Aan de leden van de raadscommissies 20 december 2003

Transcriptie

1 Aan de leden van de raadscommissies 20 december 2003 I. Inleiding Bij de evaluatie van de verordening op de raadscommissies in februari 2002 heeft de gemeenteraad besloten om spelregels op te stellen, die moeten leiden tot efficiënte commissievergaderingen. De Raad besloot toen ook om het aantal commissies uit te breiden. Met ingang van september 2003 is de raadscommissie Werk en Inkomen van start gegaan. In oktober en november hebben de voorzitters van de raadscommissies samen met de Griffie alle aspecten van de raadscommissies onder de loep genomen. Het resultaat hiervan is de bijgaande notitie waarin 26 spelregels (van A tot Z) zijn geformuleerd. In het Presidium is afgesproken de spelregels in alle raadscommissies te bespreken en reacties te inventariseren; in de commissie Algemeen Bestuur van 27 januari zal een definitief oordeel worden gegeven. Dan zal worden bezien in hoeverre een raadsbesluit noodzakelijk is. II. Doel van de spelregels Deze spelregels moeten bijdragen tot efficiënte en interessante raadscommissie-vergaderingen. De afspraken zijn leidraad voor de ondersteuning van de Griffie aan de voorzitters en aan de raadscommissies. De spelregels bevatten de volgende onderdelen: taken en bevoegdheden van de raadscommissies de totstandkoming van de agenda de rollen van alle spelers in het proces de vergadering zelf vergadering in beslotenheid nazorg van commissievergaderingen instellen van ad-hoc werkgroepen t.b.v. voorbereidend werk Of deze spelregels bijdragen aan efficientie commissievergaderingen is vooral afhankelijk van een gezamenlijke inzet, houding en gedrag van de leden van de commissie en van de voorzitter. De commissies zelf is verantwoordelijk voor een goede kwaliteit van de vergadering. In een aantal gemeenten wordt geexperimenteerd om de traditionele vergadercyclus om te bouwen in een werkwijze die meer past binnen de nieuwe verhoudingen tussen College en Raad. In de bijlage vindt u van een drietal gemeentens voorbeeld van aan. III. Stimuleren van het politieke debat De behoefte is ontstaan om de discussies in de commissies en gemeenteraad politieker te maken: meer debat tussen de commissie- en raadsleden onderling en minder eenrichtingsverkeer met het college. Anders dan in het monistische tijdperk werkt de Raad niet meer onder leiding van het College, maar functioneert hij als een zelfstandig orgaan naast het College. Dat betekent dat het politieke debat verandert op twee punten: nl. het doel van het debat en de spreekrichting van de spreker. In de oude manier was het de bedoeling dat de opponenten overeenstemming bereikten over het nieuwe beleid; immers de wethouders maakten deel uit van de raadsvergadering. In het dualistische stelsel is het politieke debat niet gericht op het verkrijgen van overeenstemming, maar benadrukt de spreker juist het inhoudelijke verschil van mening tussen de partijen. De eigen politieke visie wordt zo goed mogelijk in het debat onder woorden gebracht en verdedigd. Raadsleden debatteren met elkaar en ontwikkelen met elkaar de politieke kaders voor het beleid en controleren met elkaar ook hoe het college het beleid uitvoert. Raadsleden richten hun betoog dus niet tot de wethouder maar tot zijn mede raads- en commissieleden (publieke tribune en de pers) Het Presidium heeft besloten om gebruik te maken van de training "duaal debatteren. In deze training die door het Nederlandse Debatinstituut wordt gegeven, kunnen raads- en commissieleden oefenen. Zo'n 200 gemeentes hebben deze training zeer naar tevredenheid gevolgd. In het voorjaar zal

2 voor iedere commissie een training worden georganiseerd. Bekeken wordt of de training met een collega-gemeente gevolgd kan worden. IV. Vervolgafspraak Zoals in de inleidng vermeld, worden de meningen over deze spelregels in iedere raadscommissie geinventariseerd; deze worden door de Griffie in een document verwerkt en aangeboden aan de commissie Algemeen Bestuur. Dan vindt het definitief oordeel plaats. Dan zal ook besloten worden of een raadsbesluit wenselijk is. Nijmegen, 20 december 2003 T.Jorritsma Raadsgriffier

