EEN NIEUWE MANIER VAN VERGADEREN

Transcriptie

1 EEN NIEUWE MANIER VAN VERGADEREN Een nieuwe manier van vergaderen 1

2 INLEIDING De gemeenteraad heeft in februari 2009 besloten volgens een nieuwe systematiek te vergaderen. Tot die tijd werden de vergaderingen voorbereid in twee commissies: de beleidscommissie en de controlecommissie. De voorgestelde wijzigingen waren in de eerste plaats enkel procedureel van aard en gericht op vermindering van de belasting in kwantitatieve zin. In de volgende fase zou binnen dit model gekeken worden hoe ook de kwaliteit van het besluitvormingsproces verbeterd kan worden. In de commissievergadering van 27 april 2010 is de nieuwe systematiek van vergaderen geëvalueerd. Tijdens die evaluatie is een aantal verbeterpunten en aandachtspunten benoemd die zouden moeten leiden tot een kwalitatieve verbetering van de vergadercultuur. De aanbevelingen die vooral gericht waren op verbetering van de processen rond het vergadermodel van de raad zijn in de vorige bestuursperiode uitgevoerd. In 2012 heeft ook de Rekenkamercommissie een onderzoek uitgevoerd naar het opereren van de raad bij de behandeling van de kadernota, programmabegroting en programmarekening. Ook dit rapport bevat een aantal aanbevelingen die zich richten op een kwalitatieve verbetering van de manier van vergaderen door de gemeenteraad. Door middel van een workshop in de tweede helft van 2012 zijn de aanbevelingen uit dit rapport aan de raads- en commissieleden gepresenteerd. Omdat een nieuwe, andere manier van vergaderen niet alleen een kwestie is van aanpassingen in structuren of modellen maar ook training en opleiding van raadsleden en commissieleden vraagt heeft het presidium in 2013 besloten de verdere uitvoering van deze aanbevelingen op te pakken in de bestuursperiode Op 20 juni 2014 heeft het presidium een bijeenkomst gewijd aan een nieuwe manier van vergaderen. Aan de commissievoorzitter, plaatsvervangend commissievoorzitter en de griffier is gevraagd om verdere voorstellen uit te werken. Op 3 juli 2014 is dit document verder uitgewerkt door de commissievoorzitters en de griffier. Het gewijzigde document (versie 0.3) is toegezonden aan het presidium en het Managementteam. Op 25 september 2014 heeft het presidium aanvullende opmerkingen gemaakt. In een bijeenkomst op 8 oktober is het document besproken met het voltallige Managementteam. In versie 0.4.d.d. 9 oktober 2014 zijn de resultaten van de besprekingen verwerkt. Het presidium heeft in de vergadering van 13 november 2014 besloten het document voor te leggen aan de adviescommissie van de gemeenteraad voor bespreking Een nieuwe manier van vergaderen 2

3 1. Opdracht Het presidium heeft in de bijeenkomst van 20 juni 2014 geconcludeerd dat de volgende onderwerpen aangepakt moeten worden in de volgende stap om te komen tot een betere manier van vergaderen: 1. Commissievergaderingen duren te lang 2. De raadsvergadering is vaak een herhaling van hetgeen in de vergadering van de adviescommissie al aan de orde is geweest 3. Vergaderingen zijn bijna niet te volgen voor het publiek 4. Er is weinig of geen mogelijkheid om in gesprek te gaan met burgers of organisaties Het presidium heeft aan de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en de griffier is gevraagd om verdere voorstellen uit te werken aan de hand van de volgende kaders: Er wordt vastgehouden aan de huidige cyclus. De manier van vergaderen wordt ingevuld naar het model zoals dat in de gemeente Nuth wordt gehanteerd. Implementatie van een besluitvormend deel aansluitend aan commissie/rtg tbv hamerstukken. In schema opnemen informatieavonden voor de raad. Commissie moet naar eindtijd uur Doorlooptijd besluitvorming: het presidium kan instemmen met niet aanwezig zijn van alle stukken t.b.v. vaststellen conceptagenda. De onderwerpen van conceptagenda moeten wel bekend zijn. Op moment van verzending (woensdag na presidium) moeten alle stukken compleet zijn Een nieuwe manier van vergaderen 3

