l llllllll Il lllllll llll lllll RVB

Transcriptie

1 Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Portefeuillehouder( s) Contactpersoon Afdeling Contactpersoon Contactpersoon Telefoon Programmanummer en -naam : Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels : : 21 juli 2015 F.A. Petter : Mevr. mr. H.J. van Blitterswijk : Concernstaf : [email protected] : (0164) : 1. Bestuurlijk domein Voorstel: 1. Kennis te nemen van de nota Verbonden Partijen en de volgende kaderstellende spelregels vast te stellen: a. Afspraken maken bij het aangaan van een verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. b. Informatieplicht De informatieplicht op basis van artikel 169 en 180 Gemeentewet is ook voor wat betreft gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen leidend in de verhouding tussen college en raad en daarmee tevens het vertrekpunt in de aansturing van en verantwoording over de samenwerkingsverbanden. c. Afstemming en aansturing Door als gemeenten de krachten te bundelen en samen zorg te dragen voor integrale aansturing kan meer invloed worden uitgeoefend op een verbonden partij. d. Kaderstelling Richtlijnen waarop de verbonden partij de beleidsmatige en financiële kaders dient te baseren worden door de raden gelijktijdig met de gemeentelijke begroting vastgesteld. e. Begroting en jaarrekening Uitgangspunten bij de begroting en jaarrekening zijn dat weerstandscapaciteit aanwezig is bij deelnemende gemeenten en het jaarrekeningresultaat terugvloeit naar gemeenten. f. Meerjarenbeleidsplan en evaluatie De verbonden partij is verplicht om iedere vier jaar een meerjarenbeleidsplan op te stellen, dat samen met de jaarrekening de basis vormt om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren en stil te staan bij de doelstelling, nut en noodzaak van de samenwerking. 2. De nota Verbonden Partijen, zeven kaderstellende spelregels, vastgesteld in 2008 gelijktijdig in te trekken. 3. Kennis te nemen van de brief van de griffiers en de daarin voorgestelde planningsafspraken als uitgangspunt toe te passen.

2 Type voorstel: 0 Kaderstellend ~ Controlerend ~ Rest Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Zijn doelen en/of effecten beschreven Financiële consequenties Inspraakverordening van toepassing Communicatieparagraaf: Ja Er is een regionale werkgroep samengesteld bestaande uit enkele contactambtenaren van de Regio West Brabant (adjudanten), griffiers en medewerkers financiën. Deze werkgroep heeft de nota voorbereid. De concept-nota is voorgelegd aan de GGD, OMWB, WVS, RWB, VR en BWB. Aan deze gemeenschappelijke regelingen is gevraagd of zij de nota en de daarin opgenomen spelregels werkbaar achten. Zij hebben overwegend positief gereageerd. Verder zal deze nota worden besproken in de commissie Regionalisering. Na vaststelling zal de nota aan alle verbonden partijen in West-Brabant worden toegezonden. Samenvatting: In 2010 hebben de West-Brabantse gemeenteraden, in navolging van onze gemeente, de 'Kadernota Verbonden Partijen' vastgesteld. Deze kadernota bevat samenwerkingsafspraken tussen achttien gemeenten in West-Brabant en de gemeente Tholen over hoe zij omgaan met verbonden partijen in het algemeen en de gemeenschappelijke regelingen in het bijzonder. In deze nota Verbonden Partijen worden zes spelregels benoemd voor verbonden partijen. Hierin worden afspraken gemaakt over informatievoorziening, evaluatiemomenten, krachtenbundeling en het opstellen van richtlijnen en zienswijzen. Door op deze manier samen te werken kan meer sturing worden gegeven door de gemeenten, zowel vanuit de raad als vanuit het college. Omdat er behoefte was om dit document op onderdelen te actualiseren, is een nieuwe nota opgesteld. Tevens zijn de planningsafspraken van de griffiers hierbij betrokken. Nee Bijlagen: (geef aan of een bijlage is bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen)