3 DE COMMISSIEVERGADERINGEN VAN A TOT Z SPELREGELS WERKWIJZE RAADSCOMMISSIES GEMEENTE NIJMEGEN 20 december 2003 Raadsgriffie gemeente Nijmegen 1

4 INHOUD Taken en bevoegdheden raadscommissies 1 Totstandkoming van de agenda a. wat is de rol van de voorzitter en het voorzittersberaad b. welke documenten komen op de agenda van de raadscommissie c. hoe ziet de reguliere agenda er uit? d. hoe komt agenda tot stand? e. hoe komt de lange termijnagenda tot stand? Wat wordt van de deelnemers verwacht? f. wat moet een lid van de commissie doen om een onderwerp op de agenda te krijgen? g. wat moet de portefeuillehouder doen om een onderwerp/notitie op de agenda van de commissie te krijgen? h. hoe gaat de rondvraag? i. wat is de rol van de portefeuillehouder? j. wat is de rol van de ambtenaar in de commissie? k. wat wordt verwacht van de insprekers? l. wie is de plaatsvervangend voorzitter? De vergadering zelf m. hoe lang mag de vergadering duren? n. wat te doen bij een gewijzigde agenda? o. wannneer worden documenten nagezonden? p. is het doel van de bespreking van het onderwerp duidelijk? q. hoe hou je het politieke debat levendig? r. hoe gaan we met elkaar om? s. hoe vindt de advisering/stemming plaats? t. wat gebeurt er met het advies van de Raad/College? u. gebruik van presentaties en andere hulpmiddelen Vergadering in beslotenheid v. wanneer moet er in beslotenheid worden vergaderd? Nazorg w. wat gebeurt er met de toezeggingen? x. hoe wordt de uitvoering van de moties bewaakt? y. wanneer komt het verslag van de commissie? z. wat gebeurt er met een brief aan de commissie? Werkgroepen van raadscommmissies aa. instellen van werkgroepen 2

5 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN EEN RAADSCOMMISSIE In het dualistische stelsel lijkt de functie van raadscommissies op die van de plenaire raad: een volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend lichaam. De raadscommissie is geen voorportaal van de besluitvorming van het College, maar ondersteunt de besluitvorming in de raad. De raadscommissie kan voorwerk doen en onderzoek verrichten naar zaken die de raad moet behandelen. De taken en bevoegdheden: bereidt besluitvorming in de raad voor door middel van advisering aan de Raad overlegt met het College en de portefeuillehouders bereidt het politieke debat in de raad voor/of wel voert het politieke debat in de commissie stelt de eigen agenda vast en bepaalt de orde van de vergadering is bevoegd om werkgroepen in te stellen die voorbereidend werk voor de commissie verrichten In de verordening raadscommissies van 21 mei 2003 is een groot aantal regels omtrent het functioneren van de raadscommissies vastgelegd. Deze notitie is daar een aanvulling op en geeft praktische richtlijnen over de concrete werkwijze. DE TOTSTANDKOMING VAN DE AGENDA Het opstellen van de agenda is een cruciaal moment in de politieke besluitvormingsprocedure. De voorzitters van de commissie en het zogenoemde Voorzittersberaad, geadviseerd en ondersteund door de Griffie, stellen de agenda op en zijn verantwoordelijk voor het goed verloop van de vergadering. a. Wat is de rol van de voorzitter resp. het Voorzittersberaad? Dit Voorzittersberaad en iedere voorzitter afzonderlijk is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van de commissie, waarbij zij rekening houden met de wensen van de commissie en die van het College. De voorzitters beoordelen, op advies van de Griffie of een voorstel al dan niet geschikt is voor bespreking, bekijken de informatievoorziening in samenhang met andere beleidsvoorstellen of lange termijnagenda, beoordelen de politieke actualiteit, relevantie etc. Bij raadsvoorstellen die niet voldoen aan de bestaande kwaliteitscriteria dan wel niet rijp zijn voor besluitvorming kan de voorzitter de commissie adviseren het voorstel niet te behandelen. Het voorstel gaat voorzien van een reactie terug naar het College. Het Voorzittersberaad doet voorstellen over de wijze waarop de lange termijnonderwerpen in de commissie worden besproken: hoorzittingen, interviews, werkbezoeken, voorbereidenden