4 3. Het BOB model De basis voor het huidige vergadermodel dat in 2009 is ingevoerd is het BOB-model: Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming. Het BOB model wordt door gemeenten op verschillende manieren geïnterpreteerd en geïmplementeerd omdat de fases van beeldvorming en oordeelsvorming in het proces elkaar soms overlappen. In de huidige manier van vergaderen leidt dit onder andere tot veel herhalingen in de gemeenteraad van wat al in de adviescommissie is besproken Beeldvorming Bij beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van een vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. De fase van Beeldvorming speelt zich af tijdens de voorbereiding van en in de vergadering van de adviescommissie. In deze fase moeten raadsleden zich een beeld kunnen vormen van de inhoud en de gevolgen van het voorstel dat door het college aan de raad wordt voorgelegd. Voor deze beeldvorming staan verschillende middelen en mogelijkheden ter beschikking. zoals: stellen van vragen (4.1) informatieoverdracht (4.2) het gesprek aangaan met burgers, organisaties, adviseurs, belanghebbenden (4.3) het inventariseren van politieke keuzes of argumenten pro en contra Beeldvorming heeft echter ook een andere kant. De bijeenkomsten van de adviescommissie kunnen ook worden ingezet voor beeldvorming door het college. In de voorbereiding van voorstellen die naar de raad moeten kan het aan te bevelen zijn om eerst met de commissie te overleggen om de gevoelens en wensen van de raad te sonderen Oordeelvorming Oordeelsvorming is gericht op het formuleren van een politiek standpunt op grond van argumenten en de weging daarvan. De fase van Oordeelvorming speelt zich af in de periode na de vergadering van de adviescommissie en tijdens het eerste deel van de vergadering van de gemeenteraad. De informatie die de verschillende fracties hebben vergaard tijdens de vergadering van de adviescommissie nemen zij mee naar het fractieoverleg en eventueel overleg met hun achterbanleden. In deze fase kunnen zij tegenvoorstellen of aanvullende voorstellen (amendementen) of aanvullende wensen (moties) voorbereiden en zo nodig delen met de andere fracties. Tijdens de raadsvergadering gaan de fracties met elkaar in overleg (beraadslaging) om een definitief oordeel te vormen over het voorstel van het college de amendementen en moties. Het is een mogelijkheid om in deze fase ook nog anderen 1 deel te laten nemen aan dit debat. In deze fase krijgt het college ook de gelegenheid om het oordeel te geven over de ingediende amendementen en moties. 3.3 Besluitvorming De fase van besluitvorming is gericht op het formuleren van een meerderheidsstandpunt op basis van argumentatie of onderhandeling. In de afsluitende fase van Besluitvorming worden de amendementen, voorstellen en moties voorgelegd aan de raad en neemt de gemeenteraad een definitief besluit. 1 Ook het huidige RvO biedt hiertoe de ruimte (artikel 25) maar in de praktijk wordt hier geen gebruik van gemaakt. In sommige gemeenteraden mogen ook fractievertegenwoordigers deelnemen aan het debat. Zij nemen dan de plaats in van een raadslid. Aan het besluitvormende deel kunnen alleen raadsleden deelnemen Een nieuwe manier van vergaderen 4

