Griffie gemeente Gorinchem Samenstelling & taken

Transcriptie

1 Griffie gemeente Gorinchem Samenstelling & taken

2 Hoofdstuk: Griffie gemeente Gorinchem Inhoud Griffie gemeente Gorinchem... 1 Inleiding... 3 Functiebeschrijving griffie... 4 De griffier... 4 Plaats in de organisatie... 4 Doel van de functie... 4 De adjunct-griffier... 4 Plaats in de organisatie... 4 Doel van de functie... 4 De administratief ondersteuner... 4 Plaats in de organisatie... 4 Doel van de functie... 4 Resultaatgebieden griffie... 5 Taken van de griffier... 5 Resultaatgebied 1: procesmanagement... 5 Resultaatgebied 2: advisering raad... 5 Resultaatgebied 3: ontwikkeling... 5 Resultaatgebied 4: netwerken... 5 Facultatief resultaatgebied 5: integraal management... 5 Taken van de adjunct-griffier... 6 Resultaatgebied 1: procesmanagement... 6 Resultaatgebied 2: advisering raad... 6 Resultaatgebied 3: ontwikkeling raad... 6 Resultaatgebied 4: netwerken en communicatie... 6 Resultaatgebied 5: griffiebeleid... 6 Taken van de administratieve ondersteuner... 7 Resultaatgebied 1: stukkenstroom... 7 Resultaatgebied 2: contentbeheer interne en externe website... 7 Resultaatgebied 3: algemene ondersteuning... 7 Functie-eisen

3 Hoofdstuk: Inleiding Inleiding De griffie bestaat uit 1 FTE griffier, 0,8 FTE adjunct-griffier en 0,8 FTE administratieve ondersteuning. In grote lijnen heeft de griffie vier taken: Vergaderingen voorbereiden, ondersteunen en afhandelen; werkprocessen tussen raad en college afstemmen; de gemeenteraad en zijn leden ondersteunen en ontwikkelen; verbinding zoeken tussen (politieke) partijen en het politiek/bestuurlijke krachtenveld tussen raad en college; netwerkrelaties creëren en onderhouden binnen het maatschappelijk middenveld. De functiekenmerken van de griffier zijn beschreven in 5 generieke resultaatgebieden (VVG; functieprofiel in het kader van HR21). Daarbij hebben we ons gebaseerd op Vormgeving griffie gemeente Gorinchem van 31 oktober Hierachter zijn deze resultaatgebieden beschreven voor de drie functies binnen de griffie. 3

4 Hoofdstuk: Functiebeschrijving griffie Functiebeschrijving griffie De griffier Plaats in de organisatie De griffier wordt benoemd door de gemeenteraad (artikel 107, Gemeentewet). De griffier is eindverantwoordelijk en is uitsluitend verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. De griffier participeert op basis van gelijkwaardigheid in het driehoeksoverleg burgemeester, secretaris en griffier. Doel van de functie De griffier ondersteunt de gemeenteraad procesmatig en logistiek in het kader van de volksvertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende rol. De griffier adviseert de raad en zijn leden en is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de griffie. De adjunct-griffier Plaats in de organisatie De adjunct maakt deelt uit van de griffie en legt verantwoording af aan de griffier. De adjunct wordt door de raad benoemd (artikel 107d Gemeentewet). Doel van de functie De adjunct-griffier ondersteunt de gemeenteraad bij het vervullen van zijn verantwoordelijkheden (kaderstelling en volksvertegenwoordiging, kaderstelling en toetsing). De adjunct heeft, samen met de raadsgriffier, een spilfunctie in het lokale bestuur. Beiden zorgen zij ervoor dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal waar kan maken en op een professionele manier zijn rol speelt in het bestuurlijke besluitvormingsproces. De administratief ondersteuner Plaats in de organisatie De administratief ondersteuner maakt deelt uit van de griffie en legt verantwoording af aan de griffier. De administratief ondersteuner wordt aangesteld door de griffier. Doel van de functie De administratief ondersteuner ondersteunt de griffier bij de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen. De administratief ondersteuner heeft een belangrijke rol in het verzorgen van de stukkenstroom voor de raadsleden. 4

