voorstel aan de gemeenteraad

Transcriptie

1 voorstel aan de gemeenteraad Aan de raad van de gemeente gouda sector - afdeling griffie telefoon voorstelnummer 26 steller M. Lint onderwerp personele bezetting en instructie van de griffie gouda 18 februari 2004 iz-nummer Voorstel a. De aanstelling van mevrouw mr. M.A. Lint-Zwagemakers tot plaatsvervangend secretaris vanaf 15 maart 2003 om te zetten in een benoeming als griffier van de gemeente Gouda vanaf diezelfde datum; b Te benoemen als plaatsvervangend griffier/raadsadviseur (functieniveau schaal 11) de heer drs. S.G.W.M. Heerdink vanaf 1 maart 2004 en eervol ontslag te verlenen aan de gemeentesecretaris drs. A.W.M. de Bever als plaatsvervangend griffier; c. In te stemmen met bijgevoegde samenstelling van de griffie en instructie voor de griffier. 2. Inleiding a. Omdat ten tijde van de benoeming van de huidige griffier in januari 2003 de aanpassing van de Gemeentewet aan het dualisme nog niet was gerealiseerd, heeft indertijd een benoeming als plaatsvervangend secretaris plaatsgevonden. Deze wordt thans omgezet in een benoeming als griffier. b. De Gemeentewet schrijft voor dat de raad de medewerkers van de griffie benoemt en een plaatsvervanger voor de griffier aanwijst die de griffier vervangt bij verhindering. c. Door het presidium is hetgeen al in de diverse duale verordeningen is geregeld, vastgelegd in een instructie voor de griffier inclusief de medewerkers van de griffie. Door een naberekening van de benodigde formatieruimte kon uit de bestaande organisatie voor 808 formatie-uren een parttime medewerker aan de griffie worden toegevoegd. Deze medewerker wordt tevens belast met in de Verordening op de Rekenkamercommissie Gouda 2002 opgenomen door de griffie te leveren secretariële ondersteuning van de Rekenkamercommissie. Deze werkzaamheden komen (inclusief bijbehorend budget) bovenop de door de raad gevoteerde 4 fte. 3. Toelichting Argumenten Ad a: de griffier Op het moment van selectie en voordracht tot benoeming van de griffier was het wetsvoorstel tot aanpassing van de Gemeentewet aan de dualisering nog niet van kracht geworden. Teneinde niet vooruit te lopen op de invoering van de aanpassingswet van 7 maart 2003 is toen besloten de griffier vooralsnog te benoemen in de functie van plaatsvervangend secretaris. Deze wettelijke belemmering is inmiddels opgeheven, de Gemeentewet luidt thans artikel 100: in ieder gemeente is een secretaris en een griffier artikel 107: de raad benoemt de griffier. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan. agnpnt. 06 Raadsvoorstel en besluit benoeming griffie 18 febr042.doc

