Van Veranderkwartiertjes naar optimaal vergaderen per 1 september Voorstelde aanpassingen per 1 september 2016 (met een proeftijd van 1 jaar)

Transcriptie

1 Van Veranderkwartiertjes naar optimaal vergaderen per 1 september 2016 In 2015 is gestart met de Veranderkwartiertjes. In twee sessie is over cultuur en techniek gesproken met de fracties, het college en het MT. In het najaar van 2015 zijn prioriteiten aangebracht in een plenaire sessie. De eerste uitwerking van de resultaten van de veranderkwartiertjes, de zogenaamde uitgangspunten voor de veranderingen, zijn in maart 2016 per mail uitgezet onder de raadsleden. In dit voorstel zijn de uitgangspunten omgezet naar concrete aanpassingen van het vergaderstelsel van Teylingen. In april is gevraagd om, voordat het presidium daarover kan besluiten, het voorstel besproken kan worden in de fracties. Leeswijzer: het resultaat van de veranderkwartiertjes zijn beschreven als uitgangspunten voor aanpassing van de vergader- en bestuurscultuur in Teylingen. In het onderstaande voorstel zijn deze uitgangspunten omgezet naar een concreet voorstel tot aanpassing per 1 september Veel uitgangspunten zijn aan meerdere voorstellen te linken. Er zit een zekere samenhang tussen de uitgangspunten en de voorgestelde concrete aanpassingen. Vandaar dat achter de voorstellen de nummers van de uitgangspunten is aangegeven. Voorstelde aanpassingen per 1 september 2016 (met een proeftijd van 1 jaar) a. Invoering agendacommissie nieuwe stijl (2, 3, 4, 9, 10, 11, 13 Voorstel is om per 1 september te gaan werken met een agendacommissie nieuwe stijl. Deze agendacommissie krijgt een aantal taken en een aantal instrumenten ter beschikking om, aan de voorkant van het vergaderproces, onderwerpen te plannen, aan te sturen en te monitoren. Bemensing Voorstel is om de burgemeester, als voorzitter van zowel de raad en het college, aan te wijzen als voorzitter van de agendacommissie. Verder is het voorstel om de agendacommissie te bemensen met de drie commissievoorzitter en twee fractievoorzitters. De griffie adviseert de agendacommissie. Eventueel neemt de secretaris of directiesecretaris deel aan de vergaderingen om de link tussen de LTA en de vergaderplanning van de raad te stroomlijnen. Taak De agendacommissie nieuwe stijl, onder voorzitterschap van de burgemeester als voorzitter van de raad en van het college, krijgt een belangrijke taak in het - terugdringen van de vergaderdruk, - het bewaken (en verder ontwikkelen) van de Lange Termijn Agenda; - het aan de hand van de lange termijn agenda bepalen van onderwerpen die geschikt zijn voor participatie - het aan de hand van de lange termijn agenda bepalen van onderwerpen die geschikt zijn om via het BOBmodel te benaderen - het bewaken van de vergaderplanning inclusief extra bijeenkomsten naast de reguliere commissievergaderingen. (van BOT- naar informatieve bijeenkomsten) - het vaststellen van de raads- en commissieagenda s Aantal vergaderingen agendacommissie De agendacommissie komt fysiek bijeen voorafgaand aan de vergadercyclus. De commissievoorzitters en presidium blijven verantwoordelijk voor respectievelijk de commissieagenda s en raadsagenda s. b. Van Start, keuze en beleidsnotitie naar een BOB-model op grote en politieke onderwerpen. Structureel inplannen van de mogelijkheid tot een tweede lezing (5, 6) De afgelopen jaren is ervaring opgedaan met het opknippen van grote en politieke onderwerpen in start, keuze en besluitbeleidsnotities en deze in verschillende sessies te behandelen. De ervaring is dat het opknippen op zich als positief wordt ervaren, maar dat de indeling in start, keuze en beleidsnotities bij alle deelnemers (raad, 1

