Nummer : 37 Onderwerp : Vernieuwen vergaderstructuur gemeenteraad Bijlage(n) : 3

Transcriptie

1 Voorstel aan : Gemeenteraad van 18 december 2006 Behandeling in : Commissies Grondgebiedszaken en Algemeen Bestuursbeleid en Samenlevingszaken en Middelen van 6 december 2006 Nummer : 37 Onderwerp : Vernieuwen vergaderstructuur gemeenteraad Bijlage(n) : 3 Samenvatting : Voorgestelde beslissing : De gemeenteraad van Haren heeft de wens uitgesproken dat de burger meer wordt betrokken bij het werk van de gemeenteraad. Ook in het Coalitieakkoord staat dat de werkwijze die de gemeente Haren zal kenmerken vraaggericht, open en transparant moet zijn. Als één van de kernthema s zijn burgerparticipatie en open planprocessen benoemd. Daarnaast worden, vanwege het huidige model, teveel de discussies die in de commissievergaderingen zijn gevoerd in de raad over gedaan en is het raadswerk intensiever geworden. Om deze redenen de vergaderstructuur vernieuwen en inrichten volgens het vergaderconcept met één rondetafelgesprek en één opiniërende en besluitvormende raadsvergadering per maand. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing stelt de gemeenteraad het volgende voor: 1. Per 1 maart 2007 het raadswerk inrichten volgens het voorgestelde vergaderconcept (zie punt 4). 2. De formeel juridische vastlegging van dit besluit in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, de Verordening op de raadscommissies op een later tijdstip vastleggen. 3. De raadsgriffier opdracht geven alle noodzakelijke voorbereidingen te treffen om de nieuwe werkwijze per genoemde datum te realiseren

2 1 1. Aanleiding Op 25 augustus 2003 is de nota Voortgang dualisering Haren vastgesteld. Deze nota had het karakter van een evaluatie op het functioneren van de raad. Op basis van deze eerste evaluatie is een tweede evaluatie gehouden. De uitwerking van een aantal maatregelen uit de eerste evaluatie is beoordeeld en een aantal aanvullende aspecten van de duale werkwijze van de raad, het college en de burgemeester is verder uitgewerkt. De tweede evaluatie voortgang dualisering is vastgesteld in de raad van 29 maart De gemeenteraad van Haren heeft met die laatste vaststelling de wens uitgesproken dat de burger meer wordt betrokken bij het werk van de gemeenteraad. Ook in het Coalitieakkoord staat dat de werkwijze die gemeente Haren zal kenmerken vraaggericht, open en transparant moet zijn. Daarin zijn kernthema s als burgerparticipatie en open planprocessen benoemd. Daarnaast worden, vanwege het huidige model, teveel de discussies die in de commissievergaderingen zijn gevoerd in de raad over gedaan en is het raadswerk intensiever geworden. Op 15 maart 2006 is de werkgroep bestuurlijke vernieuwing van start gegaan om de raad te adviseren en voorstellen voor te bereiden over zaken die de bestuurlijke vernieuwing betreffen. In deze werkgroep is elke fractie vertegenwoordigd. 2. Doelstellingen, wat willen wij bereiken? De gewenste resultaten van de voorgestelde vernieuwing zijn: dat het contact met de burger wordt geïntensiveerd; dat de vergaderingen laagdrempelig, aantrekkelijk en goed te volgen zijn voor het publiek; dat het raadswerk effectiever en efficiënter wordt georganiseerd, zodat de rol en de kwaliteit van het bestuur vergroot wordt. Discussies worden één keer gevoerd; een herkenbare rol en positie van raad, college en ambtenaren. Uiteindelijk doel is dat het raadswerk beter, leuker en behapbaarder zal worden voor raadsleden en beter inzichtelijk en aantrekkelijker voor de burger. 3. Voorgestelde beslissing, wat gaan wij daarvoor doen? De werkgroep bestuurlijke vernieuwing stelt de gemeenteraad het volgende voor: 1. Per 1 maart 2007 het raadswerk inrichten volgens het voorgestelde vergaderconcept (zie punt 4). 2. De formeel juridische vastlegging van dit besluit in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, de Verordening op de raadscommissies op een later tijdstip vastleggen. 3. De raadsgriffier opdracht geven alle noodzakelijke voorbereidingen te treffen om de nieuwe werkwijze per genoemde datum te realiseren. 4. Vergaderconcept Rondetafelgesprekken De mening van inwoners en bedrijven is voor de raad heel belangrijk. Daarom zijn er verschillende mogelijkheden om met de raad in contact te komen. Het belangrijkste moment is de avond met de rondetafelgesprekken. Deze vinden eens per maand plaats op de eerste dinsdag van de maand om uur in het gemeentehuis, of in een ander gebouw in de gemeente. Die avond komen in principe alle onderwerpen/raadsvoorstellen die voor de raadsvergadering op de agenda staan, aan de orde. Inwoners en bedrijven kunnen in gesprek gaan met de raadsleden en zo hun mening laten horen. Bij de rondetafelgesprekken verzamelen de raadsleden informatie, er worden geen besluiten genomen. De raadsgriffie nodigt direct belanghebbenden uit voor deze rondetafelgesprekken.

