2. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Transcriptie

1 behandeling in PMC d.d. 27 november 2012 Onderwerp Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Politieke Kamer 2 Agendanr. 5 Soort behandeling doel behandeling inspreekmogelijkheid openbaar/besloten (x) beeldvorming en oordeelsvorming over raadsvoorstel ( ) beeldvorming over collegevoorstel ( ) presentatie/informatie en mogelijkheid tot vragen stellen ( ) consultatie fracties ( ) korte stemverklaring ( ) hamerstuk ( ) bespreken voorstel (x) advies aan AgC over vervolgbehandeling ( ) informatievergaring ( ) besluitvorming (x) ja ( ) nee (x) openbaar ( ) besloten, met als reden:.. voorafgaande behandeling (x) N.v.t. toelichting De raad wordt gevraagd: 1. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 met terugwerkende kracht te wijzigen; 2. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2012 vast te stellen.

2 Raadsvoorstel gemeente Coevorden Datum raadsvergadering 27 november 2012 Versie Agendapunt Politieke kamer 2, punt 5 Naam rapporteur Rv.nr. Openbaar Portefeuillehouder Onderwerp Voorgesteld besluit Aan de raad, J. Kok Ja B.J. Bouwmeester Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 1. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 met terugwerkende kracht te wijzigen. 2. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2012 vast te stellen. Inleiding In de achterliggende periode zijn nadere bezuinigingsvoorstellen uitgewerkt, ook ten aanzien van de budgetten voor fractieondersteuning. Deze moeten nog worden verwerkt in de geldende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bij een dereguleringstoets bleek het gewenst ook een aantal andere wijzigingen in de verordening door te voeren. Voorliggend voorstel voorziet daarin. Argumenten 1. Hiermee worden de bezuinigingsafspraken vastgelegd in de verordening. De herziene bedragen zoals deze zijn vastgelegd door uw raad zijn inmiddels verwerkt in de begroting en de uitvoeringspraktijk. In verband met de rechtmatigheidstoets in het kader van de (interne) controle is het noodzakelijk de betreffende artikelen van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 daarop -met terugwerkende kracht- aan te passen. Het gaat daarbij specifiek om de vastgestelde bedragen voor de jaren 2011 en 2012 en de nieuwe regeling van (interne) controle, waarbij geen externe accountant meer wordt ingeschakeld. 2. Uit een dereguleringstoets bleken meerdere aanpassingen gewenst. Bij het verwerken van de uit de bezuinigingsafspraken voortvloeiende wijzigingen is ook een aanvullende (deregulerings)toets van de geldende verordening uitgevoerd. Daarbij bleken meerdere wijzigingen gewenst. Het gaat hierbij om de volgende elementen: - wijziging van de rol van de secretaris en de burgemeester bij weigering en klachten; - redactionele aanpassingen voortvloeiend uit de modelverordening van de VNG (2010); - vervallen van de geheimhoudingsbepaling; - vervallen van de registratie en informatiebepaling voor verleende ambtelijke bijstand; - vervallen van de mogelijkheden tot reservering van de fractiebijdrage. Gelet op het grote aantal mutaties ligt het voor de hand een integrale herziene verordening vast te stellen. Voor de mutaties verwijzen wij volledigheidshalve naar de bij dit voorstel behorende transponeringstabel. Opmerkingen N.v.t.

3 Kosten, baten, dekking N.v.t. Aanpak/uitvoering Na vaststelling door uw raad van de Verordening tot wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 (1 e wijziging) en de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden 2012 maken wij deze bekend op Coevorden.nl en nemen wij deze op in het regelingenbestand op overheid.nl. Communicatie nvt Bijlagen - Ontwerp wijzigingsverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden Ontwerp Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden Transponeringstabel. Burgemeester en wethouders van Coevorden, de gemeentesecretaris M.N.J. Broers de burgemeester B.J. Bouwmeester

