Op basis van deze bijeenkomsten brengt de werkgroep onderstaand advies uit naar de klankbordgroep.

Transcriptie

1 Voor: Klankbordgroep d.d. 13 december Van: Werkgroep griffie Onderwerp: Openstellen vacature werven beoogd griffier Midden-Groningen Inleiding Namens de huidige raden heeft de werkgroep griffie het openstellen van de vacature voor de (beoogd) griffier voor de gemeente Midden-Groningen voorbereid. De werkgroep bestaat uit de volgende leden: Bert van Dijk (Vz), Harry Wind (plv vz), Patricia Nieland, Mieke Bos-Carabain, Joke de Jonge, Chantal Ridderbos, Fré Bos en Menno Klaver. De werkgroep is daarvoor in korte tijd vijf keer bij elkaar geweest. Er is afstemming met het deelproject Mens en Organisatie via de betrokkenheid van Chrétien van den Akker en de werkgroep is behalve door twee griffiers, Paula Grit en Carin Bodewes, ook extern ondersteund door Heinrich Winter (Pro Facto). Janny Stollinga (adviseur P&O) heeft de werkgroep op dat terrein geadviseerd. Voor de totstandkoming van dit advies is eveneens overleg gevoerd met de portefeuillehouder voor deelproject bestuur in de stuurgroep Rein Munniksma en de projectleider herindeling. Op basis van deze bijeenkomsten brengt de werkgroep onderstaand advies uit naar de klankbordgroep. De werkgroep is gestart met het ontwikkelen van een visie op het werk van de raad Midden- Groningen en de werkzaamheden van de griffie. Dat document dat het resultaat is van de drie werkgroepen die bezig zijn met raadsthema s, is eveneens voor de vergadering van de klankbordgroep geagendeerd. Deze visie en het onderdeel dat gericht is op het profiel van de toekomstige griffie vormt de basis voor het advies over de beoogd griffier. In hoofdlijnen gaat het om de volgende aspecten: De griffie van de gemeente Midden-Groningen De griffie is de spil in de relaties tussen college/organisatie en raad/griffie en geeft verdere invulling aan de nieuwe werkwijze van de raad Midden-Groningen binnen de context van het sterk gewijzigde speelveld. De griffier is daarin voor de raad de primaire adviseur, die de lijnen uitzet samen met de gemeentesecretaris en de burgemeester. De inrichting van de griffie en het profiel van de griffier hangen nauw met elkaar samen. De griffie Midden-Groningen houdt zich met de volgende kerntaken bezig: 1

2 - Het management en de organisatie van de griffie en van vergaderingen en bijeenkomsten van de raad. - Het ondersteunen van de raad bij het vinden én uitoefenen van de nieuwe rol van de gemeenteraad en de raadsleden in de veranderende samenleving, samen met het college en de ambtelijke organisatie. Ondersteuning van de raadsleden bij het ontwikkelen van een andere manier van werken, binnen een ander perspectief. - Het geven van strategisch advies in de samenwerking met de burgemeester en de gemeentesecretaris. - Het bieden van ondersteuning bij de controlerende rol van de raad en de betrokkenheid van burgers daarbij. De discussie in de werkgroep heeft zich vervolgens toegespitst op het takenpakket van de griffier Midden-Groningen. Wat moet de griffier doen? Tot de start van de nieuwe gemeente op 1 januari 2018 treft de beoogd griffier voorbereidingingen voor de start van de nieuwe gemeenteraad en griffie en is de beoogd griffier tevens projectleider van het deelproject bestuur. De beoogd griffier is dan tevens lid van de projectorganisatie Hij/zij houdt zich bezig met: - het trekken van het deelproject bestuur, - het vormgeven van de raadsgriffie; - de begeleiding van de veranderprocessen, zoals het ontwikkelen van een nieuwe manier van werken door de raad(sleden). De beoogd griffier neemt direct na de verkiezingen in november de begeleiding van de nieuwe raad op zich en ondersteunt de fractievoorzitters van de nieuwe raad in december 2017 bij de zoektocht naar een (waarnemend) burgemeester. In overleg met de nieuwe gemeentesecretaris die rond 1 februari 2016 zijn werkzaamheden start wordt door de beoogd griffier ook gewerkt aan de rol van de griffie binnen organisatie Midden-Groningen. Vanaf de herindeling ( ) heeft de griffier op hoofdlijnen de volgende taken: - organiserend, faciliterend, coachend en ondersteunend aan de raadsleden; - proactieve inhoudelijke advisering over onderwerpen ter agendering voor de raad; - proactieve strategische advisering over bestuurlijke en maatschappelijke trends en de vertaalslag daarvan naar de raad en naar de samenwerking met het college en de organisatie; - proactieve ondersteunende rol ter vergroting van de democratische kwaliteit van besluitvormingsprocessen; - proactieve houding om de raad in zijn rol te zetten als verbinder in de veranderende samenleving en onderzoeker van maatschappelijke onderwerpen; - eerstverantwoordelijke voor het optimaal functioneren van de griffie. Profiel en functie-eisen De griffier: 2