werkgroepen etc. Ondersteund door de Griffie houden de voorzitters de vinger aan de pols als het gaat om inhoudelijke ontwikkelingen op het beleidsterrein van de commissie. Het gaat daarbij om zaken die nodig zijn om een effectieve regie op het proces van de politieke besluitvorming te bewerkstelligen. Het Voorzittersberaad heeft een signalerende functie t.o.v. het Presidium; de Griffier is de linkingpin. De individuele voorzitters hebben regelmatig overleg met de portefeuillehouders t.b.v. een goede afstemming van de reguliere en lange termijnagenda. De frequentie daarvan bepaalt iedere voorzitter zelf. 3

6 Het Voorzittersberaad komt op de vrijdagochtend (3 weken voorafgaand aan de commissievergaderingen) bijeen en bespreekt de eerste voorlopige conceptagenda's met de bijbehorende dossiers. In het weekend daaropvolgend is er voldoende tijd om, indien gewenst, politiek overleg te plegen. Op de maandagochtend krijgt de Griffie het groene licht voor het opstellen van het defintieve agendavoorstel. De leden van de raadscommissie ontvangen deze 10 dagen voorafgaand aan de vergadering. b. Welke documenten komen op de agenda van de commissie? Op de agenda van de commissie kunnen de volgende documenten worden geagendeerd: collegebesluiten en raadsvoorstellen informatie in het kader van de actieve informatieplicht van het college conform artikel 82 van de wet dualisering collegebesluiten die vragen om consultatie van de raad maar niet tot de bevoegdheid van de raad horen om een besluit te nemen informatie van het College of van leden van het College over relevante onderwerpen en actuele informatie onderwerpen die door fractievoorzitters zijn ingediend via de wekelijkse collegebesluitenlijst onderwerpen van individuele commissieleden onderwerpen aangereikt via de lange termijnagenda van de Raad en van de commissies startnotities van het College of van de commissie/raad t.b.v. de invulling van de kaderstellende rol brieven, rechtstreeks aan de commissie gericht of via de besluitvorming door de Raad (al of niet voorzien van conceptantwoorden) lange termijnagenda verslagen van de vergaderingen overzicht van toezeggingen rondvraag voor de commissie Alle stukken voor de vergaderingen van de raadscommissies zijn op de website te raadplegen en downloaden. Bijlagen worden ter inzage gelegd bij de Griffie en in Het Open Huis. c. Hoe ziet de reguliere agenda eruit? 1. opening 2. mededelingen 3. vaststellen van de agenda en vaststelling van de spreektijd van de onderwerpen 4. Nijmeegs Kwartiertje 5. ingekomen brieven ter bespreking 6. geclusterde collegebesluiten en voorstellen aan de Raad 7. commissiezaken (verslag, toezeggingen etc) 8. rondvraag commissie Rubriek "ter kennisname" d. Hoe komt de agenda tot stand? de agendering van collegebesluiten, geen raadsvoorstel zijnde De Griffie ontvangt de wekelijkse besluitenlijst van het College waaraan de dossiers (collegeen raadsvoorstellen) zijn toegevoegd, in papieren en digitale versie. De fractievoorzitters ontvangen zo mogelijk iedere woensdag doch uiterlijk de vrijdag in die week deze besluitenlijst met de daarbij behorende dossiers. Op deze wijze worden de fractievoorzitters snel geïnformeerd over de inhoud van de genomen besluiten; de fractievoorzitters melden (gemotiveerd) de Griffie welke collegebesluiten ter agendering voor een commissie worden aangeboden. Ingeval een fractievoorzitter dat doet, neemt de Griffie contact op met de betreffende fractievoorzitter. Ingeval twee fractievoorzitters eenzelfde onderwerp gemotiveerd indienen, vindt agendering plaats. 4