2 college en ambtelijke organisatie) tot verwarring heeft geleid. Vooral het onderscheid in een start en een keuzenotitie was niet duidelijk en leidde regelmatig tot discussie over in welke fase van het beleidsproces men nu was aangeland. Voorstel is om vast te houden aan het opknippen van grote en politieke onderwerpen maar het instrument van start, keuze en besluit/beleidsnotitie te veranderen naar een BOB-model voor grote en politieke onderwerpen. Praktisch gezien krijgt de agendacommissie de taak om aan de hand van de LTA vroegtijdig aan te geven welke onderwerpen geschikt zijn voor dit BOB model inclusief bijbehorende planning. In een BOB model wordt onderscheid gemaakt in een beeldvormende/informerende, oordeelsvormende en besluitvormde fase. De besluitvormende fase vindt uiteraard plaats in een raadsvergadering, de oordeelsvormde in een commissievergadering maar de beeldvormende/informerende fase is vormvrij. Deze fase kan in een commissievergadering plaatsvinden maar het is een uitdaging om in de fase de inwoners, verenigingen en ondernemers op te zoeken of uit te nodigen. Ook kan gedacht worden aan themabijeenkomsten die raadsleden helpen bij de beeldvorming door of met de inwoners. Per fase wordt beoordeeld of een voorstel door kan naar een volgende fase of dat een tweede lezing nodig is. c. Aanpassen raadzaal. Een kanteling van de raadzaal met een flexibele inrichting (12, 18) Voorstel is om de inrichting van de raadzaal aan te laten sluiten bij de nieuwe werkwijze en vergader/bestuurscultuur van Teylingen. De inrichting wordt gekanteld zodat er een kring van commissieleden ontstaat ter bevordering van het onderlinge debat en het voorkomen van een-tweetjes met collegeleden. De collegeleden komen letterlijk op afstand te staan. Er wordt gekozen voor een flexibele inrichting met bestaand meubilair. Dit om bij beeldvormende bijeenkomsten te keizen voor een andere indeling met uitzending van de beelden via internet. Er komen twee LCD schermen te hangen achter de voorzitterstafel en er komen twee portable schermen bij het publiek. De informatievoorziening via internet wordt uitgebreid: doordat raadsleden in het nieuwe systeem moeten inloggen op de draadloze microfoons is het mogelijk dat naam en fractie gestreamd worden samen met het camerabeeld. Ook wordt het mogelijk om presentaties te streamen en is elektronisch stemmen mogelijk inclusief het streamen van de uitkomsten samen met het beeld. Indien wenselijk is het met het nieuwe systeem mogelijk om te gaan werken met spreektijden. Vwb insprekers maken tijdens raadsvergaderingen gebruik van de katheders naast de voorzitterstafel of bij beeldvormende vergaderingen kunnen insprekers aanschuiven aan de commissietafel. De raadszaal wordt door het gebruik van draadloze microfoons en de installatie van meerdere camera s flexibel qua inrichting bij bijvoorbeeld beeldvormende bijeenkomsten zoals thema-avonden. d. Aanpassing Inspreekrecht, uitwerken hoorzittingen bij vaststellen bestemmingsplannen in HLT (12) 2

3 Inwoners kunnen over alle onderwerpen inspreken in commissie en raadsvergaderingen en hebben momenteel vooral het karakter van een finale belangentoets en wordt gebruikt door inwoners die menen in hun belangen (onevenredig) benadeeld te worden. Uit de veranderkwartiertjes is naar voren gekomen dat het meer wenselijk is om inspraak in een vroeg stadium te laten plaatsvinden en herhaalde inspraak te voorkomen. Daarnaast is aangegeven dat men ontevreden is over het systeem van hoorzittingen bij bestemmingsplannen in de commissie Ruimte en is de wens dit op een andere manier in te vullen. - Voorstel is om inspraak in een zo vroeg mogelijk stadium te organiseren bijvoorbeeld bij beeldvormende en informatieve bijeenkomsten. Maar ook door de inwoners te wijzen op de