Verkoop primair onderwijs: Stenvert Systems & Service B.V. Heutink Primair Onderwijs B.V. Postbus AN Amersfoort Postbus AE Rijssen

Transcriptie

1 Aan de slag met Barcodes & Uitleenpassen maken Uitgever: Verkoop primair onderwijs: Stenvert Systems & Service B.V. Heutink Primair Onderwijs B.V. Postbus AN Amersfoort Postbus AE Rijssen Nederland Nederland Telefoon: Telefoon: Fax: Fax: Internet: Internet:

2 Inhoud 1. Barcode pen Boeken van barcodes voorzien Nieuw barcode nummer Barcodes ingevoerd bij uw materialen Barcodes koppelen in BookStore BookStore Verkenner Barcode invoer programma Uitleenadministratie Boeken invoeren Leerling passen maken Samenvoegen / afdrukken van passen Lenerspas koppelen Stenvert Systems & Service B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, Internet, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst besteedde zorg, kan noch de redactie noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in de uitgave en/of op de bijbehorende CD-ROM kunnen voorkomen. Internet Explorer, Microsoft, MS en MS Agent zijn geregistreerde handelsnamen van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. Windows is een handelsmerk van Microsoft Corporation. BookStore is een geregistreerde merknaam van Stenvert Systems & Service Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 2

3 Doel Dit document beschrijft de volgende onderwerpen: Het gebruik van de barcode pen; Het invoeren van boeken via de barcode pen; Het stickeren van uw boeken met barcode etiketten (indien nodig); Het koppelen van uw boeken aan een barcode (indien nodig); Het maken van uitleenpassen voor uw leerlingen/leerkrachten. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld wordt uitgelegd welke activiteiten u moet verrichten en welke materialen ervoor benodigd zijn. Heeft u vragen over de uitleenadministratie of BookStore in zijn algemeen? Geef u vraag door aan helpdesk@bookstore.nl. Inleiding In de BookStore uitleenadministratie kunt u gebruik maken van de barcode pen voor de uitleen van uw materialen. Het document gaat in op alle facetten die aanbod komen bij het gebruik van de barcode pen. Ons advies zou zijn om eerst het document globaal door te lezen. Nadat de barcode pen is aangesloten, gaat u bij de boeken die geen barcode bevatten een barcode sticker opplakken (hoofdstuk 2). Vervolgens kunt u dit boek aan de barcode in BookStore koppelen (hoofdstuk3). Als een boek geen barcode bevat, dan kan het ook niet via de barcode pen worden uitgeleend. Wilt u de uitleen aan gebruikers via de barcode registeren, dan dient u passen aan te maken (hoofdstuk 5). De leerling gegevens zijn opgeslagen in uw leerling administratie systeem (zoals ESIS, LAR, etc.) Via EDEX export kunt u de gegevens naar een tekst bestand schrijven. Het bestand heet dan edexll.txt. In het praktijkvoorbeeld wordt MS Word voor aanmaak van de passen gebruikt. Via het samenvoegen kunt u de leerling gegevens koppelen aan de opmaak van uw passen. U kunt lassen met verschillende soorten programma s aanmaken. Mocht u vragen hierover hebben, stuur dan uw vraag naar helpdesk@bookstore.nl. Benodigheden: 1. Etiketvellen visitekaartjes of papier (u dient ze dan zelf op maat te snijden) 2. Lamineerhoezen voor visitekaartjes (formaat 59 x 83 mm, 350 micron (2x175)) 3. Laseretiketten Avery 38.1 x 21.2 mm t.b.v. de barcodes (met ronde hoeken) 4. Een barcode pen Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 3