7 Ingeval het enkel gaat om informatieve vragen, dan zal de Griffie ervoor zorgen dat de informatie bij de betreffende fractievoorzitter aangeleverd wordt. De collegebesluiten zullen door de Griffie voorzien worden van een oplegformulier, waarin de status van het stuk, doel van de bespreking en mogelijke samenhang met eerdere besluiten vermeld worden. de agendering van collegebesluiten, zijnde voorstellen aan de raad De Griffie ontvangt wekelijks van het College voorstellen aan de Raad. Deze worden na overleg met het Voorzittersberaad geplaatst op de agenda. brieven verslagen, lange termijnagenda's overzicht van toezeggingen Deze informatie wordt door de Griffie in samenspraak met de voorzitter opgesteld. rubriek ter kennisname Onder deze rubriek komen "stukken" ter kennisname naar de commissie; het kunnen antwoorden op vragen zijn, collegebesluiten, brieven etc. De leden van de commissie kunnen bij het vaststellen van de agenda verzoeken om deze stukken te bespreken. In dat geval komt het onderwerp op de eerstvolgende vergadering te staan, na de instemming van de commissie. Ingeval brieven betrekking hebben op geagendeerde onderwerpen, worden deze bij de betreffende onderwerpen besproken. De Griffie stelt drie weken voorafgaand aan de commissievergadering de voorlopige agenda's op en bespreekt deze in het Voorzittersberaad, bestaande uit de voorzitters en zo mogelijk plaatsvervangende voorzitters van de raadscommissies. Ingeval een voorstel aan de gemeenteraad niet "rijp is voor besluitvorming" overlegt de voorzitter met de portefeuillehouder. Ingeval er na overleg er sprake blijft van "niet rijp voor besluitvorming" dan wordt het voorstel op de agenda geplaatst, voorzien van een behandeladvies van de voorzitter. Informatieve vragen van individuele leden moeten vooraf gesteld worden (rechtstreeks bij de stellers, bij de collegeleden of via de Griffie). De commissie ontvangt eerst een voorlopige agenda. Deze bevat alleen de vermelding van de te behandelen voorstellen zonder dat daarbij tijdsaanduidingen genoemd zijn. In de fractievergaderingen wordt geinventariseerd over welke onderwerpen de fractie wil spreken. De fractie meldt dit op de dinsdag na de fractievergaderingen bij de Griffie. In diezelfde week ontvangen de commissieleden de definitieve agenda, waarop vermeld staat: bespreekpunten hamerstukken Uitgangspunt is dat alle stukken "hamerstukken" zijn; fracties zijn gedwongen om te reageren. Bij het vaststellen van de vergadering verzoekt de voorzitter instemming op de planning van de genoemde tijden en zal dat streng bewaken. Ingeval spreektijd noodzakelijk is zal dat met instemming van de commissie geschieden. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering. e. Hoe komt de lange termijnagenda tot stand? Iedere raadscommissie stelt zijn eigen lange termijnagenda op. Doel van deze termijnagenda is vorm te geven aan de eigen kaderstellende en controlerende rol van de Raad. Fracties leveren daartoe "strategische" thema's aan. De voorzitter neemt hierin het initiatief en bespreekt het voorlopige resultaat met de betrokken collegeleden ten behoeve van een afstemming met de beleidsplanning van het College. De lange termijnagenda's van de commissies moeten afgestemd worden met die van de Raad. Deze lange termijnagenda wordt 1 keer per jaar bij de bespreking van de perspectiefnota door de Raad vastgesteld en wordt beschouwd als een alternatief voor een mogelijk toekomstig 5

8 raadsprogramma. De afstemming tussen lange termijnagenda van de Raad en die van de commissie vindt in het Voorzittersberaad plaats. WAT WORDT VAN DE DEELNEMERS AAN DE COMMISSIEVERGADERING VERWACHT? f. wat moet een lid van de commissie doen om een onderwerp/notitie op de agenda van de commissie te krijgen? Individuele commissieleden die "politiek relevante" onderwerpen in de raadscommissies willen bespreken, moeten dit bij agendapunt 1 (vaststellen van de agenda) gemotiveerd dan wel schriftelijk bij de voorzitter/griffie inbrengen. Alle wensen worden in principe gehonoreerd. Bij verschil van mening wordt in de commissie hoofdelijk gestemd. De commissie besluit dan bij meerderheid van stemmen of het onderwerp op de agenda moet worden geplaatst en wanneer. g. wat moet de portefeuillehouder doen om een onderwerp/notitie op de agenda van de commissie te krijgen? Leden van het College die onderwerpen in de raadscommissie willen bespreken doen dat niet zonder dat de voorzitter geïnformeerd is over de inhoud van de boodschap. De voorzitter besluit hierover. Bij tijdige melding wordt het onderwerp geagendeerd, hetzij via een informatiebrief aan de commissie/raad, hetzij