5 Hoofdstuk: Resultaatgebieden griffie Resultaatgebieden griffie Taken van de griffier Resultaatgebied 1: procesmanagement Stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken; zorgt voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen; realiseert en bewaakt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning; zorgt voor en bewaakt afstemming tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie; voert de regie bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen. Resultaatgebied 2: advisering raad Adviseert en ondersteunt de raad over de inhoud (= vorm en consistentie) en toepassing van raadsinstrumenten als moties, amendementen, raadsvragen, enzovoorts; initieert, volgt en evalueert complexe en strategische bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze in initiatieven, uitvoeringsplannen en voorstellen; bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten; zorgt voor de integrale toetsing van de aan de raad voorgelegde adviezen. Resultaatgebied 3: ontwikkeling Adviseert over en ondersteunt bij de totstandkoming van de (strategische) termijnagenda en de invulling van de beleid- en beheercyclus; adviseert over het functioneren van de raad en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van procedures en werkprocessen; bevordert en bewaakt de professionele facilitering en invulling van de rol van de raad; bevordert en bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen; bevordert en zorgt voor het informatiebeheer en de externe ontsluiting van bestuurlijke stukken. Resultaatgebied 4: netwerken vertegenwoordigt de raad in interne en externe overlegsituaties; ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk; initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties/partijen; bewaakt en stuurt de interne en externe raadscommunicatie; bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden; creëert intern draagvlak voor beleid en beleidsontwikkelingen. Facultatief resultaatgebied 5: integraal management Zorgt voor het management van de raadsondersteuning; zet mensen en middelen in ter realisatie van de producten en diensten; zorgt voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de performance; zorgt deskundigheidsbevordering en innovatie van de organisatie; bevordert en zorgt voor het informatiebeheer en de externe ontsluiting van bestuurlijke stukken; is bestuurder in de zin van de WOR voor de medewerkers van de griffie. 5

6 Hoofdstuk: Resultaatgebieden griffie Taken van de adjunct-griffier Resultaatgebied 1: procesmanagement Zorgt voor het vaststellen van de agenda en de organisatie van de verslaglegging; bewaakt de afhandeling van bestuurlijke toezeggingen en gemaakte afspraken; initieert en ondersteunt werkbezoeken; adviseert over een optimale procesvoering; bewaakt de consistentie en kwaliteit van aangeleverde raadsvoorstellen. Resultaatgebied 2: advisering raad en rekenkamercommissie Richt projecten in en stuurt projecten aan als projectleider en/of onderzoekscoördinator en is als ambtelijk projectleider verantwoordelijk voor de juiste procedurele en inhoudelijke informatie en bijdragen vanuit de ambtelijke organisatie; adviseert over door de raad in te stellen werkgroepen en vervult daarbij een coachende en eventueel uitvoerende rol; ondersteunt raadsleden bij de indiening van initiatiefvoorstellen, moties en amendementen treedt op als secretaris van de rekenkamercommissie en levert ondersteuning bij het doen van onderzoeken door de rekenkamercommissie; Resultaatgebied 3: ontwikkeling raad Bedenkt en verfijnt in samenspraak met de griffier werkvormen van de raad en zijn leden op het gebied van rollen en werkwijzen; ontwerpt (en bewaakt) procedures voor de besluitvorming; adviseert de raad, het presidium, fracties en raadsleden over relevante ontwikkelingen, politiek- bestuurlijke dilemma s en consequenties van te nemen besluiten; draagt (mede) zorg voor het voorkómen van conflicten binnen de raad en tussen actoren binnen de organisatie en de raad of zijn leden; inventariseert de opleidingsbehoefte van raadsleden; organiseert cursussen op basis van de opleidingsbehoefte van de raadsleden; initieert (werk)bezoeken en andere bijeenkomsten voor de raad; vertaalt maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelingen in acties/keuzes voor de raad. Resultaatgebied 4: netwerken en communicatie Adviseert over en draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad; stuurt, regisseert en adviseert de raad over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie; begeleidt onderzoeken van en voor de raad; zorgt voor informatie-uitwisseling met het college en de ambtelijke organisatie; vertegenwoordigt, onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier, de raadsgriffie en de raad in externe overlegsituaties en onderhoudt contacten. Resultaatgebied 5: griffiebeleid Draagt bij aan de strategie en integrale visievorming van de griffie; analyseert externe ontwikkelingen en effecten ervan op het beleid van de griffie en de raad; levert een bijdrage aan strategiebepaling in bestuurlijke vraagstukken. 6

7 Hoofdstuk: Resultaatgebieden griffie Taken van de administratieve ondersteuner Resultaatgebied 1: stukkenstroom Zorgt ervoor dat de stukken voor de raadsvergadering en parallelsessies tijdig en compleet verzonden kunnen worden; plaats de stukken tijdig en compleet op Raaddigitaal en de website; bewaakt de volledigheid en tijdigheid van de stukken en signaleert afwijkingen aan de griffier; verzorgt de workflow van de raadsstukken in het documentmanagementsysteem; houdt een overzicht bij van moties, toezeggingen, et cetera. Resultaatgebied 2: contentbeheer interne en externe website Zorgt ervoor dat de informatie van de raad op de interne- en externe website actueel is; zorgt voor tijdige plaatsing van vergaderstukken, andere informatie en data. Resultaatgebied 3: algemene ondersteuning Levert incidenteel hand- en spandiensten tijdens raadsvergaderingen; neemt deel aan werkoverleg van de griffie. Functie-eisen - MBO werk- en denkniveau - Administratieve werkervaring - Accuraat - Kennis van/ervaring met het werken in Decos/JOIN - Ervaring met contentbeheer - Flexibel inzetbaar (meer/minder uren, wisselende dagdelen; zo nodig ook s avonds) - Integer 7