Op 24 juni a.s. is de gezamenlijke raadsvergadering over de werkorganisatie BUCH. Aan de raden wordt dan gevraagd : 1. Werkorganisatie BUCH

Transcriptie

1 ACHTERGRONDNOTITIE VOOR DE GEMEENTERAAD Aan Cc Van bespreken in Leden van de gemeenteraad College Griffiers Fractievoorzittersoverleg onderwerp Opzet raadsvergadering 24 juni 2015, gemeentehuis Castricum, uur - GR Werkorganisatie BUCH gemeenten - Notitie raadsondersteuning BUCH van de griffiers datum 10 juni 201 bijlagen - Inleiding Op 24 juni a.s. is de gezamenlijke raadsvergadering over de werkorganisatie BUCH. Aan de raden wordt dan gevraagd : 1. Werkorganisatie BUCH Het college toestemming te verlenen de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH aan te gaan tussen de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Kennis te nemen van het bedrijfsplan 'Samen, maar toch apart', dat uitgangspunten en kaders bevat voor het inrichten van de Werkorganisatie BUCH. Variabel per gemeente : Een incidenteel budget beschikbaar te stellen voor de implementatie van de ambtelijke fusie organisatie en de dekking hiervoor vast te stellen. 2. Raadsondersteuning BUCH De notitie raadsondersteuning bij ambtelijke fusie BUCH, de rol van de vier griffies vast te stellen en deze aan te bieden aan de gemeentesecretarissen. De burgemeesters en de griffiers bereiden deze vergadering samen voor. Ter voorbereiding van de vergadering is net als de vorige twee gezamenlijke raadsvergaderingen een notitie gemaakt ter voorbereiding zodat de vergadering procedureel (zie i ) en procesmatig goed verloopt. De uitnodiging en agenda ontvangt u separaat. De stukken gaan naar de raad via de eigen griffies en worden op de in de gemeentelijke gebruikelijke wijze gepubliceerd. Opzet vergadering in hoofdlijnen 1. Plenair debat 2. Vier afzonderlijke raadsvergaderingen na elkaar in UCHB volgorde: Uitgeest, Castricum, Heiloo en Bergen. 1. Plenair debat Opening en een plenair debat tussen de woordvoerders van de (29) fracties. Voorzitter is mevrouw Verkleij (Uitgeest). PAGINA 1 van 5

2 In het plenaire debat komen de twee raadsvoorstellen, raadsbesluiten en mogelijke amendementen en moties aan de orde. Op 20 mei heeft ook al een bespreking van de stukken plaatsgevonden. De stuurgroep heeft na 20 mei 2015 per brief nog gereageerd op op 20 mei gestelde vragen en enkele opmerkingen. De verwachting is dat de bespreking op 24 juni zich met name zal toe spitsen op eventuele ingediende amendementen en/of moties. Raadsleden richten zich tot elkaar, of tot de colleges of een specifieke portefeuillehouder. Regionale afstemming : woordvoerders kunnen ook namens een bepaalde partij namens alle 4 raden spreken. De colleges worden vertegenwoordigd door de eigen portefeuillehouders. Doelstelling van het plenaire debat is dat het duidelijk wordt hoe de afzonderlijke raden zullen stemmen over de voorliggende voorstellen, de amendement(en en motie(s). 2. Vier raadsvergaderingen in UCHB volgorde Na het plenaire deel nemen achtereenvolgens de voorzitters van de raden en de griffiers plaats in de middengedeelte de eigen raad. In UCHB volgorde worden op elkaar volgende raadsvergaderingen gehouden, waarin in feite alleen nog met eventuele stemverklaringen, per raad de stemmingen volgen. (De vergadervolgorde heeft de afgelopen vergaderingen gerouleerd, waarbij de raad die de voorzitter levert telkens als eerste is begonnen met de bijdrage). Alle vergaderingen worden geopend door de eigen voorzitter en na vergadering afgesloten door de eigen voorzitter. Na afloop van een raadsvergadering van een gemeente wordt de volgende raadsvergadering geopend. Inspreken is mogelijk Locatie, tijd en indeling zaal Locatie: Raadzaal Castricum: opening vergadering uur. Indeling raadszaal: Een ovale opzet, met 4 compartimenten voor de vier raden. Binnenring met 29 microfoons, voor alle woordvoerders per raad. Aan de kop voorzitter (W. Verkleij) en griffier (W. Zoetelief). De raden zitten min of meer achter hun eigen woordvoerders. Overig. Ter voorbereiding is het gemeentehuis van Castricum op zaterdag 20 juni a.s. van uur tot uur beschikbaar om eventuele ontmoetingen tussen fracties te faciliteren. U kunt desgewenst van deze gelegenheid gebruik maken om bijvoorbeeld het draagvlak voor indiening van amendementen/moties bij uw collega s te peilen of te werken aan het opstellen van de eventuele amendementen/moties. U kunt de griffiers aanschieten voor evt technische bijstand bij het opstellen. Als fracties hiervan gebruik willen maken, gelieve dit aan te geven bij de griffies, zodat we dit kunnen faciliteren (beveiliging, ruimtes, evt. broodjes etc.) Mogelijke amendementen en moties dienen bij voorkeur uiterlijk 22 juni uur of zo mogelijk eerder te zijn ingeleverd bij de eigen griffie zodat afstemming en voorbereiding ordentelijk kan plaatsvinden. PAGINA 2 van 5

3 Het indienende raadslid / fractie(s) dienen eventuele moties en amendementen in bij de eigen raad en indien nodig via de fracties bij de overige raden om ervoor te zorgen dat het in alle raden in stemming wordt gebracht. Er worden op 24 juni aparte ruimten geregeld voor eventuele schorsingen. Het verslag van de vergadering wordt als geluidsopname digitaal beschikbaar gesteld. De eigen griffier maakt nog een besluitenlijst van de betreffende raadsvergadering. Elke gemeente verzorgt de eigen publicatievorm voor deze raadsvergadering. De griffiers zorgen voor afstemming van de agenda, raadsvoorstellen en raadsbesluiten, moties en amendementen i.o. de ambtelijke organisaties. Kosten worden gedeeld door 4 Schematisch overzicht zaalindeling Gem secr Ph s VZ + griffier PAGINA 3 van 5

4 1 R aadsled e n Uitgeest 2 R aadsleden Castricum raadsleden Bergen 4 Woordvoerders zitten aan tafel raadsleden Heiloo 3 C PUBLIEK PAGINA 4 van 5

5 i Ten aanzien van de rechtsgeldigheid besluiten zijn relevant : De Gemeentewet en het Reglement van Orde. a. De Gemeentewet bevat geen andere bepaling over de plaats van de raadsvergaderingen dan dat met schriftelijke oproep tot vergadering, ook de datum, tijdstip en plaats van de vergadering openbaar worden gemaakt (artikel 19, lid 2). b. RvO Heiloo, 2010 Artikel 7, lid 2: 1. raadsvergaderingen in principe in het gemeentehuis 2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met de fractievoorzitters. PAGINA 5 van 5