via een mondeling verzoek aan de voorzitter. h. hoe gaat de rondvraag aan en van de wethouder /commissieleden Er is een beperkte rondvraag aan en van de portefeuillehouder: aan de portefeuillehouder: ingeval leden van de commissie een specifiek (politiek) onderwerp aan de portefeuillehouder willen voorleggen, dan dient dat van tevoren aan de voorzitter gemeld te worden. Bij het vaststellen van de agenda wordt het onderwerp aan de agenda toegevoegd. van de portefeuillehouder: ingeval de portefeuillehouder de commissie iets wil meedelen, ingeval de politieke actualiteit dat vraagt, dan moet dat van tevoren aangekondigd worden bij de voorzitters (zie onder f.) rondvraag van de commissie in deze rondvraag kunnen leden van de commissie vragen stellen/kwesties aan de orde stellen die voor het reilen en zeilen van de commissie van belang zijn. i. wat is de rol van de portefeuillehouder? De portefeuillehouder of diens vervanger wordt uitgenodigd voor overleg bij de bespreking van die onderwerpen, waarvoor hij/zij de politieke verantwoordelijkheid draagt. Om het onderlinge politieke debat te stimuleren zal geëxperimenteerd worden met de besprekingen van de onderwerpen zonder de aanwezigheid van de portefeuillehouders. j. wat is de rol van de ambtenaar in de commissie? De ondersteuning van de ambtenaar wordt door de portefeuillehouder geregeld. Hij/zij bepaalt of en wie er aan de vergadertafel gewenst is. Van de ambtenaren wordt verwacht dat zij de beraadslagingen van "hun" voorstel volgen en indien gewenst in een later stadium mogelijke vragen kunnen beantwoorden. Ingeval ambtelijke ondersteuning in de commissie gewenst is dan zal Griffie dit in overleg met de betreffende portefeuillehouder organiseren. k. wat wordt verwacht van de insprekers? Bij ieder agendapunt kan een burger max. 3 minuten inspreken, tenzij de commissie anders beslist. De voorzitter ziet erop toe dat de inspreker niet aan de beraadslagingen deelneemt en na het inspreken plaats neemt op de publieke tribune. 6

9 In de periode van januari t/m juli wordt het Nijmeegs Kwartiertje expliciet onder de aandacht van de burgers gebracht. l. wie is plaatsvervangend voorzitter? De verordening bepaalt dat de commissie bij afwezigheid van de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter iemand voor twee vergaderingen kiest. Het voorstel is om ingeval de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter afwezig is een van de overige voorzitters/plaatsvervangende voorzitters in te zetten. Het Voorzittersberaad levert dan als het ware de voorzitter. Ingeval van specifieke themabijeenkomsten kunnen in overleg met de voorzitter externe voorzitters ingehuurd worden. DE VERGADERING ZELF m. hoe lang mag de vergadering duren? De maximale eindtijd van vergaderavond is uur; ingeval er meer tijd nodig is dan verschuift de aanvangstijd van uur naar uur of wordt de beschikbare reservedatum ingezet. Er is steeds sprake van één vergadering, dat betekent een schorsing tussen de eerste en tweede vergadering. Voor het uitbetalen van de presentiegelden gaan we uit van 2 afzonderlijke bijeenkomsten. n. wat te doen bij een gewijzigde agenda? De agenda kan vanwege diverse redenen gewijzigd worden; hetzij als gevolg van het annuleren van een bespreekpunt, hetzij als gevolg van een gewijzigde volgorde van de te behandelen agendapunten. In dat geval ontvangen de commissieleden een aangepaste versie (de nummers van de agendapunten blijven gelijk). Alle betrokkenen worden zo spoedig mogelijk geïnformeerd, hetzij via , post en website. o. wanneer worden documenten nagezonden? Slechts bij hoge uitzonderingen zijn nazendingen toegestaan; de voorzitter beslist hierover. Het gaat dan om relevante en actuele informatie die voor de commissie nodig is om een goed advies aan de Raad te kunnen geven. Het komt voor dat bij het agenderen van het onderwerp een belangrijk document niet op tijd beschikbaar is. In dat geval wordt in overleg met de voorzitter hiervan melding gemaakt op de agenda en wordt het document nagezonden. p. is het doel van de bespreking van het onderwerp duidelijk? Op de agenda