4 No... De raad van de gemeente Coevorden; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2012 nr...; gelet op artikel 33 lid 3 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de volgende Verordening tot wijziging van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 (1 e wijziging). Artikel 1 A. Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt Bestaande tekst Artikel 8 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde van de raad van de gemeente Coevorden, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren als fractie. 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 1.000,-- voor elke fractie omvattende 4 of meer raadszetels en 1.600,-- voor elke fractie omvattende 3 of minder raadszetels. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 400,-- per raadszetel. Nieuwe tekst met ingang van 1 januari 2011 Artikel 8 1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie; 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 800,-- voor elke fractie omvattende 4 of meer raadszetels en 1.280,-- voor elke fractie omvattende 3 of minder raadszetels. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 320,-- per raadszetel. B. Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt Bestaande tekst na vaststelling artikel 1 sub A Artikel 8 1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie; 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 800,-- voor elke fractie omvattende 4 of meer raadszetels en 1.280,-- voor elke fractie omvattende 3 of minder raadszetels. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 320,-- per raadszetel. Nieuwe tekst met ingang van 1 januari 2012 Artikel 8 1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie; 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 710,-- per fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 250,-- per raadszetel.

5 C. Artikel 13 wordt gewijzigd als volgt Bestaande tekst Artikel Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad. 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Nieuwe tekst met ingang van 1 januari 2011 Artikel Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Controle van het verslag vindt plaats door de griffier. De griffier brengt advies uit aan de raad. 3. De secretaris wijst een ambtenaar van de afdeling Kwaliteit en Concerncontrol aan die de griffier ondersteunt bij de controle. 4. De raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Citeerartikel Artikel 2 De verordening kan worden aangehaald als: Wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 (1 e wijziging). Inwerkingtreding Artikel 3 1. De artikelen 1A en 1C treden in werking na bekendmaking en werken terug tot en met 1 januari Artikel 1B treedt in werking na bekendmaking en werkt terug tot en met 12 januari Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Coevorden d.d... november De griffier, De voorzitter.

6 Toelichting In voorliggende wijzigingsverordening wordt juridische grondslag gegeven aan de in 2011 en 2012 doorgevoerde bezuinigingen en de gewijzigde afspraken over controle van fractiebudgetten. Het gaat om twee wijzigingen, één per en één per Vanuit wetgevingstechnisch oogpunt is er voor gekozen de essentiële wijzigingen over de bijdragen voor fractieondersteuning met terugwerkende kracht door te voeren in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Direct aansluitend wordt een algehele herziening van de verordening voorgesteld. Bij een nadere dereguleringstoets is de wenselijkheid gebleken om daartoe over te gaan. In de transponeringstabel wordt een nadere toelichting op de verschillende wijzigingen gegeven. Als gevolg van het amendement in de raadsvergadering van 6 maart 2012 is per niet alleen het bedrag maar ook de berekeningswijze van de fractievergoeding gewijzigd. Art. 13 In het gewijzigde artikel is de nieuwe wijze van controle van de uitgaven door de griffier met ambtelijke ondersteuning van de afdeling Kwaliteit en Concerncontrol in plaats van de accountant geregeld.

7 No... Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden 2012 De raad van de gemeente Coevorden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2012 nr..; gelet op het bepaalde in artikel 33 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de navolgende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden Artikel 1 Verzoek om informatie en bijstand 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 Verlenen ambtelijke bijstand Ambtelijke bijstand wordt aan een raadslid verleend, tenzij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden. Artikel 3 Weigering verzoek om bijstand 1. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van artikel 2 wordt geweigerd. 2. Als de gemeentesecretaris de bijstand op grond van artikel 2 weigert deelt hij zijn besluit gemotiveerd mee aan de voorzitter van de raad, de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Artikel 4 Geschil over bijstand 1. Als het verzoek om bijstand van een medewerker door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan het betrokken raadslid via de griffier het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek. 2. Als een raadslid niet tevreden is over de door een medewerker verleende ambtelijke bijstand kan het betrokken raadslid via de griffier hierover in overleg treden met de gemeentesecretaris. 3. Als overleg met de gemeentesecretaris als bedoeld in lid 2 niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

