker worden uit de database opgehaald. De groep van de gebruiker en de individuele rechten worden opgehaald om de data van het startscherm te kunnen initialiseren. Zo worden er voor elke gebruiker rechten opgehaald, maar zullen er voor gebruikersgroepen bijvoorbeeld in de toekomst ook nieuwsberichten opgehaald kunnen worden. Hier onder voorbeelden van hoe het hoofdmenu er uit zou kunnen zien, gevolgd door een voorbeeld van wat de beheerder ziet na te zijn ingelogd in het systeem: 12

13 Applicatievenster Na het inlogscherm zal zoals getoond in het voorbeeld het startscherm getoond worden. Hier zijn de vier functionaliteitgroepen weergegeven waar de gebruik uit kan kiezen afhankelijk van zijn of haar rechten. Het startscherm en de algemene interface bestaat uit de volgende componenten: Titelbalk In de titelbalk wordt de naam van de applicatie en de titel van het huidige venster aangegeven om feedback te geven aan de gebruiker over de positie in het systeem. Hier kan afhankelijk van de diepte in het systeem bijvoorbeeld ook gebruik gemaakt worden van breadcrumbs. Tevens dienen er de standaard Windows knoppen voor de venstereigenschappen aanwezig te zijn. Dit zijn knoppen voor het minimaliseren, volledig scherm/venster knop en de sluitknop. Na het klikken van de sluitknop dient er wel om confirmatie te worden gevraagd middels een dialoog waar de gebruiker moet opgeven of hij zeker weet dat hij de applicatie wil verlaten. 13

14 Statusregel Aan de onderkant van het scherm is een statusregel aanwezig waarin de gebruiker feedback krijgt van de status van het systeem. Voorbeelden zijn Het ophalen van gegevens of Bezig met opslaan tevens kunnen hier snelkoppelingen worden geplaatst naar bepaalde schermen in het systeem of een zoekfunctionaliteit in de vorm van het bekende vergrootglas. Indien er wordt gebruikt van dit soort pictogrammen om het navigeren te verbeteren dient er feedback te worden gegeven aan gebruiker zodra hij de muiscursor boven het pictogram plaats in de vorm van een pop-up melding met de naam van de functionaliteit, zoals een bericht met zoek Zoeken. Muiscursor De muiscursor dient de standaard vorm van een pijl te hebben. Als het systeem bezig met het ophalen of verwerken van gegevens dient er feedback te worden gegeven aan de gebruiker. Dit kan door middel van een zandloper of een het cirkeltje dat in Windows 7 gebruikt wordt. Indien hier niets voor wordt gebruikt kan de standaard van het besturingssysteem worden gebruikt. Hoofdscherm In het hoofdscherm wordt de data weergegeven. De lay-out van het scherm dient intuïtief bediend te worden. Alle invoer regels of tabellen dienen benoemd te worden. Bijvoorbeeld Naam of Prolongatieschema boven of naast het schema. De data dient overzichtelijk op het scherm geplaatst te worden waarbij zo veel mogelijk gebruikt wordt gemaakt van de beschikbare ruimte. Indien een venster veel informatie bevat is het beter om dit verticaal dan horizontaal te plaatsen, omdat oudere computers veelal op een lager resolutie draaien, bijvoorbeeld 800 bij 600 pixels of 1024 bij 768 pixels. Deze schermformaten zijn niet zo breed en een gebruiker dient niet ook naar links en rechts te hoeven scrollen of alle informatie zichtbaar te krijgen. Bij het gebruik van pictogrammen dient feedback gegeven te worden als de gebruiker de muiscursor erboven plaatst. Interfaceopties waar gebruik gemaakt van dient te worden zijn: Tabellen voor informatie. Selectievakken om opties te selecteren. Selectielijsten waaruit één optie geselecteerd kan worden, bijvoorbeeld een driedelig selectievak voor een geboortedatum, of een man/vrouw selectie. Een standaard knoppenbalk met de opties: terug, annuleren, opslaan, verwijderen, toevoegen, detail, wijzigen. Van deze functies dient naar eigen inzicht van de schermontwikkelaar gebruik gemaakt te worden. De informatie dient altijd zo efficiënt mogelijk beschikbaar gemaakt te worden, maar mag niet te veel ruimte in beslag nemen. Zo zal een lijst gebruikers in een tabel worden weergegeven, waar bij veel gebruikers ook de mogelijkheid is om te zoeken op naam, geboortedatum, of adres bijvoorbeeld. Ook de getoonde informatie dient nooit meer te zijn dan dat er in dat scherm nodig is om de taak te vervullen. Zo is het wel nodig om bij het toewijzen van een factuur een bepaald bedrijf te selecteren, maar zal dit bij het betalen hiervan niet nodig zijn. 14

15 Functies Hieronder is een overzicht te zien van de huidige functionaliteiten van het systeem: In dit overzicht van de functionaliteiten wordt duidelijk dat de applicatie functies zal bevatten zoals: Eigenaarbeheer Verenigingbeheer Vergaderbeheer De hierboven genoemde functies en alle andere functies worden op een meer gedetailleerd niveau behandeld in het hoofdstuk Usecases en beschrijvingen. 15