van de commissievergadering moet het doel van de bespreking helder zijn. adviseren aan de Raad consulteren opinievormen ter kennisname ingeval van raadsvoorstellen ingeval er sprake is van "consultatie" voorstellen, die in het kader van de actieve informatieplicht een raadsadvies vragen; ingeval van collegebesluiten De voorzitter introduceert het onderwerp aan de hand van de samenvatting en vermeld het doel van de bespreking. Op het nog te ontwikkelen oplegformulier van de Griffie zal relevante informatie, voor zover beschikbaar, aan het voorstel worden toegevoegd. Voorts heeft de voorzitter de rol om tijdens de bespreking van het onderwerp in te grijpen als argumenten zich herhalen. 7

10 q. hoe houd je het debat levendig? Omdat in de nieuwe verhoudingen de raad verantwoordelijk is voor de politieke kaderstelling, zouden de leden van de commissie het betoog niet tot de wethouder maar tot zijn/haar medecommissieleden moeten richten en meer op de publieke tribune. In het oude stelsel was de wethouder "de verdediger" en het commissielid "de aanvaller"; beide spelers waren verantwoordelijk voor de kaderstelling, immers de wethouder was lid van de raad. De spreekrichting is veranderd en fracties moeten meer dan vroeger een politieke visie inbrengen en daarover onderling in debat gaan. Niet over alle onderwerpen is een "politieke debat" gewenst. De voorzitter bepaalt samen met de commissieleden over welke onderwerpen gedebatteerd wordt. r. hoe gaan we met elkaar om? Hoewel de voorzitter zorgt voor de orde in de vergadering, zijn ook de leden van de commissie verantwoordelijkheid voor goede omgangsvormen: respect voor elkaars opvattingen, luisteren naar elkaar en elkaar laten uitspreken zijn daar voorbeelden van. s. hoe vindt de advisering/stemming plaats? De voorzitter vat de hoofdlijnen van het debat zoveel mogelijk samen, wijst op de beslispunten waar het advies over gaat, herhaalt mogelijke afspraken en toezeggingen en gaat over tot het inventariseren van de standpunten van de deelnemende fracties. Ingeval het gaat over procedurekwesties die de commissie aangaan, dan vindt hoofdelijke stemming plaats. In dat geval is een voorstel aangenomen bij meerderheid van stemmen, met inachtneming van het noodzakelijk aanwezige quorum. t. wat gebeurt er met het advies aan de Raad/College? Het advies van de commissies over voorstellen aan de raad worden vermeld op de agenda van de raadsvergadering. Ingeval van "voorbehoud" geven de fracties de motieven aan. Ingeval van een unaniem advies geeft de commissie aan of het onderwerp in de raadsvergadering "gehamerd" kan worden. Het verdient de voorkeur om moties en amendementen in de commissies aan te kondigen; fracties worden op deze wijze in een vroeg stadium geïnformeerd. Het advies van de commissies aan het College wordt door de voorzitter van de commissie aan het College aangeboden. u. interessante presentaties en andere hulpmiddelen? Presentaties moeten bijdragen aan de bespreking van het onderwerp, in tijd beperkt zijn en bij voorkeur buiten de reguliere commissievergaderingen om plaatsvinden. VERGADERING IN OPENBAARHEID EN BESLOTENHEID v. Wanneer moet er in beslotenheid worden vergaderd? De vergaderingen van de commissies zijn openbaar; dat geldt ook voor informele bijeenkomsten. Deze worden altijd aangekondigd in de BRUG en op de website. Artikel 35, 36 en 37 van de verordening raadscommissies bepalen de regels voor het houden van een besloten vergadering. Op korte termijn stelt de Griffie een protocol hiervoor op. NAZORG VAN DE COMMISSIEVERGADERING 8