3 - Is proactief, geeft strategisch advies over maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot de rol van de raad. - Coacht, adviseert en ondersteunt bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden. - Is samenwerkingsgericht en heeft een spilfunctie in het lokale bestuur. Op basis daarvan is een profiel opgesteld dat als bijlage bij deze notitie is gevoegd en waarnaar kortheidshalve wordt verwezen. Aanstellingsduur De werkgroep adviseert te kiezen voor een beoogd griffier voor het vervullen van een structurele vacature. Een vast dienstverband behoort daarbij tot de mogelijkheden. De werving richt zich op vervulling van de vacature voor langere tijd. Het wervingsperspectief is daardoor beter. De werkgroep wijst op de voordelen van deze optie. Zo is er meer stabiliteit door de te realiseren continuïteit en bestaat de kans op het aanboren van een ander en breder publiek dat meer geïnteresseerd is in een structurele functie. Omdat de werkgroep de nieuwe raad nadrukkelijk de gelegenheid wenst te geven een eigen afweging van de geschiktheid te maken krijgt de selectiecommissie de verantwoordelijkheid in de gesprekken aan de orde te stellen dat de nieuwe raad na twee jaar een heroverweging uitvoert. Dat wordt ook in de aanstellingsbeschikking vastgelegd. Procedure: De selectiecommissie De selectiecommissie telt vijf leden: - drie raadsleden vanuit elke raad één, te weten Harry Wind, Fré Bos en Joke de Jonge (één van hen treedt op als voorzitter) - één lid namens de stuurgroep: zijnde de voorzitter van de raad Slochteren, Geert-Jan ten Brink; - één lid namens de griffies van de drie gemeenten: extern adviseur van de werkgroep griffie, Heinrich Winter; Als adviseurs nemen de gemeentesecretaris de heer Mulder en een medewerker P&O deel. Aan de BOR is via Frank Wiertz gevraagd of die belangstelling heeft een afgevaardigde als adviseur te laten deelnemen, dat blijkt niet het geval. De leden van de selectiecommissie hebben in de procedure de besluitvormingsbevoegdheid en komen met de voordracht voor benoeming. Gelet op de werkrelatie met de griffier zal ook de beoogd gemeentesecretaris een rol hebben als adviseur (dat is ook gebeurd bij de selectie van de gemeentesecretaris door één van de drie griffiers als lid van de adviescommissie). Voorgesteld wordt om meerdere wervingskanalen te benutten: a. Via een advertentie in een landelijke krant en een regionale krant b. Via sociale media (website, facebook, linked in) c. Via bureaus op basis van no cure no pay. 3

4 De werving wordt ondersteund via publicatie van de essentiële documenten op de Midden- Groningen website en de sites van de drie afzonderlijke gemeenten. Op de site zal ook een sollicitatiebox worden ingericht. ADVIES AAN KLANKBORDGROEP: - Instemmen met voorgestelde procedure en de werving voor een beoogd griffier voor Midden-Groningen starten in januari In de vergadering van 13 december 2016 heeft de klankbordgroep ingestemd met bovenstaande notitie. Namens de werkgroep griffie 24 november 2016 H.B. Winter adviseur Pro Facto H.B. van Dijk voorzitter werkgroep griffie. raadslid CU Hoogezand-Sappemeer. 4

5 BIJLAGE: De procedurele stappen op een rij. Stap Activiteit Planning 1. Bespreking concepten procedure en profiel werkgroep griffie Wk Na evt. aanpassing concepten afstemmen met griffie en management Wk Definitief vaststellen procedure en profiel. Formeel bekrachtigen in klankbordgroep. Wk 50 Ook data voor gesprekken vastleggen 4. Inrichten selectiecommissie Wk 1 5. Uitzetten vacature in advertentie / social media / via bureaus (via marktplaatsdesk en werken in het noorden). Inrichten website Wk 1 (7/1) 6. Selecteren assessmentbureau (optioneel) Wk Reactieperiode Wk2 en 3 8. Voorselectie op harde criteria door P&O Wk 3 9. Selectie voor uitnodigingen door selectiecommissie Wk Uitnodigen kandidaten Wk Gespreksronde 1: selectiecommissie: komen tot 2 a 3 kandidaten voor vervolgprocedure. datum prikken en ook in vacature noemen 13. Gespreksronde 2: verdiepende gesprekken met selectiecommissie: beoordeling of kandidaten (eventueel) door kunnen naar assessment. Selectiecommissie brengt advies uit aan werkgroep griffie. datum prikken en ook in vacature noemen. 14. Assessment van kandidaten (optioneel). Zo mogelijk in aanwezigheid van een lid van de selectiecommissie en P&O-adviseur als observator. Opdracht assessment is het geven van het in kaart brengen van competenties van kandidaten gespiegeld aan de volgende punten: Wk 4 Wk 5 Wk 5 (eind van de week) - Politiek/bestuurlijke sensitiviteit - Verbinder - Visie / innovatief - Proactief 5

6 - Onafhankelijk - Coachende stijl van leidinggeven / adviseren 15. Na assessment keuze kandidaat voor voordracht door selectiecommissie op basis van bevindingen assessmentbureau. Wk 5 /6 16. Uitkomst ter kennis brengen via de klankbordgroep naar de raden Wk Start benoemingsproces / arbeidsvoorwaardengesprek. Wk 6 Benoeming in één van de drie raden zodat contract rond april 2016 kan ingaan tot 1 januari Brief namens drie raden: deze persoon bij GS voordragen. GS besluit cf Arhi over deze persoon zodat bevoegdheid op 1 januari 2018 voor organiseren van eerste raadsvergadering geregeld is Eerste raad in januari 2018: nieuwe raad Midden-Groningen benoemt de griffier. 6