Notitie voorstel aanpassing werkwijze gemeenteraad Noordwijk

Transcriptie

1 Notitie voorstel aanpassing werkwijze gemeenteraad Noordwijk Aan : leden overleg nieuwe vergaderstructuur raad CC : Opgesteld door : Koen van Asten / Yvonne Hermans Datum : dinsdag 2 september Aanleiding De politiek raakt ons allemaal. Of het nu gaat om een speeltuintje in de buurt, de veiligheid op straat of de zorg voor ouderen, het lokale bestuur gaat erover. Het is daarom belangrijk dat inwoners de kans krijgen om mee te denken en te praten over belangrijke beslissingen. Uit het fractievoorzittersoverleg van maandag 21 juli is gebleken dat bij alle partijen onvrede bestaat over de huidige manier waarop Noordwijkers worden betrokken bij beslissingen die hen of hun leefomgeving beïnvloeden. Belanghebbenden worden soms niet of te laat betrokken bij voorstellen. Het doel van deze notitie is om de Noordwijkse inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en adviesraden (hier verder burgers genoemd) tijdig en op de juiste manier te betrekken bij de besluitvorming. Door inwoners in een vroeg stadium te betrekken bij het proces van besluitvorming, maakt de gemeenteraad gebruik van de kennis en ervaring uit de samenleving en kan een besluit rekenen op meer draagvlak. Hierdoor wint het besluit aan kwaliteit. De wens om inwoners en ondernemers eerder en beter te betrekken bij het proces van politieke besluitvorming is een landelijke trend. Ook in Noordwijk willen wij dat iedereen gaat meedoen. Daarom noemen wij dit de Doe Mee Politiek. De Doe Mee Politiek is een open, maar wel gerichte uitnodiging aan Noordwijkse burgers om mee te denken en te praten over onderwerpen die direct invloed hebben op hun leef- en werkomgeving. De denkwijze gaat uit van partnerschap tussen inwoners en overheid. In plaats van een beleids- en controlerend orgaan, moet de overheid de inwoners meer de ruimte geven om eigen verantwoordelijkheid te nemen. Door burgers tijdig en nadrukkelijk te betrekken bij de voorbereiding van belangrijke beslissingen over ons dorp en de kennis en expertise van onze inwoners in het voortraject aan te spreken en te benutten, zullen de besluiten aan kwaliteit winnen en het draagvlak vergroten. De Doe Mee Politiek brengt wel het risico met zich mee dat individuele inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te zeer het eigen belang willen verdedigen en uitdragen. Echter gebeurt dat nu ook! De gemeenteraad dient te allen tijde het algemeen belang en moet zich ook altijd bewust zijn van dit risico. In de praktijk blijkt overigens dat burgers wel degelijk oog hebben ook het algemeen belang op het oog hebben. Een aanpassing van de vergaderstructuur is een eerste vereiste om de Doe Mee Politiek vorm te kunnen geven. Bij de huidige vergaderstructuur is de participatie van burgers beperkt en in een te laat stadium georganiseerd. De vergaderstructuur kan daarom procesmatig beter worden ingericht, waardoor de doorlooptijd van besluiten efficiënter en effectiever kan worden georganiseerd. Ook de beantwoording van schriftelijke en mondelinge vragen laten te lang op zich wachten en er is voor raads- en commissieleden te kort tijd om bij belangrijke onderwerpen belanghebbenden te consulteren. In de huidige cyclus, waarbij binnen enkele weken een collegevoorstel moet worden vastgelegd in een raadsbesluit, kan vaak onvoldoende recht worden gedaan aan de wens om gehoord te worden, betrokken te zijn, expertise te benutten, enz. Dit leidt tot afstand en Pagina 1 van 7

2 frustratie bij zowel burgers als hun politieke vertegenwoordigers. Daarnaast wordt de raad dikwijls onvoldoende meegenomen in de ontwikkeling van beleid. Pas als een voorstel ambtelijk en bestuurlijk helemaal uitgekristalliseerd is, wordt het voorgelegd aan de raad. Soms staat het voorstel eerder in de krant dan dat de raad er kennis van heeft kunnen nemen. De tijdsdruk om een besluit te nemen is vaak hoog. In de nieuwe vergaderstructuur moet deze manier van besluitvorming op een andere manier worden ingericht, zonder dat de besluitvorming stroperig wordt. Differentiatie van onderwerpen, waardoor voorstellen verschillende manieren van besluitvorming doorlopen, kan eveneens uitkomst bieden. De