Registratienummer: GF Datum: 18 mei 2009 Agendapunt: 6

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad Registratienummer: GF Datum: 18 mei 2009 Agendapunt: 6 Portefeuillehouder: de heer drs. P.M.M. de Jonge Behandelend ambtenaar: Jeroen van Leeuwestijn Telefoonnummer: Onderwerp: Verlenging bestuursconvenant personele unie rekenkamercommissie Voorstel: In aanvulling op het bestaande bestuursconvenant het bestuursconvenant inzake de instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 81 p (hoofdstuk IV b) van de Gemeentewet voor een termijn van 4 jaar verlengen (tot 1 september 2013). Motivering: In de raadsvergadering van 2 februari 2009 sprak de raad over het functioneren van de rekenkamercommissie en de verlenging van het convenant over de rekenkamercommissie met Lemsterland en Skarsterlân. De raad besloot het presidium te verzoeken een besluit voor te bereiden over convenant en verordening op de rekenkamercommissie, waarin de volgende kaders verwerkt zijn: 1. Het convenant continueren en dit verlengen met 4 jaar; 2. In de verordening de mogelijkheid van het aantrekken van de ambtelijk secretaris op freelance basis opnemen; 3. De Verordening wijzigen op het punt van de benoeming van de ambtelijke secretaris (art. 8 lid 1) en wel zodanig dat de rekenkamercommissie de secretaris benoemt en de griffiers zorgdragen voor een passende overeenkomst die de rechtspositionele aspecten van de secretaris regelt; 4. De gemengde (externe leden en raadsleden) samenstelling van de commissie continueren; 5. Het systeem van vergoedingen voor de externe leden in afwachting van rijksregelgeving voorshands handhaven en de griffiers machtigen om met de voorzitter nieuwe afspraken te maken over de hoogte van de vergoeding van de externe leden; 6. Als er in het onderzoeksrapport geen bestuurlijke reactie (met weerwoord van de rekenkamercommissie) is opgenomen, stelt de raad de rekenkamercommissie in de gelegenheid om te reageren op de collegereactie voordat de raad c.q. raadscommissie het rapport inhoudelijk behandelt; 7. Het budget voor de rekenkamercommissie jaarlijks indexeren; 8. Om de financiële schommelingen in de budgetten op te kunnen ontvangen een voorziening treffen waarin overschotten gestort kunnen worden uit enig jaar en aanvullende middelen gehaald kunnen worden indien nodig (het maximum van deze voorziening is 25% van het jaarlijkse budget).

2 Voorstel Het voorstel is dat de raad instemt met bijgaand besluit ter verlenging van het convenant. De voorgestelde wijziging van de verordening op de rekenkamercommissie vervalt om twee redenen. De mogelijkheid om een ambtelijk secretaris op freelance basis aan te trekken is mogelijk binnen de huidige verordening. Hiernaast heeft de raad van Skarsterlân niet ingestemd met het voorstel dat de rekenkamercommissie de secretaris benoemt (in plaats van de raad zoals de verordening nu voorschrijft). Met het oog op artikel 2 van het bestuursconvenant dat bepaalt dat de raden een voor de drie gemeenten eensluidende verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie vaststellen, legt het presidium het voorstel aan de raad voor deze wijziging niet in de verordening door te voeren. De overige kaders behoeven geen wijziging van convenant en verordening. Ter inzage liggende stukken: Het presidium, de burgemeester,

3 Gemeenteraad Onderwerp: Registratienummer: Verlenging bestuursconvenant personele unie rekenkamercommissie GF De raad der gemeente Heerenveen, Gelezen het voorstel van het presidium van 18 mei 2009, Constaterende dat de raden van Heerenveen, Skarsterlân en Lemsterland met ingang van 1 augustus 2005 een bestuursconvenant zijn aangegaan inzake de instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 81 p (hoofdstuk IV b) van de Gemeentewet, BESLUIT: In aanvulling op het bestaande bestuursconvenant het bestuursconvenant inzake de instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 81 p (hoofdstuk IV b) van de Gemeentewet voor een termijn van 4 jaar te verlengen (tot 1 september 2013). Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 juni De griffier, De voorzitter,

4 Bijlage 1 Nieuw convenant Aanvulling/wijziging Bestuursconvenant Instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie met een personele unie voor de gemeenten Heerenveen, Lemsterland en Skarsterlân De raden van de gemeenten Heerenveen, Lemsterland en Skarsterlân, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, Constaterende dat de drie raden met ingang van 1 augustus 2005 een bestuursconvenant zijn aangegaan inzake de instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 81 p (hoofdstuk IV b) van de Gemeentewet Besluiten: In aanvulling op het bestaande bestuursconvenant het bestuursconvenant voor een termijn van 4 jaar te verlengen (tot 1 september 2013). Aldus besloten door de raad van de gemeente Heerenveen in zijn openbare vergadering van 8 juni 2009 Aldus besloten door de raad van de gemeente Lemsterland in zijn openbare vergadering van 25 mei 2009 Aldus besloten door de raad van de gemeente Skarsterlân in zijn openbare vergadering van 27 mei 2009