5 4. BEELDVORMING IN DE PRAKTIJK: DE VERGADERING VAN DE ADVIESCOMMISSIE 4.1 Beeldvorming door het stellen van vragen: technische vragen en politiek-bestuurlijke vragen Het is mogelijk om een onderscheid te maken tussen technische vragen en politiek-bestuurlijke vragen. Technische vragen zijn vragen die in het algemeen beantwoord kunnen worden door de ambtelijke organisatie. Het zijn vaak ook detailvragen. Politiek-bestuurlijke vragen zijn vragen die betrekking hebben op de inhoud van het voorstel en moeten beantwoord worden door het college (of de portefeuillehouder). Deze vragen kunnen bedoeld zijn om het college/poho de gelegenheid te geven om toelichting te geven op keuzes die zijn gemaakt in het voorstel of verantwoording af te leggen. Om de vergadering van de adviescommissie tot de hoofdlijnen en politieke consequenties te beperken is het van belang dat technische en detailvragen voorafgaand aan die vergadering zoveel mogelijk beantwoord zijn. Deze moeten door de commissieleden schriftelijk worden gesteld en ook schriftelijk worden afgehandeld. Omdat de beantwoording beslag legt op de ambtelijke capaciteit is het belangrijk om hierover afspraken te maken. VOORSTEL: Het stellen van vragen voorafgaand aan de vergadering van de adviescommissie: 1. Vragen worden schriftelijk aangeleverd bij de griffie op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering van de adviescommissie voor uur. 2. De griffie bundelt schriftelijke vragen en stuurt deze dagelijks door naar de gemeentesecretaris (via het bestuurssecretariaat) en het college. 3. Het overzicht van schriftelijke vragen wordt dagelijks op extranet geactualiseerd. 4. De laatste verzending vindt plaats voor vrijdagmiddag uur. 5. De gemeentesecretaris/ambtelijke organisatie beoordeelt of vragen van technische aard zijn of ook een politiek karakter hebben. Technische vragen worden direct afgehandeld door de ambtelijke organisatie. Deze behoeven geen bespreking met de portefeuillehouder. Vragen met een politiek karakter worden besproken met de portefeuillehouder en indien nodig in de B&W vergadering van dinsdagochtend. De portefeuillehouder/college besluit of een politieke vraag schriftelijk dan wel mondeling tijdens de vergadering van de adviescommissie wordt beantwoord. 6. De beantwoording van de schriftelijk gestelde technische vragen vindt plaats voor dinsdag uur via de griffie. De griffier ontvangt de beantwoording via het bestuurssecretariaat. 7. Technische vragen die worden ingezonden na vrijdagmiddag uur worden beantwoord na de commissievergadering. 8. Het stellen van vragen tijdens de vergadering van de adviescommissie: Tijdens de vergadering van de adviescommissie is het alleen toegestaan om politiek bestuurlijke vragen te stellen aan het college die in het belang zijn van de Beeldvorming over het voorstel. De voorzitter heeft hierin een belangrijke rol. Indien de voorzitter van oordeel is dat vragen technisch van aard zijn worden deze niet behandeld. Technische vragen die tijdens de vergadering niet worden behandeld kunnen na afloop door de vragensteller alsnog worden ingediend via de griffie. Deze worden beantwoord voor de raadsvergadering. 4.2 Beeldvorming door informatievoorziening Het is mogelijk om de vergadering van de adviescommissie te gebruiken voor Beeldvorming over onderwerpen die op een later moment op de agenda van de raad komen Een nieuwe manier van vergaderen 5