3 Datum raadsvergadering : 24 september 2015 Nummer : RVB Onderwerp : Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Kennis te nemen van de nota Verbonden Partijen en de volgende kaderstellende spelregels vast te stellen: a. Afspraken maken bij het aangaan van een verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. b. Informatieplicht De informatieplicht op basis van artikel 169 en 180 Gemeentewet is ook voor wat betreft gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen leidend in de verhouding tussen college en raad en daarmee tevens het vertrekpunt in de aansturing van en verantwoording over de samenwerkingsverbanden. c. Afstemming en aansturing Door als gemeenten de krachten te bundelen en samen zorg te dragen voor integrale aansturing kan meer invloed worden uitgeoefend op een verbonden partij. d. Kaderstelling Richtlijnen waarop de verbonden partij de beleidsmatige en financiële kaders dient te baseren worden door de raden gelijktijdig met de gemeentelijke begroting vastgesteld. e. Begroting en jaarrekening Uitgangspunten bij de begroting en jaarrekening zijn dat weerstandscapaciteit aanwezig is bij deelnemende gemeenten en het jaarrekeningresultaat terugvloeit naar gemeenten. f. Meerjarenbeleidsplan en evaluatie De verbonden partij is verplicht om iedere vier jaar een meerjarenbeleidsplan op te stellen, dat samen met de jaarrekening de basis vormt om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren en stil te staan bij de doelstelling, nut en noodzaak van de samenwerking. 2. De nota Verbonden Partijen, zeven kaderstellende spelregels, vastgesteld in 2008 gelijktijdig in te trekken. 3. Kennis te nemen van de brief van de griffiers en de daarin voorgestelde planningsafspraken als uitgangspunt toe te passen.

4 Inleiding Aanleiding Grip op samenwerking Het in gezamenlijkheid effectief en doelmatig realiseren van taken met een publiek belang, daar waar dit op de schaal van de gemeente niet of minder goed mogelijk is, wordt al vele jaren door onze en andere gemeenten vorm gegeven door middel van gemeenschappelijke regelingen. Ook wordt gewerkt aan het bereiken van gemeentelijke doelstellingen of behartiging van belangen door deelname in bijvoorbeeld verenigingen en stichtingen. Indien gemeenten die deelnemer zijn in het zelfde samenwerkingsverband gezamenlijk komen tot uitgangspunten ten aanzien van controle en sturing, kan daarmee een sterkere positie in het bestuur verworven worden. U heeft daartoe in 2008 (RVB ) ingestemd met de nota Verbonden Partijen. Deze nota heeft vervolgens model gestaan voor een regionale kadernota. In 2010 hebben de overige gemeenten in West-Brabant en de gemeente Tholen besloten om de 'Kadernota Verbonden Partijen' vast te stellen. De nota bevat samenwerkingsafspraken over hoe de gemeenten omgaan met verbonden partijen in het algemeen en de gemeenschappelijke regelingen in het bijzonder. In de afgelopen jaren is de behoefte aan samenwerking door verschillende redenen alleen maar toegenomen. Raden, waaronder ook uw raad, geven regelmatig signalen af over het gebrek aan grip dat zij ervaren op verbonden partijen. Een aantal wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 januari 2015 is tevens bedoeld om de positie van de raden te verbeteren. Daarnaast is met ingang van dit jaar het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op enkele onderdelen gewijzigd. Zo is de informatieverplichting over verbonden partijen verduidelijkt in dit besluit. Ook deze wijzigingen in de regelgeving geven aanleiding de nota te actualiseren. Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Met het regiobreed hanteren van de spelregels wordt een betere beheersbaarheid van de samenwerkingsverbanden en een vergroting van de invloed van de raden beoogd. Het is immers van belang regie te houden op de constructies waarin samenwerking plaatsvindt. De spelregels uit de nota vormen daartoe een aanzet. Uitwerking voorstel Totstandkoming van het document De breed gevoelde behoefte om de huidige nota met betrekking tot verbonden partijen te actualiseren heeft er toe geleid dat diverse geledingen uit de gemeenten in de regio betrokken zijn geweest bij het opstellen van het document. Er is een regionale werkgroep samengesteld uit enkele contactambtenaren voor de Regio 2