3 2 Ook kunnen burgers zelf het initiatief nemen om mee te praten in een rondetafelgesprek. De mogelijkheid bestaat om direct voorafgaand aan het gesprek (op de avond zelf) je als burger nog aan te melden. Het is natuurlijk ook mogelijk om alleen te komen luisteren op de publieke tribune. De agenda s en de bijbehorende stukken van de rondetafelgesprekken worden gepubliceerd in het Harener Weekblad en via de gemeentelijke website. De achterliggende stukken zijn in te zien in het gemeentehuis in de week voorafgaand aan de rondetafelgesprekken. Raadsvergadering De gemeenteraad vergadert eens per maand op de laatste maandag van de maand om uur in de raadzaal van het gemeentehuis. In deze raadsvergadering debatteren de raadsleden over allerlei onderwerpen en neemt de raad besluiten. De raadsvergaderingen zijn openbaar. Burgers kunnen hier echter niet inspreken. Het woord is dan aan de raad. De raadsvergadering bestaat uit een meningsvormend en een besluitvormend gedeelte. Na behandeling van een stuk in de meningsvormende vergadering zijn er vier mogelijkheden: 1. het voorstel is voldoende besproken en wordt dezelfde avond voor besluitvorming aangeboden in de besluitvormende vergadering. Dit is het uitgangspunt van ons model. Over akkoordstukken wordt altijd dezelfde avond een besluit genomen; 2. het voorstel is niet afdoende besproken en wordt rechtstreeks geagendeerd voor de meningsvormende vergadering vier weken later; 3. er ontbreekt belangrijke informatie, er is nieuwe informatie bijgekomen of er zijn veranderde feiten en omstandigheden. In dit geval kan de raad besluiten om het stuk terug te verwijzen naar het eerstvolgende rondetafelgesprek. Daarna volgt het stuk de gebruikelijke cyclus; 4. het stuk is nog niet rijp voor behandeling en wordt terugverwezen naar het college, dan wel de initiatiefnemer. De agenda en besluitenlijst van de raadsvergadering worden gepubliceerd in het Harener Weekblad. Ook staat de agenda met de bijbehorende stukken op de website van de gemeente. De achterliggende stukken zijn tevens in te zien op het gemeentehuis in de week voorafgaand aan de raadsvergadering. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing presenteert een geheel nieuw concept. Kern daarvan is dat er een duidelijke plaats voor informatie (luisteren), oriëntatie (debatteren) en besluitvorming (besluiten) is. De belangrijkste elementen van het voorstel van de werkgroep zijn: de invoering van een avond met rondetafelgesprekken, waar de raadsleden alle voor hen relevante informatie kunnen krijgen van betrokken burgers en van het college; een vierwekelijkse raadsvergadering met daarin ruimte voor zowel meningsvorming (debat) als besluitvorming. In de praktijk komt de vergadercyclus er als volgt uit te zien: Week 1: fractievergaderingen op maandag; (maximaal) vier rondetafelgesprekken op dinsdag; twee gesprekken van uur twee gesprekken van uur Week 2: geen reguliere vergaderingen Week 3: fractievergaderingen Week 4: meningsvormende en besluitvormende raad op maandag: meningsvormende raadsvergadering (van tot uur) besluitvormende raadsvergadering (van tot uur)