5 Bijlage 2 Bestaand convenant Bestuursconvenant Instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie met een personele unie voor de gemeenten Heerenveen, Lemsterland en Skarsterlân De raden van de gemeenten Heerenveen, Lemsterland en Skarsterlân, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, Gelezen het voorstel van de griffiers van genoemde drie gemeenten, Constaterende dat De drie gemeenten afzonderlijk van elkaar overwegen een rekenkamercommissie in te stellen; De drie gemeenteraden op één lijn geplaatst kunnen worden voor wat betreft de invulling van een rekenkamercommissie; Deskundige invulling door alle drie raden van groot belang wordt geacht; Een personele samenwerking de kosten binnen de perken kan houden en de deskundigheid kan vergroten. Overwegende dat De drie raden voor hun commissies de zelfde drie externe leden inclusief de voorzitter benoemen; Samenwerking van de drie commissies moet leiden tot efficiëntie voor wat betreft onderzoek en ondersteuning; Voor de drie afzonderlijke gemeenten een eensluidende verordening wordt opgesteld; Het zinvol geacht wordt een personele unie te vormen waarvan deel uitmaken de externe leden en de secretaris; Het van belang is binnen de personele unie de secretariële ondersteuning voor de rekenkamercommissies te organiseren. BESLUITEN: Een bestuursconvenant aan te gaan inzake de instelling en instandhouding van een gemeentelijke rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 81 p (hoofdstuk IV b) van de Gemeentewet onder de volgende bepalingen. Artikel 1. Begripsbepalingen. In dit bestuursconvenant wordt verstaan onder: a. De wet: de Gemeentewet; b. De raad: de gemeenteraad van elk der deelnemende gemeenten; c. De commissie: de door elk van de raden ingestelde gemeentelijke rekenkamercommissie; d. De verordening: de door elk van de raden bij verordening vastgestelde regels voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie, als bedoeld in artikel 81 p van de wet; e. Het budget: het bedrag dat de raden per jaar gezamenlijk beschikbaar stellen voor het functioneren van de rekenkamercommissie en voor het verrichten van onderzoeken welke voortvloeien uit toepassing van de verordening; f. Personele unie: personeel samenwerkingsverband van de benoemde externe leden en secretaris van de commissie; g. Griffier: de door de raad benoemde griffier;

6 h. Voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie; i. Extern lid: een door de raad benoemd lid van de rekenkamercommissie die niet deel uit maakt van de raad; j. Intern lid: een door de raad benoemd lid van de rekenkamercommissie die deel uitmaakt van de raad. Artikel 2. De verordening. a. De raden stellen een voor de drie gemeenten eensluidende verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie vast. De verordening kan slechts worden gewijzigd nadat de deelnemende raden hierover geïnformeerd zijn. Artikel 3. De personele unie. a. De benoeming van de externe leden van de drie commissies wordt voorbereid door een werkgroep waarin elke raad met twee leden en de griffier is vertegenwoordigd. De raden benoemen op voordracht van de werkgroep de externe leden in de eigen commissie in dier voege dat dezelfde personen zitting nemen in de commissie van de drie afzonderlijke gemeenten. De commissie wordt aangevuld met een door de raad te benoemen intern lid. De externe leden van de commissie en de secretaris maken deel uit van de personele unie. Artikel 4. Het budget. a. De raden stellen aan de eigen commissie een budget beschikbaar; b. Besteding van het aldus beschikbaar gestelde budget per gemeente vindt op zodanige wijze plaats, dat het door iedere gemeente beschikbaar gestelde budget voor onderzoeken ten behoeve van dié gemeente wordt aangewend; c. Een raad kan aan de commissie een extra budget ter beschikking stellen voor een specifiek éénmalig onderzoek dat door de raad wordt gewenst. Artikel 5. Het secretariaat. a. Het secretariaat van de commissie wordt ondergebracht bij de griffie van een van de deelnemende gemeenten; b. De omvang van de functie van secretaris van de commissie bedraagt 0,4 fte (indicatieve verdeling: 0.2 fte Heerenveen 0.1 fte Lemsterland en 0.1 fte Skarsterlân); c. De kosten van de secretaris van de commissie en de secretariaatskosten worden jaarlijks verrekend naar rato van het door de gemeente in dat jaar beschikbaar gestelde budget (inclusief het extra beschikbaar gestelde budget voor éénmalig onderzoek), tenzij daarin op andere wijze wordt voorzien; d. Voor de periode van 3 jaar, waarvoor dit bestuursconvenant wordt aangegaan, wordt het secretariaat ondergebracht bij de griffie van de gemeente Lemsterland. Artikel 6. Toetreding andere gemeenten. a. De raad van een andere gemeente kan een verzoek richten aan de deelnemende raden om te mogen deelnemen aan deze bestuursconvenant. In voorkomende gevallen stellen de deelnemende raden de voorwaarden vast. Artikel 7. Slotbepaling. a. Deze bestuursconvenant wordt aangegaan voor de duur van 3 jaar te rekenen vanaf de datum, ingaande op de eerste van de maand volgend op de maand waarin de raden tot deze samenwerking hebben besloten; b. In het laatste jaar van deze periode vindt een evaluatie plaats. Over de wijze van evalueren vindt overleg plaats tussen de raden; c. Indien het bestuursconvenant na deze periode van 3 jaar niet wordt voortgezet dan wel het bestuursconvenant tussentijds wordt beëindigd, worden eventueel resterende verplichtingen door de gemeenten gezamenlijk gedragen volgens de verdeling zoals aangegeven in artikel 5, lid c; d. In gevallen waarin deze bestuursconvenant niet voorziet, beslissen de voorzitters van de raden.

7 Aldus besloten door de raad van de gemeente Heerenveen in zijn openbare vergadering van 14 juli 2005 Aldus besloten door de raad van de gemeente Lemsterland in zijn openbare vergadering Van 27 juni 2005 Aldus besloten door de raad van de gemeente Skarsterlân in zijn openbare vergadering van 29 juni 2005