6 Het initiatief om een deel van de vergadering van de adviescommissie hiervoor te gebruiken kan zowel door het college als door de raad (via het presidium) worden genomen. Het college kan deze manier van informatievoorziening gebruiken om de raad te informeren over ontwikkelingen die zich in de toekomst voordoen. Het kan echter ook worden ingezet om in de voorbereiding van voorstellen naar de raad de gevoelens van de raad te peilen en deze te gebruiken bij de voorbereiding van voorstellen die in voorbereiding zijn. De raad kan zich op deze manier laten informeren over ontwikkelingen die hij in de toekomst wenselijk acht, over de voortgang van projecten of andere relevante zaken. 4.3 Beeldvorming door het gesprek aan te gaan met burgers, organisaties, adviseurs, belanghebbenden In de huidige vergadercultuur worden slechts bij wijze van uitzonderingen anderen betrokken bij de vergaderorde van de adviescommissie (accountant, Rekenkamercommissie). Inwoners, organisaties en andere belanghebbenden hebben alleen de mogelijkheid om aan het begin van de vergadering van de adviescommissie om gebruik te maken van het inspreekrecht. Het inspreekrecht beperkt zich tot het maximaal vijf minuten het woord voeren over een onderwerp dat al dan niet op de agenda staat. Na het afronden van het inspreekrecht nemen de insprekers niet meer deel aan de vergadering. Het is de uitdrukkelijke wens om bij de Beeldvorming in de vergadering van de adviescommissie ook anderen de mogelijkheid tot meer inbreng en meepraten te bieden. Om burgers, organisaties, adviseurs en belanghebbenden de gelegenheid te geven mee te praten tijdens de vergadering van de adviescommissie om op die manier een bijdrage te leveren aan de Beeldvorming is een andere, nieuwe vergaderorde noodzakelijk. VOORSTEL: Het inspreekrecht over onderwerpen die niet op de agenda staan wordt gehandhaafd om inwoners, organisaties en instellingen de gelegenheid te geven de commissie kort te informeren over zaken die bij hen leven. Inwoners, organisaties en instellingen kunnen zich aanmelden om uitgenodigd te worden als gast bij de behandeling van een onderwerp dat op de agenda staat. Zij worden door de voorzitter bij de behandeling van het agendapunt uitgenodigd om plaats te nemen in de vergadering en krijgen ook de gelegenheid om deel te nemen aan het overleg. Het presidium kan inwoners, organisaties en instellingen gericht uitnodigen om bij de behandeling van een agendapunt als gast deel te nemen aan de bespreking van een onderwerp op de agenda van de adviescommissie. Via het Raadsinformatiesysteem en ibabs wordt bekendgemaakt wie zich heeft aangemeld of is uitgenodigd om als gast aanwezig te zijn Beeldvorming door het vragen van adviezen van externe partijen Het is mogelijk dat raadsleden of commissieleden voor de beeldvorming behoefte hebben aan het consulteren van externe partijen (bijvoorbeeld de accountant). Vanwege de kosten die mogelijk aan dergelijke adviezen zijn verbonden is het nodig om hierover afspraken te maken. 1. Indien een raadslid of fractie op eigen initiatief een externe partij om advies vraagt zijn de kosten hiervan voor rekening van het raadslid of fractie Een nieuwe manier van vergaderen 6

7 2. Een raadslid of fractie kan het college verzoeken om een externe partij een advies te laten uitbrengen. Indien het college instemt komen de kosten ten laste van het college. Het advies is voor alle fracties beschikbaar. 3. Indien het college niet instemt met het verzoek kan het raadslid of fractie dit verzoek voorleggen aan het presidium of adviescommissie. Indien de meerderheid in presidium of commissie instemt met het verzoek dan wordt via de griffier het advies gevraagd. De kosten komen ten laste van het griffiebudget. Het advies is voor alle fracties beschikbaar Commissievergaderingen duren te lang Naast het stellen en beantwoorden van technische vragen in de adviescommissie zijn er nog andere factoren die leiden tot lange vergaderingen. Door het meer ruimte geven aan inwoners, organisaties en instellingen tijdens de vergaderingen van de adviescommissie is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de inrichting van de vergadering van de adviescommissie. Naast discipline van de fracties om zich te beperken tot de hoofdlijnen betekent dit ook dat de voorzitter een belangrijke rol heeft in de orde van de vergadering. Dit moet ook door alle deelnemers aan de vergadering geaccepteerd worden. VOORSTEL: Maatregelen om lengte van de vergadering van de adviescommissie in de grip te krijgen: 1. Vergaderdiscipline van de fracties: beperking tot hoofdlijnen 2. Accepteer dat de voorzitter verantwoordelijk is voor de vergaderorde en bepaalt wie het woord voert 3. Er worden geen technische vragen gesteld en beantwoord in de vergadering van de adviescommissie 4. De eerste termijn van de vergadering van de adviescommissie is bedoeld: om met het college in overleg te treden en politiek-bestuurlijke vragen te stellen om met inwoners, organisaties en instellingen in overleg te treden en van gedachten te wisselen ten behoeve van de Beeldvorming 5. De tweede termijn van de vergadering van de adviescommissie (spreektijd: maximaal 2 minuten per fractie )is bedoeld om: Iedere fractie de gelegenheid te geven een eerste indruk te verwoorden en indien gewenst wijzigingsvoorstellen aan te kondigen; Te adviseren over verdere behandeling van het voorstel (hamerstuk, terug voor advies, agendering); 6. Agendering van Raadsinformatiebrieven en ingekomen stukken wordt zoveel mogelijk vermeden. Verzoeken om agendering (deze worden ingediend tijdens de raadsvergadering) gebeuren gemotiveerd via de griffie voorafgaand aan de raadsvergadering. Toelichting op raadsinformatiebrieven en ingekomen stukken vindt plaats in de vergadering van de adviescommissie. Indien een politieke debat wordt gewenst naar aanleiding van een Raadsinformatiebrief of ingekomen stuk wordt deze geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. 7. Rondvraag: eenvoudige vragen kunnen worden gesteld via de rondvraag. Deze worden 24 uur voorafgaand aan de vergadering van de adviescommissie ingediend via de griffie (per ) en tijdens de vergadering van de adviescommissie direct en mondeling beantwoord door het college. 8. De lijst van toezeggingen wordt niet geagendeerd in de vergadering van de adviescommissie. De voortgang van de afhandeling van toezeggingen wordt besproken in het presidium Een nieuwe manier van vergaderen 7