5 West-Brabant (adjudanten), griffiers en medewerkers financiën uit een aantal West-Brabantse gemeenten. Deze werkgroep heeft de nota voorbereid. In de nota zijn tevens de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport over verbonden partijen door de Rekenkamer West-Brabant (die ook als rekenkamercommissie voor Bergen op Zoom functioneert) en het rapport van de Rekenkamer Breda over verbonden partijen en de rol van de raad verwerkt. Daarnaast is de handleiding 'Intergemeentelijke samenwerking toegepast; Handreiking voor toepassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen' van de VNG gebruikt voor de mogelijkheden om praktische invulling te geven aan de spelregels. De conceptnota is vervolgens voorgelegd aan een aantal verbonden partijen, namelijk GGD West-Brabant, Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant, WVS-groep, Regio West-Brabant, Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en Belastingsamenwerking West-Brabant. Aan deze gemeenschappelijke regelingen is gevraagd of zij de nota en de daarin opgenomen spelregels werkbaar achten. Geconcludeerd kan worden dat deze partijen de nota in algemene zin onderschrijven. De zes spelregels De kaderstellende spelregels betreffen zes onderwerpen die hieronder kort worden toegelicht. De bestaande werkwijze wordt grotendeels gehandhaafd. Wel zijn er enkele nieuwe elementen aan toegevoegd. 1. Afspraken maken bij het aangaan van een verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. Door bij de start van een samenwerkingsverband hieraan extra aandacht te schenken, vergroot dit de sturingsmogelijkheden omdat vooraf expliciet wordt aangegeven wat men verwacht. Door het opnemen van een evaluatiemoment biedt dit aanleiding om nadrukkelijk na te denken over het feit of het doel van de samenwerking nog steeds aansluit bij de doelstelling van iedere deelnemer. 2. Informatieplicht De informatieplicht op basis van artikel 169 en 180 Gemeentewet is ook voor wat betreft gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen leidend in de verhouding tussen college en raad en daarmee tevens het vertrekpunt in de aansturing van en verantwoording over de samenwerkingsverbanden. Daarnaast zijn de Wet gemeenschappelijke regelingen bepalingen opgenomen over verantwoording en informatieverstrekking richting gemeenten. Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. Nieuw is dat wordt voorgesteld - aangezien de informatiebehoefte per verbonden partij kan variëren - om per gemeente voor iedere verbonden partij een risicoprofiel vast te stellen: hoe groter het financiële en bestuurlijke risico, des te zwaarder het 'toezichtregime' en hoe meer informatievoorziening is gewenst. 3. Afstemming en aansturing Door als gemeenten de krachten te bundelen en samen zorg te dragen voor integrale aansturing kan meer invloed worden uitgeoefend op een verbonden partij. Door als contactambtenaren in gezamenlijkheid bestuurlijke standpunten voor te bereiden en als portefeuillehouders voorafgaand aan de besluitvorming in 3

6 Gemeente ----:::>--- ~ {t lllll lllll llll llll de gremia van een verbonden partij afstemming te zoeken, kan een sterkere positie ingenomen worden. Per verbonden partij kan een gemeente worden aangewezen die in deze gezamenlijke voorbereiding de leiding neemt. 4. Kaderstelling Om de raden meer vooraf in het besluitvormingstraject van de begrotingscyclus te positioneren, in aanvulling op de bestaande mogelijkheid tot het indienen van een zienswijze, wordt voorgesteld dat deelnemers van de verbonden partij jaarlijks in november richtlijnen sturen waarop de verbonden partij de beleidsmatige en financiële kaders dient te baseren. Deze richtlijnen worden door de raden gelijktijdig met de gemeentelijke begroting vastgesteld. De kaderbrief van de verbonden partij waarin deze op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting van het volgende jaar aangeeft, dient op deze richtlijnen gebaseerd te worden. Uiterlijk 1 februari van het volgende jaar ontvangen de deelnemers dan de voorgestelde kaders van de betreffende verbonden partij. 5. Begroting en jaarrekening De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. Een regionale werkgroep bereidt deze en een eventuele zienswijze voor. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. Uitgangspunten bij de begroting en jaarrekening zijn dat weerstandscapaciteit aanwezig is bij deelnemende gemeenten en het jaarrekeningresultaat terugvloeit naar gemeenten. Aangezien de jaarrekening een belangrijk document is om als raad te kunnen controleren of de activiteiten binnen de gestelde financiële en beleidsmatige kaders zijn uitgevoerd, wordt deze gelijktijdig met de begroting voorgelegd. Overigens is dit in onze gemeente vanaf dit jaar al regel. 6. Meerjarenbeleidsplan en evaluatie Een nieuw element in de nota is het voorstel dat de verbonden partij verplicht is om iedere vier jaar een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren en stil te staan bij de doelstelling, nut en noodzaak van de samenwerking. Planningsafspraken In aansluiting op de hiervoor genoemde spelregels hebben de griffiers, verenigd in de griffierskring West Brabant/Tholen, voorstellen gedaan om ook planningsafspraken te maken tussen de gemeenteraden onderling. Met deze afspraken wordt ondermeer beoogd 'grip en sturing' te vergroten en te komen tot gezamenlijke informatiebijeenkomsten, eenduidigheid van kaderbrieven en (nog verdere) eenvormigheid van zienswijzen. Consequenties van het voorstel Vanaf de begrotingscyclus 2017 zullen de spelregels breed in de regio worden toegepast. 4