fractievergaderingen voorafgaand aan de commissies en raadsvergaderingen. De inspraak moet dan eigenlijk meer gezien worden als participatie dan als formele juridische inspraak. - Een tweede voorstel is om herhaalde inspraak te voorkomen door inspraak in de raad te schrappen. Dit kan uiteraard alleen als een onderwerp voldoende uitgekristalliseerd is in de commissie. Er moet voorkomen worden dat onderwerpen ter discussie worden doorgeschoven naar een raad zonder dat inwoners daarover in kunnen spreken over nieuwe feiten e.d.. In voorkomende gevallen is het advies om een tweede lezing te organiseren over dit onderwerp in commissieverband waarbij inspraak over alleen de nieuwe feiten mogelijk is. - Vwb de hoorzittingen in de cie Ruimte over bestemmingsplannen is het voorstel om hierover in HLTverband afspraken te maken met het college. De vraag die daarbij aan de orde moet komen: wat is het doel van een hoorzitting bij bestemmingsplannen, is de cie Ruimte het juiste gremium om deze hoorzitting te organiseren en/of zijn er andere mogelijkheden om het doel van een hoorzitting te bereiken? e. Verbetering raadsvoorstellen, monitoring in presidium/driehoek (7) De verbetering van raadsvoorstellen is onderwerp van gesprek in het seniorenconvent. Naar aanleiding van de bespreking is gekomen tot de volgende acties: De acties bestaan uit: - Het aanscherpen van de besluiten in de notulen/besluitenlijsten van raad en college (dus niet: conform besloten of zie bijlage, maar opnemen van de concrete besluiten). - Het verbeteren van de voorstellen door het opnemen van alternatieven: dit is uitgezet als opdracht aan het MT, communicatie heeft de opdracht gekregen om mee te kijken; - In de driehoek worden de benw stukken doorgenomen op kwaliteit. - MT en Collegeleden hebben de opdracht om de integraliteit van stukken te bewaken; - Beleidsmedewerkers hebben een schrijfcursus gehad gericht op het nieuwe HLT format; - De eerste ervaringen met het nieuwe HLT format voor raadsvoorstellen zijn positief. Het is beter leesbaar, het is meer gericht op de raad en het geeft de lezer een beter overzicht van het voorstel en besluit. collegeleden hebben een inleiding gehad in NLP (Neuro-LInguistisch-Programmeren) en er volgt een tweedaagse met als doel te communiceren waarbij de boodschap is afgestemd op de ontvanger. - Van betrokkenen in de organisatie wordt verwacht dat zij proactief in de huid van de ontvanger te kruipen. - De griffie adviseert zoveel mogelijk aan de voorkant en leest over de schouders van de ambtenaren mee: met name gericht op de kwaliteit en gericht op de ontvanger van het voorstel: de raad. - Vanuit de inventarisatie van raadsvoorstellen van verleden jaar kan veel geleerd worden. Deze inventarisatie wordt erbij gehaald. - Voor de toekomst ligt er een taak voor de agendacommissie, maar ook voor de voorzitters en het driehoeksoverleg om vwb de kwaliteit van de raadsvoorstellen aan de voorkant op te monitoren en opmerkingen direct door te geven; f. Politieke effectiviteit (8, 14, 15 en 16) + hoe om te gaan met technische vragen De uitgangspunten over rolverdeling en kaderstelling, omgangsvormen raad en college, en de debatcultuur in Teylingen zijn te vertalen in de politieke effectiviteit van de fracties/raad. Bij aanvang van een raadsperiode worden raadsleden in de regel getraind in debatvaardigheden. Wij denken dat een reguliere debattraining voor wat betreft de voorgestelde aanpassingen niet voldoende is. Het is van belang te zoeken naar een bredere 3