4 1. Barcode pen BookStore biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van de barcode pen. U kunt uw boeken in- en uitnemen via de barcode pen. Er zijn nogal wat verschillende soorten barcodes beschikbaar. BookStore werkt met de EAN13 standaard (raadpleeg voor meer informatie Dat wil zeggen dat een barcode moet bestaan uit 13 cijfers en er mogen geen letters in voorkomen. Het is ook niet zo dat u zomaar een willekeurig getal kunt invoeren. Een barcode moet namelijk voldoen aan een bepaalde berekening anders leest de barcode scanner hem niet. Nadat u de barcode pen heeft aangesloten op uw pc poort, waarop voorheen u toetsenbord was aangesloten, kunt u de barcode pen testen via Notepad of MS Word. Bij PS/2 toetsenborden, is er een extra verloopstekker nodig om het toetsenbord aan te kunnen sluiten op de barcode pen. Als u met de barcode pen op een barcode piept, dan dient er een getal in het tekstverwerkingsprogramma te verschijnen. Controleer altijd de barcode pen, nadat u het heeft aangesloten. Start hiervoor bijvoorbeeld het Windows programma Kladblok (menu-item Start Programma s Bureau-accessoires Kladblok ). 2. Boeken van barcodes voorzien Op alle nieuwe boeken staat een barcode op de achterkant. Indien bij u in de mediatheek boeken staan die niet van een barcode voorzien zijn, dan dient u op deze boeken een barcode sticker te plakken. Er zijn twee methodes: 1) Een nieuw barcode nummer op uw boek plakken; 2) Het barcode nummer van het desbetreffende boek gebruiken. Tip: Methode 1 (nieuw barcode nummer) wordt het meest toegepast. Deze methode werkt het snelst en is eenvoudiger dan methode Nieuw barcode nummer Om boeken van een nieuw barcode sticker te voorzien, kunt u gebruik maken van een MS Word document waarin unieke barcodes zijn opgenomen. Het is namelijk niet mogelijk om zelf barcodes aan te maken door een getal in het barcode veld in te voeren. Elke barcode bevat namelijk een beschrijving van land, uitgever, etc. Het barcode document staat op de BookStore CD-rom en u kunt dit ook downloaden via (menu Download, barcode etiketten). Als u deze barcodes wilt afdrukken heeft u Avery laseretiketten nodig (formaat Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 4

5 38.1 x 21.2 mm). Deze zijn verkrijgbaar bij een office supplies winkel, een boekhandel of te bestellen via de firma Heutink. Nadat u het barcode document heeft geopend, ziet u streepjescode en een SBS nummer. Mocht u geen barcodes zien, maar de tekst.7lm dan betekent dit dat op uw computer het barcode lettertype niet geïnstalleerd is. Mocht u het barcode lettertype opnieuw geïnstalleerd hebben, maar deze fout blijft verschijnen in MS Word dan dient u te controleren in MS Word wat voor lettertype er geselecteerd staat. Selecteer bijvoorbeeld 1 etiket en wijzig dat naar het lettertype BC UPC HD Medium. Het SBS nummer heeft als lettertype Times met corpsgrootte 8. Als de barcodes afgedrukt zijn, kunt u ze op uw materialen plakken en vervolgens kunt u ze dan weer kenbaar maken in BookStore (raadpleeg hiervoor hoofdstuk 3) Barcodes ingevoerd bij uw materialen Een tweede manier om boeken van barcode etiketten te voorzien is om de barcode nummers te gebruiken die bij het materiaal ingevoerd zijn. Als u zelf bij materialen barcodes heeft ingevoerd of de Internet methode heeft gebruikt dan zijn de meeste boeken aan een barcode gekoppeld. Activiteiten 1) Start de BookStore Verkenner; 2) Kik op het menu Extra Print barcode etiketten ; 3) Vervolgens krijgt u een scherm te zien met alle barcodes die bij u aan een materiaal gekoppeld zijn. Mocht u problemen hebben met het afdrukken van het formaat, dan kunt u deze ook via MS Word afdrukken. Het menu-item 'print barcode etiketten' maakt namelijk een aparte tabel met barcodes aan, waarna u met een speciaal merge document dit kunt afdrukken. Selecteer het bestand 'barcodes.doc' in de map c:/sbs2000/data (standaard is dit de c drive, maar het kan ook een letter van uw netwerk drive zijn). Vervolgens wordt er gevraagd om een wachtwoord. Daarna ziet u in MS Word u barcodes verschijnen (streepjes) met daaronder het barcode nummer. Hiervoor dient u wel update 2002 geïnstalleerd te hebben; 4) In de BookStore Verkenner kunt u via het menu-item 'Extra Print barcode titellijst' een lijst afdrukken, zodat u kunt achterhalen bij welke titel het barcode nummer behoort. Deze methode kunt u alleen gebruiken als uw materialen in BookStore van een barcode voorzien zijn. Bijvoorbeeld: Het boek heeft wel een ISBN, maar geen barcode nummer op de achterkant van het boek Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 5