huidige werkwijze in de commissies leidt er toe dat het onderscheid tussen de beeldvormende en oordeelvormende fase onvoldoende uit de verf komt. Vaak is er in de commissies slechts sprake van oriëntatie (vragen stellen aan de portefeuillehouder) en is er geen ruimte voor de oordeelvormende fase. Vervolgens belandt het onderwerp op de agenda van de raadsvergadering. De oordeelvormende fase wordt op deze wijze dus geheel of gedeeltelijk overgeslagen. Het debat in de gemeenteraad tussen de raadsleden onderling is minimaal. Het debat heeft meer de vorm van een vraag en antwoordspelletje tussen raadsleden en wethouders, wat veel lijkt om het monistisch stelsel van voor Om tot een goed besluit te komen is een heldere discussie tussen raadsleden onderling van groot belang. In den lande is inmiddels ervaring opgedaan via een groot aantal veelkleurige praktische voorbeelden van nieuwe vormen van besluitvorming waarbij burgers beter betrokken zijn bij het tot stand komen van beleid. Een herkenbare tendens hierbij is dat de klassieke inspraak is verruimd naar participatie; van inspreken naar meedenken en meedoen! Noordwijk is op zoek naar een nieuwe vergaderstructuur die past bij haar cultuur. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om met een langdurig proces opnieuw het wiel uit te vinden. Daarom zal worden ingezet op middelen en instrumenten die elders reeds met succes beproefd zijn. Hieronder staan de uitgangspunten voor een nieuwe vergaderstructuur, zoals deze geformuleerd zijn in het fractievoorzittersoverleg van maandag 21 juli. De uitgangspunten dienen, naast het stimuleren van burgerparticipatie, ook het doel om het dualisme meer vorm te geven; de raads- en commissieleden moeten meer met elkaar in debat. De uitgangspunten zijn tevens de verbeterpunten van het huidige vergaderstelsel. Dat betekent dat de effectiviteit van de nieuwe vergaderstructuur aan de hand van deze punten kan worden getoetst. Het voorstel is om elk kwartaal de werking van het nieuwe vergadersysteem te bespreken in het fractieoverleg en een jaar na de invoering van de nieuwe vergaderwijze te evalueren. Het is van groot belang om gewoon aan de slag te gaan en gaandeweg verbeteringen op te nemen. Uitgangspunten nieuwe vergaderwijze raad 1. Burgers goed en in een vroegtijdig stadium betrekken bij besluitvorming met goede inspraakmogelijkheden en ruimte voor de dialoog. 2. Differentiëren doorlooptijd onderwerpen en flexibiliteit 3. Duidelijke scheiding tussen beeld-, oordeel- en besluitvorming 4. Meer debat in de raad 5. Stroomlijning van het proces. Pagina 2 van 7

3 2. Voorstel Noordwijkse vergaderpraktijk Daar waar aan het begin van het dualisme nog in veel gevallen sprake was van een commissiestelsel, stappen steeds meer gemeenten over op een vaste avond in de week zonder commissies. Dit om onder andere de mogelijkheid te hebben burgers meer te laten participeren, differentiatie in de onderwerpen aan te brengen, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming beter tot zijn recht te laten komen en uitvoering te geven aan het dualisme (zie voor (succesvolle) voorbeelden per uitgangspunt de bijlage). Op basis van de uitgangspunten en de voorbeelden wordt voorgesteld te werken met beeldvormende, oordeelvormende en besluitvormende sessies en een avond per week te reserveren voor het raadswerk met uitzondering van vastgestelde schoolvakanties. Dit betekent dat er maximaal 4 avonden per maand besteed wordt aan het raadswerk. In het huidige systeem zijn dit gemiddeld 5 avonden per maand. De invulling van de raadsavonden behoort tot de uitwerking. Op deze avonden kunnen naast de beeldvormende, oordeelvormende en besluitvormende sessies ook bijvoorbeeld presentaties van derden gepland worden. Burgers kunnen zo hun initiatieven bekend maken bij de raad. Daarnaast zou een van de avonden gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld het fractievoorzittersoverleg of andere overleggen. Voordelen: Een vaste avond in de week schept duidelijkheid richting bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Men hoeft niet meer op de kalender te kijken op welke dag er een vergadering is. Meerdere besluitvormende raadsvergaderingen in een maand zijn mogelijk (bijvoorbeeld twee keer in de maand). Dit brengt meer flexibiliteit in de besluitvorming. Voor Holland Rijnlandzaken hoeft geen aparte vergadering meer te worden georganiseerd. Uitwerking van het BOB-model is zeer goed mogelijk, waardoor er ook meer ruimte komt voor het debat. Eigen werkbezoeken, informerende avonden, vergaderingen e.d. worden ingepland op een vaste dag in de week. Kanttekening hierbij is dat bijeenkomsten, georganiseerd door externen zoals 3D tafels, Holland Rijnland e.d. op andere dagen kunnen vallen. Op het moment dat een onderwerp zich in een beeldvormende fase bevindt, is vergaderen op locatie mogelijk, immers alleen van de besluitvormende raadsvergadering is het noodzakelijk een uitzending te verzorgen. Nadelen: Heeft invloed op de werkwijze van het college zoals bijvoorbeeld aanleveren van stukken, opstellen van lange termijn agenda en dergelijke. Aanpassing werkwijze commissieleden, omdat de commissies worden afgeschaft. Kan bezwaarlijk zin omdat betrokken een vaste avond moeten reserveren die wellicht al voor andere activiteiten vaststaat. 3.1 Globale uitwerking Beeldvormende sessies Deze sessies kunnen bij uitstek gebruikt worden om de burgers in een vroeg stadium bij een onderwerp te betrekken en hen ook daadwerkelijk mee te laten denken en praten. Dit kan als volgt ingevuld worden. Bij voorgenomen beleid kan een lijst met vragen en knelpunten worden opgesteld over het onderwerp dat aan de orde is. Deze vragen en knelpunten worden gedeeld met stakeholders tijdens een ronde tafel bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst zitten raadsleden, wethouder(s) en stakeholders aan tafel om met elkaar te spreken over mogelijke oplossingen en kansen. Voor deze discussieronde worden betrokken inwoners en organisaties actief en gericht uitgenodigd. Daarnaast worden ook andere inwoners gevraagd om in een zogenaamde vrije ronde ideeën en gevoelens Pagina 3 van 7

4 naar voren te brengen. Zij vormen als het ware een tweede kring om de tafel. De bedoeling hiervan is om ook een beroep te doen op de bij het dorp betrokken en deskundige inwoners die vanuit het perspectief van het algemeen belang kunnen inspreken. De ambtelijke organisatie gaat vervolgens met de uitkomsten van de discussie aan de slag en bereidt een voorstel voor. Oordeelvormende sessies Dit conceptvoorstel wordt vervolgens naar de raad gestuurd voor een oordeelvormende discussie. De fractieleden gaan met elkaar in discussie en verzamelen argumenten voor het debat in de gemeenteraad. Als het onderwerp in deze eerste ronde is besproken en bediscussieerd, kan het stuk definitief worden gemaakt voor de uiteindelijke besluitvorming. Daarbij speelt het advies/de adviezen van de stakeholders uiteraard een cruciale rol. Besluitvormende sessies Na deze eerste raadsdiscussie wordt het voorstel aangepast ten behoeve van finale besluitvorming in de raad. Er is dan geen inspraak meer mogelijk. Inspraak van individuele inwoners over een privaat belang gebeurt dus ook niet meer in de raad. Indien een inwoner aandacht wil voor zijn of haar probleem, verloopt dat via het spreekuur van wethouder, ambtenaar of het raadslid, c.q. de fractie. Positie commissieleden De commissievergaderingen zijn in deze structuur overbodig geworden. Hierdoor zal de positie van de commissieleden veranderen. Zij blijven vanzelfsprekend een belangrijke rol vervullen bij het actief ondersteunen van raadsleden door het geven van een politiek inhoudelijke bijdrage bij de verschillende onderwerpen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan deelname aan de beeldvormende en oordeelvormende sessies en de wijk in gaan om informatie te verzamelen. De rol van commissieleden is, net als de andere rollen, onderwerp van verdere uitwerking. Verwachte score uitgangspunten: 1. Burgers goed en in een vroegtijdig stadium betrekken bij besluitvorming met goede inspraakmogelijkheden en ruimte voor de dialoog Differentiëren doorlooptijd onderwerpen en flexibiliteit + 3. Duidelijke scheiding tussen beeld-, oordeel- en besluitvorming + 4. Meer debat in de raad + 5. Stroomlijnen van het proces Hoe nu verder? Op basis van de bespreking in de raad zal het voorstel zo nodig worden aangepast en verder