Anders vergaderen in Landsmeer. Doel van de avond Waarom anders vergaderen Wat willen we bereiken Het BOB model Vergaderschema Hoe gaan we verder

Transcriptie

1 Doel van de avond Waarom anders vergaderen Wat willen we bereiken Het BOB model Vergaderschema Hoe gaan we verder

2 Een duidelijk beeld krijgen van het waarom en hoe anders vergaderen een nieuwe vergaderschema De werkgroep voeden met uw opmerkingen t.b.v. het vervolg

3 Te weinig betrokkenheid burgers Commissies te technisch en te weinig politiek debat in commissies en raad Commissie wordt soms in de raad overgedaan Vergaderingen vaak niet efficient en langdradig Agenda s van commissies en raad worden te weinig door de raad zelf bepaald Er komen meer integrale stukken die niet in het huidige commissiestelsel passen Zware belasting voor eenmansfracties, college en ambtenaren Besluitvormingstraject te lang

4 Voorbereiding nieuw vergaderstelsel met een pilot in februari 2014 elementen in de opdracht: Voor welke van de bestaande problemen moet het nieuwe stelsel een oplossing bieden. Inventariseren van doelstellingen, wensen en randvoorwaarden Benoemen van oplossingsrichtingen en modellen van vergaderstelsels Concept besluitvorming nieuwe werkwijze gevolgd door besluitvorming in de raad

5 Leden Hans Brosse Arnold Elfferich (vz) Richard Quakernaat Adviseurs: Astrid Nienhuis Cindy Heusingveld Paul Menting

6 Meer burgerbetrokkenheid Beter en efficienter vergaderen Meer en beter politiek debat Scheiding fases beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming De raad meer de regie over eigen agenda Integrale behandeling van voorstellen mogelijk maken Betere aansluiting bij het duale stelsel en meer ruimte voor flexibiliteit

7 Burger en politiek dichter bij elkaar brengen De raad meer regie geven over de raadsagenda Flexibele werkvormen mogelijk maken Meer en beter politiek debat Bekorten besluitvormingstraject

8 Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming

9 Doel: als raad verkrijgen van goed inzicht in de situatie Vragen: wat weten we (niet)? welke informatie hebben we echt nodig voor een goed besluit? hoe gaan we die informatie krijgen? Resultaat: Iedereen beschikt over dezelfde informatie Iedereen weet welke informatie hij/zij nog wil hebben

10 Vergadermethoden: brainstorm rondje doorvragen mindmap Geen discussie! Vorm: rondetafelgesprek bezoek op lokatie werkbezoeken hoorzitting Informatie avond etc Deelnemers: raads /commissieleden (fractievertegenwoordigers)(wisselende samenstelling) burgers

11 Doel: formuleren politiek standpunt en uitwisselen argumenten Vragen: wat is ons doel waar maken we ons zorgen over en hoe kunnen we die verminderen aan welke voorwaarden moet het besluit voldoen om acceptabel te zijn Resultaat: Gezamenlijke belangen, criteria en voorwaarden in beeld

12 Vergadermethodiek: Discussie en dialoog Doorvragen naar achterliggende motieven en belangen nieuwsgierig naar elkaars mening en belang deelnemers: raads /commissieleden (fractievertegenwoordigers) (wisselende samenstelling) inspraak burgers? (formele inspraak of ook aan tafel)

13 formuleren van minimaal een meerderheids standpunt op basis van argumenten en/of onderhandelingen Doel: Vragen: wat besluiten we? Wat gaan we doen Weet iedereen welk besluit genomen is? Resultaat: Een besluit

14 Vergadermethodiek: stemmen consensus Onderhandelen compromis rondje om te checken of het besluit klopt Deelnemers: Alle raadsleden (vaste samenstelling)

15 Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming

16 Tijd 19:00 20:00 Beeldvorming Onderwerp raadzaal Participatiewet, presentatie organisatie Onderwerp commissiekamer Gesprek met bestuur museum 20:00 22:15 Oordeelsvorming 20:00 21:15 Bestemmingsplan het lint 20:00 20:45 Toekomst Stadsregio 21:15 22:15 20:45 21:05 Kadernota 3 decentralisaties Nota reserves en voorzieningen 21:05 21:20 Nota activabeleid 22:15 22:30 pauze 22:30 23:15 Besluitvorming Vorig verslag Hamerstukken Debat moties/amendementen vragenkwartier

17 Beeldvorming: politieke markt, openhuis zijn termen die hierbij passen uur presentaties door burgers/ organisaties presentaties door ambtelijke organisatie raadsleden worden door burgers en college geïnformeerd. gesprekken over onderwerpen om een beeld te krijgen van de situatie/probleem enz. informeel contact burgers praten mee over onderwerpen in verschillende zalen mogelijk

18 Oordeelsvorming: meningsvormende deel uur Commissiedeel van de avond Bewoners kunnen minimaal formeel inspreken In verschillende zalen mogelijk

19 Besluitvorming uur Actualiteitenkwartiertje/vragenkwartier Besluiten hameren waar geen amendementen of moties voor zijn ingediend Discussie over ingediende amendementen of moties Interpellatiedebat mogelijk

20 Week 1 Begin cyclus Agendacommissie Stukken versturen voor aankomende cyclus Week 2 Beeldvorming of oordeelsvorming: vrije invulling Week 3 BOB avond Week 4 Agendacommissie Stukken versturen voor aankomende cyclus Week 5 Beeldvorming of oordeelsvorming: vrije invulling Week 6 BOB avond Week 7 Agendacommissie Stukken versturen voor aankomende cyclus Week 8 Beeldvorming of oordeelsvorming: vrije invulling Week 9 BOB avond Week 10 Enz.

21 Driewekelijkse cyclus (vergaderingen op donderdag, tegelijk met avondopenstelling) Agendacommissie Besluitvormingstraject t.o.v. nu 1 week korter Voorbereidingstijd raadsleden/fracties onveranderd 2 weken vrije avonden kunnen door de agendacommissie a.d.h.v. termijnagenda ruim van te voren worden gepland en vormgegeven

22 Samenstelling agendacommissie Rol en taak voorzitter(s) in verschillende fases Het aantal voorzitters dat beschikbaar moet zijn Training raads, commissie, collegeleden en voorzitters Mogelijke extra kosten (griffie, geluid, ruimte, communicatie) Pilot in maart Mogelijk Beeldvorming nieuwe stijl in een commissie in februari

23 Richt de vrije B en O avond en BOB avond in Taxeert op basis van de onderwerpen wat waar geagendeerd wordt Taxeert hoeveel behandeltijd een onderwerp nodig heeft Stelt vast welke hamerstukken direct naar de fase Besluitvorming van de BOB avond kunnen

24 Maakt deel uit van de agendacommissie Stuurt op proces, inhoud (soort vragen) en tijd Concludeert of het onderwerp doorkan naar besluitvorming de zelfde avond of niet Zo neen, wat is dan nodig en wat is dan het proces NB: deelnemers moeten het ingrijpen en de sturing van de voorzitter accepteren

25 Het nieuwe vergaderen vergt een cultuurverandering Het zal niet meteen allemaal vlekkeloos gaan Wees niet te streng voor elkaar, de voorzitter(s), de agendacommissie Er zullen ongetwijfeld fouten worden gemaakt maar daar leren we van

26 ?