11 w. Wat gebeurt er met de toezeggingen? De dag na de vergadering worden de toezeggingen door de Griffie uitgezet bij de portefeuillehouders en de verantwoordelijke ambtenaren. De Griffie bewaakt de afspraken en ziet toe op een snelle afhandeling. De commissie wordt op de hoogte gehouden van de voortgang a.h.v. de maandelijkse overzicht. x. Hoe wordt de uitvoering van de moties bewaakt? 2 keer per jaar rapporteert het College over de voortgang van de moties; de Griffie ziet toe op de daarbij gedane toezeggingen en houdt de vinger aan de pols. y. Wanneer komt het verslag? De fracties ontvangen de verslagen van de commissievergaderingen in 2-voud op de maandag voorafgaand aan de raadsvergadering op de fractiekamers. De fracties bespreken dan hun standpunten t.b.v. de raadsvergadering. De verslagen van de commissies kunnen hierbij behulpzaam zijn. Voorts wordt het verslag in de eerstvolgende commissievergadering vastgesteld. z. Wat gebeurt er met een brief? We onderscheiden twee type brieven: brieven aan de gemeenteraad Brieven aan de gemeenteraad worden op de agenda van de e.v. raadsvergadering geplaatst, voorzien van een behandeladvies of inhoudelijk advies.in dit laatste geval is er altijd een conceptantwoord beschikbaar. De raad kan twee besluiten nemen: het conceptantwoord te willen bespreken de kwestie te willen bespreken Ingeval de Raad besluit het conceptantwoord te willen bespreken, dan wordt de brief met het conceptantwoord geagendeerd op de agenda van de e.v. commissievergadering. De briefschrijver wordt uitgenodigd. Na bespreking wordt het advies aan de Raad geformuleerd en vermeld op de e.v. raadsvergadering, waarna vervolgens de Raad een besluit neemt over het antwoord. Ingeval de Raad besluit de kwestie te willen bespreken, dan wordt deze op de agenda van de e.v. commissievergadering geplaatst, e.e.a. in overleg met de voorzitter. De briefschrijver ontvangt het antwoord van de Raad en wordt geinformeerd over de agendering vn de kwestie in de commissievergadering. rechtstreeks aan de commissie De Griffie overlegt met de voorzitter over de procedure; ingeval het procedurele kwesties betreft, dan beantwoordt de voorzitter de brief. Ingeval het inhoudelijke politieke zaken betreft dan volgen we de procedure als hiervoor genoemd en beschouwen we een brief aan de commissie als een brief aan de Raad. De commissie is immers niet bevoegd besluiten te nemen over politiek inhoudelijk zaken. WERKGROEPEN VAN RAADSCOMMISSIES aa. Instellen werkgroepen commissies Iedere raadscommissie kan ad-hoc werkgroepen in het leven roepen die voorbereidend werk verrichten voor de betreffende commissie. De voorwaarden hiervoor zijn het formuleren van: doel van de werkgroep opdrachtformulering benodigde tijd eindresultaat 9

12 Bijlage I Taak en competenties voorzitter raadscommissie gemeente Nijmegen De Raad laat zich bij zijn besluitvorming ondersteunen door de raadscommissies 1. De voorzitter maakt deel uit van het voorzittersberaad waarin de agenda's van de raadscommissies worden afgestemd en waar de samenhang wordt bewaakt. De commissievoorzitter vervult hierin de volgende taken: vervult een regierol in de politieke besluitvorming en is de linking-pin tussen de commissie en gemeeenteraad tussen commissie en college stelt de korte en lange termijn agenda van de raadscommissies op, na afstemming met het voorzittersberaad organiseeert het proces van de lange termijnagenda van de gemeenteraad, vastgesteld door het Presidium houdt de vinger aan de pols waar het gaat om inhoudelijke ontwikkelingen op het beleidsterrein van de commissie bewaakt de kwaliteit van de advisering en besluitvorming in de commissies; beoordeelt of een stuk geschikt is voor bespreking in de commissie resp. raad is een technisch voorzitter (het leiden van de vergadering); draagt zorg voor het goed verlopen van de discussie en geeft de status van de stukken aan. stimuleert het politieke debat draagt zorg voor goede omgangsvormen in de commissie en de naleving van de afgesproken spelregels Competenties is zich bewust van de verschillende rollen die hij/zij vervult. Hij/zij moet kunnen schakelen tussen het raadslidmaatschap met een partijpolitiek belang en het voeren van het technisch voorzitterschap; is integer en transparant; is stressbestendig, blijft kalm, objectief en blijft lastige situaties meester; geeft op een duidelijke manier sturing aan de vergadering; heeft een goed gevoel/antenne voor de gedualiseerde verhoudingen en vervult daarin een voortrekkersrol; Nijmegen, 20 december De taken en competenties zijn gebaseerd op de verordening raadscommissies en de vergaderspelregels van 1 november 2003.

