Statenvoorstel nr. PS/2011/543

Transcriptie

1 Statenvoorstel nr. PS/2011/543 Verordening Werkgeverscommissie griffier Datum Inlichtingen bij 21 september 2011 mw. mr.drs. E.H.P. Stolk-Jorink, telefoon Aan Provinciale Staten Onderwerp Verordening Werkgeverscommissie griffier Bijlagen I. Ontwerpbesluit nr. PS/2011/ (bijgevoegd) II. Profielschets waarnemend voorzitter van PS (bijgevoegd) Samenvatting van het voorgestelde besluit Provinciale Staten van Overijssel (verder: PS) stellen de Verordening Werkgeverscommissie griffier vast. De Werkgeverscommissie griffier is samengesteld uit twee fractievoorzitters en een voorzitter. De Commissaris van de Koningin is vaste adviseur en in voorkomende gevallen informant. De werkgeverscommissie krijgt taken toebedeeld die uitsluitend liggen op het gebied van de rechtspositie van de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier. Dit is expliciet toebedeeld aan PS. Met dit statenvoorstel stellen PS de verordening vast, passen de profielschets voor de waarnemend voorzitter van PS en het Mandaatbesluit rechtspositie ambtenaren ten behoeve van PS van 20 maart 2003 aan. Inleiding en probleemstelling Op 20 april 2011 hebben PS het functieprofiel voor de waarnemend voorzitter van PS vastgesteld. Bij de bespreking van het concept-profiel heeft het Presidium aangegeven op een later moment terug te komen op de werkgeverstaken ten aanzien van de griffier. Overweging Het Presidium heeft in zijn vergadering van 13 juli 2011 gesproken over de wijze waarop het werkgeverschap voor de griffier in Overijssel invulling kan krijgen. Het Presidium heeft aangegeven over te willen gaan tot het formeren van een delegatie vanuit het Presidium en hen tezamen een werkgeverscommissie ex artikel 81 van de Provinciewet te laten vormen, onder voorzitterschap van de waarnemend voorzitter. Deze werkgeverscommissie krijgt uitsluitend taken op het gebied van de rechtspositie van de griffier, die op dit moment bij het Presidium liggen op grond van het Mandaatbesluit rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten van 20 maart Het instellen van van een werkgeverscommissie griffier houdt in het vaststellen van een verordening waarin een dergelijke commissie wordt ingesteld en aanpassing van het genoemde mandaatbesluit en aanpassing van het profiel van de waarnemend voorzitter van PS.