4 training/begeleiding om de uitkomsten van de veranderkwartiertjes te borgen en de raadsleden/fracties daarin te trainen. Het idee is om daarvoor niet het moment van een raads- of commissievergadering te pakken maar te zoeken naar het moment waarop de politieke besluitvorming begint: voorafgaand aan en tijdens de fractievergaderingen. g. Eens/oneens in eerste termijn fracties (15, 16) Ook na de veranderkwartiertjes is veel gesproken over het aangegeven door de fracies van eens/oneens in de eerste termijn van een commissievergadering. Voorstel is om het systeem van eens/oneens niet voort te zetten in het nieuwe systeem maar wel vast te houden aan het starten met de eerste termijn van het college (alleen voor nieuwe informatie die na het vaststellen van het raadsvoorstel bekend is geworden) en daarna de eerste termijn van de fracties. h. Aanpassing van de zesweekse cyclus en vergadermodel naar. (1, 2, 10) De huidige zesweekse cyclus heeft een hoge doorlooptijd van de stukken tot gevolg waardoor de stukken opstropen en wordt gezien als veroorzaker van een hoge vergaderdruk met piektijden door veel extra bijeenkomsten naast de reguliere vergaderingen. De zesweekse cyclus sluit niet aan bij de maandelijkse cyclus van Hillegom en Lisse. De verschillende vergadermodellen zijn hieronder uitgewerkt in drie hoofdmodellen. Vele varianten en kruisingen zijn daarbij mogelijk. Vwb de vergadermodellen zijn er drie hoofdvarianten te onderscheiden waarbij een onderscheid te maken is in; - tijd o Gebruikelijk is bij een commissiestelsel een onderscheid in een maandelijkse of vijf cq zesweekse cyclus o of bij politieke marktmodellen een onderscheid in een één of tweeweekse cyclus met gelijktijdige vergaderingen of meerdere vergaderingen in een week. - of soort vergaderingen o Bob-model. Met informatieve vergaderingen, oordeelsvormende vergaderingen en besluitvormende vergaderingen (niet voor technische stukken). o Cie-model met een indeling in meerdere vakcommissies. De drie fases van BOBmodel kunnen terugkomen in een commissie. Dit onderscheid komt terug in de drie hoofdmodellen; 1. Commissiemodel Er wordt gewerkt met één of meerdere vakcommissies. De taak van een commissie is het uitbrengen van advies op een bepaald beleidsterrein. De vakcommissies kunnen in dezelfde week gepland worden of in opvolgende weken. Kenmerk is onderscheid in vakcommissies en verdeling van de raadsleden over de vakcommissies. 2. BOB-model In een BOB-model wordt onderscheid gemaakt in een beeldvormende/informerende sessie, een oordeelsvormende sessie cq vergadering en uiteindelijk wordt het voorstel geagendeerd voor een besluitvormende vergadering. Beeldvorming kan plaatsvinden in thema en/of informatiebijeenkomst. Kenmerk voor de beeldvormende sessie is een flexibele setting. Het raadsvoorstel is dan nog niet af. Daarna wordt het voorstel geagendeerd voor 4

5 oordeelsvormende vergadering in een commissie en uiteindelijk besluitvorming in een raadsvergadering. In dit model hoeft er geen sprake te zijn van vaste raadscommissies. Een politieke markt model is heel goed mogelijk. Het gaat erom dat raadsvoorstellen alle drie de fases doorlopen en per raadsvoorstel wordt bekeken of dit door kan gaan naar de volgende fase of dat het raadsvoorstel nog een keer terug moet komen. 3. Politiek marktmodel, of politieke carrousel of raadsplein In een politieke marktmodel worden verschillende vergaderingen/sessies gelijktijdig gepland op één vaste vergaderavond. Vaak eindigt of begint een politieke markt met een plenaire raadsvergadering voor de besluitvorming. Vele varianten zijn mogelijk. Ook is een soort combinatie mogelijk waarin de vakcommissies terugkomen. Te denken valt aan een wekelijkse of tweewekelijkse politieke markt, te starten met een korte plenaire besluitvormingssessie, daarna in week 1 de welzijnsonderwerpen, in week 2 de ruimteonderwerpen en Week 3 de bft onderwerpen. Daarmee wordt voorkomen dat er drie gelijktijdige vergaderingen plaatvinden