VERGADERSTRUCTUUR GEMEENTE BUREN PER 1 JANUARI 2014

Transcriptie

1 VERGADERSTRUCTUUR GEMEENTE BUREN PER 1 JANUARI 2014 Op 18 februari 2013 is de werkgroep vergaderstructuur bijeen geweest. Tijdens deze vergadering zijn principe-afspraken gemaakt. Deze hebben o.a. betrekking op: a. de rol van de nieuwe burgemeester in nieuwe vergaderstructuur b. de behandelmemo, waarin benadrukt wordt dat raads-/fractieleden voor technische vragen verwezen worden naar de behandelend ambtenaar c. de wijze van verslaglegging: besluitenlijsten voor voorbespreking(en) en besluitenlijst en notulen voor de gemeenteraad d. het voorgestelde tijdschema (zie pagina 5) e. de ingangsdatum: 1 januari Op 13 mei 2013 heeft de werkgroep over de uitwerking van het alternatieve streefmodel, RV/13/ , vergaderd. Dit heeft geresulteerd in onderstaande, verdere uitwerking, die de basis vormt voor het voorstel aan de gemeenteraad dat op 25 juni 2013 wordt behandeld. Separaat worden de aanpassingen van dit alternatieve model verwerkt in het reglement van orde. Hoe ziet het alternatieve streefmodel eruit? Agendacommissie Voorbespreking(en) 1 (en openbare themabijeenkomst) Agendacommissie Gemeenteraad Besloten themabijeenkomst Niet deel uitmakend van het alternatieve streefmodel, maar te belangrijk om onvermeld te laten, is dat er een fractievoorzittersoverleg opereert. Wie zijn de deelnemers? Agendacommissie: - technisch voorzitter: voorzitter gemeenteraad - 2 raadsleden - griffier: ondersteuner - desgevraagd gemeentesecretaris. Voorbespreking(en) (maximaal 2 gelijktijdig): - voorzitter, zijnde raadslid uit voorzitterspool - 1 lid per fractie (een raadslid of een burgerlid) - collegelid(leden) - burgers/belanghebbenden. Openbare/besloten themabijeenkomst: - voorzitter, raadslid/collegelid - raads- en burgerleden - collegelid(leden) (- burgers/belanghebbenden). Gemeenteraad: - voorzitter van de raad - raadsleden - desgevraagd collegelid(leden) Het vragenkwartiertje voor raadsleden maakt deel uit van de vergadering. 1 De agendacommissie bepaalt het aantal onderwerpen dat in de voorbespreking aan de orde komt; maximaal drie per voorbespreking. RV/13/00336, 14 mei

2 Fractievoorzittersoverleg: - voorzitter van de raad - fractievoorzitters of plv. fractievoorzitters - desgevraagd collegelid(leden) en/of gemeentesecretaris. Raadsleden kunnen als toehoorder bij de vergadering van het fractievoorzittersoverleg aanwezig zijn. Wanneer wordt vergaderd? Agendacommissie: op donderdagavond om uur Voorbespreking(en): op dinsdagavond om uur Gemeenteraad: op dinsdagavond om uur Openbare themabijeenkomst: op dinsdagavond om uur na de voorbespreking(en) Besloten themabijeenkomst: op de vrije dinsdagavond om uur Fractievoorzittersoverleg: 3 tot 4 maal per jaar. Waar wordt vergaderd? Agendacommissie: in de collegekamer Voorbespreking(en): afhankelijk van de verwachte hoeveelheid publiek en onderwerp(en) in de raadzaal, Burenzaal of op locatie Gemeenteraad: in de raadzaal Openbare themabijeenkomst: in de raadzaal of op locatie Besloten themabijeenkomst: in de raadzaal Fractievoorzittersoverleg: in de collegekamer. Welke taak hebben de gremia? Agendacommissie: - primair vaststellen agenda s voorbespreking(en) en gemeenteraad. Leidraad hierbij is de beleidsagenda van de raad. Hierbij aandacht voor de voorstellen die rechtstreeks voor de gemeenteraad kunnen geagendeerd en voor de behoefte aan debat over een onderwerp (A-stukken (hamerstukken)/b-stukken (bespreekstukken)) oftewel het logistieke bespreekproces. - vaststellen of stukken technisch rijp zijn voor behandeling in de voorbespreking - vaststellen of stukken besluitrijp zijn voor behandeling in de gemeenteraad - voorzitters voorbespreking(en) kiezen aan de hand van de voorzitterspool - aandacht voor rol collegelid bij bepaalde voorstellen. Voorbesprekingen: - informatie uitwisselen (beeldvorming) - mening vormen (oordeelsvorming), maar geen politiek standpunt innemen. Gemeenteraad: - eventueel debat voeren - besluiten nemen. Themabijeenkomsten: informatie verstrekken. Fractievoorzittersoverleg: - personele aangelegenheden - politiek gevoelige zaken - vaststellen beleidsagenda raad, 2x per jaar. Wat gebeurt er in de diverse gremia? Agendacommissie: zie onder taak. RV/13/00336, 14 mei