16 Samenvatting en beschrijving van de gebruikers rollen en de functies die worden gebruikt Er zijn in de applicatie vier soorten gebruikers: Lid, voorzitter, beheerder en systeem. Van ieder van deze gebruikers zal een samenvatting en beschrijving volgen van rollen en functies die zij zouden kunnen gebruiken in de applicatie Lid: Een lid is een entiteit die bij een appartementsrecht hoort. Deze kan dus niet aangepast of verwijderd worden, omdat immers elk appartementrecht behouden dient te blijven. Een lid is de basisgebruiker in het ticket systeem. Het lid kan de status van reeds gemelde tickets bekijken die door hem aan zijn gemaakt. Een lid kan zelf nieuwe incidenten melden die door of de gebruiker of het systeem in een ticket worden gezet. Het lid kan een overzicht opvragen met alle vergaderingen die op hem (zijn VvE) van toepassing zijn. Voor elke vergadering is er een nieuw scherm waarin de details van de vergadering worden weergegeven. Hierin zijn ook de notulen te vinden die door de voorzitter zijn toegevoegd. Ook is er een kalender beschikbaar waarin alle afspraken rond het VvE, waaronder de vergaderingen te zien zijn. Een lid kan in het scherm van de vereniging alle gegevens van de vereniging zien. Hieronder valt de splitsingakte als document, vermeld met versienummer en datum van laatste bewerking. Voorzitter: De voorzitter kan een overzicht opvragen van alle leden die bij de VvE van de beheerder aangesloten zijn. Hij kan de leden wel inzien, maar kan deze niet aanpassen. De voorzitter heeft dezelfde rechten als een lid. Ook kan de voorzitter de gemaakte facturen inzien en het onderhoudsplan inzien. De voorzitter kan een verzekeringsoverzicht bekijken. Hier staan alle afgesloten verzekeringen en bijbehorende gegevens en kosten. De voorzitter heeft de mogelijkheid een nieuwe vergadering aan te maken. De vergadering heeft de volgende eigenschappen. Na het opslaan van de vergadering blijft de vergadering beschikbaar voor aanpassingen. De voorzitter heeft bij het aanmaken of wijzigen van een vergadering de mogelijkheid om een e- mailnotificatie te versturen die automatisch naar deelnemers wordt verstuurd. Voor elke vergadering bestaat er een aparte agenda in de vorm van een document. De voorzitter heeft de mogelijkheid om deze documenten toe te voegen en toe te wijzen aan een vergadering. Na toewijzen blijft het mogelijk om de documenten aan te passen door middel van een webinterface. De voorzitter heeft rechten om notulen die gemaakt zijn bij en vergadering in het systeem te zetten en te koppelen aan een vergadering. Notulen kunnen in een document geupload worden of via een 16

17 webinterface toegevoegd worden. Na het toevoegen van de notulen blijft de voorzitter de mogelijkheid hebben om notulen aan te passen. : De beheerder heeft alle rechten binnen het ledenbeheer. Deze gebruiker kan alle leden bekijken, maar ook aanpassen. De beheer heeft alle rechten die een lid en de voorzitter ook hebben. De beheerder mag ook een overzicht van alle tickets opvragen en de status en/of gegevens van het tickets bijwerken. De beheerder is er om tickets op te kunnen lossen. De beheerder heeft daarom toegang tot het overzicht van bedrijven die de voorkeur hebben om de problemen op te lossen. De beheerder mag deze contacteren en inzetten om het probleem op te lossen. De gemaakte factuur moet geupload worden in het systeem. De beheerder mag het onderhoudsplan (MOP) aanpassen om de dingen die al gedaan zijn af te kunnen vinken en het plan actueel voor alle gebruikers te houden. De beheerder mag nieuwe verzekeringen afsluiten en deze toevoegen aan het systeem. Tevens kan hij deze gegevens van de verzekeringsentiteit bewerken. Bijvoorbeeld het veranderen van de kosten van de polis of andere gegevens. De beheerder kan verzekeringen verwijderen uit het systeem. De verzekering wordt dan op non actief gesteld om eventuele betalingsgegevens wel te bewaren voor de toekomst. De beheerder kan een nieuwe vereniging aanmaken. Hij moet hier alle gegevens van de VvE in vullen, zoals de naam, maar ook de grootte van het pand, de bewoners invoeren en de gegevens van de splitsingsakte invoeren. Hij moet hier de originele ook splitsingakte uploaden in een vorm van een document (PDF bijvoorbeeld). Alle leden (appartementen, appartementsrecht, stemverdeling) dienen toegevoegd te worden, een er dient een voorzitter aangewezen te worden. Een beheerder kan een vereniging verwijderen (deactiveren). Een beheerder kan een overzicht zien van alle verenigingen die aan hem zijn toegewezen. Systeem: Het systeem kan nieuwe tickets aanmaken en inzien. Indien een tickets status veranderd zal deze automatisch een notificatie sturen naar het lid dat het incident heeft gemeld en alle andere leden die zich hebben ingeschreven om op de hoogte te blijven van dit ticket. Tevens wordt een notificatie naar de beheerder gestuurd, zodat deze de nodige maatregelen kan nemen, bijvoorbeeld het ticket afsluiten of de factuur betalen. Nadat de voorzitter heeft gekozen om een uitnodiging naar alle deelnemers te sturen voor een vergadering bezorgd het systeem het bericht aan de deelnemers. Het systeem maakt elke avond een advieslijst,daar word bekeken of er een openstand saldo is. 17

18 Usecases + beschrijvingen Algemeen deel: 18

19 19

20 Relaties Beschrijving Relaties aanmaken Nieuwe relatie aan maken, met een relatie wordt bedoeld alle gegevens van eigenaren van appartementen, gebruikers van appartementen, alle leveranciers etc Aannames - VvE staan al in het systeem - Aantal relatie categorieën bestaan al Stappen - Het maken van een nieuwe relatie gebeurd bij het volgen van de volgende stappen: 1. Adres invullen: adresgegevens van de relatie 2. Categorie aangeven: eigenaar van appartement bijvoorbeeld 3. Aangeven of de relatie debiteur of crediteur is. 4. telnummer, en faxnummer invullen 5. bank of girorekeningnummer invullen 6. automatische betaling aanvinken 7. contactpersoon gegevens invoeren Problemen Relatie word niet toegevoegd, relatie komt al voor in het systeem Relaties zoeken Beschrijving Het systeem biedt de mogelijkheid om een relatie snel te vinden. Aannames - zorgt dat er een aantal relaties al bestaan in het systeem. Stappen - klikt op relatie zoeken. Hij krijgt een zoekscherm waar de naam van de relatie ingetypt kan worden. Problemen Zoek resultaat levert niets op, dus de mogelijkheid dat de relatie niet bestaat of dat het aangemaakt moet worden. 20

21 Relaties bekijken Beschrijving Alle relaties worden getoond in één scherm, het is soms handig voor de gebruiker om te weten welke relaties er allemaal bestaan Aannames - zorgt dat er een aantal relaties al bestaan in het systeem. Stappen - Gebruiker klikt op Overzicht Relaties knop - Nieuwe venster word geopend en alle relaties zijn te zien. Problemen Relaties bestaan nog niet en die moeten nog worden toegevoegd of aangemaakt worden Relaties bewerken Beschrijving Soms worden bepaalde gegevens veranderd, en die gegevens moeten ook aangepast worden voor het systeem Aannames - Relatie gegevens zijn veranderd - Gegevens verkeerd ingevoerd - Relatie bestaat al in het systeem Stappen - Gebruiker selecteert een relatie - Klikt op Bewerk Relatie - Gegevens bewerken - Relatiegegevens opslaan Een Venster verschijnt die bevestigt dat de relatiegegevens zijn bewerkt. Problemen Relatiegegevens worden niet opgeslagen in het systeem en de oude gegevens blijven staan 21