maar kan er altijd besluitvorming plaatsvinden. Conclusie en advies Er is niet één goed standaard-vergadermodel voorhanden voor gemeenten. Vele varianten zijn denkbaar. Een combinatie van een B0B-model met een commissiestelsel is mogelijk. Het uiteindelijke gekozen model om het vergaderproces vorm te geven moet aansluiten bij de uitgangspunten die voortkomen uit de veranderkwartiertjes. Gelet op de gesprekken die zijn gevoerd met de raadsleden heeft een meerderheid een voorkeur om de indeling in vakcommissie en verdeling van de raadsleden over de commissie vast te houden. Op basis van dit uitgangspunt kan gekeken worden hoe de uitkomsten van de veranderkwartiertjes het beste tot zijn recht komen in een aangepast vergadermodel. Het advies is om als basis het huidige commissiesysteem, dat bestaat uit de verdeling van raadsleden over de drie beleidsgebied, in stand te houden waarin de uitgangspunten vanuit de veranderkwartiertjes zo optimaal als mogelijk zijn verwerkt. Dit heeft geresulteerd in een voorkeursmodel: model 2. Een commissiestelsel met een vijfweekse cyclus en één vaste vergaderavond voor de besluitvorming. 5

6 Uitwerking vergadermodellen Model 0. Huidig model: commissiestelsel met een 6 weekse cyclus ma di wo do 1 Fractievergaderingen 2 3 Cie welzijn Cie Ruimte Presidium /Cie BFT Reserve-avond 4 5 Fractievergaderingen Raad 6 Opmerking: agendacie komt niet fysiek bijeen maar werkt in het huidige systeem met een digitale afhandeling. Voordelen van het huidige systeem: - Veel ruimte voor andere bijeenkomsten. - Veel tijd tussen fractievergaderingen, commissievergaderingen en raad. - Lijkt het model met de minste vergaderdruk. Aan de andere kant: uit telling en vergelijking met het maandelijkse systeem van lisse en Hillegom blijkt dat Teylingen beduidend meer vergaderingen en bijeenkomsten gehouden zijn in 2015 dan in Lisse en Hillegom. Uit analyse blijkt dat dit vooral zit in de extra bijeenkomsten (bot-bijeenkomsten/infobijeenkomsten etc) Nadelen van het huidige systeem: - Regelmatig stropen de stukken op en ontstaan er piektijden (in het voorjaar, voor de zomer en in nov/dec). - Het zomerreces en het vrijhouden van de periode met feestdagen in het voorjaar zijn lastig in een zesweekse-systeem in te plannen. Zeker vwb de planning van raadstukken - Sluit niet aan bij maandelijks systeem Hillegom en Lisse. - Geen mogelijkheid voor een tweede lezing. Een stuk terugsturen om niet iets uit te werken is vaak geen optie. 6

7 Model 1: Commissiestelsel met 6 weekse cyclus en vaste vergaderavond. Inclusief vaste avond voor tweede lezing en informatie/beeldvormende bijeenkomst. 6weeks Vaste vergaderdag: Woensdag (of donderdag) Maandag (of dinsdag) 1 fractievergaderingen x 2 Cie Welzijn Agendacie voor de volgende cyclus 3 Cie Ruimte/gast in x de raad 4 Cie BFT/presidium 2 e lezing (of informatie- en beeldvormende bijeenkomst) 5 Fractievergaderingen x 6 Raad Informatie/beeldvorming etc. Voordelen: - Door zesweeks systeem is er voldoende ruimte voor een vaste avonden voor de 2 e lezing, agendacommissie en fractievergaderingen. Nadeel - Er is meer kans dat stukken opstropen en er piektijden ontstaan. Met name de tussenperiode tussen de feestdagen in april/mei en aanvang zomerreces is lastig in een zesweekssysteem in te plannen. - Sluit niet aan bij maandelijks systeem Hillegom en Lisse. Model 2. Commissiesysteem met 5 weekse cylcus en vaste vergaderavond inclusief ruimte voor een 2 e lezing en informatieavonden ipv bob-sessies. = Voorkeursmodel Maandag (of dinsdag) Woensdag (of donderdag) Week 1 Cie Welzijn Week 2 Cie Ruimte/gast in de raad Week 3 Presidium/Cie BFT Fractievergaderingen voor de raad Week 4 2 e lezing Beeldvormende avond Of thema-avond Agendacie voor