3 Voorbespreking(en), met tijdindicatie: - inspreken burgers/belanghebbenden (interactief) over al dan niet geagendeerde onderwerpen - vaststellen besluitenlijst max. 15 minuten van tot max uur Openbare themabijeenkomst: - informatie verstrekken van tot max uur Gemeenteraad - vragenkwartier van tot max uur - terugkoppeling gemeenschappelijke regelingen - terugkoppeling Kwaliteitscommissie - begrotingswijzigingen/post onvoorzien - debat voeren en besluiten nemen van tot max uur Besloten themabijeenkomst: - informatie verstrekken van tot max uur Agendacommissie Een goede voorbereiding (en nazorg) van een vergadering vereist antwoord op onder meer de volgende vragen: is het onderwerp besluitrijp? Is het stuk vergaderrijp? Is het doel van de behandeling duidelijk? Is het een beslisstuk of een verkennend stuk? Hoe moet het worden besproken (hamerstuk/bespreekstuk), is het onderscheid daarin nuttig? Welke werkvorm is daarbij het beste passend? Hoe richten we het bespreekproces logistiek in ((welke) voorbespreking, themabijeenkomst, raad)? Wat wordt de totale agenda voor de vergadering qua volgorde, afbakening in onderwerp en tijd, aantal agendapunten? En na afloop: hoe is het verloop en de uitkomst van de vergadering geëvalueerd. Wie zit voor? - neutrale technisch voorzitter (raadslid) voor de voorbespreking - vanuit de samengestelde poule met voorzitters, geven zij hun voorkeur voor onderwerpen aan. In hun rol als voorzitter bewaken ze (spreek)tijd en agenda bewaken en bevorderen ze kwaliteit van het besluitvormingsproces ondersteunen ze het werk van de raad als politiek orgaan, zonder zelf politiekinhoudelijk mee te sturen ondersteunen en bewaken ze de wenselijke omgangsvormen en regels (zoals beleefdheid, openheid en respect) (- aandachtpunt: training voorzitters). Spelregels Voor vrijwel elke vergadering kunnen voorzitters baat hebben bij de volgende vier algemene regels: 1. maak vooraf voor deelnemers en publiek duidelijk wat het doel van de bespreking is: gaat het om beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming en/of publieke verantwoording? 2. Ga aan het begin van de bespreking na of er bij alle deelnemers overeenstemming bestaat over het doel van de discussie. Ga pas door met de bespreking als deze overeenstemming er is. RV/13/00336, 14 mei

4 3. Houd u aan het doel van de discussie. Zorg ervoor dat beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming gescheiden plaatsvinden. Als bijvoorbeeld tijdens de besluitvorming relevante nieuwe informatie op tafel komt, kan dit aanleiding zijn om de besluitvorming even stop te zetten (rol voorzitter raad) en opnieuw tot beeldvorming te komen. In elke fase kan het nodig zijn te verhelderen wat iemand zegt of bedoelt (ook dit maakt deel uit van de beeldvorming). 4. Geef een korte samenvatting van de geleverde inbreng en markeer de plaats in het proces die de bijeenkomst inneemt: geef aan wat er verder gaat gebeuren. Eisen voor een beleidsstuk voor de raad Wanneer de raad ervoor kiest een duale rol te vervullen in het politieke proces en daarbij de regie wenst te nemen, dan kunnen de volgende eisen worden gesteld aan een goed vergaderstuk: het maakt duidelijk waar we staan in het proces, wat de raad tot dan toe heeft gedaan en wat de vervolgstappen voor de raad zijn. Het doel en de behandeling van het stuk zijn duidelijk omschreven en het stuk sluit daar ook bij aan. Het geeft een korte schets van de problematiek en relevante ontwikkelingen. Het bevat een overzicht van de bestaande kaders. Het laat zien wat er in de samenleving over dit onderwerp leeft. Het bevat een helder overzicht van politiek relevante keuzevraagstukken. Het focust niet op bestuurs- of uitvoeringszaken. Het biedt ruimte en stimulans aan politieke afweging door de raad, door de reële politieke keuzeruimte aan te geven en reële alternatieven te onderbouwen. Het maakt duidelijk wanneer en waarop de raad de uitvoering controleert en het beleid evalueert. Mogelijk moeten de formats op deze eisen worden aangepast (organisatietaak). RV/13/00336, 14 mei

5 1. Tijdschema nieuwe vergaderstructuur gemeente Buren Voorbeelden B&W-vergadering: di 27 augustus Agendacommissie: do 29 augustus Verzenden/publiceren: di 3 september Voorbespreking/openbare Info-bijeenkomst: di 10 september B&W-vergadering: di 10 september Agendacommissie: do 12 september Verzenden/publiceren: di 17 september Besluitvorming: di 24 september ( Besloten info-bijeenkomst: vrije di september) 2. Agenda s voorbesprekingen en gemeenteraad, aan de hand van de agenda van de besluitvormende gemeenteraad van 2 april 2013 Eerste vergadering Agendacommissie: Tijdindicatie Voorbespreking I, locatie raadzaal Voorbespreking II, locatie Burenzaal uur Bestemmingsplan Buitengebied, Visie sociaal domein Tielsestraat, Maurik (Tankstation) uur PAUZE uur Bestemmingsplan 'Buitengebied, Startersleningen derde herziening' uur PAUZE uur Prestatie-afspraken gemeente Buren SWB uur PAUZE uur OPENBARE THEMABIJEENKOMST Gemeenteraad, rechtstreeks agenderen Nota Verbonden partijen 2013 Verordening subsidie isolatiemaatregelen 2013 Bouwverordening en Erfgoedverordening Beheerplan baggeren watergangen Actualisatie meerjaren onderhoud gemeentelijke gebouwen en eigendommen Tweede vergadering Agendacommissie: Gemeenteraad, rechtstreeks agenderen A-STUKKEN/HAMERSTUKKEN Nota Verbonden partijen 2013 Verordening subsidie isolatiemaatregelen 2013 Bouwverordening en Erfgoedverordening Beheerplan baggeren watergangen Actualisatie meerjaren onderhoud gemeentelijke gebouwen en eigendommen B-STUKKEN/BESPREEKSTUKKEN Bestemmingsplan Buitengebied, Tielsestraat, Maurik (Tankstation) Bestemmingsplan 'Buitengebied, derde herziening' Startersleningen Prestatie-afspraken gemeente Buren SWB Visie sociaal domein RV/13/00336, 14 mei