22 Relatiegegevens printen Beschrijving Relatie gegevens worden uitgeprint Aannames - Relatie die geprint moet worden, bestaat al in het systeem, en de gegevens kloppen allemaal - Relaties zijn al toegevoegd aan een VvE Stappen - VvE word geselecteerd - VvE relaties zijn te zien - Criteria aangeven: Kiezen uit verschillende categorieën/ en selecteren of het debiteur kenmerk is of crediteur (optioneel) - Op knop Print Relaties In het geval dat er geen criteria aangegeven is, krijgt de gebruiker alle relaties van de geselecteerde VvE Problemen Gewenste relatiegegevens worden niet uitgeprint (in het geval dat er criteria werd aangegeven) Geselecteerde VvE heeft geen relaties Relatiegegevens exporteren Beschrijving Relatiegegevens van één of meer VvE s exporteren naar Microsoft Excel formaat Aannames - Relaties zijn al toegevoegd aan een VvE Stappen - VvE selecteren(kan één of meer) - Relatiegegevens selecteren - Klik op Exporteer naar Excel Bevestiging krijgen dat de geselecteerde VvE s en relaties zijn geëxporteerd naar Excel bestand. Problemen Geselecteerde relatiegegevens worden niet allemaal geëxporteerd Geen bevestigingsmelding krijgen op het scherm. 22

23 Relatie dossier bekijken Beschrijving Complete dossier die informatie geeft over de appartementen, de eigenaren, debiteurenkaart, crediteurenkaart en facturen Aannames - Beschikbaar relaties - Relaties zijn al gekoppeld aan VvE - Debiteurenkaart en crediteurenkaart bestaan al Stappen - Eerst op Relatie Dossier klikken - Relatie zoeken en selecteren - Menu wordt beschikbaar en afhankelijk van de relatie wordt een menu gemaakt. Het menu bevat de volgende functies: o Debiteurenkaart o Facturen o Appartementen en bijdrage o Crediteurenkaart Problemen Relatie dossier is niet beschikbaar, omdat er geen genoeg informatie is, of omdat er geen dossier is gemaakt 23

24 Eigenaars Eigenaars VvE Autorisatie geven Beschrijving Eigenaar of eigenaars van VvE s autorisatie geven om gegevens te zien Aannames - Eigenaars van VvE s bestaan al in het systeem Stappen - VvE selecteren - Eigenaars selecteren - Gebruiksnaam en wachtwoord genereren Problemen Gebruiksnaam en wachtwoord kunnen niet gegenereerd worden Eigenaars bestaan niet in het systeem Eigenaars aan relaties toevoegen Beschrijving Eigenaars toevoegen en koppelen aan relaties Aannames - Eigenaars bestaan al in het systeem Stappen - Selecteer de relatie - Selecteer de eigenaar - Maak gebruiksnaam en wachtwoord voor de eigenaar - Stuur de inlog gegevens naar de eigenaar Problemen Gebruiksnaam bestaat al in het systeem Account kan niet gemaakt worden Eigenaar bestaat niet in het systeem 24

25 Beheerteam Beheerteam invullen Beschrijving Één persoon of meerdere personen kunnen een VvE beheren Aannames - VvE bestaan al in het systeem Stappen - Selecteer de naam - Selecteer rol binnen het beheerteam - Begin en einde datum invoeren Problemen Beheerovereenkomst voor VvE invullen Beschrijving Verschillende afspraken met de VvE invullen Aannames - Beheerteam voor de VvE is al gemaakt en ingevuld Stappen - Overeenkomstkenmerk invullen - Soort VvE beheer aangeven - Begindatum aangeven Problemen Overzicht printen Beschrijving Overzicht van het beheerteam en de gemaakte afspraken uitprinten Aannames - Beheerteam voor de VvE is al gemaakt en ingevuld - Afspraken zijn ook al gemaakt Stappen - Op de knop Printen drukken Problemen 25

26 Debiteurenbewaking Debiteuren bewakingsprofiel invoeren Beschrijving Een systeem die de debiteuren bewaakt, controle voor achterstand betaling, bijdrage enzo.. beheerder Aannames - Stappen - Debiteur bewakingsprofiel voor een VvE invoeren Problemen Debiteur bewakingprofiel is niet ingesteld Openstaand saldo controleren Beschrijving Per debiteur wordt gekeken of er een openstaand saldo is Aannames - Stappen - Controle voor openstaand saldo uitvoeren - Kijken of de termijn verstreken is waarbinnen betaald moest worden. Als het zo is dan word de debiteur op de advieslijst gezet Problemen Systeem kan niet controleren of er openstaand saldo is 26

27 Advieslijst Advieslijst aanmaken Beschrijving Een advieslijst wordt aangemaakt op basis van de gegevens in de administratie waarin gekeken wordt wie achterstand heeft, systeem Aannames - Achterstand / openstaand saldo bestaat Stappen - Systeem: maakt automatische elke avond een advieslijst - : wanneer de beheerder de administratie heeft bijgewerkt en de advieslijst niet meer correct is dan maakt de beheerder een nieuwe advieslijst door op de knop Nieuwe Advieslijst maken te klikken Problemen Administratie is niet bijgewerkt en toch wordt een nieuwe advieslijst gemaakt Advieslijst bekijken Beschrijving controleren wie de achterstand heeft bij het bekijken van de advieslijst Aannames - Advieslijst is al aangemaakt Stappen - Selecteer VvE - Daarna op de knop Bekijk Advieslijst klikken Problemen Er is geen advieslijst gemaakt Advieslijst verwerken Beschrijving Aannames - Advieslijst bestaat al Stappen - Op de knop Verwerk Advieslijst klikken Problemen Brieven printen Beschrijving Herinneringsbrieven of aanmaningsbrieven afdrukken beheerder Aannames - Advieslijst bestaat al en is al aangemaakt Stappen - Op het knop Print brieven klikken Problemen 27

28 Advieslijst printen Beschrijving Advieslijst printen en controleren vanaf papier Aannames - Advieslijst bestaat al en is al aangemaakt Stappen - Op de knop Print advieslijst - Nieuw scherm - Advieslijst kiezen van een geselecteerde VvE of voor alle VvE s om af te drukken Problemen 28