komende cie-cyclus Week 5 Raad Fractievergaderingen voor de commissies Week 6 Cie Welzijn Week 7 Cie Ruimte/gast in de raad Week 8 Presidium/Cie BFT Fractievergaderingen voor de raad Week 9 2 e lezing indien wenselijk Agendacie voor de komende cie-cyclus Presentaties Thema-avond Of beeldvormende avond Week 10 Raad Voordelen: tov van een 4 weekse cyclus is er voldoende ruimte voor het inplannen van een tweede lezing en fractievergaderingen/agendacie. Het model sluit beter aan bij Hillegom/Lisse, er is minder last van het opstropen van stukken en optreden piektijden. 7

8 Model 3: 4 weekse commissiesysteem met vaste vergaderavond. 4weeks Maandag Donderdag = vaste vergaderdag 1 Cie Welzijn Agendacie 2 Cie Ruimte/gast in de raad 2 e lezing, informatie/beeldvorming 3 Presidium, cie BFT Fractievergaderingen voor raad 4 Raad Fractievergaderingen voor cievergaderingen Opmerking: Hoewel minder noodzakelijk dan bij een 6weekse systeem is een vast ingeroosterde avond voor een tweede lezing aan te raden. Vaststellen stukken na 4 weken. Nadeel van dit systeem is dat door de 4weekse cyclus alle maandag en donderdagavonden volgepland zijn. Belangrijk nadeel van dit systeem is dat de vergaderdrukte stevig toeneemt. Eigenlijk is er niet voldoende ruimte voor de fractievergaderingen en een avond voor de agenda-commissie. Model 4: politieke markt om de twee weken, met een 6 weekse cyclus Maandag Donderdag Politieke Markt Week 1 Fracties Gelijktijdige raad Presidium sessies w/r/b Week 3 Fracties Gelijktijdige sessies raad Informatie/ beeldvorming w/r/b Week 5 Fracties Gelijktijdige raad Agendacie sessies w/r/b Opmerkingen Raadsvergadering bestaat alleen uit besluitvorming. Er is geen aparte avond nodig voor een tweede lezing. Een tweede lezing kan binnen dit model binnen drie weken plaatsvinden. Een besluitrijp voorstel wordt geagendeerd voor de raadsessie van de volgende week. Vaststellen stukken na 3 of 5 weken. Nadelen: door de deelnemers wordt een politieke markt als rommelig en druk ervaren. Een ander nadeel is dat journalisten niet alle vergaderingen/debatten kunnen bijwonen. Zij moeten een keuze maken. Eigenlijk is dat, vanuit het uitgangspunt dat journalisten een belangrijke taak hebben in de informatievoorziening richting de inwoners over politieke debatten en bestuurlijke besluitvorming, niet wenselijk. Ook moeten investeringen gedaan worden om gelijktijdige vergaderingen te kunnen opnemen en streamen naar internet. 8

9 Model 5: Politieke markt 6 weekssysteem en geen gelijktijdige cie-sessies. Maandag Donderdag Week 1 fracties raad Sessie welzijn Agendacie Week 2 fracties raad Sessie ruimte Week 3 fracties raad Sessie BFT Presidium Week 4 fracties raad Sessie welzijn Week 5 fracties raad Sessie ruimte Informatie/beeldvorming Week 6 fracties raad Sessie BFT Opmerkingen: Raad bestaat alleen uit besluitvorming. Er is geen aparte avond voor een tweede lezing. Dit is mogelijk binnen het reguliere model binnen drie weken. Een besluitrijp voorstel wordt geagendeerd voor de raad van de volgende week. Vaststellen stukken na 2 of 4 weken. Model 6. Bob model Het werken met een bob-model voor alle raadsvoorstellen laat zich eigenlijk niet in een specifieke tabel opnemen. Door het knippen van de besluitvorming in beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende sessies is een vergadermodel wenselijk met een korte cyclus. Dit is zowel in een commissiestelsel mogelijk als in een politieke marktmodel. Voorkeursmodel en score van vergadermodellen Voorkeursmodel is model 2, op basis van een indeling in vakcommissies, een vijfweekse cyclus en met een wekelijkse vaste vergaderavond voor de besluitvorming. Tot dit voorkeursmodel is gekomen door aan alle uitgangspunten die voortgekomen zijn uit de veranderkwartiertjes punten te verbinden. Het model waar het desbetreffende uitgangspunt het beste tot zijn recht komt krijgt een + (3 punten) of een +/- (2 punten) of een (1 punt). Uiteraard is dit in meer of mindere mate een arbitraire score maar de twee next-best (politieke markt) modellen zijn gezien het te verwachten draagvlak eigenlijk geen optie. 9

