Raadsvoorstel: Onderwerp: inrichting presidium. Voorstel Te besluiten om:

Transcriptie

1 Raadsvoorstel: Onderwerp: inrichting presidium Datum: 9 juni 2015 Portefeuillehouder: G. Veldhuijzen Raadsbijeenkomst: 8 september Raadsvergadering: 24 september 2015 Programma: Bestuur Opsteller: Griffie Bijlage(n): werkwijze presidium/ fractievoorzittersoverleg + voorbeeldagenda. Voorstel Te besluiten om: 1. De presidiumvergaderingen op te knippen in drie type vergaderingen: een presidium/agendacommisise een fractievoorzittersoverleg Algemeen en een fractievoorzittersoverleg Besloten (zie bijlage 1) 2. De presidiumvergadering en het fractievoorzittersoverleg Algemeen als openbaar te beschouwen 3. In het fractievoorzittersoverleg Besloten gevoelige onderwerpen te bespreken 4. Twee agenda s en twee verslagen te hanteren: een voor het presidium/agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg Algemeen en een voor het fractievoorzittersoverleg Besloten 5. De drie type vergaderingen te laten voorzitten door de raadsvoorzitter 6. De nieuwe werkwijze per 3 november te laten ingaan Aanleiding Bij de nieuwe werkwijze van de raad, besproken in drie raadsconferenties, kwam ook de werkwijze van het presidium aan de orde. De gemeenteraad ervaart een beperkte invloed op zijn agenda. Tijdens die conferenties en in de presidiumvergadering van 28 april kwam een aantal verbetersuggesties naar voren. Die suggesties liggen nu ter besluitvorming voor. Beoogd effect Het presidium krijgt hiermee meer invloed op de agenda van de raad. Het presidium bepaalt welke onderwerpen op de agenda van de raad komen en hoe dat gebeurt en wanneer. Argumenten 1.1 Het onderscheid maakt de vergaderingen doelgerichter De presidiumvergaderingen worden soms ervaren als weinig efficiënt. Met het onderscheid tussen presidium en fractievoorzittersoverleg wordt het doel per agendapunt duidelijker. De agendapunten voor het presidium van de vergadering zijn bedoeld zijn om de agenda van de raad voor te bereiden. Vertrouwelijke en gevoelige zaken worden besproken in het fractievoorzittersoverleg. 1.2 Het onderscheid vergemakkelijkt de communicatie tussen raad en college Bij het fractievoorzittersoverleg algemeen is een wethouder aanwezig. De aanwezigheid van een vast collegelid bij de vergadering verbetert de communicatie tussen presidium (raad) en college. Op deze manier voorkomen we namelijk dat er ruis zit in communicatie tussen beide gremia. Onderwerpen die alleen de raad aangaan worden besproken in het fractievoorzittersoverleg besloten. 2.1 Hiermee geven we uitvoering aan ons uitgangspunt: Alles is openbaar, tenzij De gemeenteraad is van mening dat zoveel mogelijk vergaderingen zich in het openbaar afspelen. Door de presidiumvergadering openbaar te houden, voldoen we aan dat uitgangspunt. Vertrouwelijke en gevoelige zaken worden besproken in het fractievoorzittersoverleg. 3.1 Dit vergemakkelijkt de bespreking van zulke onderwerpen Gevoelige onderwerpen zijn onderwerpen die het belang van de gemeente schaden of waarop een Stadhuisplein 1 Postbus 108 T E gemeente@gorinchem.nl 4200AC Gorinchem F I

2 wettelijke geheimhouding van kracht is. Het functioneren van de burgemeester (functioneringsgesprek: FG), dat van de griffie (werkgeverscommissie: WGW) bijvoorbeeld of andere zaken die uitsluitend de raad aangaan. Bij dit overleg is dan ook geen wethouder aanwezig. 4.1 Twee verslagen maakt het delen van informatie eenvoudiger Op dit moment hebben alleen de fractievoorzitters toegang tot het verslag van de presidiumvergadering. Daarin staan zowel de agendatechnische - als (soms) vertrouwelijke zaken. In de voorgestelde situatie staat er geen vertrouwelijke informatie meer in het verslag van het presidium en in dat van het fractievoorzittersoverleg Algemeen. Die verslagen zijn dan toegankelijk voor alle raadsleden In bijlage 2 een voorbeeld van een agenda. 5.1 Op deze manier houdt de voorzitter van de raad het nodige overzicht In het presidium wordt de agenda van de raad bepaald en hoe de agendapunten besproken moeten worden. De raadsvoorzitter is goed voorbereid op de raadsvergadering als hij op de hoogte is van de keuzes die het presidium/agendacommissie maakt in de vaststelling van de raadsagenda. 6.1 Op 3 november zijn alle processtappen genomen Eerder invoeren is niet mogelijk. De eerst volgende raadsvergadering waarin dit onderwerp behandeld kan worden, is op 24 september. De presidiumvergadering die daarop volgt, is op 3 november. Kanttekeningen/Risico s Geen Financiën Geen Communicatie/Participatie N.v.t. Vervolgprocedure Zodra u heeft ingestemd met dit voorstel gaat het huidige presidium aan de slag met deze werkwijze. Namens het presidium de griffier de voorzitter

