**} IJsselstein. Raadsvoorstel. agendapunt

Transcriptie

1 Raadsvoorstel **} IJsselstein agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Zaaknummer Programma Cluster : Portefeuillehouder: Informatie bij /tel.nr. : Bestuur en Organisatie Bestuur M.H.Kallen-Morren Keesjan Steverink [email protected] Datum: 12 februari 2015 Blad : 1 van 5 Onderwerp Raadsvoorstel inzake vacature griffier Samenvatting Dit raadsvoorstel omvat de visie op de griffie, het functieprofiel griffier en de procedure voor werving en selectie van een nieuwe griffier. inleiding In de loop van 2015 ontstaat er een vacature griffier in onze gemeente IJsselstein. Het draait hier om een cruciale functie in het politieke reilen en zeilen van deze mooie stad. De werkgeverscommissie griffie heeft in de maand december alle fracties gesproken over hun visie op de griffie in het algemeen en op het functieprofiel van een toekomstige griffier. Ook heeft de commissie de wensen ten aanzien van de werving- en selectieprocedure geïnventariseerd. Dit voorstel heeft de uitkomsten van deze gesprekken verwerkt in achtereenvolgens een 1) visie op de griffie, 2) een concept functieprofiel, 3) routeboekje werving en selectie. De visie, het functieprofiel en routeboekje zijn voor advies voorgelegd aan de burgemeester, plaatsvervangend griffier en de afdeling personeelszaken van de gemeente. Wat willen we bereiken? Met het oog op de werving en selectie van een nieuwe griffier willen we een helder omschreven en door de raad gedragen visie met een daarop gebaseerd functieprofiel vaststellen. Daarnaast willen we instemming op de te volgen werving- en selectieprocedure. Waarom willen we dit? 1. Visie op de griffie De raadsfracties hebben in december 2014 gesproken met de werkgeverscommissie over hun visie op de griffie. Uit deze gesprekken komt een eensluidend beeld naar voren over wat de raad van belang vindt ten aanzien van de griffie. De griffie is primair van en voor de raad. De griffie is makkelijk benaderbaar en vormt de verbindende schakel tussen raad en college. Er is sprake van een gelijkwaardige relatie met de gemeentesecretaris. De griffie enthousiasmeert en stimuleert raads- en clusterleden proactief in het goed uitoefenen van hun kader stellende en controlerende rol. De griffie werkt nieuwe raads- en clusterleden in en coacht hen. Hij ondersteunt de raad met het oog op de kwaliteit van zowel de procedure als het proces en brengt de raad in positie, ook richting de samenleving. De griffie draagt zorgt voor informatie over de raad en de raadstaken richting de burgers. Hij beantwoordt vragen van burgers omtrent de planning van de raadsbijeenkomsten, en de wijze waarop gebruik kan worden gemaakt van het spreekrecht. Hij adviseert de raad over het te voeren communicatiebeleid en wijst de raadsleden op nieuwe mogelijkheden. De griffie ondersteunt bij het organiseren van de 'gast van de raad', de invulling van de raadscolumn. De griffie draagt daarnaast zorg voor tijdige en volledige

