De werkgroep doorontwikkeling vergadermodel

Transcriptie

1 Gemeente tj Bergen op Zoom III II! Ill Raad sm ededeling Datum 18 juni 2015 Nr. Van Aan De werkgroep doorontwikkeling vergadermodel De raads- en duoburgerleden Contactpersoon: C.J.M. Terstappen Tel: Onderwerp Aanbevelingen van de werkgroep doorontwikkeling vergadermodel Doel 0 Oordeelsvorming/Peilen van gevoelens D Zienswijzen/wensen en bedenkingen In deze raadsmededeling rapporteert de werkgroep doorontwikkeling vergadermodel over haar werkzaamheden en vraagt zij uw mening over de aanbevelingen. Inleiding Vanuit de raad bestaat al langer de wens om het vergadermodel aan te passen. Deze vraag speelde ook bij de vorige verkiezingen in Destijds zijn er geen aanpassingen in het vergadermodel doorgevoerd. Bij aanvang van deze nieuwe raadsperiode, was de vraag weer actueel. Redenen hiervoor zijn onder andere: het versterken van de met name kaderstellende rol van de raad; versterken van de verbinding met de samenleving gericht op de besluitvorming; beperken van de duur van vergaderingen; verhogen van de kwaliteit gericht op onderling debat ten behoeve van besluitvorming. Op 20 mei 2014 is door de raad de werkgroep doorontwikkeling vergadermodel ingesteld. De raadswerkgroep heeft de volgende opdracht meegekregen: Een aanbeveling op te stellen gericht op het optimaliseren van de huidige vergaderpraktijk, waarbij in ieder geval de volgende punten aan de orde komen: minder lang, efficiënter en doelmatiger te vergaderen; inspreekrecht; artikel 39 brieven; bestuurlijke informatievoorziening; inbedden van de beeldvormende, oordeelsvorming en besluitvormende fase, inclusief startdocument; inbedden van een inhoudelijke discussie tussen fracties; inzet, rol, vergoeding en naamgeving duo-burgerleden. 1

2 Gemeente įj Bergen op Zoom min in in iiii mill ii De werkgroep is vervolgens met deze opdracht aan de slag gegaan. Om het probleem helder te krijgen is in eerste instantie aan de fractievoorzitters en vervolgens aan alle raadsleden onder meer gevraagd naar de knelpunten van het huidige vergadermodel, welke elementen van het huidige model behouden moeten worden en welk doel met het nieuwe vergadermodel bereikt moet worden. Aan de hand van de input van de fractievoorzitters en raadsleden zijn de knelpunten van het huidige vergadermodel geïnventariseerd. Daarnaast zijn met diverse "sleutelfiguren", zoals (oud)voorzitters van diverse commissies, burgemeester, wethouder, ambtenaren, insprekers en de pers interviews afgenomen. Ook zijn bij een drietal gemeenten werkbezoeken afgelegd. De input van deze gesprekken en bijeenkomsten is gebruikt bij het formuleren van de concept- aanbevelingen van de werkgroep. In de werkconferentie op 28 februari jl. is aan de hand van de concept-aanbevelingen nagegaan waar de raad het grosso modo over eens was en waar verdieping nodig was. De input hiervan is meegenomen en heeft geleid tot de nu voorliggende aanbevelingen. Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Een veranderende samenleving vraagt een gemeenteraad die meebeweegt. De veranderde verhouding tussen overheid en samenleving vraagt tevens om een andere positie van de raad. Om de drie rollen van de raad (volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controleren) goed vorm te kunnen geven, is het van belang om burgers en organisaties in een vroegtijdig stadium te betrekken, zodat ze kunnen meedenken en praten over de kaders die de raad stelt (kaderstelling). De raad kan ook naar aanleiding van signalen uit de samenleving onderwerpen op de agenda plaatsen (volksvertegenwoordiging) of constateren dat zaken niet goed lopen (controleren). De aanbevelingen vanuit de werkgroep brengen de raad meer in positie. Burgers, organisaties en de raad worden in een vroegtijdig stadium bij het proces betrokken zodat de kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol wordt versterkt. Een aanpassing van het vergadermodel is niet iets dat van de ene op de andere dag 'vanzelfsprekend' plaatsvindt. Het is een traject dat zich lerend en gaandeweg zal vormen. Naast aanbevelingen gericht op de structuur is een aantal aanbevelingen gericht op de cultuur (waaronder het debat), waardoor een vergadering efficiënter zal verlopen en daardoor meer resultaat oplevert. 2