6 3. Barcodes koppelen in BookStore Een materiaal dient altijd aan een barcode gekoppeld te zijn, als u via de barcode pen wilt uitlenen. Er zijn twee methodes beschikbaar om boeken van een barcode te voorzien: 1) BookStore Verkenner 2) Barcode invoer programma 3.1. BookStore Verkenner Als u een paar boeken wilt koppelen, dan kunt u dit boek opzoeken en vervolgens van een barcode voorzien. Activiteiten: 1) Start de BookStore Verkenner; 2) Selecteer de map Mediatheek Media en vervolgens de map waarin uw boeken staan; 3) Dubbelklik op de titel; 4) Selecteer het tabblad Codering ; 5) Vul bij ISBN het nummer in. Als het nummer uit 10 cijfers bestaat, wordt automatisch het nummer van de barcode in het veld barcode ingevuld Barcode invoer programma Het barcode invoer programma is een eenvoudig programma. Via een aantal stappen wordt de barcode aan een titel gekoppeld. Activiteit: 1) Start het programma barcode_invoer.exe ; 2) Klik op de knop OK ; 3) Een scherm verschijnt met stap 1. Zorg ervoor dat de focus op dit scherm staat. Klik met de barcode pen op de barcode (u hoort een piep). Een nummer verschijnt in het veld barcode. Klik op de knop Volgende ; 4) Een scherm met stap 2 verschijnt. Voer de titel of een woord uit de titel in het veld Zoeken naar. Klik op de Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 6

7 knop Zoek. De titels die voldoen aan het zoekcriteria worden getoond. Selecteer de juiste titel en klik op de knop Barcode aan titel koppelen ; 5) Vervolgens verschijnt het scherm met stap 1. Herhaal stap 3 en 4 voor het volgende boek. 4. Uitleenadministratie Alleen in de uitleenadministratie kunt u de boeken in- en uitnemen via de barcode pen. Vooraf Voordat u gebruik kunt maken van de uitleenregistratie via de barcode pen dient u de titels die u wilt uitlenen wel voorzien te hebben van een barcode. Dit kunt u ingeven in het eigenschappen dialoog van het materiaal in het tabblad codering (voor meer informatie, raadpleeg paragraaf 3.1). Daarnaast moet u de gebruikers voorzien van een barcode. Deze kunt u ingeven in het eigenschappen dialoog van de gebruikers onder het tabblad gebruikers (voor meer informatie, raadpleeg paragraaf 6.2). Als de gebruikers een pasje van de plaatselijke bibliotheek hebben met een barcode erop dan kunt u deze ook binnen BookStore gebruiken, zolang het nummer maar uniek is. (barcodeveld van het materiaal moet zijn ingevoerd) (Lenerspas van de gebruiker moet zijn ingevoerd) Activiteiten 1. Start de uitleenadministratie. 2. U krijgt 3 tabbladen te zien: Uitleenoverzicht, Uitleenkaart en Reserveringen. 3. Klik op het tabblad Uitleenkaart. 4. U krijgt nu links de gebruikers te zien en rechts 3 tabbladen. 5. Selecteer het tabblad Uitlenen. 6. Klik nu het veld achter Pasnummer aan en maak dit veld leeg Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 7

8 7. Lees nu de barcode van de leerling in (piep met de barcode pen op de barcode van de lenerspas). 8. Automatisch springt de cursor nu naar de barcode van het materiaal. 9. Lees de barcode van het materiaal in. Klik op JA als u het materiaal wilt lenen. 10.Daarna springt de cursor weer in het barcodeveld en kunt u de volgende titel uitlenen. 5. Boeken invoeren In de BookStore 2005 kunt u via de bookstore verkenner ook boeken via de barcode pen invoeren. Eerst verwerkt u de boeken via het basisbestand. Vervolgens kunt u via de barcode pen de overige boeken invoeren. Voer hiervoor de volgende stappen uit: 1. Start de BookStore Verkenner (indien het nog niet geopend was); 2. Links onderin het beeldscherm ziet u de tabbladen Mediatheek en Internet; 3. Selecteer het tabblad Internet en u ziet in de rechter gedeelte van het scherm staan. Klik op deze link om verbinding met het Internet te maken. In het onderstaande figuur staat deze link in het rood vermeld; 4. Als u verbinding heeft gemaakt met Internet wordt er een pagina getoond, waarmee u naar boeken kunt zoeken (zie onderstaand figuur); Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 8

9 5. Zorg dat de focus (muisaanwijzer) op het barcode veld staat. Scan de barcode van het boek. U ziet een nummer in het barcode veld verschijnen. Klik op de knop Verzenden; 6. Een nieuwe pagina verschijnt met de gegevens van het boek; 7. Klik nu met de muis net voor de tekst Titel: en houd uw linkermuisknop ingedrukt. Beweeg uw muis (met de linkermuisknop ingedrukt) tot achter de Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 9

