Nieuwegein Datum 15 april 2010 Portefeuillehouder: Presidium

Transcriptie

1 Nieuwegein Aan de qemeenteraad Onderwerp: Procedure rondom werving en selectie van de Griffier Datum 15 april 2010 Portefeuillehouder: Presidium Afdeling: Griffie Bijlagen: 1 Bijgaand treft u aan een functiebeschrijving Raadsgriffier gemeente Nieuwegein, een profielschets en een tijdschema om te komen tot de werving van een nieuwe raadsgriffier. De profielschets is tot stand gekomen in samenwerking met een voorbereidingscommissie, bestaande uit: De heer drs. C.M. de Vos als voorzitter van de Raad Mevrouw 3. Verbeek-Beverwijk De heer M.J. Monrooij De heer B.T. de Winter Wij verzoeken u zowel een selectie- als adviescommissie te benoemen. De selectiecommissie voert de gesprekken met de kandidaten. De adviescommissie wordt later in de procedure betrokken. Uiteraard zullen ook de medewerkers van de Griffie bij de procedure worden betrokken. Wij stellen voor het tijdelijke presidium te benoemen tot selectiecommissie en een aantal leden van de Raad in de adviescommissie. Het Presidium van de raad van de gemeente Nieuwegein de plv. griffier de voorzitter TJ. Laponder drs. C.M. de Vos

2 Nieuwegein Raadsbesluit De raad van de gemeente Nieuwegein; gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 15 april 2010; gelet op de overwegingen zoals verwoord in het bijgevoegde voorstel; besluit: 1. Akkoord te gaan met bijgaande functiebeschrijving en profielschets Raadsgriffier Gemeente Nieuwegein; 2. Het tijdelijk presidium aan te wijzen ais selectiecommissie bij de procedure van de werving en selectie voor de nieuwe Raadsgriffier; 3. Een adviescommissies te benoemen voor de selectie. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 april 2010, de griffier, de voorzitter.

3 Nieuwegein f W/f m* Functiefamilie Diversen: Raadsgriffier Functiecode Datum beschrijving : januari 2010 Plaats in de organisatie De raadsgriffier ondersteunt de gemeenteraad bij het vervullen van zijn verantwoordelijkheden, zoals toetsing, kaderstelling en volksvertegenwoordiging. De raadsgriffier rapporteert aan de gemeenteraad, het 'presidium en de voorzitter van de gemeenteraad. Functieprofiel Adviseert (in de rol van procesadviseur) de raad op het gebied van organisatie en werkwijze en de kaderstellende en toetsende taken. Vertaalt wettelijke voorschriften over de formele taken van de raad naar werkbare processen en activiteiten. Adviseert de raad (in procesmatige zin) over uit te brengen behandeling van raadsbesluiten. Zorgt, in overleg met het presidium, voor een optimale inrichting en uitvoering van procedures rond de politiek-bestuurlijke besluitvorming. Geeft leiding aan de griffie, 2 è 3 medewerkers en de commissiegriffiers. Stuurt facilitaire dienstverleners tijdens vergaderingen, bijeenkomsten e.d. aan. Werk- en denkniveau Academisch werk- en denkniveau. Bestuurlijke en juridische kennis. Goede kennis van overheidsorganisaties. Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden. Ruime (leidinggevende) ervaring binnen vergelijkbare (overheids-) organisaties. Aantoonbare ervaring met resultaatgericht werken en integrale beleidsvoering. Ruime kennis van en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. Copyright Capgemlnl Consulting Nederland 8.V.