10 Tabel met scores van de verschillende modellen. Cie-stelsel Politieke markt Bob-model (per cyclus drie vergaderingen) 4 weeks cie stelsel 5 Weeks Cie Stelsel (voorkeursmodel) 6 weeks weeks cie stelsel (huidig model) Politiek markt gelijktijdige sessies Politieke markt elke twee weken. Aparte avond voor beeldvorming, oordeelsvorming Doorlooptijd + +/ stukken Voorkom + +/ piektijden Vergaderdruk - +/ /- Aansluiting bij HLT + +/ /- - systeem Geplande - + +/ Informatieve bijeenkomsten (= aparte avond) (= aparte avond) Mogelijkheden tot Monitoring en tijdige aansturing door Agendacie + + +/ Mogelijkheid tot tweede lezing voor grote in politieke onderwerpen Bob-model per raadsvoorstel Raadzaal aanpassing - + (= vaste aparte avond) + (= vaste aparte avond) / (meerdere zalen nodig) Inspreekrecht +/- +/- +/- + (laagdrempelig en informeel) - (meerdere zalen nodig) + (laagdrempelig en informeel) + + (laagdrempelig en informeel) Verbetering raadsvoorstellen Ontwikkeling debat/debatcultuur Planning adh van LTA nvt nvt nvt nvt nvt nvt

11 Voorkeursmodel is model weekse cyclus met een vaste vergaderavond op ma/di voor besluitvorming en wo/do voor vooral procedurele zaken. Kenmerken - Vaste wekelijkse vergaderavond voor commissie en raad, maar raadsleden hoeven, net als nu, niet elke avond aanwezig te zijn. Dit is afhankelijk van de werkverdeling in de fractie. - Met een vaste vergaderavond op ma/di wordt de huidige niet wenselijke volle commissieweek voorkomen. - Doordat de extra Bot- en andere bijeenkomsten worden omgezet en ingepland naar infobijeenkomsten die structureel zijn ingepland in het vergaderrooster zijn er over het jaar gezien minder vergaderingen/bijeenkomsten ingepland = minder vergaderdruk. - Betere aansluiting bij het maandelijkse systeem van Hillegom en Lisse - In het systeem is een vaste avond ingepland voor een tweede lezing, zodat daarmee voorkomen wordt dat een voorstel een cyclus wordt doorgeschoven of dat er discussie ontstaat over het extra inplannen van vergaderingen. - Er is in het systeem de mogelijkheid opgenomen voor beeldvormende bijeenkomsten en themabijeenkomsten. Deze hoeven niet buiten het vergadersysteem ingepland te worden. Voorkeursmodel. Commissiesysteem met 5 weekse cylcus en vaste vergaderavond inclusief ruimte voor een 2 e lezing en informatieavonden ipv bob-sessies. Maandag (of dinsdag) Woensdag (of donderdag) Week 1 Cie Welzijn Week 2 Cie Ruimte/gast in de raad Week 3 Presidium/Cie BFT Fractievergaderingen voor de raad Week 4 2 e lezing Beeldvormende avond Of thema-avond Agendacie voor komende cie-cyclus Week 5 Raad Fractievergaderingen voor de commissies Week 6 Cie Welzijn Week 7 Cie Ruimte/gast in de raad Week 8 Presidium/Cie BFT Fractievergaderingen voor de raad Week 9 2 e lezing indien wenselijk Agendacie voor de komende cie-cyclus Presentaties Thema-avond Of beeldvormende avond Week 10 Raad 11