uitgewerkt. Dit gebeurt door: Het verzamelen van informatie. Het bezoeken van een gemeenteraadsvergadering of uitnodigen van bijvoorbeeld andere griffies om ervaringen uit te wisselen. Bekijken digitale opnames raadsvergaderingen (video verslag). Bij de uitwerking van de opties is het belangrijk de onderstaande zaken mee te nemen: De consequenties voor en uitvoerbaarheid door college en organisatie. Een veranderde vergaderstructuur behoeft aanpassing in de wijze van aanlevering van de stukken of het opstellen hiervan en het verloop van het proces. De inzet van raadscommunicatie door het maken van een communicatieplan. Het is belangrijk om te werken aan het verwachtingen management. Bijvoorbeeld moet het duidelijk zijn hoe en op welke wijze belanghebbenden mee kunnen praten. Maar ook hoe zij uiteindelijk worden geïnformeerd over hoe en op welke wijze hun inbreng is verwerkt. En naar elk van de betrokkenen moet duidelijk gemaakt worden wat de verwachtingen zijn. In het nieuwe voorstel moet aandacht zijn voor het benoemen van de diverse rollen van de raad, het college, wethouders, commissieleden, bewoners en andere belanghebbenden, griffie, griffiers, agendacommissie en collegeorganisatie. Pagina 4 van 7

5 Een aanpassing van het Reglement van Orde (RvO). Als gevolg van een veranderende vergaderstructuur, zal ook het RvO worden herzien. Dit is tevens een goed moment om randzaken uit het RvO aan te passen. Wat verder ter tafel moet komen Huidige verslaglegging waarbij gedacht wordt om over te stappen van een uitgebreid verslag naar een besluitenlijst of een beknopt verslag. De schrijfstijl van stukken en brieven. Op dit moment zijn brieven en stukken overwegend ambtelijk geschreven en daardoor moeilijker te begrijpen voor bijvoorbeeld burgers en raadsleden. 3.3 Planning tot invoering Actie Tijd Bespreken voorstel: augustus Bezoeken/informatie opvragen: september Afstemming met college: augustus/september Uitwerken optie: september/oktober Opstellen communicatieplan: oktober Besluitvorming raad: november Besluit aanpassen RvO: december Ingang nieuw vergadersysteem: januari 2015 Na de invoering op 1 januari wordt voorgesteld de voortgang van de nieuwe vergaderwijze in het fractievoorzittersoverleg aan de orde te brengen. In januari 2016 volgt een uitgebreidere evaluatie. 4 Bijlagen 1. Huidige vergaderwijze gemeente Noordwijk De gemeente Noordwijk kent drie commissies: Bestuur, Beheer & Werken, Welzijn, Ruimte, Bereikbaarheid & Financiën en Regiozaken & 3D s. De agendacommissie bereidt de agenda s van de commissies en de raad voor. De commissies voorzien de raad van advies, zodat de besluitvorming in de raad efficiënter kan verlopen. De commissies laten zich nader informeren door het college en brengen advies uit aan de raad. Circa drie weken nadat de commissies vergaderd hebben, vergadert de gemeenteraad. De agendacommissie, bestaande uit twee commissievoorzitters, de voorzitter van de raad en de griffier als adviseur, stelt de agenda s van de commissies en de raad vast. De agenda van de raad wordt in belangrijke mate bepaald door het aanbod vanuit het college. Van de commissievergaderingen en de raadsvergaderingen worden uitgebreide verslagen gemaakt/ De letterlijke verslagen zijn te beluisteren via de website. Daarnaast worden er ad hoc ronde tafel gesprekken gehouden voor bepaalde onderwerpen, zoals veiligheid en het alcoholbeleid, waarbij stakeholders gericht worden uitgenodigd. De huidige vergaderpraktijk van Noordwijk scoort op alle genoemde uitgangspunten negatief. 2. Voorbeelden van vergaderpraktijken Voorbeelden uitgangspunt 1: burgers goed en in een vroegtijdig stadium betrekken bij besluitvorming met goede inspraakmogelijkheden en ruimte voor de dialoog. Gemeente Voorst De gemeente Voorst kent naast de raadsvergaderingen rondetafelgesprekken. Deze worden tenminste zeven dagen voor de raadsvergadering gehouden. De raadsleden kunnen tijdens deze gesprekken op een informele manier in gesprek komen met burgers en het college. De Pagina 5 van 7