4 3 We zijn inmiddels twee keer bij de gemeente Voorst geweest om te bekijken en beluisteren hoe dit vergadermodel in de praktijk werkt. De eerste keer, op 29 mei jl., zijn we met de werkgroep bestuurlijke vernieuwing toeschouwer geweest bij de raadsvergadering in Voorst. De tweede keer, op 18 september jl., zijn we met een grote delegatie uit raad en college bij de gemeente Voorst te gast geweest bij een viertal rondetafelgesprekken. De rondetafelgesprekken in Voorst gaan er vrij formeel aan toe waardoor er niet echt een gesprek op gang kwam tussen de mensen die aan de rondetafelgesprekken meededen. De meesprekers lazen hun standpunten op van papier en raadsleden stelden daarover vragen. In Haren zouden de rondetafelgesprekken op een wat meer informele manier kunnen plaatsvinden, door meer interactief te vergaderen tussen de tafelgenoten. 5. Randvoorwaarden nieuwe vergaderstructuur De huidige commissievoorzitters zijn ook de voorzitters in de rondetafelgesprekken, zij worden hierin begeleid en zullen voordat het systeem wordt ingevoerd een cursus volgen om goed voorbereid te zijn als voorzitter. Er kunnen niet meer dan twee rondetafelgesprekken tegelijkertijd plaatshebben, in verband met de vertegenwoordiging in de gesprekken van de kleinere fracties. De burgers die worden uitgenodigd voor een rondetafelgesprek krijgen een begeleidende brief, waarin wordt uitgelegd wat er van ze wordt verwacht. In principe worden alle raadsvoorstellen besproken in een rondetafelgesprek, maar dit hoeft niet. De agendacommissie doet a-politiek een voorstel welke voorstellen er worden besproken in een rondetafelgesprek en doet een voorstel voor de agenda-indeling. Daarnaast kunnen raadsleden en burgers via de agendacommissie stukken op de agenda laten zetten. Dat wat niet in een rondetafelgesprek is behandeld, staat open voor inspraak in de vergadering van de raad. In een rondetafelgesprek is ten hoogste één vertegenwoordiger van elke fractie vanuit de raad aanwezig en één vertegenwoordiger van het college. Op het verzoek van dat collegelid kan er tevens een ambtenaar en/of een externe deskundige aanwezig zijn. Vanzelfsprekend kunnen andere raadsleden, collegeleden, ambtenaren etc. plaatsnemen op de publieke tribune. De gedachte achter een kleine groep vanuit de gemeente aan de ronde tafel is dat de meesprekers het gevoel moeten hebben echt mee te kunnen praten in plaats van in te spreken. Van het rondetafelgesprek wordt op één A4tje een korte weergave gegeven van de feiten, dit wordt gemaakt door de griffie. Het meningsvormende deel van de raadsvergadering wordt alleen voor dit doel gebruikt. Er is standaard een half uur pauze gereserveerd tussen de meningsvormende en de besluitvormende vergadering van de raad om te gebruiken voor ruggespraak en het (eventueel) zorgvuldig formuleren van moties en/of amendementen etc. De raadsvoorstellen die voorliggen dienen helder te zijn in wat gevraagd wordt van de raad. De vier W-vragen (Wat willen wij bereiken? Wat gaan wij daarvoor doen? Wanneer zijn wij tevreden? Wat mag het kosten?) dienen om deze reden consequent te worden toegepast. 6. Achtergrond 6.1 De raad en het college zijn op de goede weg, maar verdere verbetering is nodig Sinds maart 2002 is het gemeentebestuur gedualiseerd. De invoering van het dualisme is aanleiding geweest structuurwijzigingen door te voeren en werkafspraken daarbij te maken. Het resultaat is dat de raad en het college in toenemende mate in staat zijn op een duale wijze het bestuur in Haren vorm te geven. De vernieuwing van de manier van werken, van de cultuur is in gang gezet. Uit de evaluatie begin 2005 kwam naar voren dat dualisme in ontwikkeling blijft en de evaluatie ervan dus ook. Waar nodig zullen er voorstellen tot verbetering, zoals aanpassing van de werkwijze, komen. Belangrijke ondervindingen zijn dat de betrokkenheid van de burger nauwelijks veranderd is, het raadswerk intensiever is geworden, het debat te vaak onvoldoende uit de verf komt en de positie van het college in vergaderingen niet voor iedereen bevredigend is.