7 Risico paragraaf Geidentificeerde risico's Risico-onderdelen NvT Laag Neutraal Hoog 1. Realiseren maatschappelijke effecten x 2. Politiek-bestuurlijk en draaqvlak x 3. Imago gemeente x 4. Algemene en externe omgeving x 5. VeiliQheid x 6. Financiën x 7. Juridisch x 8. PlanninQ x 9. Kwaliteit uitvoering x 10. Capaciteit orqanisatie en samenwerkinq partners x Beheersmaatregelen risico's hoog 1. Risico Effect Beheersmaatre el Verantwoordelïke Alternatieven Besloten kan worden om de nota niet, of aangepast, vast te stellen. Binnen de kaders van de zes spelregels is er ruimte om een eigen invulling te kiezen (maatwerk per gemeente). De kracht van deze afspraken is echter gelegen in de uniformiteit, waarbij 19 gemeenten afspreken om op dezelfde manier om te gaan met Verbonden Partijen. Door dit brede draagvlak kan gezamenlijk meer sturing worden uitgeoefend. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, 5

8 De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 28 juli 2015, nr. ; gelet op de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen en het Besluit Begroting en Verantwoording; BESLUIT: 1. Kennis te nemen van de nota Verbonden Partijen en de volgende kaderstellende spelregels vast te stellen: a. Afspraken maken bij het aangaan van een verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. b. Informatieplicht De informatieplicht op basis van artikel 169 en 180 Gemeentewet is ook voor wat betreft gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen leidend in de verhouding tussen college en raad en daarmee tevens het vertrekpunt in de aansturing van en verantwoording over de samenwerkingsverbanden. c. Afstemming en aansturing Door als gemeenten de krachten te bundelen en samen zorg te dragen voor integrale aansturing kan meer invloed worden uitgeoefend op een verbonden partij. d. Kaderstelling Richtlijnen waarop de verbonden partij de beleidsmatige en financiële kaders dient te baseren worden door de raden gelijktijdig met de gemeentelijke begroting vastgesteld. e. Begroting en jaarrekening Uitgangspunten bij de begroting en jaarrekening zijn dat weerstandscapaciteit aanwezig is bij deelnemende gemeenten en het jaarrekeningresultaat terugvloeit naar gemeenten. f. Meerjarenbeleidsplan en evaluatie De verbonden partij is verplicht om iedere vier jaar een meerjarenbeleidsplan op te stellen, dat samen met de jaarrekening de basis vormt om de resultaten van de verbonden partijen over een periode van vier jaar te evalueren en stil te staan bij de doelstelling, nut en noodzaak van de samenwerking. 2. De nota Verbonden Partijen, zeven kaderstellende spelregels, vastgesteld in 2008 gelijktijdig in te trekken. 3. Kennis te nemen van de brief van de griffiers en de daarin voorgestelde planningsafspraken als uitgangspunt toe te passen. 6

9 l llllllll Il lllllll llll lllll llll llllll lllll lllll lllll llll llll Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen 7