10 naam van de auteur en laat de muisknop los. De hele tekst is nu geselecteerd; 8. Klik nu binnen de geselecteerde tekst 1x met uw linkermuisknop, houd deze knop ingedrukt en beweeg uw muis naar de mediamap waarin u de informatie wilt plaatsen (bijvoorbeeld de map Documentatiecentrum). De muisaanwijzer verandert naar een plusje of een rechthoek met streepjes erin. Laat de muisknop nu los en u ziet het onderstaande venster verschijnen. U kunt de informatie nog aanpassen. U kunt meerdere trefwoorden achter elkaar invoeren door een ; te gebruiken als scheidingsteken. Let op dat u de trefwoorden met een hoofdletter invoert en het liefst in enkelvoud. In BookStore staan namelijk alle trefwoorden in het enkelvoud en beginnen met een hoofdletter. Druk op de knop Importeren. 6. Leerling passen maken Vanuit uw leerling administratiesysteem heeft u een EDEX export uitgevoerd. Er worden een aantal bestanden aangemaakt. Uw leerling informatie staat in het bestand edexll.txt. Voor het koppelen van documenten in MS Word, is het handig dat u deze informatie in een database opslaat. U kunt dan in MS Word aangeven welke informatie veld u gaat gebruiken. Activiteiten: Start MS Access. Maak een lege database aan (zie afbeelding hieronder) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 10

11 Selecteer de menukeuze Bestand Externe gegevens ophalen Importeren Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 11

12 Vervolgens geeft u aan welk bestand geïmporteerd moet worden. Het edexll.txt bestand is een tekstbestand. U zet bij bestandstype het filter op Text file (*.txt; *.csv; *.tab; *.asc). U zoekt de locatie waar u het edexll.txt bestand heeft opgeslagen. Als het bestand geselecteerd is, klikt u op de knop Importeren. Een wizard wordt gestart met een aantal vragen. Klik op knop Voltooien. U kunt ook doorgaan met de vragen te beantwoorden. U kunt dan de veldnamen aanpassen, etc. U ziet vervolgens de informatie op uw beeldscherm. Noteer de veldnamen die u wilt gaan gebruiken op de uitleenpas. Bijvoorbeeld: Veld 1 is de achternaam van de leerling Veld 2 en 3 zijn de tussenvoegsels Veld 4 is de voornaam Sluit het programma MS Access Samenvoegen / afdrukken van passen Dit voorbeeld beschrijft hoe u met MS Word 2002 de uitleen passen kunt afdrukken. Het kan zijn dat in andere MS Word versies een andere naam voor de menu keuze wordt gebruikt. Activiteiten: Start MS Word. Selecteer menukeuze Extra Brieven en verzendlijsten Wizard afdruk samenvoegen. Vervolgens verschijnt er een wizard Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 12

13 In stap 1 geeft u aan wat voor soort document u gaat maken. Selecteer als documenttype Etiketten ; Klik op Volgende:Begindocument Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 13

14 Selecteer de optie het huidige document gebruiken. Bij labelopties kunt u het labelformaat opgeven. Klik op Volgende:Adressen selecteren Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 14

15 Selecteer de optie Een bestaande lijst gebruiken. U kunt vervolgens aangeven welke lijst u gaat gebruiken. Klik op Volgende:Uw brief schrijven Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 15

16 In stap 4 selecteert u meer items en kies de juiste veldnaam. U kunt het document nog opmaken, bijvoorbeeld voorzien van uw schoollogo. Vervolgens de knop alle etiketten bijwerken. Selecteer Volgende:Labelvoorbeeld Stap5 kun je het eventueel testen met een voorbeeld. Ga vervolgens naar de volgende stap. In de laatste stap kunt u het document afdrukken Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 16

17 6.2. Lenerspas koppelen De leerlingpassen dienen van een barcode voorzien te worden. Op de bookstore site in het menu download vindt u document(en) om unieke barcode etiketten te kunnen afdrukken (zie ook paragraaf 2.1). Elke leerlingpas krijgt een unieke barcode opgeplakt. Vervolgens kunt u deze pas lamineren. Het nummer van de barcode moet corresponderen met het lenerspas nummer van de gebruiker. U voert hiervoor de volgende stappen uit: 1. Start de BookStore Verkenner; 2. Selecteer de map Gebruikers ; 3. Dubbelklik op desbetreffende leerlingnaam; 4. Selecteer het tabblad Gebruikers. U klikt in het veld van de lenerspas en u verwijdert het nummer; 5. Piep met de barcode pen op de barcode van de leerlingpas. Het pasje is aan de gebruiker gekoppeld Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 17

18 Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 18