3 Gemeente jjf Bergen op Zoom Raadsmededeling Uitwerking voorstel De werkgroep is tot de volgende aanbevelingen gekomen. De werkgroep adviseert om het commissiestelsel te handhaven, maar komt wel tot aanbevelingen om het commissiestelsel op een aantal onderdelen aan te passen en zodoende de huidige vergaderpraktijk te optimaliseren. De aanbevelingen hebben betrekking op de structuur, cultuur en vergaderfaciliteiten. Aanbeveling 1: De raad vooraan in het proces De raad bij majeure onderwerpen vooraan in het proces betrekken en duidelijke procesafspraken maken over het te volgen besluitvormingstraject. Aanbeveling 2: Inspraak en interactie «Creëer een informeel overleg (inloopavond) met burgers en/of wethouder(s) en ambtelijk organisatie. «Betrek burgers en organisaties meer en eerder bij het proces. Hoe kunnen wij dit bereiken: a. Inloopavond : De raad kan in een vroeg stadium worden betrokken door een inloopavond te organiseren. Dit is de fase waarin ambtenaren en college bezig zijn informatie op te halen. Dit kan aan de hand van een startdocument, de raad kan de kaders aan het college meegeven. Het startdocument kan vervolgens hierop worden aangepast. Daarnaast kan de raad zelf bepalen op basis van wat er speelt en leeft met welke onderwerpen hij zich bezig wil houden. Vanuit de raad zijn onlangs hoorzittingen gehouden met betrekking tot de binnenstad. Tijdens deze avond kunnen ook burgers, bedrijven, instellingen en/of maatschappelijke organisaties worden uitgenodigd (op basis van het onderwerp in relatie tot de lange termijn agenda of op verzoek van college of raad). De bijeenkomsten vinden vooraan in het (besluitvormings)proces plaats. Indien wenselijk kunnen inloopavonden ook op locatie gehouden worden. b. Om het inspreken door burgers en organisaties meer als onderdeel van de beeldvorming te laten dienen en om ruimte te creëren voor bespreking van deze inbreng in de fracties, dient het inspreken 'losgekoppeld' te worden van de (meningsvormende) commissievergadering. Hiervoor kan de inloopavond worden gebruikt. Tijdens deze avond moet er meer ruimte zijn voor discussie met de inspreker. Hierdoor kan deze informatie ook nog worden besproken in de fracties en worden meegenomen bij de meningsvormende commissiebehandeling. 3