8 Artikel 5 Recht op financiële bijdrage 1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie; 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 710,-- per fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 250,-- per raadszetel. Artikel 6 Besteding bijdrage 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Artikel 7 Wijze van bevoorschotting 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. 2. Het voorschot wordt verrekend met eerder teveel ontvangen voorschotten. Artikel 8 Bevoorschotting in een verkiezingsjaar In afwijking van het bepaalde in artikel 7 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Artikel 9 Gevolgen splitsen fractie 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 10 Verantwoording en controle 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Controle van het verslag vindt plaats door de griffier. De griffier brengt advies uit aan de raad. 3. De secretaris wijst een ambtenaar van de afdeling Kwaliteit en Concerncontrol aan die de griffier ondersteunt bij de controle. 4. De raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

9 Artikel 11. Intrekking oude verordening De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 wordt ingetrokken. Artikel 12. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. Artikel 13. Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Coevorden Aldus vastgesteld in de vergadering van <datum>, De griffier, De voorzitter,

10 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2012 Transponeringstabel Artikel Verordening 2003 onderwerp Opmerkingen Artikel Verordening VNG-model. 1 Verzoek om ambtelijke bijstand Redactionele aanpassing cf. 2 Weigeringsgronden Gedereguleerd, ook ten opzichte van het VNG-model. In dit artikel is het uitgangspunt neergelegd dat in beginsel ambtelijke bijstand wordt verleend, met twee genoemde uitzonderingen. 3 Beslissing burgemeester bij weigering 4 Beslissing burgemeester op klacht 5 Registratie verleende ambtelijke bijstand 6 Informatie over ambtelijke bijstand 7 Geheimhouding ondersteuningsverzoek In een nieuw artikel 3 wordt een herziene regeling voor weigering opgenomen, waarbij een rol is weggelegd voor de secretaris/directeur. In het gewijzigde artikel is een geschillenregeling opgenomen ingeval van weigering/ontevredenheid over de verleende bijstand met een beslissende rol voor de burgemeester. Vervallen In de praktijk is geen behoefte gebleken aan registratie van verleende bijstand. Mocht daartoe aanleiding zijn, kan ook buiten de verordening om een registratie/monitoring plaatsvinden. Aansluitend op het vervallen van artikel 5 kan ook artikel 6 (handelend over het verstrekken van informatie over de in artikel 5 bedoelde registratie) vervallen. Vervallen Artikel 33 Gemeentewet biedt geen wettelijke grondslag voor een geheimhoudingsregeling waarbij individuele raadsleden geheimhouding kunnen opleggen over verleende bijstand. 8 Bekostigingswijze De actuele bedragen zijn uit de verordening 2003 overgenomen. 9 Bestedingsmogelijkheden fractieondersteuning Aanpassing cf. VNG-model Er is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de

11 Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Overigens is op verstrekkingen in het kader van de fractieondersteuning afdeling 4.2 (subsidies) van de Awb van toepassing. 10 Wijze van uitbetaling aanpassing cf. VNG model. 7 Bevoorschotting in verkiezingsjaar 11 Aanpassing fractiebijdrage bij splitsing Aanpassing cf. VNG-model; een apart artikel voor regeling in een verkiezingsjaar Reservering Vervallen uit oogpunt van - deregulering. Volstaan kan worden met jaarlijkse verlening, bevoorschotting, vaststelling en verrekening van de bijdrage. 13 Verantwoording en controle Aanpassing als gevolg van een 10 andere wijze van inrichting van het verantwoordings- en controleproces. Volledigheidfshalve: Uitgaven ten laste van het budget fractievergoedingen vormen wel onderdeel van de reguliere beoordeling van de jaarrekening door de accountant. 14 Citeerartikel Inwerkingtreding nieuwe regeling 13