8 9. Het presidium stelt bij het vaststellen van de conceptagenda richtlijnen voor de behandeltijden vast voor de agendapunten. Indien tijdens vergadering de tijd niet toereikend is bepaalt de commissie: Voortzetting van de vergadering een week later (op dinsdag); Doorschuiven naar de volgende vergadercyclus; Direct agenderen voor de eerstvolgende raadsvergadering. 10. Vergaderingen hebben een vaste eindtijd (22.30 uur). Ten aanzien van agendapunten die niet behandeld zijn kan de adviescommissie besluiten tot: Voortzetting van de vergadering een week later (op dinsdag); Doorschuiven naar de volgende vergadercyclus; Direct agenderen voor de eerstvolgende raadsvergadering. 11. Het presidium kan bepalen dat agendapunten in parallelsessies worden behandeld. 12. Indien de vergadering van de adviescommissie besluit dat een voorstel niet in de raadsvergadering aan de orde hoeft te worden gesteld voor oordeelsvorming wordt dit een hamerstuk. Indien de eindtijd van de vergadering van de adviescommissie dit toelaat kan na beëindiging van deze vergadering een korte raadsvergadering worden bijeengeroepen om besluitvorming plaats te laten vinden. Een ander vereiste voor deze verkorting van de doorlooptijd van dit voorstel aan de raad is de aanwezigheid van voldoende raadsleden om de vergadering van de raad plaats te laten vinden Een nieuwe manier van vergaderen 8

9 5.OORDEELSVORMING IN DE PRAKTIJK: DE RAADSVERGADERING IN EERSTE TERMIJN De fase van Oordeelsvorming begint na afloop van de vergadering van de adviescommissie. Fracties nemen de ingewonnen informatie mee naar hun achterban en bespreken deze in hun fractieoverleg. Indien bij nadere bespreking nog vragen zijn die beantwoord moeten worden kunnen deze schriftelijk (via ) gesteld worden via de griffie. Afhankelijk van de aard van de vraag (technisch of politiek-bestuurlijk) overlegt de griffier met de gemeentesecretaris over de afhandeling van de beantwoording van deze vragen. De fase van Oordeelsvorming de eerste termijn van de raadsvergadering. In de eerste ronde krijgen alle fracties de gelegenheid om politiek-bestuurlijke standpunten te wisselen met elkaar en met het college en dienen zij amendementen en moties in. et college de gelegenheid om te reageren. De voorzitter ziet toe op de vergaderorde: technische vragen worden niet meer gesteld en beantwoord. Raadsleden beperken zich tot de hoofdlijnen, vallen niet in herhaling en gaat niet in debat met het college. In de tweede ronde bespreken de fracties met elkaar het voorliggende voorstel en eventueel ingediende wijzigingsvoorstellen om tot een eindoordeel te komen. De voorzitter ziet toe op de vergaderorde en ziet er op toe dat niet in herhaling wordt gevallen en dat het debat plaats vindt tussen de fracties en niet met het college. Indien de voorzitter van oordeel is dat standpunten voldoende zijn gewisseld om tot een eindoordeel te komen wordt de tweede termijn beëindigd. 6. BESLUITVORMING IN DE PRAKTIJK: DE RAADSVERGADERING IN TWEEDE TERMIJN In de besluitvormende fase vindt geen wisseling van standpunten meer plaats. De voorzitter brengt ingediende amendementen, het voorstel en moties in stemming. Raadsleden kunnen indien gewenst een stemverklaring afgeven Een nieuwe manier van vergaderen 9