4

5 Profielschets raadsgriffier Gemeente Nieuwegein In deze profielschets worden de belangrijkste elementen aangegeven voor de griffierfunctie. Het gaat om de hoofdlijnen. 1 Context van de functie De functie van raadsgriffier heeft tot doel de raad te ondersteunen bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden (toetsing, kaderstelling en volksvertegenwoordiging). De griffier heeft hierbij een dienende functie en kan zich inleven in de gevoelens of de gedachtegang van de leden van de raad. Het is de griffier die er voor zorgdraagt dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal waar kan maken en op een professionele manier zijn ondersteunende rol speelt in het politieke besluitvormingsproces. Het is aan de griffier om de raad blijvend professioneel en met enige distantie te adviseren. Van de griffier wordt verwacht dat deze een neutrale rol vervult. Neutraal in de zin dat de griffier in staat is alle fracties in de raad optimaal te ondersteunen. Maar ook neutraal in de zin dat de griffier niet inhoudelijk de besluitvorming beïnvloedt. De griffier gaat prudent om met de informatie die hem door spelers uit het lokale bestuur wordt aangedragen. De griffier is een gezaghebbende persoon die in staat is te opereren binnen heldere verhoudingen tussen raad en college en bij te dragen aan de kwaliteit van besluitvorming. Tevens is de griffier in staat om zijn rol te vervullen in de driehoek griffier, gemeentesecretaris en burgemeester. De griffier rapporteert aan de gemeenteraad, het presidium en de voorzitter van de gemeenteraad. 2 Rollen van de griffier Procesadviseur De griffier adviseert de raad op het gebied van organisatie en werkwijze en de kaderstellende en toetsende taken van de raad. De griffier vertaalt wettelijke voorschriften over de formele taken van de raad naar werkbare processen en activiteiten. Meer in het bijzonder: de griffier ondersteunt de professionalisering van raad en (zonder onderscheid en neutraal) raadsfracties inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces. de griffier analyseert het functioneren van de raad en de door de raad ingestelde commissies, adviseert over verbetering van organisatie, werkwijze en communicatie en draagt zorg voor de invoering van nieuwe dan wel aangepaste werkprocessen. de griffier draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds. Bemiddelen bij en coördineren van informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad in overleg met de gemeentesecretaris en bewaken van de behandeling van raadsaanvragen door het ambtelijk apparaat. de griffier geeft, in overleg met het presidium, vorm aan beleid en uitvoering met betrekking tot communicatie door en over de raad, zowel binnen de gemeentelijke organisatie als naar burgers en derden.

6 de griffier verleent ondersteuning bij burgerinitiatieven. Hiertoe zorgt de griffier voor adequate voorlichting en begeleiding van burgers, ziet toe op de procedures Adviseur De griffier adviseert de raad in procesmatige zin, over de behandeling van raadsbesluiten. Hiertoe: verleent de griffier gevraagd en ongevraagd bijstand aan de raad, het presidium en de voorzitter van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak. ondersteunt de griffier desgewenst de raad en individuele raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties, interpellaties en overige rechten en instrumenten van raadsleden. is de griffier attent op maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en signaleert deze tijdig. zorgt de griffier, in opdracht van de raad, voor effectieve en eenduidige agendering en voor afdoende voorbereiding van besluitvorming. doet de griffier voorstellen aan het presidium voor agendering van door het college aangeleverde raadsvoorstellen. bewaakt de griffier de voortgang van de informatieverstrekking door het college. Procedurebewaker De griffier zorgt voor een optimale inrichting en uitvoering van procedures rond politiekbestuurlijke besluitvorming. Dit omvat: de griffier doet voorstellen voor totstandkoming en verbetering van procedures. de griffier ondersteunt de raad op het gebied van agendaopbouw, bij de bewaking van het nakomen van toezeggingen aan raad of raadscommissies, bij het bewaken van de afdoening van moties, initiatiefvoorstellen, burgerinitiatieven, voorstellen en vragen van de raad. de griffier adviseert en ondersteunt leden van de raad en raadscommissies aangaande de voorbereiding en uitvoering van vergaderingen. de griffier bewaakt de budgetten van de raad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert over de wijze van omgaan hiermee. de griffier is belast met de organisatie en uitvoering van de secretariële en logistieke ondersteuning van de raad en de raadscommissies. de griffier functioneert als secretaris van de raad. De griffier draagt zorg voor de administratieve begeleiding van raads-, commissie- en presidiumvergaderingen. De griffier draagt zorg voor agenda's, vastlegging, maken van afspraken bij vergaderingen en zorgt voor de coördinatie van de informatievoorziening. de griffier zorgt voor de logistiek van informatie rond de raad, waaronder archivering, behandelen van post, zorgdragen voor verspreiding en bewerking van informatie aan de raad en voor de verspreiding van vakliteratuur. de griffier draagt zorg voor de bewaking van de voortgang van raadscorrespondentie en klachtenafhandeling.