5 4 6.2 Verdere cultuurverandering vereist een beter passende structuur De werkgroep geeft aan dat, om de achterliggende doelen van de dualisering dichterbij te brengen, verdere cultuurverandering nodig is. Om die verandering te bereiken, wordt voorgesteld de huidige vergaderstructuur aan te passen. De conclusie is dat de huidige manier van werken nog in belangrijke mate is gestoeld op die van vóór de invoering van het dualisme. "Oude" structuren dragen niet bij aan gedragsverandering. 6.3 Advies van de werkgroep past in de beoogde kwaliteitsverbetering Het voorstel van de werkgroep impliceert een grondige vernieuwing van de werkwijze van de gemeenteraad. Toch blijven in de voorgestelde werkwijze belangrijke verworvenheden van de raad behouden c.q. worden versterkt. Vooral de bereikbaarheid van het raadslid voor de burger (informeel en laagdrempelig), maar ook de manier van vergaderen, waarbij niet alles vooraf geregisseerd en in de tijd afgegrendeld is, blijven behouden of worden nog verder verbeterd. Verder is het belangrijk dat de raadsleden tijd en ruimte hebben om tot een zorgvuldig besluit te komen. Die ruimte wordt nog wat vergroot, zonder dat de behandeltijd daar onder lijdt. 6.4 De burger wordt meer centraal gesteld Centraal in de benadering staat de burger. Dat is terecht, want daarvoor werkt de gemeente Haren. De burger krijgt de ruimte waar de beïnvloedingsmogelijkheden nog groot zijn. De avond van de rondetafelgesprekken heeft het in zich om uit te groeien tot hét brandpunt van ontmoeting en gesprek tussen politiek geïnteresseerden, college, ambtenaren en gemeenteraadsleden. 7. Wanneer zijn wij tevreden? Vernieuwing raadswerk gaat met vallen en opstaan Wanneer de raad besluit het advies van de werkgroep te volgen, wordt een nieuwe weg ingeslagen. Dat biedt volop kansen en mogelijkheden, maar is ook een stap naar het onbekende. Vooraf is nooit te voorzien welke knelpunten zich voor gaan doen. Het is aan alle betrokkenen daar op een goede manier steeds een oplossing voor te vinden. Van belang is dat de keuze van de raad een keuze uit overtuiging is. Overtuiging dat vernieuwing in de geschetste richting daadwerkelijk kan leiden tot een beter functionerend gemeentebestuur. 8. Uitvoering Wanneer u besluit het advies van de werkgroep over te nemen, kan de nieuwe werkwijze vanaf 1 maart 2007 ingevoerd worden. Het eerste rondetafelgesprek zou plaats kunnen vinden op dinsdag 6 maart Medio 2008 is een goed moment voor een grondige evaluatie, we zitten dan ook in het midden van deze raadsperiode. 9. Wat mag het kosten? De introductie van een nieuwe werkwijze van de raad in 2007 betekent in zekere zin een sprong in het diepe. In ieder geval is het een verdere stap in de ontwikkeling van het duale bestuur. Deze ontwikkeling zal ook na 2007 bijsturing en aanpassing vragen. Binnen een mede op de hierdoor ontstane behoefte afgestemde formatie voor de griffie bestaan hiertoe goede mogelijkheden. Daarnaast zijn er kosten gemoeid met cursussen voor de voorzitters van de rondetafelgesprekken. Om dit model succesvol te laten zijn is het van groot belang dat de voorzitters goed zijn toegerust en voldoende kennis en vaardigheden hebben.

6 5 10. Communicatie Om de aanpassing van de werkwijze van de raad te realiseren, moeten veel voorbereidingen getroffen worden. Deze hebben betrekking op de communicatie, enkele formeel juridische zaken, de organisatie van het raadswerk en het treffen van facilitaire maatregelen. De voorbereiding van de invoering van de vernieuwde vergaderstructuur kost de griffie extra uren. Hiertoe is een incidentele mogelijkheid gecreëerd via de Tweede Burap. Voor een communicatieplan zal de afdeling communicatie worden betrokken. Haren, 10 oktober 2006 burgemeester en wethouders, secretaris burgemeester