4 Gemeente ñ Bergen op Zoom Raad smed fid filing Op basis van het raadsprogramma en collegeprogramma (en als uitwerking hiervan het college uitvoeringsprogramma) wordt door de raad bekeken welke onderwerpen zich voor een inloopavond lenen. Bij deze onderwerpen wil de raad aan de voorkant actief meedenken. Zorg daarbij voor een overzichtelijke lange termijnagenda voor de raad als planning. Op basis van de input tijdens de inloopavond kan het onderwerp verder worden uitgewerkt en voor meningsvorming worden voorgelegd aan de raadscommissie. Op dat moment vindt de politieke meningsvorming plaats. Op basis daarvan kan het college verder en moet het totale proces leiden tot besluitvorming. De begrotingscyclus en de rol van de raad in dit proces dienen nog verder uitgewerkt te worden, om tot een meer inhoudelijke bespreking van het beleidskader en begroting te komen. Dit geldt ook voor het proces om te komen tot goedkeuring van de begrotingen van verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen), zodat de raad meer grip en sturing kan krijgen op de samenwerkingsverbanden. Aanbeveling 3: concrete uitwerking vergaderstructuur De werkgroep adviseert de maandelijkse cyclus te handhaven en hierbij een vaste avond te benoemen, waarbij de werkgroep opteert voor de donderdagavond. In het presidium worden de commissieagenda's voor de komende twee maanden bepaald en aan de hand van de raadsplanning de onderwerpen voorde inloopavond. Voor onderwerpen die meer tijd vergen kan in plaats van een maandelijkse cyclus een 2 maandelijkse cyclus (of indien nodig 3 maandelijks) worden gevolgd. De cyclus is als volgt opgebouwd: week 1: (beeldvorming). De planning van de agenda is als volgt: inspreken, inloop en vragen college ( uur) - presentaties ( uur) - technische vragen ( uur) week 2: - presentatie (19-20 uur) fractieoverleg week 3: commissies (oordeelsvorming) week 4: raad (besluitvorming) De structuur en procedures in het vergaderstelsel zijn een hulpmiddel om het besluitvormingsproces goed te laten verlopen. Om de kaderstellende rol als raad beter te kunnen vervullen, moet de raad aan de voorkant 4

5 Gemeente ļj Bergen op Zoom iiiiii in in ii ii in ui ii - ook bij de probleembeschrijving - betrokken moet worden (bespreken startdocument gericht op goede probleembeschrijving I opdrachtbeschrijving). Voor de door de raad benoemde majeure projecten kan dat proces als volgt worden ingericht. Deze onderdelen moeten ook in de lange termijn agenda worden opgenomen en benoemd. S tartdocument: B eeldvorming: O ordeelsvorming B esluitvorming: inloopavond. In het startdocument kunnen de kaders worden meegegeven, inloopavond (onderdeel informatie, stellen van vragen, insprekers etc), commissievergadering, raadsvergadering De werkgroep beveelt aan om te starten met een pilot voor een inloopavond. Op de inloopavond kunnen raadsen duoburgerleden onderwerpen en raadsvoorstellen verkennen en voorbereiden, gericht op onder meer: bevragen ambtenaren en portefeuillehouders "vragenuurtje" waarbij ambtenaren en/of college niet politieke - technische- vragen beantwoorden of presentaties kunnen geven en het college/wethouders, raadsleden I burgerleden kunnen bijpraten over bepaalde onderwerpen. artikel 39 brieven Deze worden in beginsel eerst schriftelijk door het college beantwoord. Indien beantwoording door het college voor de fractie niet voldoende is, dan kan een toelichting volgen in het vragenuurtje. Indien de mening van de andere fracties wordt gevraagd, kan de brief voor een commissie geagendeerd worden (onderling debat), waarbij wel duidelijk moet worden gemaakt wat van de andere fracties gevraagd wordt. Desgewenst zou een fractie een statement kunnen afgeven. insprekers (o.a. burgers en organisaties) Raad in dialoog met samenleving; bevragen o.a. burgers, instellingen, deskundigen De mogelijkheid om bij probleembeschrijving (startdocument) of gericht op meningsvorming de eventuele reacties van belanghebbenden I ter zake deskundigen te kunnen horen. Inspreken kan dan niet meer tijdens de commissieavond. - informatieavond, presentaties. Dit kan aan de hand van een startdocument of in de beeldvormende fase. Op deze manier kan het college informatie ophalen. Van belang is dat de commissievergaderingen echt meningsvormend zijn. Onduidelijkheden, vragen etc. zijn tijdens de inloopavond of schriftelijk beantwoord. In de commissie worden de standpunten en argumenten tussen de fracties gewisseld en vindt er een duaal debat plaats. Vraag- en antwoordspel richting college is hiermee veel minder aan de orde. In de raad vindt vervolgens besluitvorming plaats en is geen herhaling van de commissie. 5