7 Management De griffier geeft leiding aan de medewerkers van de griffie. De griffier geeft functioneel leiding aan de ambtenaren die, in het kader van de ambtelijke bijstand, werken ten behoeve van de raad. Dit omvat ondermeer: voeren van het personeelsbeleid binnen de griffie. inrichten van een optimale organisatie en werkprocessen en zorgen voor een adequate bedrijfsvoering en werkplanning binnen de griffie. uitvoeren van een actief middelenbeheer van gemeenteraad, commissies en griffie. 3 Kennis en ervaring De griffier heeft tenminste een academisch werk- en denkniveau. De griffier beschikt over bestuurlijke en juridische kennis en heeft een breed en scherp inzicht in en gevoel voor politiekbestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. De griffier beschikt over vaardigheden om mensen en processen te verbinden. Daarnaast beschikt de griffier over aantoonbare ervaring met resultaatgericht werken en integrale beleidsvoering en heeft een ruime (leidinggevende) ervaring binnen vergelijkbare (overheid-)organisaties. De griffier heeft een open, standvastige en stimulerende uitstraling.

8 Competentieprofiel raadsgriffier Gemeente Nieuwegein Competentie 1. Visie Definitie In hoofdlijnen de richting aangeven waarin de organisatie en haar omgeving zich bewegen; de doelstellingen voor het lange termijnbeleid formuleren 2. Organisatiebewustzijn Laten zien te begrijpen hoe een organisatie functioneert; bij acties rekening houden met de gevolgen voor de eigen organisatie en/of de organisatie van de klant 3. Conceptueel denken Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door deze in een meer omvattend kader te plaatsen of door verbanden te leggen met andere informatie 4. Overtuigingskracht Ideeën, standpunten en plannen zo overtuigend naar voren brengen dat zij, ook na aanvankelijke twijfels, daarmee instemmen 5. Communiceren Ideeën en informatie in heldere taal communiceren, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen 6. Onafhankelijkheid Acties ondernemen die meer gebaseerd zijn op eigen overtuigingen dan op een verlangen om anderen een plezier te doen. Initiatief Kansen zoeken en daarop actie nemen. Liever op eigen initiatief handelen dan passief afwachten Voortgang bewaken Effectief bewaken en controleren van de voortgang in eigen werk en dat van anderen, met de beschikbare tijd en middelen; actief instellen en hanteren van daarop gerichte procedures en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen

9 9. Leidinggeven 10. Empatisch vermogen 2 Ofö Richting en sturing geven aan een groep; samenwerkingsverbanden stimuleren, tot stand brengen en handhaven om een beoogd doel te bereiken Het zich kunnen inleven in de gevoelens of de gedachtengang van anderen: als je je kunt inleven in anderen, dan begrijp je hun emoties beter en kun je effectiever communiceren. Nieuwegein, 9 februari 2010

10 Tijdschema wervingsprocedure Raadsgriffier Week Start procedure 17 Benoemen selectie- en adviesteams 18 Plaatsen advertentie intern 18 Einde reactietermijn 20 Selecteren brieven 21 Eerste gespreksronde 22 Tweede gespreksronde 24 Assessment onderzoek 25 Uitslag assessment onderzoek 27 Schriftelijk afwijzen niet geselecteerde 28 kandidaten Voeren arbeidsvoorwaardengesprek 28 Opstellen raadsvoorstel en 29 Besluit voor benoeming Mochten er intern geen geschikte kandidaten zijn, dan kan in week 22 begonnen worden met de externe werving