29 UrenAdministratie Beschrijving Activiteiten codes invullen Activiteiten codes worden ingevuld in het systeem voor verschillende activiteiten Aannames - Activiteiten beschikbaar voor de gebruiker Stappen - Selecteer een activiteit - Vul de code in - Klik op Opslaan Problemen Activiteiten zijn niet beschikbaar of bestaan nog niet Uren registreren Beschrijving Voor een medewerker zijn gewerkte uren en werkzaamheden invoeren in het systeem Aannames - Activiteiten codes bestaan al - Medewerker geeft zijn gewerkte uren en werkzaamheden door Stappen - Selecteer de naam van de medewerker - Selecteer de week waarvoor u de werkzaamheden wilt invullen - Vul de datum in - Selecteer de activiteiten code en vul het aantal uren in Problemen Beschrijving Werkzaamheden overzicht bekijken Voor een geselecteerde week, krijg je een overzicht van verschillende werkzaamheden te zien Aannames - Werkzaamheden zijn al in het systeem ingevoerd Stappen - Selecteer de week - Klik op OK - Je kan de werkzaamheden overzicht zien Problemen Voor bepaalde weken zijn er geen werkzaamheden 29

30 Werkzaamheden overzicht exporteren Beschrijving Werkzaamheden exporteren naar Microsoft Excel formaat Aannames - Werkzaamheden van een geselecteerde week moeten beschikbaar zijn Stappen - Klik op Exporteer naar Excel Bevestiging krijgen dat de werkzaamheden zijn geëxporteerd naar Excel Problemen Geselecteerde werkzaamheden worden niet allemaal geëxporteerd Geen bevestiging melding krijgen op het scherm 30

31 Technische deel 31

32 32

33 33

34 Reparatieverzoeken Reparatieverzoek indienen Beschrijving Een lid van de VVE kan een reparatieverzoek indienen via de gebruikersinterface voor leden. De beheerder kan dat ook indien er gebeld wordt. Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) Stappen - Selecteer het vakgebied waar het probleem zich in bevindt (elektriciteit, riolering, etc.) - Vul een uitgebreide beschrijving in betreffend het probleem - Noteer de locatie van het probleem - Druk op versturen, het verzoek is nu ingediend Problemen Als een van de velden niet is ingevuld wordt er verzocht dat alsnog te doen. Vakgebied staat niet in de lijst, dan zal een dit vakgebied aan moeten maken Reparatieverzoek bestaat al, dan komt er een melding met de mogelijkheid terug te gaan naar het overzicht. Reparatieverzoek wijzigen Beschrijving In het geval van een fout in de omschrijving kan het reparatieverzoek gewijzigd worden Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Reparatieverzoek moet ingediend zijn, maar nog niet geaccepteerd zijn door de beheerder Stappen - Selecteer het vakgebied waar het probleem zich in bevindt (elektriciteit, riolering, etc.) - Vul een uitgebreide beschrijving in betreft het probleem. - Noteer de locatie van het probleem. - Druk op versturen, het verzoek is nu gewijzigd Problemen Als een van de velden niet is ingevuld wordt er verzocht dat als nog te doen. Vakgebied staat niet in de lijst, dan zal een dit vakgebied aan moeten maken Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 34

35 Reparatieverzoek annuleren Beschrijving Reparatieverzoek annuleren in het geval van een fout of als het probleem opgelost is Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Reparatieverzoek moet ingediend zijn, maar nog niet geaccepteerd zijn door de beheerder (tenzij de gebruiker een beheerder is, dan mag het wel) Stappen - Selecteer het reparatieverzoek in het overzicht - Klik op verwijderen - Klik op Ja ik wil dit verzoek annuleren - Het verzoek is geannuleerd Indien de beheerder het verzoek annuleert en hiervoor al in de status een akkoord heeft gegeven komt er een waarschuwing om dit ook met de betreffende reparatiepartij te bespreken. Problemen Verzoek is afgerond of al geannuleerd, in deze gevallen zal het verzoek natuurlijk niet (nog een keer) geannuleerd kunnen worden Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht Status reparatie bekijken Beschrijving De status(historie) bekijken van het geselecteerde reparatieverzoek Lid, Voorzitter, Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Er moet een reparatieverzoek bestaan Stappen - Selecteer het reparatieverzoek in het overzicht - Klik op details Problemen Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 35

36 Status reparatie bijwerken Beschrijving Een (gesorteerde) lijst van leveranciers bekijken, dit wordt uiteraard gesorteerd op type leverancier Aannames - Er moet een reparatieverzoek zijn die niet geannuleerd is Stappen - Selecteer het reparatieverzoek in het overzicht - Klik op status bijwerken - Kies de status uit de lijst Problemen Reparatieverzoek bestaat niet, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 36

37 Contracten Contract weergeven Beschrijving Onderhoudscontracten weergeven Aannames - Er bestaat een contract Stappen - In het overzicht, selecteer de contractsnaam, dan klik op details Problemen Contract bestaat niet (meer), dan wordt er een melding gegeven met de mogelijkheid om terug te gaan naar het overzicht Contract aanmaken Beschrijving Een nieuw contract aanmaken voor onderhoud Aannames - Stappen - In het overzicht, klik op nieuw contract - Vul de benodigde gegevens in. - Klik op opslaan Problemen Niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld, dan komt er een melding met het verzoek om deze alsnog in te vullen Contract bestaat al, dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het menu Contract bewerken Beschrijving Contractgegevens bewerken in geval van een fout of een wijziging. Aannames - Contract bestaat Stappen - In het overzicht, selecteer de contractsnaam, dan klik op bewerken - Vul de gegevens in - Klik op Opslaan Problemen Niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld, dan komt er een melding met het verzoek om deze alsnog in te vullen Contract bestaat niet (meer), dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 37

38 Contract verwijderen Beschrijving De status(historie) bekijken van het geselecteerde reparatieverzoek Aannames - Gebruiker is ingelogd en lid van de betreffende VVE (tenzij de gebruiker een beheerder is) - Er moet een reparatieverzoek bestaan Stappen - In het overzicht, selecteer de contractsnaam, klik dan op Verwijderen - Bevestig dat je het contract echt wil verwijderen. Problemen Contract bestaat niet (meer), dan komt er een melding met de optie terug te gaan naar het overzicht 38