2 Raadsvoorstel Blad: 2 van 5 (digitale) informatie aan de raad, zodat de (digitale) informatiepositie versterkt wordt. De griffie is kundig op het terrein van wet- en regelgeving, heeft ook kennis van de historie van lokale dossiers en is waar nodig het geheugen en geweten van de raad. De griffie geeft raadsleden advies en helpt hen desgevraagd bij het inzetten van de bij de situatie passende politieke instrumenten. De griffie is in staat om kritisch te kijken naar het functioneren van zowel raad, als het college en de ambtelijke organisatie en schrikt er niet voor terug constructief-kritische feedback te geven als de kwaliteit van het politiek proces daarmee gediend is. De griffie heeft goed gevoel voor de politieke verhoudingen en opereert tegelijkertijd politiek onafhankelijk en zonder last of ruggespraak ten opzichte van college en ambtelijke organisatie. Naast deze primaire taken staat de griffie anno 2015 voor een bijzondere en belangrijke opdracht: het begeleiden van de raad in een proces van bestuurlijke vemieuwing, waarvoor de raad eind 2014 een werkgroep heeft ingericht. Niet alleen is het dualisme nog volop in ontwikkeling, maar ook is er sprake van verschuivende verhoudingen in het lokaal bestuur. Denk aan de opkomst van de participatiesamenleving, de keuze voor het zijn van een regiegemeente en het toenemend beleggen van uitvoeringstaken in gemeenschappelijke regelingen. Het doel van het proces van bestuurlijke vemieuwing is dat de positie van de raad wordt versterkt als het gaat om het uitvoeren van de kader stellende en controlerende rol van de raad in een regiegemeente als IJsselstein waarbij veel van de uitvoering is ondergebracht bij gemeenschappelijke regelingen. Een tweede doel van dit proces is dat de volksvertegenwoordigende rol van de raad wordt versterkt en de raad de uitdagingen van de verschuiving naar een participatiesamenleving weet op te pakken. Dit vraagt van de griffie een visie op hoe de raad deze bestuurlijke vernieuwing het beste in kan vullen. De griffie moet daarom oog en oor hebben voor innovatieve instrumenten die de raad hierin ondersteunen. De griffie vormt een steeds belangrijker (digitaal) informatieknooppunt voor raad en samenleving. 2. Functieprofiel Op basis van de visie is de werkgeverscommissie gekomen tot het navolgende functieprofiel. NJsselstein Algemene informatie over de stad, gemeentelijke organisatie en raad]* Functieomschrijvinq De gemeenteraad van IJsselstein zoekt met ingang van 1 september 2015 een nieuwe griffier. De griffier is een cruciale spil in het functioneren van de IJsselsteinse politiek. U plant niet alleen de cluster- en raadsvergaderingen, en draagt zorgt voor het tijdig, volledig en juist aanleveren van de vergaderstukken. U adviseert vervolgens ook de individuele raads- en clusterleden en faciliteert hen in het uitoefenen van hun taak. U zet daarbij uw kennis van wet- en regelgeving, en uw inhoudelijk knowhow in om de fracties desgevraagd te ondersteunen bij voorstellen, werkwijze en/of aanpak van politieke vraagstukken en weet flexibel in te spelen op de wensen en behoeften van de raad. Om deze rol goed uit te kunnen oefenen, blijft u te allen tijde onafhankelijk en neutraal. U onderhoudt daamaast wekelijks contact met de burgemeester en gemeentesecretaris en waar nodig met de wethouders, bestuursadviseurs en beleidsmedewerkers. U draagt zo bij aan een goede samenwerking tussen college, ambtelijke organisatie en raad met als doel om de belangen van de raad goed te kunnen waarborgen. U bent verder in staat om de raad te adviseren en te faciliteren in het vormgeven van bestuurlijke vemieuwing. De gemeente IJsselstein is een regiegemeente en neemt deel aan een flink aantal gemeenschappelijke regelingen. Bovendien wordt de roep uit en het beroep op de samenleving om mee te kunnen besturen steeds groter. Beide gegevens vragen om een omslag in denken en handelen van de gemeenteraad en om snellere interactie en communicatie tussen gemeente en inwoners. Als griffier hebt u een visie op de toekomstige ontwikkelingen in het lokaal bestuur. U ondersteunt de raad en versterkt hun positie. Ook de samenleving kan op u rekenen als zij contact zoeken met de raad of een burgerinitiatief willen indienen.

