Politieke vragen die voorafgaan aan het verbeteren van de kwaliteit van het vergaderen

Transcriptie

1 Bij Politieke vragen die voorafgaan aan het verbeteren van de kwaliteit van het vergaderen Aanleiding In 2014 is het vergaderstelsel van Heerhugowaard aan de hand van een enquête geëvalueerd. De belangrijkste conclusie is dat het huidige vergaderstelsel niet hoeft te veranderen, maar dat de wijze van beraadslaging zodanig ingevuld moet worden dat sprake is van kwaliteits- en tijdwinst. Dat houdt in: - meer discussie en debat in de vergadering - open staan voor standpuntwijziging - elkaar informeren over in te dienen moties en amendementen - terugkoppeling geven aan insprekers In het raadsconvent van 7 oktober 2014 is afgesproken dat een kleine commissie uit de gemeenteraad zich buigt over de uitwerking van de evaluatie. Aangemeld hebben zich de heren Jos Bleeker, Ad Jongenelen en Alex Harren. Om evenwicht te brengen in de verhouding oppositie - coalitie is Hilke Verhagen aan deze kleine commissie toegevoegd. Het sleutelen aan de inhoudelijke kwaliteit van de vergaderingen betekent vanzelfsprekend ook het aanpassen van het reglement van orde van de raad en de verordening op de raadscommissies. Voorgesteld wordt om de uitwerking structuur te geven door die artikelen die de inhoudelijke kwaliteit van het vergaderen betreffen als leidraad te nemen, waarna (binnen de context van de opdracht) de discussie alle kanten uit mag gaan. H. Wijnveen loco-raadsgriffier

2 Hieronder in een rode kleur de uitkomsten van de bespreking in de werkgroep d.d. 21 april Aan de hand van deze uitkomsten zal de griffie voorstellen voorbereiden voor het actualiseren van de Verordening op de gemeenteraad en de Commissieverordening. Het voornemen is om deze op 29 juni as. voor te leggen aan de commissie MISB. t.a.v. het Reglement van orde van de gemeenteraad art. 3a De raad heeft een raadsconvent De functie van het raadsconvent is niet beschreven. Zowel vanuit de testamentgroep als vanuit andere raadsleden zijn er opmerkingen geplaatst over de functie, mandaat, beslissingsbevoegdheid en samenstelling van het raadsconvent. - Is het raadsconvent alleen een agendacommissie of worden er ook andere zaken besproken? Het raadsconvent bespreekt de huishoudelijke zaken van de raad. - Waar gaat het raadsconvent over en waarover niet? Het raadsconvent stelt de concept-raadsagenda vast. - Zijn de vergaderingen openbaar? Nee, het raadsconvent vergadert in beslotenheid. - Wie zijn de vervangers van de deelnemers of is de vraag: moeten er wel vervangers zijn? Huidige vervangingsregeling is prima. art. 3a lid 5 Elke fractievoorzitter heeft één stem in het raadsconvent. Er is nu sprake van 4 coalitiepartijen en 8 oppositiepartijen. Dat betekent dat de oppositie een doorslaggevende stem heeft in het wel/niet agenderen van voorstellen voor de raadsvergadering. - Kent de raad deze consequentie van deze regel of wil de raad in het raadsconvent een 'gewogen' stem hanteren, afgeleid van de verhoudingen in de gemeenteraad? Het raadsconvent 'beslist' in goede harmonie. Over de vraag of de stemverhouding 1 man 1 stem is of gewogen moet worden aan de stemverhouding in de raad is verdeeldheid in de werkgroep. Om de voorzitter in voorkomende gevallen niet in een afwegingsprobleem te brengen c.q. hem te beschermen, moet de stemverhouding wel geregeld worden. Omdat de uiteindelijke doorslaggevende beslissing in de raad wordt genomen, wordt als uitgangspunt voor de concept-verordening (ter discussie) genomen 1 man 1 stem in het raadsconvent. art. 11 Presentielijst Aanwezigheid raadsleden: De raad kan sinds kort nadere regels stellen als het gaat om het korten van de raadsvergoeding tot 80%. De raad kan dus de hoogte van de raadsvergoeding (tot een minimum van 80%) koppelen aan de aan- of afwezigheid van raadsleden. Deze regel komt voort uit de landelijke aandacht voor zgn. spookraadsleden. - Kan de mogelijkheid van korting op de raadsvergoeding worden opgenomen in het reglement van orde van de gemeenteraad. Unaniem kiest de werkgroep voor het opnemen van deze kortingsmogelijkheid. Het gaat daarbij om de geloofwaardigheid van de raad.