39 Leveranciers Leverancier bekijken Beschrijving Bekijk de gegevens van een bepaalde leverancier Aannames - Leverancier bestaat Stappen - Selecteer de leverancier uit het overzicht - Klik op details Problemen Leverancier bestaat niet, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht Voorkeursleveranciers aangeven Beschrijving Geef leveranciers aan waar de voorkeur naar uitgaat Aannames - Leverancier bestaat Stappen - Klik op Leverancier bijwerken - Vink voorkeursleverancier aan of uit Indien ongewenste leverancier aangevinkt staat, dient deze eerst uitgevinkt te worden Problemen Leverancier bestaat niet, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht Ongewenste leveranciers aangeven Beschrijving Geef de leveranciers aan waarvan liever niet gebruik gemaakt wordt Aannames - Leverancier bestaat Stappen - Klik op Leverancier bijwerken - Vink ongewenste leverancier aan of uit Indien voorkeursleverancier aangevinkt staat, dient deze eerst uitgevinkt te worden Problemen Leverancier bestaat niet, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht 39

40 Leverancier aanmaken Beschrijving Maak een nieuwe leverancier aan Aannames - Stappen - Klik in het overzicht op nieuwe leverancier - Vul de benodigde gegevens in - Klik op opslaan Problemen Leverancier bestaat al, dan wordt er een melding weergegeven met de optie om terug te gaan naar het overzicht Niet alle benodigde gegevens zijn ingevuld, dan komt er een melding met het verzoek om het nog te doen 40

41 Reparatievoorwaarden Reparatievoorwaarden bekijken Beschrijving Geeft een lijst weer van reparatievoorwaarden Aannames - Reparatievoorwaarden zijn gedefinieerd Stappen - Problemen Reparatievoorwaarden aanpassen Beschrijving Past de huidige reparatievoorwaarden aan Aannames - Reparatievoorwaarden zijn gedefinieerd Stappen - Problemen 41

42 Financieel deel 42

43 43

44 44

45 45

46 Begroting Beheer Begroting aanmaken Beschrijving Een begroting wordt voor een VVE aangemaakt Aannames - Er moet een VVE bestaan - Voer alle gegevens in voor de begroting Problemen Begroting bestaat al, en kan niet nog eens aangemaakt worden Niet alle gegevens worden ingevoerd voor een begroting Beschrijving Aannames - Er moet een begroting bestaan - Selecteer een begroting Begroting bekijken Een lijst met gegevens van een begroting bekijken Voorzitter, Problemen Begroting bestaat niet Beschrijving Begroting status wijzigen Een voorzitter moet een status toewijzen aan een begroting, aan de hand van een ledenvergadering word bepaald welke status de begroting zal krijgen Voorzitter Aannames - Er moeten een begroting bestaan - Selecteer een begroting - Wijzig status naar: goedgekeurd Wijzing status naar: afgekeurd Problemen Voorzitter geeft verkeerde status door Begroting printen Beschrijving Een begroting wordt uitgeprint Aannames - Er moet een begroting bestaan Stappen - Selecteer VVE - Selecteer begroting - Print uit 46

47 Beschrijving Brief sturen bijdrage Een brief wordt gestuurd naar iedere lid in de VVE met daarin de bijdrage die betaald moet worden Aannames - Er is een begroting - Begroting is goedgekeurd - Selecteer een begroting - Stuur brief naar leden van die VVE Problemen Mail gegevens of adres gegevens van een lid kloppen niet, lid ontvangt niet het bericht met daarin hoeveel bijdragen er moet worden betaald 47

48 Boekjaar Beschrijving Aannames - Een financieel rapport bestaat - Selecteer de rapporten - Print uit Rapporten printen Verschillende financiële rapporten kunnen worden uitgeprint Problemen Rapporten bestaan niet Grootboekschema bewerken Beschrijving Een grootboekschema aanpassen voor het boekjaar Aannames - Een boekjaar bestaat - Selecteer een boekjaar - Invoeren gegevens van boekjaar Problemen Grootboekschema bestaat niet, niet alle gegeven worden ingevoerd, verkeerde gegevens worden ingevoerd Rapportageschema bewerken Beschrijving Opstellen hoe de financiële rapportages worden samengesteld Aannames - - Selecteer type rapport - Selecteer gegevens die in het rapport moeten komen Problemen Verkeerde type wordt gekozen 48

49 Beschrijving Aannames - Een grootboekrekening bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een grootboekrekening Grootboekrekening bekijken Een overzicht uit een grootboekrekening wordt getoond Problemen Grootboekrekening bestaat niet 49

50 Factuur beheer Use case Beschrijving Factuur maken Een factuur moet worden gemaakt om een bepaalde dienst in rekening te kunnen brengen Aannames - - Selecteer een boekjaar - Kies voor Factuur maken - Vul de gegevens in Problemen Verkeerde gegevens worden ingevoerd, niet alle gegevens worden ingevoerd Use case Factuur boeken Beschrijving Een factuur is gemaakt en goedgekeurd, en kan nu worden uitgevoerd Aannames - Factuur is goedgekeurd - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Kies voor Factuur boeken Problemen Status van de factuur is niet bekend, waardoor factuur niet kan worden geboekt Use case Beschrijving Aannames - Factuur bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Print uit Factuur printen Een factuur kan worden uitgeprint Problemen Factuur bestaat niet 50

51 Use case Beschrijving Aannames - Factuur is afgekeurd - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Kies voor Factuur annuleren Factuur annuleren Een factuur is niet goedgekeurd en zal nu worden geannuleerd Problemen Factuur is al geannuleerd, factuur bestaat niet Use case Beschrijving Aannames - Factuur bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur Problemen Factuur bestaat niet Factuur bekijken Een overzicht van een factuur wordt getoond, Voorzitter Use case Factuur status wijzingen Beschrijving Een voorzitter moet een status toewijzen aan een factuur Voorzitter Aannames - Factuur bestaat - Selecteer een boekjaar - Selecteer een factuur - Wijzig status naar: goedgekeurd Wijzig status naar: afgekeurd Problemen Verkeerde status wordt toegewezen, waardoor factuur zal worden geboekt en uitgevoerd 51