12 Bijlage 1. Uitgangspunten voortkomende uit de veranderkwartiertjes 1. Zesweekse cyclus De huidige zesweekse cyclus heeft een hoge doorlooptijd, dit heeft als gevolg dat stukken opstropen en de vergaderingen hierdoor veel tijd in beslag nemen. Daarnaast wordt in Hillegom en Lisse gewerkt met een vierweekse vergadercyclus. Lisse werkt met twee raadscommissies, Hillegom met één. 2. Vergaderdruk Uitgangspunt: Niet meer maar minder vergaderen. De vergaderdruk moet omlaag. Uit de inventarisatie blijkt dat de hoge vergaderdruk eerder voortkomt uit de andere bijeenkomsten en vergaderingen dan de reguliere commissie en raadsvergaderingen. 3. Van Bot-bijeenkomsten naar informatieve bijeenkomsten Er is behoefte om op een andere manier elkaars nieren te proeven maar niet via de huidige BOTbijeenkomsten. Die zijn te vrijblijvend en kennen een onduidelijke status met als gevolg een lage opkomst en verschillende verwachtingspatronen. 4. Commissie- en raadsagenda s Uitgangspunt: de raad en commissie zijn in control vwb de agendavorming en de planning van raad en commissies. De agenda s van raad en commissies lijken nu afhankelijk van wat er op dat moment uit het college naar de raad of commissie toekomt. 5. Tweede lezing bij grote en politieke onderwerpen Met een tweede lezing kan een onderwerp getrechterd worden en wordt voorkomen dat in de raad een herhaling van debat plaatsvindt. Een gewenste tweede lezing voor grote en/of politieke onderwerpen is momenteel qua besluitvormingsplanning niet mogelijk. 6. Start, keuze en beleidsnotitie Uitgangspunt: grote en politieke onderwerpen worden geknipt in beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. 7. Raadsvoorstellen Raadsvoorstellen worden meer beschouwend geschreven en zijn gericht op het politieke debat. Een raadsvoorstel begint met een samenvatting: wat is het probleem, wat willen we bereiken en lost dit voorstel het probleem op. Wanneer zijn we tevreden? Een raadsvoorstel richt zich minder op de oplossing en meer op de keuzes en argumentatie van voors- en tegens. Details worden in een bijlage opgenomen. Daarnaast worden in raadsvoorstellen alternatieven uitgewerkt (draagvlakanalyse?) 8. Technische vragen Uitgangspunt: in de commissie worden geen technische vragen gesteld. Aan de andere kant is er geen drempel voor raadsleden om buiten de vergadering om vragen te stellen. 9. LTA Uitgangspunt: de raad wordt niet overvallen met bijeenkomsten en raadsvoorstellen die vanuit het niets lijken te komen. Zeker voor de grote onderwerpen hebben fracties voldoende tijd nodig om te achterban te raadplegen en de raadsvoorstellen te bespreken. 10. Piektijden Voorkom piektijden in juni/juli en nov/dec. Gebruik de LTA als sturingsinstrument. 11. Participatie Participatie als uitgangspunt voor besluitvorming. 12. Inspraak 12

13 Uitgangspunt: Belanghebbenden/inwoners voelen zich gehoord (zonder rode hesjes effect). De taak van raadsleden bij inspraak is luisteren, maar wel vanuit de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. 13. Agendacommissie Veel geconstateerde zaken liggen op het vlak van de planning en de aansturing. In alle commissies inclusief het presidium worden de LTA en de actielijst geagendeerd en is er sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid. 14. Rolverdeling, vertrouwen en betrokkenheid. Kaderstelling Uitgangspunt: Durf los te laten en heb vertrouwen. Er is sprake van een zuivere rolverdeling tussen raad en college. Een zuivere rolverdeling geeft vertrouwen. 15. Omgangsvormen raad en raad/college Uitgangspunt: Er is sprake van een voorzichtige en open cultuur, die door incidenten aan verandering onderhevig zal zijn. Conflicten worden niet uit de weg gegaan. Hieruit kan iets groeien. 16. Debatcultuur Uitgangspunt: Het debat wordt meer gericht op elkaar ipv een vraag en antwoordsessie met het college. Er wordt geluisterd naar standpunten van andere en er wordt daarop gereageerd. 17. Informatie als sturingsinstrument Uitgangspunt: Nu wordt de informatievoorziening vanuit het college ervaren dat dit gebruikt wordt als sturingsinstrument in de besluitvorming. 18. Inrichting raadzaal Uitgangspunt: inrichting van de raadzaal sluit aan bij de nieuwe werkwijze en vergadermodel 13