6 uiiniľinui iiiiiiiiiiii Raadsmededeling Op het eerste gezicht lijkt het besluitvormingsproces meer tijd te vergen, maar aan de voorkant worden de raad, burgers en organisaties in het proces betrokken. Het proces is op deze manier meer uitgelijnd en gekaderd, hetgeen naar verwachting tot tijdwinst zal leiden. Aanbeveling 4: Duale vergaderstukken In overleg met college (en ambtelijke organisatie) te komen met een voorstel om de raadsvoorstellen dualer te schrijven en daarbij informatie zodanig op te nemen dat de raad tot een afgewogen besluit kan komen. Hoe kunnen wij dit bereiken: De raadsvoorstellen en overige stukken moeten duidelijk zijn. Wat wordt van de raad gevraagd, aan welke knoppen kan de raad draaien, waar gaat de raad over. Voor de context is het van belang om de historie en eerder genomen besluiten kort weer te geven. Belangrijk is vast te stellen dat er voldoende informatie is om als raad tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. In het raadsvoorstel is het van belang om alternatieven en randvoorwaarden op te nemen. Door onder meer het benoemen van alternatieven met daarbij ook eventuele consequenties ontstaat er ruimte voor debat. Aanbeveling 5: Commissies «De werkgroep adviseert om van de auditcommissie, de commissie voortgang grote projecten en de commissie regionalisering nogmaals scherp de opdrachten te formuleren. Ondanks dat er sprake is van enige overlap tussen de commissie Voortgang grote projecten en de Auditcommissie is de werkgroep van mening dat deze commissies moeten blijven bestaan en beveelt aan om niet over te gaan tot het instellen van een financiële commissie. Een integrale behandeling heeft meerwaarde.» Bij onderwerpen met een grote financiële impact mogen twee woordvoerders per fractie deelnemen aan het debat. In het presidium wordt bepaald welke onderwerpen hiervoor in aanmerking komen. Om de financiële consequenties van voorstellen meer uit te kunnen diepen beveelt de werkgroep aan om in de (inhoudelijke) commissies twee woordvoerders per fractie aan te wijzen, waarbij een woordvoerder focust op de financiële aspecten. In het presidium wordt bepaald welke onderwerpen hiervoor in aanmerking komen. Aanbeveling 6: De vergaderingen (debat)» Investeer in vaardigheden gericht op het functioneren van een raadslid.» Maak duidelijke afspraken over het (tijdig) schriftelijk vooraf stellen van technische vragen en de beantwoording daarvan.» Organiseer een periodieke evaluatie over de rol van de voorzitter. 6

7 Gemeente ñ Bergen op Zoom min in in li li in li in Hoe kunnen wij dit bereiken: «Organiseer een debattraining gericht op zowel de rol van raadsleden als de rol van de voorzitter. Deze rollen gezamenlijk trainen en de feedback goed organiseren (wat gaat goed, waar is verbetering mogelijk).» Dien schriftelijke vragen minimaal de dag vóór de commissievergaderingen in. Dit geldt ook voor rondvragen. Rondvragen en beantwoording daarvan dienen to the point te zijn, met gerichte vraag aan commissie of college. Dit geldt ook voor rondvragen naar aanleiding van de actualiteit die tijdens de vergadering worden ingediend. Aanbeveling 7: Fysieke opstelling Overweeg een nieuwe indeling van de raadszaal, meer gericht op onderling debat. Onderzoek daarbij ook een (proefopstelling waarbij het college plaats neemt aan de zijkant. Indien nodig kan een portefeuillehouder aanschuiven als zijn onderwerp besproken wordt. De huidige fysieke opstelling draagt niet bij tot een levendig debat. Een andere opstelling (bijv. zoals het Lagerhuis) zou het debat meer op gang kunnen brengen, dan ziet men elkaar ook fysiek. Suggestie is om de meubels te hergebruiken. Bekijk hierbij ook bijvoorbeeld om op een andere locatie dan de raadszaal, commissievergaderingen mogelijk te maken, om zo meer met elkaar in debat te kunnen gaan. Aanbeveling 8: Communicatie: Zorg voor een uitgewerkt communicatieplan, waarin ook de veranderingen in de (media)omgeving betrokken worden. In de mediawereld verandert er momenteel veel. De raad moet zich hier bewust van zijn en zal zich hier in de toekomst op moeten voorbereiden. Daarbij kan gedacht worden aan: - actualiseren van de website - actief publiceren in de Bergen op Zoomse bode - gebruik van de regionale omroep Zuiswest (tv, radio en internet als media-platforms) - op website bericht met wat er in de raad wordt behandeld Hierbij is het wel belangrijk te realiseren dat actieve communicatie ook enig budget vraagt. Voor de belangrijke onderwerpen/grootschalige ingrepen wordt aanbevolen om bij het startdocument een communicatieparagraaf op te nemen. Het is en blijft een verantwoordelijkheid van de partijen om standpunten en besluitvorming te verwoorden. 7