2 Ad b: de plaatsvervangend griffier Artikel 107 lid d van de Gemeentewet bepaalt dat de raad de vervanging van de griffier regelt. Op dit moment vervult de gemeentesecretaris nog de functie van plaatsvervangend griffier. Deze constructie wordt in een duaal stelsel niet wenselijk geacht en waarschijnlijk binnenkort zelfs wettelijk verboden. De gemeenteraad heeft op 20 oktober 2003 besloten een formatieplaats toe te voegen aan de griffie. Na een interne en externe wervingsprocedure en selectiegesprekken draagt het presidium thans de heer Heerdink voor als raadsadviseur tevens plaatsvervangend griffier. De heer Heerdink is 32 jaar oud, afgestudeerd politicoloog, werkzaam geweest als journalist en thans als communicatiedeskundige bij een ICT bedrijf. Tevens vervult hij de functie van (duo)raadslid voor D66 en van voorzitter van een raadscommissie in een van de deelraden van de gemeente Amsterdam. Indien na afloop van de proeftijd een vaste benoeming volgt is de heer Heerdink bereid zich t.z.t. in Gouda te vestigen. Hij zal zich met name bezighouden met de ondersteuning van de raad in de opzet en uitbouw van de volksvertegenwoordigende functie: burgerinitiatief, de commissie dialoog, organisatie van hoorzittingen enz. Ad c: definitieve opzet van de griffie Artikel 107 lid e stelt dat de raad een griffie kan instellen, regels kan stellen over de organisatie van de griffie en de in de griffie werkzame ambtenaren benoemt, schorst en ontslaat. Aan het begin van deze raadsperiode, bij de invoering van het dualisme op 7 maart 2002, is besloten tot instelling van een griffie met een griffier, een commissiegriffier en een griffiemedewerker. De formatieomvang en het bijbehorend budget werden door het college vastgesteld op basis van een inventarisatie van de gewerkte uren van de voormalige commissie- en raadsecretarissen en hun secretariële ondersteuning. Maar ook het merendeel van de logistieke taken (verzamelen, bewerken, vermenigvuldigen, verzendklaar maken, ondertekenen en doen archiveren van alle vergader- en poststukken) kwam naar de griffie. Gedurende 2003 bleek dat met name deze logistieke taken zoveel tijd vergden dat het een onevenredig groot deel van de capaciteit van de griffie in beslag nam. Een nacalculatie van de in 2002 vastgestelde formatie wees uit dat deze slechts was opgebouwd uit de werkelijke gewerkte uren, zonder rekening te houden met de improductieve uren van een formatieplaats (scholing, verlof, werkoverleg enz.) Dit heeft op verzoek van de griffier geleid tot het besluit van de gemeentesecretaris om alsnog 808 formatie-uren (plus bijbehorend budget) uit de ambtelijke organisatie over te hevelen naar de griffie. Bovendien dient op grond van de besluitvorming in de gemeenteraad van september 2002 de griffie zorg te dragen voor de secretariële ondersteuning en huisvesting van de Rekenkamercommissie. Voor de uitoefening van beide taken is via een interne wervingsprocedure de reeds bij de gemeente in een vast dienstverband werkende mevrouw M. Klerks-Oudgenoeg geselecteerd die na een kennismakingsgesprek door het presidium aangesteld is als parttime griffiemedewerker. De bezetting van het griffiebureau is daarmee 4,6 fte volgens onderstaande globale taakverdeling: griffier : Mw. Mr. M. Lint-Zwagemakers (vaste aanstelling) - griffier van de gemeenteraad en plaatsvervangend commissiegriffier; - secretaris van het presidium - afspraken met secretaris en burgemeester over omvang, kwaliteit en proces van de ambtelijke ondersteuning aan de raad en de relatie raad en college - adviseur invulling van de duale rol van de raad - hoofd van de griffie raadsadviseur/plv griffier Drs. S.G.W.M. Heerdink (dienstverband van een jaar wegens proeftijd) - griffier van commissie dialoog (en eventueel later een nader te bepalen andere commissie) - adviseur volksvertegenwoordigende functie en communicatie gemeenteraad-burgers - plaatsvervangend griffier commissiegriffier L. Slingerland (vaste aanstelling) - commissiegriffier - zorg voor beantwoording vragen van en aan raadsleden griffiemedewerkers: A.H. den Boef (tijdelijk wegens proeftijd) en M. Klerks-Oudgenoeg (vaste aanstelling) - secretariële ondersteuning voorzitter gemeenteraad en griffier, - secretariële ondersteuning voorzitter rekenkamercommissie - administratieve ondersteuning van raad, commissies en overige bijeenkomsten van de raad en individuele raadsleden Voor de medewerkers van de griffie zal een definitieve functiebeschrijving worden opgesteld.

3 Instructie griffier/griffie Artikel 107 a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In de Verordening op het Presidium van mei 2004 is deze taak evenals de rol van toezichthouder en werkgever van de griffie opgedragen aan het Presidium van de raad. Naar analogie van de instructie voor de gemeentesecretaris en met inachtneming van alles wat reeds over de taken en bevoegdheden van de griffie is geregeld in - de gemeentewet - de verordeningen op het Presidium, - de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning - de Verordening op de Rekenkamercommissie Gouda 2002 de Reglementen van Raad- en commissievergaderingen is bijgaande globale instructie opgesteld. De griffier is als hoofd van de griffie gemandateerd voor de uitvoering van de leidinggevende taken en legt heirover verantwoording af aan het presidium. Kanttekeningen Geen. Het merendeel van de taken en bevoegdheden is inmiddels neergelegd in de diverse inmiddels door de raad vastgestelde duale verordeningen 4. Juridische gevolgen / fatale termijnen / handhaving nvt 5. Financiële / personele / organisatorische gevolgen De formatie van de griffie wordt met ingang van 1 januari vastgesteld op 4,6 fte op basis van a. raadsbesluit formatie griffie (4 fte) per (bij besluitvorming begroting 2004 e.v.) b. nacalculatie 808 uren (0,45 fte) inclusief bijbehorend budget over te hevelen van de ambtelijke organisatie naar de kostenplaats raadsgriffie c. secretariële ondersteuning rekenkamer (0,15 fte), in de begroting 2004 e.v. opgenomen voor in de kostenplaats Rekenkamer. 6. Communicatie / interactiviteit nvt 7. Referendabel Dit voorstel is op grond van de Tijdelijke referendumwet niet referendabel. Het Presidium van de gemeenteraad, de voorzitter, de griffier,