6 gemeenteraad nodigt actief betrokkenen uit, dus zowel eventuele voor- als tegenstanders. Aan tafel zitten uit iedere raadsfractie één raadslid, de portefeuillehouder en burgers. Aan het einde van het rondetafelgesprek wordt afgesproken hoe het onderwerp verder door de raad behandeld gaat worden. Gemeente Heerenveen De gemeenteraad van Heerenveen heeft een commissiestelsel. Soms wordt een Petear georganiseerd of wordt een bepaald agendapunt behandeld in de vorm van een Petear. It Petear is een gesprek tussen raadsleden en belanghebbenden over een actueel onderwerp, waarover de gemeenteraad een besluit gaat nemen. De raad kan ook het college uitnodigen. Voor een Petear worden belanghebbenden uitgenodigd. Voorbeelden uitgangspunt 2: differentiëren doorlooptijd onderwerpen Gemeente Gouda De gemeente Gouda geeft aan onderwerpen een ster. Bij één ster zijn er twee bijeenkomsten (verkenning-besluitvorming). Het betreft de meer technische onderwerpen. Bij twee sterren zijn er drie bijeenkomsten (verkenning-raadsdebat-besluitvorming). Heeft een onderwerp drie sterren dan zijn er vijf bijeenkomsten (voorlichting-verkenning-meningsvormend debat-raaddebatbesluitvorming) De agendacommissie bekijkt voor elk onderwerp op welke manier het in de raad behandeld gaat worden. Bij een uitgebreide behandeling gaan een of meerdere informatierondes aan vooraf (beeldvormende fase. Aan een reguliere behandeling vindt een debat in de raad (oordeelvormende fase) plaats en aansluitend besluitvorming (besluitvormende fase). Bij een verkorte of technische behandeling wordt er over het onderwerp nauwelijks of geen discussie verwacht. Er is hooguit één debatronde nodig, meteen daarna kan een besluit genomen worden (besluitvormende fase). Er wordt gewerkt met een lange termijnagenda. Voorbeelden uitgangspunt 3: beeld- oordeel- en besluitvorming uit elkaar trekken Gemeente Landsmeer De gemeente Landsmeer heeft een vaste vergaderavond in de week. Het betreft een driewekelijkse cyclus. Week één agendacommissie en verzending van stukken. Week twee een raadsavond met beeldvorming en/of oordeelsvorming en in week drie is er een BOB-raad. De burgers kunnen bij de beeldvormende sessies altijd aanschuiven. De gemeente Boxtel maakt een scherper onderscheidt tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Bij beeldvorming staat de informatievergaring centraal. De oordeelsvorming vindt plaats door middel van debat. De laatste fase is besluitvorming. Op de agenda staat duidelijk aangegeven in welke fase het onderwerp zich bevindt. Voorbeelden uitgangspunt 4: meer debat in de raad Tijdens de oordeelvormende vergadering zijn de wethouders aanwezig, maar mogen alleen in eerste termijn het woord voeren. De tweede termijn is uitsluitend gereserveerd voor het debat tussen de raadsleden onderling. Gemeente Baarn De gemeente Baarn heeft een vergadering Debat in de raad. Tijdens deze vergadering vindt er uitwisseling van politieke opvattingen en meningen plaats door en tussen de raadsleden van de politieke partijen onderling én met het college van burgemeester en wethouders. Wat zijn de voors en tegens van een voorstel en wat zijn de argumenten van een politieke partij om voor of tegen het voorstel te stemmen in de besluitvormende fase. Ook kunnen de raadsleden proberen de Pagina 6 van 7

7 andere partijen van hun argumenten te overtuigen en een politieke meerderheid proberen te vinden voor of tegen een voorstel. Of voor het aanbrengen van wijzigingen op het voorstel of de stukken. Voorbeelden uitgangspunt 5: het stroomlijnen van het proces Gemeente Katwijk De gemeenteraad van Katwijk heeft met het college duidelijke afspraken gemaakt over de afhandeling van onder andere moties, toezeggingen en raadsvragen. Zij werken bijvoorbeeld met een lange termijn agenda waarin de onderwerpen, moties, P&C cyclus en toezeggingen zijn opgenomen. Hierin staat overzichtelijk weergegeven wanneer wat afgehandeld wordt. De gemeenteraad van Boxtel werkt met een lange termijnagenda die vanuit het college wordt aangeleverd. De agendacommissie bepaald op welke wijze de onderwerpen worden behandeld, bijvoorbeeld uitgebreid in meerdere rondes of kort in maximaal twee rondes (oordeelvorming en besluitvorming). Ook de lijst met toezeggingen heeft een vaste plek in de oordeelvormende sessies. 3. BOB model nader beschouwd 4. Voorbeelden: Vaste raadsavond in de week Gemeenten Landsmeer en Boxtel Pagina 7 van 7