8 linn in iimi ii in IN ii Mil II Aanbeveling 9: duo-burgerleden Gebruik de term 'burgerliď voor de beëdigde aan de fractie toegevoegde burgerleden. Sinds de verkiezingen zijn duoburgerleden niet meer specifiek gekoppeld aan raadsleden. De term duoraadslid is naar de mening van de werkgroep eveneens niet passend, omdat deze leden geen raadslid zijn. Een raadslid is een gekozen vertegenwoordiger. Dat is een duolid niet. De werkgroep meent dat de term 'burgerliď het beste de lading dekt. N.B. bij wijziging van de verordening zal dit formeel gemaakt worden. Financiële consequenties Om de aanbevelingen zoals in de memo van de werkgroep opgenomen ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren, zal (beperkt) geïnvesteerd moeten worden om tot echte verandering van structuur, cultuur en faciliteiten te komen. Investering zeker niet alleen in de opstelling van de raadszaal, maar ook om te komen tot betere debatten, om als raad en raadslid goed invulling te kunnen geven aan de veranderende rol van de overheid (Regie, en netwerkgemeente). Dus investeren gericht op de rol en bekwaamheden van de (burger)raadsleden, in de voorzitters van de verschillende commissies en in de kwaliteit van de aan te leveren voorstellen. De werkgroep verneemt graag uw mening over de volgende punten: 1. Kunt u zich vinden in de aanbevelingen. 2. In september te starten met een pilot en hiervoor het presidium de opdracht te verlenen om een aantal geschikte projecten c.q. raadsvoorstellen aan te wijzen die volgens de nieuwe werkwijze worden behandeld. 3. Vanaf 1 januari 2016 formeel te starten met de nieuwe werkwijze. Naar aanleiding van de bespreking van deze raadsmededeling zal aan u in oktober een definitief raadsvoorstel worden voorgelegd, zodat vanaf 1 januari 2016 met de nieuwe werkwijze kan worden gestart. Op dat moment worden het Reglement van orde van de gemeenteraad en de Verordening op de Raadscommissies aangepast. 4. De werkgroep in stand te houden en de vervolgopdracht mee te geven om de evaluatie over de nieuwe werkwijze vorm te geven en deze evaluatie na een jaar vanaf de start van de nieuwe werkwijze uit te voeren. Hoogachtend, De werkgroep doorontwikkeling vergadermodel P. van den Ouden, voorzitter K.Terstappen, griffier 6

9 Gemeente Bergen op Zoom Voorlegger Raad sme de de ling Onderwerp Nummer : aanbevelingen werkgroep doorontwikkeling Vergadermodel : Datum : 18 juni 2015 Contactpersoon : K. Terstappen Contactpersoon K.Terstappen@bergenopzoom.nl Contactpersoon Telefoon : Paraaf leidinggevende