52 Debiteuren en Crediteuren beheer Use case Debiteur of Crediteur invoeren Beschrijving Een debiteur of crediteur wordt ingevoerd in het systeem Aannames - Debiteur of Crediteur gegevens zijn aanwezig Stappen - Selecteer Debiteur - Voer gegevens in van de debiteur Selecteer Crediteur - Voer gegevens in van de crediteur Problemen Debiteur of crediteur bestaat niet, niet alle gegevens worden ingevoerd Use case Debiteur of Crediteur bewerken Beschrijving Een debiteur of crediteur heeft een aanpassing nodig op de eerder vastgelegde gegevens Aannames - Debiteur of Crediteur bestaat Stappen - Selecteer Debiteur - Bewerk de gegevens die aangepast moeten worden Selecteer Crediteur - Bewerk de gegevens die aangepast moeten worden Problemen Verkeerde gegevens worden aangepast, debiteur of crediteur bestaat niet Use case Beschrijving Aannames - Debiteur of Crediteur bestaat Stappen - Selecteer Debiteur Selecteer Crediteur Debiteur of Crediteur bekijken Een lijst van debiteuren of crediteuren wordt getoond Problemen Debiteur of crediteur bestaat niet 52

53 Use case Beschrijving Aannames - Debiteur of Crediteur bestaat Stappen - Selecteer Debiteur - Print uit Selecteer Crediteur - Print uit Debiteur of Crediteur printen Een lijst van debiteuren of crediteuren kan worden geprint Problemen Debiteur of crediteur bestaat niet 53

54 Prolongaties Use case Prolongatie bekijken Beschrijving Een overzicht van prolongaties wordt getoond Aannames - VVE bestaat - Boekjaar bestaat - Selecteer lijst Geplande prolongaties Selecteer lijst Uitgevoerde prolongaties Problemen Verkeerde prolongaties zijn uitgevoerd, prolongaties bestaan niet Use case Beschrijving Prolongatie aanpassen Een prolongatie klopt niet en zal moeten worden aangepast om uitgevoerd te kunnen worden Aannames - Prolongatie bestaat maar is niet uitgevoerd - Selecteer een prolongatie - Wijzig de uitvoer datum Problemen Prolongatie bestaat niet, prolongatie is al uitgevoerd 54

55 Voorschotten Beheer Use case Voorschotten aanmaken Beschrijving Een voorschot wordt aangemaakt Aannames - VVE bestaat - Vul gegevens in voor het voorschot Problemen Voorschot bestaat niet, niet alle gegevens worden ingevoerd Use case Beschrijving Aannames - VVE bestaat - Voorschotten bestaan Voorschotten bekijken Een lijst van voorschotten wordt getoond Problemen Voorschot bestaat niet Use case Beschrijving Voorschotten activeren Een voorschot is gecontroleerd en goedgekeurd, nu kan het niet worden uitgevoerd Aannames - VVE bestaat - Voorschot is gemaakt - Kies voor Activeren Problemen Voorschot is al geactiveerd Use case Beschrijving Voorschotten annuleren Een voorschot is gecontroleerd en afgekeurd, nu kan het niet worden uitgevoerd Aannames - VVE bestaat - Voorschot is gemaakt - Kies voor Annuleren Problemen Voorschot is al geannuleerd 55

56 Use case Beschrijving Aannames - VVE bestaat - Voorschot bestaat - Selecteer voorschot - Print uit Voorschotten pinten Een voorschot kan worden geprint Problemen Voorschot bestaat niet 56

57 Dagboek beheer Use case Dagboek aanmaken Beschrijving Een dagboek wordt aangemaakt Aannames - VVE bestaat - Vul gegevens in voor een dagboek Problemen Niet alle gegevens zijn ingevoerd Use case Beschrijving Aannames - VVE bestaat - Selecteer een dagboek Dagboek bekijken Een overzicht van een dagboek wordt getoond Problemen Dagboek bestaat niet Use case Bankafschrift invoeren Beschrijving Een bankafschrift wordt ingevoerd Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Voer gegevens van bankafschrift in Problemen Niet alle gegevens zijn ingevoerd Use case Beschrijving Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Selecteer een bankafschrift Bankafschrift bekijken Een overzicht van een bankafschrift wordt getoond Problemen Bankafschrift bestaat niet 57

58 Use case Beschrijving Bankafschrift boeken Een bankafschrift is gecontroleerd en goedgekeurd, en nu kan het worden uitgevoerd Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Selecteer een bankafschrift - Kies voor Boeken Problemen Bankafschrift bestaat niet, is al geboekt Use case Beschrijving Bankafschrift annuleren Een bankafschrift is gecontroleerd en afgekeurd, en nu kan het worden geannuleerd Aannames - VVE bestaat - Dagboek bestaat - Selecteer een dagboek - Selecteer een bankafschrift - Kies voor Annuleren Problemen Bankafschrift is al geannuleerd 58

59 Telebankieren Use case Beschrijving Telebankier programma inloggen Een gebruiker kan inloggen via een telebankier programma om zo betaling via telebankieren te regelen, Voorzitter, Lid Aannames - Telebankier programma bestaat Stappen - Selecteer uw bank - Login Problemen Telebankieren niet beschikbaar, inloggen lukt niet 59

60 Administratief deel 60

61 61

62 62

63 63

64 Vergadering Beheer Vergadering aanmaken Beschrijving Een vergadering wordt voor een VVE aangemaakt Aannames - Er moet een VVE bestaat - Voer alle gegevens in voor de vergadering Problemen Niet alle gegevens worden ingevoerd Beschrijving Uitnodiging versturen Een uitnodiging voor de vergadering wordt naar alle leden van de VVE gestuurd Aannames - Er moet een VVE bestaan - Selecteer een vergadering - Verstuur uitnodiging Problemen Er zijn leden die de uitnodiging niet hebben ontvangen Beschrijving Concept sturen Een concept voor een vergadering van een VVE wordt verstuurd naar de bestuur- / commissieleden Aannames - Er moet een VVE bestaan - Selecteer een vergadering - Verstuur concept Problemen Er zijn leden van het bestuur / commissie die het concept niet hebben ontvangen 64

65 Agenda printen Beschrijving Een agenda wordt uitgeprint Aannames - Er moet een VVE bestaan - Selecteer een vergadering - Selecteer de agenda - Print uit Problemen Agenda bestaat niet Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan Selecteer presentielijst - Print uit Presentielijst printen Een lijst van de presentie voor een vergadering wordt uitgeprint Problemen Presentielijst bestaat niet Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan Stappen - Selecteer volmachten - Print uit Volmachten printen Een aantal volmachten voor een vergadering worden uitgeprint Problemen Volmachten bestaan niet Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Voer gegevens van besluitenlijst in - Voeg besluitenlijst toe aan de vergadering Besluitenlijst aanmaken Een besluitenlijst wordt voor een vergadering aangemaakt Voorzitter Problemen Niet alle gegeven worden ingevoerd 65