4 INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE GOUDA 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze instructie wordt verstaan onder: griffier: de griffier zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet, de door de gemeenteraad aan te wijzen plaatsvervanger van de griffier en de overige medewerkers van de griffie werkend onder de verantwoordelijkheid van de griffier. secretaris: de gemeentesecretaris zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet of diens plaatsvervanger. raad: de gemeenteraad en de diverse geldingen van de raad zoals commissie en fracties. voorzitter van de raad: de burgemeester of diens plaatsvervanger als voorzitter van de raad presidium: het presidium van de gemeenteraad zoals bedoeld in de verordening Presidium Gouda 2 Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een doeltreffende en doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden. 2. De griffier ziet toe op en ondersteunt de raad voor een correcte toepassing van de rechten en plichten van de raad en zijn leden. 3 Ondersteuning duaal functioneren van de raad 1. Kaderstelling a. De griffier staat de raad en zijn leden bij in het vervullen van het budgetrecht en de kaderstellende rol van de raad. b. De griffier onderhoudt contact met de secretaris over de invulling van de door de raad gestelde budgettaire en overige beleidskaders en de wijze waarop de daarbij behorende informatie wordt verstrekt aan de raad. 2 Controle a. De griffier staat de raad bij in het vervullen van zijn controle op het gemeentebestuur. b. Indien de raad een onderzoekscommissie instelt op basis van art. 155 lid a Gemeentewet of anderszins, draagt de griffier zorg voor ondersteuning van deze commissie c. De griffier houdt toezicht op de voortgang van op verzoek van de raad ingestelde onderzoeken. 3. Volksvertegenwoordiging a. De griffier staat de raad en raadsleden bij in het vervullen van de volksvertegenwoordigende rol. b. De griffier leidt door hem ontvangen vragen van burgers door naar de raad. c. De griffier draagt zorg voor een tijdige en adequate afhandeling van brieven en vragen gericht aan de raad. 4 Bijstand aan de voorzitters van de raad en de raadscommissies 1. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 2. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

5 5 Vergaderingen van de raad en raadscommissies 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een aanwezigheid van een commissiegriffier bij commissievergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan leden van de raad en bewaakt de kwaliteit van de te agenderen stukken volgens de bepalingen van het Reglement van Orde van Raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten van de Raad en van de Verordening Raadscommissies 3. Indien de aanwezigheid gewenst is, zorgt de griffier voor het tijdig uitnodigen van de leden van het college van burgemeester en wethouders in commissievergaderingen. 6 Ondersteuning Presidium 1. De griffier staat het presidium bij in de uitoefening van zijn taak zoals bedoeld in de Verordening op het Presidium. 2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 3. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er met inachtneming van de bepalingen van de Verordening op de Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning zorg voor dat deze gegeven wordt. 7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er in overleg met de secretaris zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen volgens de voorschriften gesteld in de Verordening op de Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning. 8 Organisatie griffie 1. Het presidium fungeert overeenkomstig de bepalingen in de Verordening Presidium namens de raad als werkgever van en toezichthouder op de griffie. 2. De griffier is hoofd van de griffie en is gemandateerd de leidinggevende taken te vervullen. 3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 4. De commissiegriffiers en medewerkers griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. 9 Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier verhinderd is zijn/haar ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan het Presidium. 2. De raad stelt een van de medewerkers van de griffie aan als plaatsvervangend griffier. Deze vervangt de griffier als hij/zij verhinderd is het ambt te vervullen. 10 Slotbepaling 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met het presidium dan wel met de voorzitter van de raad. 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na besluitvorming door de gemeenteraad te weten op 9 maart 2004.

6 besluit van de gemeenteraad voorstelnummer iz-nummer onderwerp personele bezetting en instructie griffie: de raad van de gemeente gouda Gelet op artikel 107 van de Gemeentewet, Gelet op de Verordening op het Presidium nr van , de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning nr van , de Verordening op de Rekenkamercommissie van de gemeente Gouda van nr van , de verordening raadscommissies nr van en het reglement van orde raadsvergaderingen enz. nr van ; Gelet op de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling CA voor de sector Gemeenten; Gelezen het voorstel van het Presidium van 18 februari 2004 besluit: 1. Het aanstellingsbesluit van mevrouw mr. M.A. Lint-Zwagemakers (besluit van de Gemeenteraad op 27 januari 2003 onder nummer ) tot plaatvervangend secretaris vanaf 15 maart 2003, in te trekken en gelijktijdig en onder dezelfde voorwaarden te vervangen door een aanstelling in vaste dienst als griffier van de gemeente Gouda; 2 Aan te stellen als plaatsvervangend griffier tevens raadsadviseur de heer drs. S.G.W.M. Heerdink in functieniveau schaal 11 in tijdelijke dienst vanaf 1 maart 2004, bij wijze van proef voor de duur van één jaar als bedoeld in artikel 2:4 van de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling CA voor de sector Gemeenten; 3. Eervol ontslag te verlenen aan de gemeentesecretaris drs. A.W.M. de Bever uit de functie van plaatvervangend griffier; 4. In te stemmen met in bijgaand raadsvoorstel opgenomen formatie, taakverdeling en instructie voor de griffie. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Gouda van, voorzitter, griffier