2 Samenstelling Werkgeverscommissie griffier De aan te wijzen delegatie uit het Presidium wordt gevormd door de twee fractievoorzitters, één fractievoorzitter vanuit de coalitiepartijen en één fractievoorzitter vanuit de oppositiepartijen, en staat onder voorzitterschap van de waarnemend voorzitter van PS (tevens lid). De Commissaris van de Koningin is de vaste adviseur van de werkgeverscommissie griffier. Voor de statenperiode zal de samenstelling van de werkgeverscommissie griffier zijn: Voorzitter (tevens lid): de heer W.J. Dalhuisen; Overige leden: de heer J. Westert en de heer A. Karssen. Mevrouw A.Th.B. Bijleveld-Schouten is de vaste adviseur van de werkgeverscommissie griffier en kan in voorkomende gevallen optreden als informant van de werkgeverscommissie. Taken en bevoegdheden De taken en bevoegdheden van Werkgeverscommissie griffier liggen uitsluitend op het gebied van de rechtspositie van de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier. Dit is expliciet toebedeeld aan PS (artikel 104 Provinciewet). Het zal vooral gaan om het voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken en het voeren van regelmatig (werk)overleg met de griffier waarbij de waarnemend voorzitter van PS eerste aanspreekpunt zal zijn. De ambtenaren van de Griffie vallen niet onder de bevoegdheid van de werkgeverscommissie griffier. Deze zijn op grond van het Mandaatbesluit rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten van 20 maart 2003 toebedeeld aan de griffier. Dit mandaatbesluit behoeft aanpassing omdat daarin op dit moment sprake is van het presidium voor wat betreft de bevoegdheid omtrent de rechtspositie van de griffier (artikel 3). Dit moet worden gewijzigd in werkgeverscommissie griffier. Dit alles overziend komen de volgende taken en bevoegdheden voor overdracht aan de werkgeverscommissie griffier in aanmerking: - het nemen van besluiten over de individuele rechtspositie van de griffier, m.u.v. de in artikel 104 Provinciewet genoemde rechtspositionele besluiten, inclusief het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken; - het doen van voorstellen aan PS omtrent door PS te nemen beslissingen omtrent benoeming, schorsing, ontslag van de griffier; - het voeren van regelmatig (werk)overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden, waarbij de waarnemend voorzitter van PS eerste aanspreekpunt is; - het voorbereiden en uitvoeren van overige tot het werkgeverschap van PS behorende taken en regelingen. De werkgeverscommissie griffier legt verantwoording af over de verrichte werkzaamheden aan het Presidium. Voor de voorzitter van deze commissie, de waarnemend voorzitter van PS, levert dit een aantal aanvullende taken op: leiding van de vergaderingen/overleggen, het doen naleven van de verordening en het fungeren als eerste aanspreekpunt voor personele aangelegenheid van en voor de griffier. Deze aanpassing is opgenomen in het profiel voor de waarnemend voorzitter van PS dat als bijlage II bij dit voorstel is gevoegd. Voorstel Gelet op het voorgaande stellen wij u voor het besluit te nemen, als in concept in bijlage I verwoord. Het Presidium van Provinciale Staten van Overijssel, voorzitter, griffier, 2 Statenvoorstel nr. PS/2011/543

3 Bijlage I Ontwerpbesluit nr. PS/2011/543 Provinciale Staten van Overijssel, gelet op artikel 81 van de Provinciewet, de artikelen 104 tot en met 104 e van de Provinciewet j o artikel 3 van het Mandaatbesluit rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten van 20 maart 2003, artikel 2 van de Instructie voor de griffier van de Provincie Overijssel 2003 en artikel 107 van de Provinciewet en afdeling van de Algemene wet Bestuursrecht besluiten: 1. een werkgeverscommissie ex artikel 81 Provinciewet in te stellen; 2. de heer W.J. Dalhuisen, de heer J. Westert en de heer A. Karssen te benoemen tot respectievelijk voorzitter (tevens lid) en leden van de werkgeverscommissie voor de duur van de zittingsperiode van Provinciale Staten; 3. vast te stellen de navolgende Verordening werkgeverscommissie griffier Artikel 1. Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie griffier De werkgeverscommissie griffier heeft tot taak: 1. het nemen van besluiten over de individuele rechtspositie van de griffier, m.u.v. de in artikel 104 Provinciewet opgenomen rechtspositionele besluiten, inclusief het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken; 2. het doen van voorstellen aan PS omtrent door PS te nemen beslissingen omtrent benoeming, schorsing, ontslag van de griffier; 3. het voeren van regelmatig (werk)overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden, waarbij de waarnemend voorzitter PS eerste aanspreekpunt is; 4. het voorbereiden en uitvoeren van overige tot het werkgeverschap van Provinciale Staten behorende taken en regelingen. Artikel 2. Samenstelling werkgeverscommissie griffier 1. De werkgeverscommissie griffier bestaat uit een voorzitter (tevens lid), bij voorkeur de waarnemend voorzitter van PS en twee leden uit PS, afkomstig uit de coalitie en de oppositie. 2. De leden van de werkgeverscommissie griffier worden door het Presidium uit zijn midden aangewezen. 3. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie griffier eindigt: a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan het Presidium; het ontslag gaat in als de opvolger door het Presidium is aangewezen; b. indien het lid aftreedt als lid van Provinciale Staten; c. indien Provinciale Staten van oordeel zijn dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie griffier in te vullen; 4. De voorzitter van Provinciale Staten treedt op als vaste adviseur van de werkgeverscommissie griffier en in voorkomende gevallen als informant. Artikel 3. Taken voorzitter werkgeverscommissie griffier De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: 1. het tijdig en periodiek bijeen roepen van de werkgeverscommissie; 2. het leiden van de vergaderingen en het voeren van regelmatige (werk)overleggen met de griffier; 3. het doen naleven van deze verordening; 4. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan; Statenvoorstel nr. PS/2011/543 3