3 art. 14 Spreekrecht burgers over geagendeerd onderwerpen Het bieden van spreekrecht in de raadsvergadering is niet wettelijk verplicht. De VNG adviseert het spreekrecht te laten vervallen, omdat op het moment van de raadsvergadering de beïnvloeding van de standpunten nagenoeg afwezig is en het inspreken nuttiger is in de commissievergaderingen. Vanuit de kant van de inspreker is inspreken in de raadsvergadering een middel om direct bij de politiek aandacht voor zijn/haar mededeling te vragen. Het inspreken over een geagendeerd onderwerp heeft dan wellicht weinig nut, maar we kunnen aan de andere kant de burger wel de gelegenheid geven in te spreken over een niet geagendeerd onderwerp. - Wil de raad het spreekrecht voor inwoners in de raadsvergadering handhaven (over al dan niet geagendeerde onderwerpen)? De werkgroep adviseert om de inspreekregels te houden zoals deze nu zijn. Motief: het democratische recht van de inspreker (is voor hem/haar een mogelijkheid om zich nog eens tot de raad te richten) is van meer belang dan het gegeven dat de invloed op de beslissing op dat moment nagenoeg niet meer aanwezig is. Voorgesteld wordt om op de website te benadrukken dat inspreken in de raadsvergadering op dat moment nagenoeg geen invloed meer zal hebben op de besluitvorming (verwachtingen-management) art. 21 Aantal spreektermijnen is twee Over weinig politiek geladen onderwerpen levert het standaard volgen van een 'rondje' veelal herhalingen en tijdverlies op. Politiek geladen onderwerpen daarentegen vragen om een debat over de benoemde verschillen van inzicht. De formeel opgelegde spreektermijnen staan een debat in de weg. - Hoe wordt de mogelijkheid van een debat in het reglement verankerd? - Hoe kan het debat in de raadsvergadering meer regel dan uitzondering worden? Voorgesteld wordt om het aantal spreektermijnen op maximaal 2 te stellen. Het is aan de voorzitter om te bepalen of het gebruikelijke 'rondje' kan worden overgeslagen. De voorzitter mag meer sturen. De voorzitter kan bijvoorbeeld de discussie starten door een vraag te stellen over het aanwezige verschil in standpunten. De voorzitter kan een debat laten ontstaan c.q. laten voortduren door op dat moment 'de termijn' los te laten. Het is aan de raadsleden om zich te richten (met vragen) aan de andere fracties en zo een debat te laten onstaan. Dat is voor de toeschouwers aantrekkelijk. Alleen technische vragen toelaten als dat noodzakelijk is om het debat te kunnen vervolgen. Het verankeren van een debat of het debat regel te laten zijn is niet in vergaderregels vast te leggen. Dat is een houding die raadsleden moeten ontwikkelen. (refererend aan de debatcursus). Het moet in de discussie gaan om visie en uitgangspunten in plaats van details. Uitgangpunt: Met elkaar praten in plaats van met het college.