66 Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Voer gegevens van notulen in - Voeg notulen toe aan de vergadering Notulen aanmaken De notulen van een vergadering worden aangemaakt Voorzitter Problemen Niet alle gegevens worden ingevoerd Agenda opstellen Beschrijving Een agenda voor een vergadering wordt opgesteld Voorzitter Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Stel een agenda op voor de vergadering - Voeg de agenda toe aan de vergadering Problemen Niet alle gegevens worden ingevoerd Vergadering aanpassen Beschrijving Gegevens van een vergadering worden aangepast Voorzitter Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan - Selecteer een vergadering - Pas de gegevens aan Problemen Vergadering bestaat niet, vergadering is al aangepast, verkeerde gegevens worden aangepast 66

67 Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan Stappen - Selecteer een vergadering - Selecteer de besluitenlijst Selecteer een VVE () Besluitenlijst bekijken Een lijst met gegevens van de besluitenlijst bekijken Lid, Voorzitter, Problemen Besluitenlijst bestaat niet Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan Stappen - Selecteer een vergadering - Selecteer de notulen Selecteer een VVE () Notulen bekijken Een lijst met gegevens van de notulen bekijken Lid, Voorzitter, Problemen Notulen bestaan niet Agenda bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens van de agenda bekijken Lid, Voorzitter, Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een vergadering bestaan Stappen - Selecteer een vergadering - Selecteer de agenda Selecteer een VVE () Problemen Agenda bestaat niet 67

68 Prikbord Berichten aanmaken Beschrijving Een bericht wordt gemaakt en geplaatst op het prikbord Voorzitter, Aannames - Er moet een VVE bestaan - Maak prikbord bericht aan - Plaats prikbord bericht Problemen Prikbord bestaat niet, verkeerd bericht wordt aangemaakt en geplaatst Berichten aanpassen Beschrijving Een bericht op het prikbord wordt aangepast Aannames - Er moet een VVE bestaan - Selecteer een bericht - Pas het bericht aan - Plaats het nieuwe aangepaste bericht Problemen Berichten bestaan niet, verkeerde berichten worden aangepast Berichten bekijken Beschrijving Een lijst met berichten op het prikbord bekijken Lid, Voorzitter, Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moeten berichten staan op het prikbord Stappen - Selecteer het prikbord - Selecteer een bericht Selecteer een VVE () Problemen Berichten bestaan niet 68

69 Verenigingen Beheer Vereniging aanmaken Beschrijving Een VVE wordt aangemaakt Aannames - De nieuwe VVE moet nog niet bestaan Stappen - Selecteer vereniging aanmaken - Voer gegevens in voor de VVE Problemen Niet alle gegevens worden ingevoerd, VVE bestaat al Vereniging aanpassen Beschrijving Een VVE wordt aangepast Aannames - Er moet een VVE bestaan - Pas de gegevens aan van de VVE Problemen VVE bestaat niet, verkeerde gegevens worden aangepast Splitsingsakte invoeren Beschrijving Een splitsingsakte wordt ingevoerd voor een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Voer de splitsingsakte gegevens in voor de VVE Non-functioneel Splitsingsakte moet bestaan en aanwezig zijn Problemen VVE bestaat niet, splitsingsakte bestaat niet Splitsingsreglement invoeren Beschrijving Een splitsingsreglement wordt voor een VVE ingevoerd Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een splitsingsakte bestaan - Voer splitsingsreglement in voor de VVE Non-functioneel Splitsingsakte moet bestaan en aanwezig zijn Problemen VVE bestaat niet, splitsingsreglement bestaat niet 69

70 Splitsingsreglement aanpassen Beschrijving Een splitsingsreglement wordt aangepast voor een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een splitsingsreglement bestaan - Selecteer een splitsingsreglement - Pas de gegevens aan in het splitsingsreglement Non-functioneel Nieuwe gegevens voor het splitsingsreglement moeten zijn doorgegeven Problemen Nieuwe gegevens worden niet doorgegeven 70

71 Post beheer Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer brief aanmaken - Maak een standaard brief Brief aanmaken Een standaard brief wordt aangemaakt voor een VVE, Voorzitter Problemen Verkeerde brief wordt aangemaakt Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een standaardbrief bestaan Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer een standaardbrief - Pas de standaardbrief aan Brief aanpassen Een standaard brief wordt aangepast voor een VVE Problemen Brief bestaat niet, verkeerde brief wordt aangepast Beschrijving Brief opnieuw sturen Een standaard brief wordt opnieuw gestuurd naar de leden van een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een brief bestaan - Brief is al eens eerder verstuurd Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer een VVE - Selecteer een brief - Stuur brief opnieuw rond Problemen Brief is al opnieuw gestuurd 71

72 Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan Stappen - Selecteer Post Beheer - Selecteer een VVE Post overzicht bekijken Een overzicht bekijken van alle post binnen een VVE, Voorzitter Problemen Er bestaat geen post 72

73 Eigenaren beheer Eigenaar aanmaken Beschrijving Een eigenaar wordt aangemaakt Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer eigenaar aanmaken - Voer gegevens in voor de eigenaar Problemen Verkeerde gegevens worden ingevoerd, niet alle gegevens worden ingevoerd Eigenaar aanpassen Beschrijving Een eigenaar wordt aangepast Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Selecteer een eigenaar - Pas de gegevens aan voor de eigenaar Problemen Eigenaar bestaat niet, verkeerde eigenaar wordt aangepast Overdracht invoeren Beschrijving Een overdracht tussen eigenaren wordt ingevoerd Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Voer gegevens in voor de overdracht - Voer overdracht uit, na goedkeuring notaris Non-functioneel Notaris moet gegevens leveren en ontvangen, goedkeuring is nodig van de notaris Problemen Verkeerde eigenaren worden geselecteerd, overdracht is al uitgevoerd 73

74 Beschrijving Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Selecteer eigenaarregister bekijken - Selecteer lijst met overzicht Eigenaarregister bekijken Een lijst met gegevens over de eigenaarregister bekijken Problemen Eigenaarregister bestaat niet Gebruiksregister bekijken Beschrijving Een lijst met gegevens over de gebruiksregister bekijken Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een eigenaar bestaan Stappen - Selecteer Eigenaren beheer - Selecteer een VVE - Selecteer gebruiksregister bekijken Non-functioneel Eigenaar van appartement hoeft niet gebruiker te zijn, eigenaar kan appartement verhuren aan een gebruiker Problemen Gebruiksregister bestaat niet 74