4 5. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor personele en organisatorische zaken van de griffie. Artikel 4. Ondersteuning van de werkgeverscommissie griffier Een door de griffier aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie griffier terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met de provinciesecretaris, indien nodig, afspraken over ondersteuning. Artikel 5. Besluitvorming werkgeverscommissie griffier 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel Besluiten worden alleen genomen indien de vergadering voltallig is. Artikel 6. Verslaglegging De functionaris als bedoeld in artikel 4 van deze verordening draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie griffier definitief vastgesteld. Artkel 7. Beslotenheid van de vergadering 1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie griffier worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of op een deel daarvan geheimhouding moet worden opgelegd. 3. Indien een lid van Provinciale Staten de stukken bedoeld in artikel 2 wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie griffier. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing. Artikel 8. Vergaderfrequentie De werkgeverscommissie griffier vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. Artikel 9. Verantwoording De werkgeverscommissie griffier brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, jaarlijks verslag uit aan het Presidium over haar werkzaamheden en bevindingen. Artikel 10. Onvoorziene gevallen In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de werkgeverscommissie griffier op voorstel van de voorzitter. Artikel 11. Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Artikel 12. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening werkgeverscommissie griffier. Zwolle, 4. het Mandaatbesluit rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten van 20 maart 2003 te wijzigen door in artikel 3 de woorden het presidium te vervangen door de werkgeverscommissie griffier ; 5. de profielschets voor de waarnemend voorzitter van PS aan te passen met de taken zoals genoemd in artikel 3 van de Verordening werkgeverscommissie griffier, zoals genoemd in bijlage II van dit besluit. Provinciale Staten voornoemd, voorzitter, griffier, 4 Statenvoorstel nr. PS/2011/543

5 Bijlage II Profiel voor de waarnemend voorzitter van Provinciale Staten De waarnemend voorzitter van PS vervult de navolgende taken. Daarnaast is de waarnemend voorzitter de aangewezen persoon om een aanvullende rol te vervullen in het verkeer tussen en met PS, de Statencommissiedag en Statengriffie. De functie / taken Het voorzitten van de vergadering van Provinciale Staten, het Presidium en de Agendacommissie, bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter. Het tijdig en periodiek bijeen roepen van de werkgeverscommissie; Het leiden van de vergaderingen en het voeren van regelmatig (werk)overleg met de griffier; Het doen naleven van de Verordening Werkgeverscommissie griffier; Het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van de werkgeverscommissie uitgaan; Het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor personele en organisatorische zaken van de griffie. Het doen naleven van het Reglement van Orde. Het debat richten op politiek relevante vraagstukken en het per agendapunt trekken van heldere conclusies. Het (doen) uitvoeren van door de Provinciale Staten genomen besluiten. Het bijeenroepen van de Statencommissiedag en vergaderingen van PS. Het vervangen van de voorzitter van Provinciale Staten bij diens afwezigheid (bijvoorbeeld ten behoeve van het tekenen van stukken, het openen van het Statenjaar, enz). Plaatsvervangend voorzitter van de Agendacommissie. Deelnemer aan het overleg tussen de Commissaris van de Koningin, griffier en provinciesecretaris (vierhoek). Statenvoorstel nr. PS/2011/543 5