4 art. 37a Vragenhalfuurtje Het vraqenhalfuurtje zou zich moeten toespitsen op de actualiteit voor vragen die niet kunnen wachten tot een volgende raads- of commissievergadering. Met de beantwoording legt het college verantwoording af over het te voeren of gevoerde beleid c.q. over de uitvoering daarvan. Deze politieke verantwoording wordt nu buiten de openbare raadsvergadering gehouden. - Wil de raad het vragenhalfuurtje voorafgaande aan de raadsvergadering handhaven of onderdeel laten uitmaken van de raadsvergadering? De vragen moeten politiek en actueel van aard zijn en de beantwoording moet niet kunnen wachten op een latere beantwoording (dan bijvoorbeeld geldt bij de beantwoordingtermijn van 30 dagen die voor schriftelijke vragen geldt). Nu word het vragenhalfuurtje vooral gebruikt voor vragen die ook schriftelijk afgedaan kunnen worden en/of als profilering van de partij. Voorgesteld wordt om de raadsvergadering te laten beginnen om uur en te starten met het vragenhalfuurtje/-kwartiertje. Dan is er meer vergadertijd en de pauze die nu ontstaat na de beantwoording tot uur wordt dan benut. t.a.v. de Verordening op de raadscommissies Art. 2 Instelling raadscommissies In de verordening wordt voorgeschreven welke commissies er zijn. - Is er behoefte aan flexibiliteit, zodat er naar behoefte commissies ingesteld kunnen worden? - Is er behoefte aan het wijzigen van de huidige commissies? Om flexibel te kunnen zijn bij ontwikkelingen, wordt voorgesteld om wel te benoemen dat er raadscommissies zijn, maar het aantal en de benaming niet in een verordening vast te leggen. Het huidige commissiestelsel voldoet goed. Voorgesteld wordt om de voorzitters vroegtijdig te laten sturen op het al of niet doorgaan van een commissie aan de hand van de termijnagenda. Een eventueel vrijkomende vergaderavond kan dan bijvoorbeeld ingevuld worden met een bot-overleg. Er kan een aanzienlijke besparing worden gerealiseerd met het verminderen van het aantal commissie tot 2. Een besparing die kan worden ingezet voor het organiseren van ontmoetingen buiten het gemeentehuis (versterking volksvertegenwoordigende rol). Deze suggestie vanuit de griffie kan in gedachten worden genomen, maar dan moet er tenminste een beeld zijn van de besparing.

5 art. 4 Samenstelling van de commissies Een commissie bestaat formeel uit een lid en een plaatsvervangend lid. De praktijk is dat de fracties met twee personen aanwezig zijn. En als er één afwezig is wordt zelfs 'tweede' vervanger ingevlogen. Gelet op het aantal commissieleden-niet-raadsleden wordt dit aldus een voor de gemeenschap dure aangelegenheid, terwijl de meerwaarde van een tweede persoon voor de burger niet zichtbaar is. - Kan de zuiverheid van een 'lid' en een 'plaatsvervangend lid' teruggebracht worden? - Is het huidige maximum aantal door een fractie te benoemen commissieleden-nietraadsleden niet te ruim gesteld in de verordening? De huidige regeling geeft een goed evenwicht tussen fractiegrootte en de mogelijkheid van commissieleden-niet-raadsleden. De tweede persoon heeft mogelijkheid om ervaring op te doen. art 6 lid 3 De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. Ontslag van een commissieled op voordracht van de fractie is een interne aangelegenheid van de fractie. Om dit buiten de 'politiek' te houden wordt voorgesteld om het artikel als volgt te doen luiden: - Een lid en zijn plaatsvervanger houden op lid van een raadscommissie te zijn op aangeven van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. Los van de verordening: Unaniem: De regel kan conform gewijzigd worden in de verordening. De commissie stelt iedere vergadering de actuele termijnagenda vast. De termijnagenda is in het leven geroepen om de fracties inzicht te geven in de onderwerpen die er aan komen. - Hoe kunnen de fracties de termijnagenda benutten voor een vroegtijdige oriëntatie op de onderwerpen? - Op welke wijze kunnen de belanghebbenden daarbij betrokken worden? Wellicht een taak van de commissievoorzitters om de termijnagenda na te lopen op toekomstig politiek belangrijke onderwerpen en daarover de commissie te informeren. De commissie kan dan vragen om bijvoorbeeld voorafgaand over de stand van zaken geïnformeerd te worden (oriëntering op het onderwerp) of om actief betrokken te worden bij de voorbereiding van het onderwerp.