75 Bestuur lijst Bestuurlid toevoegen Beschrijving Een bestuurlid wordt aan een VVE toegevoegd Aannames - Er moet een VVE bestaan - Selecteer bestuurlid toevoegen - Voeg nieuwe bestuurlid toe aan de VVE Problemen Bestuurlid bestaat niet, wordt toegevoegd aan verkeerde VVE Bestuurlid verwijderen Beschrijving Een bestuurlid wordt verwijderd uit een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een bestuurlid bestaan - Selecteer een bestuurlid - Verwijder de geselecteerde bestuurlid Problemen Bestuurlid is al verwijderd Commissie aanmaken Beschrijving Een commissie wordt voor een VVE aangemaakt Aannames - Er moet een VVE bestaan - Selecteer commissie aanmaken - Voer gegevens in voor de commissie Problemen Commissie bestaat al 75

76 Commissie verwijderen Beschrijving Een commissie wordt verwijderd bij een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een commissie bestaan - Selecteer een commissie - Verwijder de geselecteerde commissie Problemen Commissie is al verwijderd Commissielid toevoegen Beschrijving Een commissielid wordt toegevoegd aan een commissie binnen een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een commissie bestaan - Selecteer een commissie - Voeg nieuwe commissielid toe aan de commissie Problemen Commissielid bestaat al Beschrijving Commissielid verwijderen Een commissielid wordt verwijderd uit een commissie in een VVE Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een commissie bestaan - Selecteer een commissie - Selecteer een commissielid - Verwijder de geselecteerde commissielid Problemen Commissielid is al verwijderd 76

77 Beschrijving Bestuurleden lijst bekijken Een lijst met gegevens over de bestuurleden van een VVE bekijken, Voorzitter, Lid Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een bestuur bestaan Stappen - Selecteer bestuurleden lijst bekijken - Bekijk de verschillende bestuurleden Selecteer een VVE () Problemen Bestuurleden lijst bestaat al Beschrijving Commissieleden lijst bekijken Een lijst met gegevens over de commissieleden van een commissie binnen een VVE bekijken, Voorzitter, Lid Aannames - Er moet een VVE bestaan - Er moet een commissie bestaan Stappen - Selecteer een commissie - Selecteer commissieleden lijst bekijken - Bekijk de verschillende commissieleden Selecteer een VVE () Problemen Commissieleden lijst bestaat al 77

78 Consequenties bestaande systemen In dit hoofdstuk worden de consequenties voor het bestaande systeem beschreven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de gevolgen voor de standaards, de overige documenten van het project, de functies en het gegevensmodel. Standaards De standaard zullen van de gesloten standaarden die nu door veel softwareleveranciers wordt gehanteerd veranderen in open standaarden met de mogelijkheid tot implementatie gesloten standaarden. Het systeem zelf zal op de open standaarden zoals WOSI ze hanteert gebaseerd zijn. Wel zal er de mogelijkheid tot communicatie met software volgens gesloten standaarden mogelijk zijn. Het systeem zal zo open mogelijk tot de verschillende standaarden geschreven zijn. Overige documentatie van het project De documentatie die in dit project nog ontbreekt is de documentatie die nodig is om het systeem op te kunnen ontwikkelen. Dit document levert een overzicht van de functionaliteiten van het systeem, maar er zullen aan de technische kant nog een aantal dingen vastgelegd moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn een database ontwerp, de technische infrastructuur (protocollen, applicaties), de beveiliging, etc. 78

79 Aandachtspunten vervolgtraject De relevante aandachtspunten voor het vervolgtraject worden hier beschreven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de fases: test, realisatie, implementatie en beheer en onderhoud. Het betreft hier aandachtspunten, een volledige uitwerking is nog niet aan de orde! Ontwerpfase De ontwerpfase zal nog aangevuld moeten worden met de benodigde documentatie om de ontwikkeling te starten. Dit houdt in dat er nog een technisch ontwerp geschreven zal moeten worden en een ontwerp moet komen voor alle schermen. Eveneens dient er nog eens met de business overlegd te worden of de interpretatie die wij aan het project hebben gegeven overeen met de visie die zij hebben. In deze fase is het nog eenvoudig om wijziging door te voeren, in de toekomst zal dit een stuk moeilijker worden. Ontwikkelingsfase De ontwikkelingsfase zal georganiseerd moeten worden rond de modulaire eigenschappen van de applicatie. Zo kan er tegelijk aan alle vier de delen worden gewerkt. De modules delen echter wel allemaal dezelfde database. Deze zal dus eerst vastgelegd en geïmplementeerd moeten worden op een test server die bereikbaar is voor alle ontwikkelaars. Testfase Tijdens de testfase dient de applicatie getest te worden op zowel fouten als gebruiksvriendelijkheid. Na het testen op fouten waarin gebruik kan worden gemaakt van de theorie die gegeven wordt op de HvA zal de applicatie ook nog eens getest moeten worden door gebruikers en de business op bruikbaarheid en compleetheid. Realisatiefase Na het afbouwen en testen op de HvA kan de applicatie door worden geschoven naar de professionals die aangesloten zijn bij WOSI voor verder onderzoek naar compleetheid en het klaarmaken van de software voor de business. Implementatiefase De implementatie zal gedaan worden door professionals buiten de HvA Beheer- en onderhoudsfase Het beheer zal gedaan worden door professionals buiten de HvA 79

80 Wetgeving Bij het ontwikkelen van de beveiliging en het financiële deel van de applicatie dient met een aantal zaken rekening te worden gehouden. Een opsomming van de standaard regels en een aantal extra regels die tot dusver zijn gevonden en vastgesteld zijn: Beveiliging persoonsgegevens Beveiliging financiële transacties Regels omtrent inzet van derde partijen, deurwaarders bijvoorbeeld Veranderende belastingen, BTW bijvoorbeeld. Regels omtrent het bewaren en beschikbaar stellen van de splitsingsakte Regels omtrent het verzekering van bouwprojecten Regels omtrent het vergaderen van VvE Regels omtrent begrotingen en meerjarenplannen Stemrecht binnen een VvE Regels omtrent een splitsingakte en het wijzigen hiervan Indexclausule verzekeringen 80