3 Raadsvoorstel Blad: 4 van 5 3. Route voor werving en selectie 1. Vaststellen visie, profiel en proces door raad 5 maart 2. Werving starten* advertentie brievenselectie klikgesprekken door selectiecommissie selectiegesprekken door selectiecommissie klikgesprek met burgemeester en nestor (met laatste twee kandidaten) evt. assessment (met laatste twee kandidaten) mogelijkheid voor reservegesprek indien assessment aanleiding daartoe geeft referenties opvragen raadsvoorstel na 6 maart maart 10 april 17 april 24 april 25 april -8 mei 13 mei 18 mei 21 mei 3. Raadsvoorstel benoeming griffier 4 juni 4. Beoogde startdatum nieuwe griffier 1 september * Data zijn indicatief Samenstelling selectiecommissie De werkgeverscommissie heeft op basis van de verordening het mandaat voor de uitvoering van de werving en selectie van de griffier. In de voorgesprekken heeft de meerderheid van de raadsfracties aangegeven dit mandaat te willen volgen. Dit heeft de voorkeur van de werkgeverscommissie. Het voorstel is dan ook dat de werkgeverscommissie als selectiecommissie zal optreden en de plaatsvervangend griffier zal worden uitgenodigd om als adviserend lid bij de selectiegesprekken aanwezig te zijn. Een alternatief is om de selectiecommissie nog aan te vullen met twee raads- of clusterleden van partijen die nu niet vertegenwoordigd zijn in de werkgeverscommissie. Overig De werkgeverscommissie is voornemens om in samenspraak met de nieuwe griffie de instructie voor de griffier en de verordening werkgeverscommissie te verrijken en actualiseren. Deze zullen in het najaar aan de raad worden aangeboden ter besluitvorming. Wat gaat het kosten? Voor de werving- en selectieprocedure moeten de volgende kosten gemaakt worden: Plaatsen van personeelsadvertenties Ondersteuning vanuit HR Eventueel assessment traject Voor de begeleiding van het traject wordt mogelijk een bureau ingehuurd. De kosten voor dit traject bedragen in ieder geval 7000,- en afhankelijk van inzet van assessment kan dit maximaal ,- worden. Voorstel De werkgeverscommissie stelt voor om in te stemmen met 1. De visie op de griffie. 2. Het op de visie gebaseerde functieprofiel griffier. 3. De route voor werving en selectie. 4. De kosten van de werving- en selectieprocedure.

4 Raadsvoorstel Blad: 3 van 5 Naast het adviseren, ondersteunen en (digitaal) faciliteren van de gemeenteraad geeft u leiding aan de plaatsvervangend griffier met wie u samen als team de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de griffietaken draagt. Functie-eisen U beschikt over een academisch werk- en denkniveau. Bij voorkeur beschikt u over een juridische of bestuurskundige achtergrond of -opleiding. U heeft ervaring met strategische advisering en procesmanagement in een bestuurlijke omgeving. U heeft affiniteit met het politiek samenspel binnen het lokaal bestuur. U bent integer en transparant, gestructureerd, omgevingsbewust, en resultaatgericht. U bent in staat een constructief-kritische houding in te nemen naar alle betrokkenen. Tevens beschikt u over kennis van en affiniteit met digitale informatievoorziening. Ervaring als raadsgriffier is een pre, evenals ervaring in het lokaal bestuur. Als persoon bent u toegankelijk en benaderbaar, een mensenmens, en weet u verschillende belangen te verbinden zonder uw eigen positie te verliezen. U bent een actief netwerker en ambassadeur van de gemeente en van de gemeenteraad. U hebt visie op bestuurlijke vernieuwing en bent in staat de raad in dat proces te inspireren en te begeleiden. U bent flexibel in bereikbaarheid en beschikbaarheid. Als leidinggevende geeft u ruimte voor ontwikkeling en stimuleert u de plaatsvervangend griffier in het realiseren van haar ambitie. Arbeidsvoorwaarden Het salaris van deze voltijdfunctie bedraagt op basis van kennis en ervaring maximaal 5.644,- bruto per maand (schaal 13). Frocedure en Contactgegevens De selectiegesprekken staan gepland voor [d.d.]*. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure. Voor inhoudelijke vragen kunt u op werkdagen tussen uur contact opnemen met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Heeft u vragen over de procedure dan wel arbeidsvoorwaarden, dan kunt u terecht bij [HR Adviseur UW samenwerking]*. Uw sollicitatie kunt u tot d.d. 21 maart indienen bij [[email protected]]* * deze onderdelen worden voor publicatie ingevuld

5 Raadsbesluit blad : 5 van 5 De raad van de gemeente IJsselstein, gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 5 maart 2015, gelet op de werving en selectie van een nieuwe griffier, BESLUIT: In te stemmen met 1. De visie op de griffie. 2. >4et-<ap de visie gebaseerde functieprofiel griffier, s voor werving en selectie. in van de werving- en selectieprocedure. ; besloten )n de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op i maart 2015., dé\porzitter, J.A.M. Kleene M.N. Kallen-Morren