13 Bijlage II Experimenten gemeenten Gemeente Zwolle - commissies en raadsvergaderingen op 1 vast tijdstip in de week Raadsvergadering 1 x per 5 weken; commissievergaderingen Vooraf aan iedere commissievergadering vindt een korte raadsvergadering plaats van een 0,5 uur (19.00 tot uur). Tijdens deze raadsvergadering staat het vragenhalfuur centraal, maar biedt tevens de mogelijkheid om spoedeisende zaken af te doen. Voorbereiding commissievergadering: Alle raads- en commissieleden ontvangen iedere week de voorstellen die het college aan de raad ter besluitvorming voorlegt, informatie of anderszins. Deze weekzending gaat vergezeld van een weeklijst en een dynamische agenda. De weeklijst bevat onderwerpen die uit het college gekomen zijn plus een behandelingsvoorstel en data voor commissie en of raadsbehandeling. Na verloop van tijd is uit de weeklijsten en de onderwerpen die uit de raad en commissies komen een dynamische agenda ontstaan. De dynamische agenda krijgt daarmee het karakter van een langere termijnplanning en geeft zicht op zaken die in commissies en raad aan de orde zijn. Middels de weeklijst wordt de dynamische agenda wekelijks geactualiseerd. De officiële agenda voor de vergadering van commissie of raad wordt 10 dagen van tevoren met de weekzending meegestuurd. Gemeente Rotterdam - onderscheid tussen inhoudelijke en procedurele vergaderingen De openbare procedurevergadering wordt voorafgaand aan de reguliere commissievergadering. Dat betekent als regel dat stukken eerst in een procedurevergadering aan de orde komen en vervolgens twee weken later (afhankelijk van de vergaderfrequentie van de commissie) het inhoudelijk debat volgt. Uiteraard kan de commissie zelf besluiten om het stuk direct in de aansluitende commissievergadering te behandelen of zo nodig een langere voorbereidingstijd nemen. Er worden twee agenda's gemaakt. Dat doet recht aan het feit dat de procedurevergadering een aparte vergadering is en maakt tevens duidelijk dat deze vergadering niet bedoeld is voor overleg met het college; zij worden dan ook niet uitgenodigd voor de procedurevergadering. Alle stukken worden een keer toegestuurd naar de commissieleden, t.w. bij de procedurevergadering. Dat wordt het logische begin van de behandeling van een stuk. De stukken worden dus niet een tweede maal rondgestuurd. Op de agenda van de (reguliere) commissievergadering kan worden verwezen in welke procedurevergadering het stuk is behandeld. Gemeente Almere - een politieke markt Vanaf 2004 gaat de raad van Almere anders werken. De maandelijkse commissie- en raadsvergaderingen maken plaats voor een wekelijkse bijeenkomst: de Politieke Markt op donderdagavond. Het eerste deel van de avond bestaat uit een carrousel van activiteiten die tegelijkertijd plaatsvinden. Raadsleden maken een keuze waar zijn aan deelnemen. Het tweede deel van de avond een plenair karakter in de vorm van een debat en of besluitvorming.