3 Besluit De gemeenteraad van Gorinchem Gelet op het raadsvoorstel van 9 juni 2015 Besluit: 1. De presidiumvergaderingen op te knippen in drie type vergaderingen: een presidium/agendacommisise een fractievoorzittersoverleg Algemeen en een fractievoorzittersoverleg Besloten (zie bijlage 1) 2. De presidiumvergadering en het fractievoorzittersoverleg Algemeen als openbaar te beschouwen 3. In het fractievoorzittersoverleg Besloten gevoelige onderwerpen te bespreken 4. Twee agenda s en twee verslagen te hanteren: een voor het presidium/agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg Algemeen en een voor het fractievoorzittersoverleg Besloten 5. De drie type vergaderingen te laten voorzitten door de raadsvoorzitter 6. De nieuwe werkwijze per 3 november te laten ingaan Aldus besloten in de vergadering van de raad van Gorinchem van 24 september 2015 de griffier, de voorzitter

4 Bijlage 1: werkwijze presidium/ fractievoorzittersoverleg Presidium/fractievoorzittersoverleg: de taken Procedures. Het presidium is verantwoordelijk voor de afspraken over de orde tijdens de vergadering. Het presidium heeft daarmee vooral een procedurele taak (vaststellen voorlopige agenda, uitnodigen externen, bepalen vergadermomenten e.d.). Zie bijlage 2 voor voorbeeld.... vertrouwelijk en gevoelig zaken Het presidium/fractievoorzittersoverleg is een overleg waarin vertrouwelijke mededelingen worden gedaan of waar politiek gevoelige zaken worden besproken. maar geen inhoud De VNG is van mening dat het presidium/fractievoorzittersoverleg voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen in strijd is met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125 lid 1 Grondwet). Presidium/fractievoorzittersoverleg gemeente Gorinchem: de rollen Presidium als agendacommissie Het presidium in deze rol adviseert over de agenda's van de raadsvergaderingen en voorbereidende vergaderingen. De commissie zorgt ook voor het aanwijzen van de voorzitters van de vergaderingen en bijeenkomsten. De plaatsvervanger van de voorzitter wordt door de leden van het presidium uit hun midden benoemd. Fractievoorzittersoverleg: algemeen Dit deel van de vergadering waarin het presidium fungeert als fractievoorzittersoverleg is niet openbaar.. Het initiatief om agendapunten te benoemen kan zowel van de voorzitter als van de leden komen. Bij dit deel van de vergadering is een wethouder aanwezig. Fractievoorzittersoverleg: besloten In dit deel bespreken de leden de zaken die betrekking hebben op de raad. Denk daarbij aan het functioneringsgesprek burgemeester, werkgeverszaken griffie of bijvoorbeeld intervisieonderwerpen. Er is geen wethouder aanwezig. Presidium/fractievoorzittersoverleg gemeente Gorinchem: frequentie en samenstelling Frequentie: 1 x per maand Het presidium (agendacommissie) vergadert maandelijks. Vertrouwelijke en gevoelige zaken uit het fractievoorzittersoverleg worden besproken als daarvoor aanleiding is. Het algemene fractievoorzittersoverleg vindt drie keer per jaar plaats, of vaker als dat nodig is. Samenstelling: alle fracties Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De griffier is bij elk overleg aanwezig. Een wethouder is deels aanwezig.

5 Bijlage 2: voorbeeldagenda Presidium/agendacommissie (agenda raadscyclus bepalen <datum>) Wethouder aanwezig Formele zaken Van uur Opening vergadering en mededelingen Procedurele zaken Van uur - Vaststellen agenda - Vaststellen verslag vergadering <datum> Agendatechnische zaken Van uur - Rekenkameronderzoek - Ruimte voor de rivier - Verordening parkeren.. Fractievoorzittersoverleg Algemeen Wethouder aanwezig Van uur - Terugblik cyclus <periode> - Vooruitblik gesprek met cvdk - Bestuurlijke samenwerking Besloten Van uur FG burgemeester Rondvraag