10 7. IMPLEMENTATIE: EEN NIEUWE MANIER VAN VERGADEREN 7.1 Voorwaarden Om de Nieuwe manier van vergaderen te kunnen doen slagen moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. 1. Training van voorzitters De voorzitters hebben een belangrijke rol in de orde van vergaderingen van commissie en gemeenteraad. Na vaststelling van de nieuwe manier van vergaderen moeten zij worden getraind om de nieuwe vergaderorde vorm te kunnen geven. Bovendien moet worden overwogen om meerdere voorzitters voor de adviescommissie op te leiden, zeker als in de toekomst vaker voor de mogelijkheid van parallelsessies wordt gekozen. 2. Training van raadsleden Raadsleden moeten niet alleen worden geïnformeerd over de nieuwe manier van vergaderen. Het is nodig om hen onder andere te leren kort en bondig te formuleren. Ook training in debatvaardigheden moet worden gefaciliteerd. 3. Facilitaire voorzieningen Met ingang van 17 oktober 2014 heeft de gemeenteraad weer de beschikking over een eigen raadzaal in het gemeentehuis en bestaat de mogelijkheid om parallelsessies te organiseren op de begane grond van het gebouw. 4. Afstemming met de organisatie Een belangrijk element in de Nieuwe manier van vergaderen is de afhandeling van schriftelijke vragen er voorbereiding op de adviescommissie. De ambtelijke organisatie is een belangrijke partij in dit verband. Hier moeten goede afspraken gemaakt worden met de gemeentesecretaris. Het concept versie 0.3 is besproken in een bijeenkomst met het Managementteam op 8 oktober Communicatie De bedoeling van de Nieuwe manier van vergaderen is het aantrekkelijker maken van vergaderingen en burgers, organisaties en instellingen meer betrekken bij de Beeldvormende fase. Deze Nieuwe manier van vergaderen moet goed en duidelijk gecommuniceerd worden naar de inwoners van Cranendonck. Met de gemeentesecretaris moet afgesteld worden hoe het Team communicatie hierbij kan ondersteunen. Voor incidentele ondersteuning ten aanzien van de bekendmaking van een andere manier van vergaderen kan een beroep worden gedaan of het Team communicatie (bijeenkomst MT 8 oktober 2014). 6. Formeel vastleggen van het vergadermodel Het nieuwe vergadermodel moet geformaliseerd worden en vastgelegd in een nieuw Reglement van orde. Ook het Reglement van Orde van het Presidium moet worden gewijzigd. 7.2 Experimenteren tot 1 januari 2015 De komende maanden kan op basis van het hierboven beschreven model geëxperimenteerd worden. Het huidige Reglement van Orde en de Verordening op de adviescommissie van de gemeenteraad bieden voldoende ruimte om te variëren in de opzet van de vergaderingen van de adviescommissie en de gemeenteraad. Bij onderwerpen die zich daarvoor lenen (decentralisaties, Hof van Cranendonck, subsidiebeleid) kunnen inwoners, instellingen of organisaties uitgenodigd worden om deel te nemen aan de vergadering van de adviescommissie. 7.3 Invoeren van het nieuwe model in januari 2015 In de eerste vergadercyclus van 2015 kan de Nieuwe manier worden voorgelegd aan de commissie en raad en geformaliseerd door middel van het vaststellen van nieuwe Reglementen van Orde Een nieuwe manier van vergaderen 10